Vaihtoehtoja QuickBooksille, kun tarvitset rajapinnan etkä sovellusta

Miksi alustatiimit kasvavat QuickBooksin ohi, mitä "rajapinta, ei sovellus" todella vaatii ja mitkä vaihtoehdot sopivat mihinkin tarpeeseen.

QuickBooks Online on pätevä pienten yritysten kirjanpitosovellus, jolla on laaja käyttäjäkunta, OAuth 2.0 REST -rajapinta, verkkokoukut (webhooks) ja huomattava kehittäjäekosysteemi. Useimmat vaihtoehtoa etsivät tiimit eivät ole tyytymättömiä siihen sovelluksena. He ovat törmänneet toisenlaiseen ongelmaan: he tarvitsevat ohjelmiston, eivät ihmistä, hoitamaan kirjanpitoa, ja QuickBooks on suunniteltu sen oletuksen varaan, että ihminen hoitaa sen.

Tämä artikkeli käsittelee tätä yhteensopimattomuutta ja sitä, mitä sen tilalla tulisi käyttää. Jos olet kirjanpito-ohjelmistoa valitseva pienyritys, QuickBooks saattaa hyvinkin olla oikea vastaus, eikä mikään tässä artikkelissa koske sinua.

Missä yhteensopimattomuus tulee esiin

Yksi rajapintayhteys on yksi yritystiedosto. QuickBooksin rajapinta on rajattu yhteen yritykseen, joka tunnistetaan realm-tunnisteella. Alusta, joka tarvitsee kirjanpidon 300 myyjätaholle, hallinnoi 300 yhteyttä ja 300 tilausta, ei yhtä tiliä, jonka sisällä on 300 yritystä. Tämä yksittäinen tosiasia päättää yleensä arvioinnin.

Rajapinta on sovelluksen kylkiäinen, ei tuote. Ominaisuudet saapuvat käyttöliittymään ja pääsevät rajapintaan omaan tahtiinsa. Kun koko integraatiosi riippuu siitä, että toimintoa voidaan kutsua ohjelmallisesti, "saatavilla sovelluksessa" ei ole sama asia kuin saatavilla rajapinnan kautta.

Rajoitukset (throttling) on suunniteltu synkronointiin, ei tapahtumavirtaan. QuickBooksin rajat on yleisesti dokumentoitu tasolle 500 pyyntöä minuuttia kohti yritystä kohden, ja erä- sekä raportointipäätepisteissä on tiukemmat rajat. Vahvista ajankohtaiset luvut Intuitin omasta kehittäjädokumentaatiosta. Tämä riittää yhden yrityksen tietojen synkronointiin, mutta on aivan eri asia silloin, kun alustasi kirjaa tuhansien yritysten tapahtumia reaaliajassa.

EU:n rajat ylittävässä verotuksessa on aukkoja. Intuitin omien tukimateriaalien mukaan QuickBooksissa ei ole vakiomenettelyä IOSS-arvonlisäveron kirjaamiseen, ja se ohjaa käyttäjät kirjanpitäjän tai tilitoimiston puoleen. Alustalle, joka myy EU:n rajojen yli, etämyynnin ja One Stop Shop -järjestelmän (OSS) käsittely ei ole poikkeustapaus, joten tämä asia kannattaa varmistaa omille kohdemaille ennen rakennustöiden aloittamista.

Mikään näistä ei ole virhe. Ne ovat seurausta siitä, että on rakennettu erinomainen sovellus yrityksille, joilla on palveluksessaan kirjanpitäjä.

Mitä "rajapinta, ei sovellus" todella vaatii

Ennen vaihtoehtojen vertailua on hyödyllistä nimetä, mitä alustatiimit itse asiassa pyytävät, sillä melkein mikä tahansa ratkaisu täyttää vaatimuksen "siinä on rajapinta".

Täysi kattavuus. Kaikki se, mitä sovellus pystyy tekemään, on kutsuttavissa. Nordletin kanta tähän on, että sovelluksella ei ole yksityisiä päätepisteitä – käyttöliittymä käyttää samoja päätepisteitä, jotka ulkoiset kutsujat saavat.
Useita yrityksiä saman tilin alla. Kirjanpito monelle eri taholle ilman useita tilauksia.
Idempotentit kirjoitukset. Uudelleen yritetty pyyntö ei voi luoda toista laskua tai kaksoiskirjausta.
Tapahtumien toimitus. Verkkokoukut, jotka laukeavat tilan muutoksista, jotta järjestelmäsi reagoi sen sijaan, että se kyselisi tietoja (polling).
Kirjanpidon invarianttien valvonta. Epätasapainoiset kirjaukset hylätään, suljetut tilikaudet lukitaan, eikä kirjattuja asiakirjoja voi muokata.
Vero datana eikä näkymänä. Verokannat, myyntimaapäätökset, validointitulokset ja rekisterit tavoitettavissa ohjelmallisesti.
Tuotantoa vastaava hiekkalaatikko (sandbox) sekä rajoittamattomasti testiyrityksiä, jotta integraatiotestit ovat edullisia.

Arvioi mitä tahansa vaihtoehtoa tätä listaa vasten ominaisuusmatriisin sijaan.

