Εναλλακτικές λύσεις για το QuickBooks όταν χρειάζεστε API και όχι εφαρμογή

Γιατί οι ομάδες πλατφορμών ξεπερνούν το QuickBooks, τι απαιτεί στην πραγματικότητα η λογική "API και όχι εφαρμογή" και ποιες εναλλακτικές ταιριάζουν σε κάθε περίπτωση.

Το QuickBooks Online είναι μια ικανή εφαρμογή λογιστικής για μικρές επιχειρήσεις με μεγάλη βάση εγκατάστασης, REST API μέσω OAuth 2.0, webhooks και ένα σημαντικό οικοσύστημα προγραμματιστών. Οι περισσότερες ομάδες που αναζητούν μια εναλλακτική λύση δεν είναι δυσαρεστημένες με την εφαρμογή καθαυτή. Έναντι αντιμέτωπες με ένα διαφορετικό πρόβλημα: χρειάζονται λογισμικό, και όχι κάποιον άνθρωπο, για να τηρούν τα βιβλία, ενώ το QuickBooks έχει σχεδιαστεί με την παραδοχή ότι τα βιβλία τα τηρεί άνθρωπος.

Αυτό το άρθρο αφορά αυτή την αναντιστοιχία και τις λύσεις που πρέπει να χρησιμοποιήσετε αντί αυτού. Εάν είστε μια μικρή επιχείρηση που επιλέγει λογισμικό τήρησης βιβλίων, το QuickBooks είναι πιθανότατα η σωστή επιλογή και τίποτα από τα παρακάτω δεν σας αφορά.

Πού εμφανίζεται η αναντιστοιχία

Μία σύνδεση API αντιστοιχεί σε ένα αρχείο εταιρείας. Το API του QuickBooks αφορά αποκλειστικά μία εταιρεία, η οποία αναγνωρίζεται μέσω ενός realm. Μια πλατφόρμα που χρειάζεται βιβλία για 300 οντότητες πωλητών διαχειρίζεται 300 συνδέσεις και 300 συνδρομές, και όχι έναν λογαριασμό που περιέχει 300 εταιρείες στο εσωτερικό του. Αυτό και μόνο το γεγονός συνήθως τερματίζει τη διαδικασία αξιολόγησης.

Το API είναι συνοδευτικό της εφαρμογής, όχι το ίδιο το προϊόν. Οι λειτουργίες εμφανίζονται πρώτα στη διεπαφή χρήστη και φτάνουν στο API με τον δικό τους ρυθμό. Όταν ολόκληρη η ενοποίησή σας εξαρτάται από μια δυνατότητα που πρέπει να είναι προσβάσιμη μέσω κλήσης, η φράση "διαθέσιμο στην εφαρμογή" δεν ισοδυναμεί με διαθέσιμο μέσω API.

Ο περιορισμός ταχύτητας (throttling) έχει σχεδιαστεί για συγχρονισμό και όχι για ροή συναλλαγών. Τα όρια του QuickBooks καταγράφονται συνήθως σε 500 αιτήματα ανά λεπτό ανά εταιρεία, με αυστηρότερα όρια στα σημεία τελικών διαδρομών (endpoints) μαζικής επεξεργασίας και αναφορών. Συνιστάται να επιβεβαιώνετε τα τρέχοντα στοιχεία με βάση την τεκμηρίωση προγραμματιστών της Intuit. Αυτό είναι επαρκές για τον συγχρονισμό των αρχείων μιας επιχείρησης, αλλά αποτελεί διαφορετικό ζήτημα όταν η πλατφόρμα σας καταχωρεί εγγραφές για χιλιάδες επιχειρήσεις σε πραγματικό χρόνο.

Η διασυνοριακή φορολογία στην ΕΕ έχει κενά. Το υλικό υποστήριξης της Intuit αναφέρει ότι δεν υπάρχει τυπική διαδικασία για την καταχώρηση του ΦΠΑ IOSS στο QuickBooks και παραπέμπει τους χρήστες σε έναν λογιστή. Για μια πλατφόρμα που πραγματοποιεί πωλήσεις εκτός των συνόρων της ΕΕ, η διαχείριση των πωλήσεων εξ αποστάσεως και του One Stop Shop δεν αποτελεί οριακή περίπτωση, επομένως αξίζει να το επιβεβαιώσετε για τις συγκεκριμένες χώρες πριν προχωρήσετε στην ανάπτυξη.

Κανένα από αυτά δεν αποτελεί ελάττωμα. Είναι απλώς οι συνέπειες της δημιουργίας μιας εξαιρετικής εφαρμογής για επιχειρήσεις που απασχολούν λογιστή.

