Alternativas ao QuickBooks para quando precisa de uma API e não de uma aplicação
Porque é que as equipas de plataformas deixam o QuickBooks para trás, o que significa realmente "uma API e não uma aplicação" e quais as alternativas adequadas a cada necessidade.
O QuickBooks Online é uma aplicação de contabilidade competente para pequenas empresas, com uma vasta base de instalações, uma API REST com OAuth 2.0, webhooks e um ecossistema de programadores substancial. A maioria das equipas que procura uma alternativa não está descontente com a aplicação em si. O problema com que se deparam é outro: precisam que seja o software, e não uma pessoa, a fazer a contabilidade, e o QuickBooks foi concebido a pensar na intervenção humana.
Este artigo aborda essa incompatibilidade e as soluções que deve utilizar em alternativa. Se é uma pequena empresa a escolher software de contabilidade, o QuickBooks poderá ser exatamente o que precisa e nada disto se aplica ao seu caso.
Onde a incompatibilidade se manifesta
Uma ligação de API equivale a um ficheiro de empresa. A API do QuickBooks está dimensionada para uma empresa, identificada por um realm. Uma plataforma que precise da contabilidade para 300 entidades de vendedores está a gerir 300 ligações e 300 subscrições, e não uma única conta com 300 empresas no seu interior. Este facto por si só é, habitualmente, o que dita o fim da avaliação.
A API é um complemento da aplicação, e não o produto. As funcionalidades chegam à interface e chegam à API ao seu próprio ritmo. Quando toda a sua integração depende de uma capacidade poder ser invocada, a frase "disponível na aplicação" não é o mesmo que estar disponível.
A limitação de tráfego (throttling) foi desenhada para sincronização, e não para fluxo de transações. Os limites do QuickBooks estão documentados de forma comum em 500 pedidos por minuto por empresa, com limites mais restritos nos endpoints de lote (batch) e de relatórios; confirme os valores atuais na documentação oficial de programadores da Intuit. Isto é generoso para sincronizar os registos de um negócio, mas constitui um cenário totalmente diferente quando a plataforma regista lançamentos para milhares de empresas em tempo real.
A fiscalidade transfronteiriça na UE tem lacunas. O material de suporte da própria Intuit refere que não existe um procedimento padrão para registar o IVA do IOSS no QuickBooks, remetendo os utilizadores para um técnico oficial de contas ou contabilista. Para uma plataforma que vende através das fronteiras da UE, a gestão de vendas à distância e do regime de balcão único (One Stop Shop) não é um caso marginal, pelo que convém confirmar este aspeto para os seus países específicos antes de avançar com o desenvolvimento.
Nada disto constitui um defeito. São apenas as consequências de criar uma aplicação excelente para empresas que empregam um contabilista.
O que "uma API e não uma aplicação" exige realmente
Antes de comparar alternativas, convém clarificar aquilo que as equipas de plataformas estão realmente a pedir, uma vez que a afirmação "tem uma API" é cumprida por quase tudo.
- Cobertura total. Tudo o que a aplicação consegue fazer pode ser invocado. A posição da Nordlet neste ponto é clara: a aplicação não tem endpoints privados - a interface utiliza exatamente os mesmos endpoints a que os programadores externos acedem.
- Várias empresas numa única conta. Contabilidade para múltiplas entidades sem necessidade de várias subscrições.
- Escritas idempotentes. Um pedido repetido não pode criar uma segunda fatura ou um lançamento de diário duplicado.
- Entrega de eventos. Webhooks acionados por alterações de estado, para que o seu sistema reaja em vez de efetuar consultas periódicas (polling).
- Invariantes contabilísticos assegurados. Lançamentos desequilibrados rejeitados, períodos fechados bloqueados e documentos emitidos que não podem ser editados.
- Impostos tratados como dados e não como ecrãs. Taxas, regras de determinação do local de cumprimento, resultados de validação e registos acessíveis de forma programática.