Τι απαιτεί στην πραγματικότητα η λογική "API και όχι εφαρμογή"

Πριν συγκρίνουμε τις εναλλακτικές λύσεις, είναι χρήσιμο να ονομάσουμε αυτό που ζητούν πραγματικά οι ομάδες πλατφορμών, διότι η φράση "διαθέτει API" καλύπτεται από σχεδόν τα πάντα.

Πλήρης κάλυψη. Όλα όσα μπορεί να κάνει η εφαρμογή πρέπει να είναι προσβάσιμα μέσω κλήσης. Η θέση της Nordlet εδώ είναι ότι η εφαρμογή δεν διαθέτει ιδιωτικά endpoints - η διεπαφή τρέχει στα ίδια endpoints που λαμβάνουν και οι εξωτερικοί χρήστες.
Πολλαπλές εταιρείες σε έναν λογαριασμό. Βιβλία για πολλές οντότητες χωρίς την ανάγκη πολλών συνδρομών.
Idempotent εγγραφές. Ένα επανάληψη αίτησης δεν μπορεί να δημιουργήσει δεύτερο τιμολόγιο ή διπλή εγγραφή στο ημερολόγιο.
Παράδοση συμβάντων. Webhooks που ενεργοποιούνται σε αλλαγές κατάστασης, ώστε το σύστημά σας να αντιδρά αντί να πραγματοποιεί συνεχή ερωτήματα (polling).
Επιβολή λογιστικών αναμοιβήτων (invariants). Απόρριψη μη ισoσκελισμένων εγγραφών, κλείδωμα κλειστών περιόδων και αδυναμία επεξεργασίας καταχωρημένων εγγράφων.
Φόρος ως δεδομένα, όχι ως οθόνη. Συντελεστές, αποφάσεις τόπου παροχής, αποτελέσματα επικύρωσης και μητρώα προσβάσιμα προγραμματιστικά.
Ένα sandbox που αντιστοιχεί στην παραγωγή, καθώς και απεριόριστες εταιρείες δοκιμών, ώστε οι δοκιμές ενοποίησης να είναι ανέξοδες.

Αξιολογήστε οποιαδήποτε εναλλακτική λύση με βάση αυτή τη λίστα και όχι έναντι ενός πίνακα χαρακτηριστικών.

Οι εναλλακτικές λύσεις, ανάλογα με τον στόχο σας

Η κατάστασή σας	Προτιμήστε	Γιατί
Η πλατφόρμα σας πρέπει να διαχειρίζεται τα βιβλία πολλών μισθωτών (tenants)	Ένα ενσωματωμένο API λογιστικής όπως το Nordlet	Πολλαπλές εταιρείες σε έναν λογαριασμό, τιμολόγηση βάσει χρήσης, εφαρμογή λογιστικών κανόνων από την πλευρά του διακομιστή
Οι πελάτες σας τηρούν τα βιβλία στο QuickBooks και εσείς συνδέεστε μαζί τους	Παραμείνετε στο API του QuickBooks ή χρησιμοποιήστε έναν aggregator	Τα βιβλία ανήκουν στον πελάτη· η προσέγγισή τους εκεί είναι η σωστή
Χρειάζεστε βιβλία σε πολλές λογιστικές εφαρμογές ταυτόχρονα	Έναν aggregator όπως το Codat, το Rutter ή το Merge	Μία ενιαία διεπαφή σε πολλά υποκείμενα συστήματα
Χρειάζεστε υπόλοιπα πορτοφολιού σε πραγματικό χρόνο και όχι νόμιμα βιβλία	Υποδομή καθολικού (ledger) όπως το Modern Treasury Ledgers	Σχεδιασμένο για υψηλή απόδοση και αμετάβλητο, όχι για φορολογική δήλωση
Θέλετε ένα ενιαίο hệ thống για λειτουργίες και οικονομικά	Ένα ERP όπως το Odoo	Ευρεία γκάμα, με κόστος όμως τη δική σας διαχείριση
Είστε μια μικρή επιχείρηση με λογιστή	Xero, QuickBooks ή κάποιο τοπικό ισοδύναμο	Η εφαρμογή είναι ο κύριος σκοπός

Ενσωματωμένο API λογιστικής

Αυτή είναι η άμεση απάντηση στη λογική "API και όχι εφαρμογή". Το λογιστικό σύστημα γίνεται μια υπηρεσία backend που καλεί το προϊόν σας, και οι χρήστες σας δεν βλέπουν ποτέ γενικό καθολικό.