- Um ambiente de testes (sandbox) idêntico à produção, com empresas de teste ilimitadas para que os testes de integração tenham um custo reduzido.
Avalie qualquer alternativa tendo por base esta lista e não uma matriz de funcionalidades.
As alternativas, consoante o seu objetivo
| A sua situação | Opte por | Porquê |
|---|---|---|
| A sua plataforma tem de assegurar a contabilidade de múltiplos inquilinos (tenants) | Uma API de contabilidade embebida (embedded accounting API), como a Nordlet | Múltiplas empresas sob uma única conta, preços baseados no consumo, regras contabilísticas aplicadas do lado do servidor |
| Os seus clientes fazem a contabilidade no QuickBooks e integra-se com eles | Manter-se na API do QuickBooks ou utilizar um agregador | A contabilidade pertence ao cliente; ir ao encontro da ferramenta que utilizam é o correto |
| Precisa de dados contabilísticos em várias aplicações de contabilidade em simultâneo | Um agregador como a Codat, Rutter ou Merge | Uma única interface sobre vários sistemas subjacentes |
| Precisa de saldos de carteiras (wallets) em tempo real, e não de contabilidade legal | Infraestrutura de registo (ledger), como a Modern Treasury Ledgers | Concebida para elevado débito e imutabilidade, e não para entrega de declarações fiscais |
| Pretende um sistema unificado para as operações e para a área financeira | Um ERP como o Odoo | Abrangência, à custa de ter de o gerir por conta própria |
| É uma pequena empresa com um contabilista | O Xero, o QuickBooks ou um equivalente local | A aplicação é o objetivo principal |
API de contabilidade embebida
Esta é a resposta direta a "uma API e não uma aplicação". O sistema de contabilidade passa a ser um serviço de backend invocado pelo seu produto, e os seus utilizadores nunca chegam a ver um razão geral (general ledger).
A Nordlet foi concebida para este formato: um registo contabilístico de partidas dobradas e imutável, onde o saldo é garantido por um acionador (trigger) na base de dados no momento da consolidação, numeração contínua de documentos, bloqueio de períodos que rejeita lançamentos com data dentro de um mês fechado com o código 409, um registo de auditoria de cada mutação, suporte para Idempotency-Key que repete a resposta armazenada em caso de nova tentativa, e webhooks assinados gravados numa outbox transacional na mesma transação de base de dados que a alteração. O preçário baseia-se no consumo e não por empresa: a partir de 10 € por mês com 3.000 pedidos incluídos, com empresas, utilizadores e empresas de teste ilimitados em todos os planos.
As limitações reais: a Nordlet encontra-se em acesso antecipado e a acolher parceiros de conceção; o IVA da UE abrange taxas por país, validação no VIES e apuramento de declarações OSS/IOSS, mas os pacotes de declarações fiscais nacionais cobrem atualmente apenas três países - Lituânia (FR0600), Alemanha (UStVA) e Polónia (JPK_V7M) - e o processamento salarial está disponível apenas para a Lituânia.
Agregadores
A Codat, a Rutter e a Merge fornecem uma interface única para o sistema de contabilidade que cada cliente já utiliza. Se a função do seu produto é ler ou escrever na contabilidade dos seus clientes - empréstimos, gestão de despesas, análise de dados -, esta é a categoria certa e um registo embebido seria a escolha errada. Se a sua plataforma precisa de ser o sistema de registo principal (system of record), um agregador não pode desempenhar esse papel.
Infraestrutura de registo (ledger)
Os produtos desta categoria acompanham saldos de forma imutável e com elevado débito, sem realizar contabilidade legal. São adequados para produtos de carteiras digitais (wallets) ou pagamentos, deixando o IVA, a faturação e o relato anual a cargo de outra ferramenta.