Το Nordlet έχει σχεδιαστεί ακριβώς γι' αυτόν τον σκοπό: ένα αμετάβλητο διπλογραφικό καθολικό όπου η ισορροπία επιβάλλεται από έναν trigger της βάσης δεδομένων κατά τη στιγμή της δέσμευσης (commit), αδιάλειπτη αρίθμηση εγγράφων, κλείδωμα περιόδου που απορρίπτει καταχωρήσεις με ημερομηνία εντός κλειστού μήνα επιστρέφοντας 409, αρχείο ελέγχου (audit log) για κάθε μεταβολή, υποστήριξη Idempotency-Key που επαναφέρει την αποθηκευμένη απάντηση σε περίπτωση επανάληψης, καθώς και υπογεγραμμένα webhooks γραμμένα σε transactional outbox εντός της ίδιας συναλλαγής βάσης δεδομένων με την αλλαγή. Η τιμολόγηση βασίζεται στη χρήση αντί ανά εταιρεία: από €10 το μήνα με 3.000 αιτήματα να συμπεριλαμβάνονται, με απεριόριστες εταιρείες, χρήστες και εταιρείες sandbox σε κάθε πρόγραμμα.

Τα πραγματικά όρια: Το Nordlet βρίσκεται σε στάδιο πρώιμης πρόσβασης (early access) και σχεδιασμού συνεργατών· ο ΦΠΑ της ΕΕ καλύπτει συντελεστές ανά χώρα, επικύρωση VIES και υπολογισμό δηλώσεων OSS/IOSS, αλλά τα πακέτα εγχώριων δηλώσεων υποστηρίζουν επί του παρόντος τρεις χώρες - Λιθουανία (FR0600), Γερμανία (UStVA) και Πολωνία (JPK_V7M) - ενώ η μισθοδοσία αφορά αποκλειστικά τη Λιθουανία.

Aggregators

Τα Codat, Rutter και Merge σάς παρέχουν μία ενιαία διεπαφή σε οποιοδήποτε λογιστικό σύστημα χρησιμοποιεί ήδη κάθε πελάτης. Εάν ο σκοπός του προϊόντος σας είναι η ανάγνωση ή η εγγραφή στα βιβλία των πελατών σας - δανειοδότηση, διαχείριση εξόδων, ανάλυση - αυτή είναι η σωστή κατηγορία και ένα ενσωματωμένο καθολικό θα ήταν λάθος επιλογή. Εάν η πλατφόρμα σας πρέπει να αποτελεί το σύστημα αναφοράς (system of record), ένας aggregator δεν μπορεί να παίξει αυτόν τον ρόλο.

Υποδομή καθολικού (Ledger infrastructure)

Τα προϊόντα αυτής της κατηγορίας παρακολουθούν τα υπόλοιπα με αμετάβλητο τρόπο και υψηλή απόδοση χωρίς να εκτελούν νόμιμη λογιστική. Ταιριάζουν γάντι σε προϊόντα ψηφιακού πορτοφολιού ή πληρωμών, αφήνοντας τον ΦΠΑ, την τιμολόγηση και την ετήσια αναφορά σε κάτι άλλο.

ERP

Το Odoo και οι παρόμοιες σουίτες καλύπτουν πολύ μεγαλύτερο μέρος της επιχείρησης από τη λογιστική. Το τίμημα για τους κατασκευαστές πλατφορμών είναι η επιφάνεια ενοποίησης: το εξωτερικό API του Odoo λειτουργεί σε επίπεδο μοντέλου δεδομένων μέσω RPC, η τεκμηρίωσή του αναφέρει ότι η πρόσβαση στο API περιορίζεται στο επίπεδο τιμολόγησης Custom, ενώ τα τρέχοντα endpoints RPC προορίζονται να αντικατασταθούν από ένα νεότερο API JSON. Αυτό αναλύεται στο Nordlet έναντι του Odoo για κατασκευαστές πλατφορμών.

Αν μεταναστεύετε μακριά από το QuickBooks

Ορισμένα πράγματα διαρκούν αποδεδειγμένα περισσότερο από το αναμενόμενο:

Αντιστοίχιση σχεδίου λογαριασμών. Κάντε το προμελετημένα και κρατήστε τον παλιό κωδικό λογαριασμού ως πεδίο αναφοράς στον νέο λογαριασμό. Θα τον χρειαστείτε όταν κάποιος ρωτήσει γιατί μεταβλήθηκε ένα συγκριτικό μέγεθος.
Αρχικά υπόλοιπα. Μεταναστεύστε τα ως υπόλοιπα σε μια ημερομηνία αποκοπής και όχι ως ιστορικό που καταχωρείται εκ νέου. Διατηρήστε το παλιό σύστημα αναγνώσιμο για την περίοδο διατήρησης αντί να προσπαθήσετε να αναπαραγάγετε εγγραφές ετών.
Αρίθμηση εγγράφων. Αποφασίστε εάν οι νέες σειρές θα συνεχίσουν την παλιά αρίθμηση ή θα ξεκινήσουν από την αρχή, και ελέγξτε τις απαιτήσεις στη δικαιοδοσία σας πριν επιλέξετε.
Ανοιχτά στοιχεία. Τα απλήρωτα τιμολόγια, οι πιστώσεις που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί και οι πληρωμές που δεν έχουν κατανεμηθεί πλήρως πρέπει να μεταφερθούν ως ανοιχτά στοιχεία και όχι ως καθαρά υπόλοιπα, διαφορετικά η συμφωνία (reconciliation) δεν θα λειτουργήσει στη συνέχεια.
Φορολογικές περίοδοι. Μην κάνετε μετανάστευση μεσούσης της περιόδου, εκτός εάν είστε προετοιμασμένοι να υποβάλετε μία δήλωση αντλώντας στοιχεία από δύο συστήματα.
Λειτουργία και των δύο για έναν κύκλο. Καταχωρήστε τον ίδιο μήνα και στα δύο συστήματα και συγκρίνετε το ισοζύγιο πριν απενεργοποιήσετε το παλιό σύστημα.

FAQ

Υπάρχει δωρεάν εναλλακτική λύση για το QuickBooks;

Υπάρχουν δωρεάν λογιστικά συστήματα ανοιχτού κώδικα, ενώ το Odoo προσφέρει ένα δωρεάν επίπεδο περιορισμένο σε μία εφαρμογή. Το δωρεάν σπάνια παραμένει δωρεάν για μια πλατφόρμα, επειδή το κόστος μεταφέρεται στη φιλοξενία, τις αναβαθμίσεις, τις ενημερώσεις συμμόρφωσης και τον χρόνο μηχανικής που απαιτείται για τη διατήρηση της λειτουργίας μιας ενοποίησης. Υπολογίστε το συνολικό κόστος και όχι μόνο την άδεια χρήσης.

Τι είναι καλύτερο από το QuickBooks για ένα marketplace;

Για τη λογιστική marketplaces ειδικότερα, ένα ενσωματωμένο API λογιστικής ταιριάζει καλύτερα από δομική άποψη, επειδή μπορεί να τηρεί βιβλία για πολλές οντότητες κάτω από έναν λογαριασμό, να επιβάλλει λογιστικούς κανόνες από την πλευρά του διακομιστή και να καθοδηγείται εξ ολοκλήρου από το λογισμικό σας. Το QuickBooks παραμένει καλύτερο προϊόν για μια μεμονωμένη επιχείρηση με λογιστή.

Διαθέτει το QuickBooks API για προγραμματιστές;

Ναι. Το QuickBooks Online προσφέρει ένα REST API μέσω OAuth 2.0 με webhooks και μια πύλη προγραμματιστών. Ο περιορισμός για τη χρήση σε πλατφόρμες δεν είναι η ποιότητα του API αλλά το πεδίο εφαρμογής του: έχει σχεδιαστεί για να ενσωματώνεται στα βιβλία μιας εταιρείας και όχι για να λειτουργεί ως το καθολικό στο εσωτερικό ενός άλλου προϊόντος.

Μπορώ να κρατήσω το QuickBooks και να προσθέσω ένα API λογιστικής;

Μπορείτε, και ορισμένες ομάδες το κάνουν: τα βιβλία της ίδιας της πλατφόρμας βρίσκονται σε ένα ενσωματωμένο καθολικό, ενώ οι ενοποιήσεις στέλνουν συγκεντρωτικά ημερολόγια σε όποιο λογιστικό σύστημα χρησιμοποιεί κάθε επιχειρηματικός πελάτης. Ο βασικός κανόνας που πρέπει να τηρείται είναι ότι ακριβώς ένα σύστημα αποτελεί την επίσημη εγγραφή για οποιοδήποτε σύνολο βιβλίων. Δύο συστήματα που ισχυρίζονται ταυτόχρονα ότι είναι έγκυρα αποτελούν την αρχή προβλημάτων συμφωνίας.

Τι γίνεται με το Xero;

Το Xero αποτελεί μια ισχυρή εναλλακτική ως εφαρμογή και διαθέτει καλά τεκμηριωμένο API, αλλά έχει την ίδια δομική μορφή: οι συνδρομές και τα όρια του API αφορούν ανά οργανισμό, ενώ οι μη πιστοποιημένες εφαρμογές περιορίζονται σε 25 συνδεδεμένους οργανισμούς. Η σύγκριση αναλύεται στο Nordlet έναντι του Xero για ενσωματωμένη λογιστική.