ERP
O Odoo e as suites semelhantes cobrem uma fatia muito maior da atividade empresarial do que a contabilidade. O compromisso para os criadores de plataformas reside na superfície de integração: a API externa do Odoo opera ao nível do modelo de dados através de RPC, a respetiva documentação indica que o acesso à API está limitado ao plano de preços Custom, e os endpoints RPC atuais estão programados para ser substituídos por uma API JSON mais recente. Este tema é abordado em detalhe no artigo Nordlet vs Odoo para criadores de plataformas.
Se vai migrar a partir do QuickBooks
Alguns aspetos demoram habitualmente mais tempo do que o esperado:
- Mapeamento do plano de contas. Faça-o de forma ponderada e mantenha o código de conta antigo como um campo de referência na nova conta. Vai precisar dele quando alguém perguntar porque é que um valor comparativo sofreu alterações.
- Saldos de abertura. Migre sob a forma de saldos a uma data de corte, e não como histórico relançado. Mantenha o sistema antigo consultável durante o período de retenção legal, em vez de tentar reproduzir anos de lançamentos.
- Numeração de documentos. Decida se a nova série dá continuidade à numeração anterior ou se começa do zero, e verifique os requisitos aplicáveis na sua jurisdição antes de tomar uma decisão.
- Itens em aberto. Faturas por pagar, créditos por aplicar e pagamentos parcialmente reconciliados devem entrar como itens em aberto e não como saldos líquidos, caso contrário a reconciliação não funcionará a jusante.
- Períodos fiscais. Não faça a migração a meio de um período, a menos que esteja preparado para entregar uma declaração fiscal a partir de dois sistemas.
- Execute ambos durante um ciclo. Lance o mesmo mês em paralelo em ambos os sistemas e compare o balancete antes de desligar o sistema antigo.
FAQ
Existe uma alternativa gratuita ao QuickBooks?
Existem sistemas de contabilidade gratuitos e de código aberto (open source), e o Odoo disponibiliza um escalão gratuito limitado a uma aplicação. No contexto de uma plataforma, o que é gratuito raramente o permanece, uma vez que os custos mudam para o alojamento, atualizações, atualizações de conformidade e o tempo de engenharia necessário para manter uma integração funcional. Calcule o custo total e não apenas o valor da licença.
O que é melhor do que o QuickBooks para um marketplace?
No caso específico da contabilidade para marketplaces, uma API de contabilidade embebida enquadra-se muito melhor a nível estrutural, pois consegue gerir a contabilidade de várias entidades sob uma única conta, aplicar regras contabilísticas do lado do servidor e ser totalmente controlada pelo seu software. O QuickBooks continua a ser um produto superior para um negócio individual apoiado por um contabilista.
O QuickBooks tem uma API para programadores?
Sim. O QuickBooks Online disponibiliza uma API REST com OAuth 2.0, webhooks e um portal para programadores. A restrição para utilização numa plataforma não reside na qualidade da API, mas sim no seu âmbito: foi concebida para integrar com a contabilidade de uma empresa e não para funcionar como o razão (ledger) no interior de outro produto.
Posso manter o QuickBooks e adicionar uma API de contabilidade?
Pode fazê-lo, e há equipas que o fazem: a contabilidade própria da plataforma reside num registo embebido, enquanto as integrações enviam diários sumários para o sistema de contabilidade utilizado por cada cliente empresarial. A regra de ouro a reter é que existe exatamente um sistema de registo para um determinado conjunto de contas. Ter dois sistemas a reclamar o estatuto de autoridade em simultâneo é a receita perfeita para problemas de reconciliação.
E quanto ao Xero?
O Xero é uma forte alternativa enquanto aplicação e possui uma API bem documentada, mas apresenta a mesma estrutura: as subscrições e os limites da API são definidos por organização, e as aplicações não certificadas estão limitadas a 25 organizações ligadas. Esta comparação é analisada no artigo Nordlet vs Xero para contabilidade embebida.