Vaihtoehdot sen mukaan, mitä yrität tehdä

Tilanteesi	Valitse	Miksi
Alustasi on hallinnoitava monen vuokralaisen kirjanpitoa	Sulautettu kirjanpitorajapinta (embedded accounting API), kuten Nordlet	Useita yrityksiä saman tilin alla, käytön mukaan määräytyvä hinnoittelu, palvelimella valvotut kirjanpitosäännöt
Asiakkaasi pitävät kirjanpitoa QuickBooksissa ja integroidut siihen	Pysy QuickBooksin rajapinnassa tai käytä aggregaattoria	Kirjanpito kuuluu asiakkaalle; häntä vastaan tuleminen siellä missä hän on, on oikein
Tarvitset kirjanpidon tiedot useaan kirjanpitosovellukseen kerralla	Aggregaattori, kuten Codat, Rutter tai Merge	Yksi rajapinta useiden taustajärjestelmien yli
Tarvitset reaaliaikaiset lompakon saldot lakisääteisen kirjanpidon sijaan	Pääkirjaininfrastruktuuri (ledger infrastructure), kuten Modern Treasury Ledgers	Suunniteltu suorituskyvylle ja muuttumattomuudelle, ei veroilmoituksille
Haluat yhden järjestelmän liiketoimintaan ja taloushallintoon	Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP), kuten Odoo	Laajuus, omatoimisen ylläpidon hinnalla
Olet pienyritys, jolla on kirjanpitäjä	Xero, QuickBooks tai paikallinen vastine	Sovellus on koko jutun ydin

Sulautettu kirjanpitorajapinta (embedded accounting API)

Tämä on suora vastaus kysymykseen "rajapinta, ei sovellus". Kirjanpitojärjestelmästä tulee taustapalvelu, jota tuotteesi kutsuu, eivätkä käyttäjäsi näe pääkirjaa koskaan.

Nordlet on rakennettu tähän muottiin: muuttumaton kaksinkertainen pääkirja, jossa tietokantatriggeri valvoo saldon täsmällisyyttä kirjaushetkellä, aukottomat tositenumerot, tilikauden lukitus, joka hylkää suljetun kuukauden sisälle ajoitetut kirjaukset virheellä 409, jokaisen muutoksen auditointiloki, Idempotency-Key-tuki, joka toistaa tallennetun vastauksen uudelleenyrityksen yhteydessä, sekä allekirjoitetut verkkokoukut, jotka kirjoitetaan transaktiotietokannan outbox-tauluun saman tietokantatransaktion aikana kuin muutos. Hinnoittelu perustuu käyttöön yrityskohtaisten maksujen sijaan: alkaen 10 € kuukaudessa sisältäen 3 000 pyyntöä, ja sisältäen rajoittamattomasti yrityksiä, käyttäjiä ja hiekkalaatikkoyrityksiä kaikilla paketeilla.

Rehelliset rajoitukset: Nordlet on varhaisessa vaiheessa (early access) ja ottaa vastaan suunnittelukumppaneita; EU-alv kattaa maakohtaiset verokannat, VIES-validoinnin ja OSS/IOSS-ilmoitusten laskennan, mutta kansalliset veroilmoituspaketit toimitetaan tällä hetkellä kolmelle maalle - Liettua (FR0600), Saksa (UStVA) ja Puola (JPK_V7M) - ja palkanlaskenta on saatavilla vain Liettuaan.

Aggregaattorit

Codat, Rutter ja Merge tarjoavat yhden rajapinnan mihin tahansa kirjanpitojärjestelmään, jota kukin asiakas jo käyttää. Jos tuotteesi tehtävänä on lukea tai kirjoittaa asiakkaidesi kirjanpitoa (luotonanto, kulujen hallinta, analytiikka), tämä on oikea kategoria, jolloin sulautettu pääkirja olisi väärä valinta. Jos alustasi täytyy olla varsinainen pääkirjajärjestelmä (system of record), aggregaattori ei voi toimia sellaisena.

Pääkirjaininfrastruktuuri

Tämän kategorian tuotteet seuraavat saldoja muuttumattomasti korkealla suorituskyvyllä tekemättä lakisääteistä kirjanpitoa. Ne sopivat hyvin lompakko- tai maksutuotteen taustalle, ja ne jättävät arvonlisäveron, laskutuksen ja vuosi-ilmoitukset muualle.

Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP)

Odoo ja vastaavat ohjelmistokokonaisuudet kattavat huomattavasti suuremman osan yrityksen toiminnasta kuin pelkkä kirjanpito. Alustan rakentajalle integraatiopinta tuo mukanaan kompromisseja: Ododon ulkoinen rajapinta toimii tietomallitasolla RPC:n kautta, sen dokumentaation mukaan rajapintakäyttö on rajoitettu Custom-hinnoittelutasolle, ja nykyiset RPC-päätepisteet on tarkoitus korvata uudemmalla JSON-rajapinnalla. Tätä on käsitelty tarkemmin artikkelissa Nordlet vs Odoo for platform builders.

Jos siirryt pois QuickBooksista

Muutama asia, jotka vievät varmasti enemmän aikaa kuin odotit:

Tilikartan täsmäytys. Tee se harkitusti ja säilytä vanha tilikoodi viitekenttänä uudella tilillä. Tulet tarvitsemaan sitä, kun joku kysyy, miksi vertailukelpoinen luku on muuttunut.
Avaavat taseet. Siirrä tiedot saldoina tiettynä katkaisupäivänä, älä uudelleen kirjattuna historiana. Pidä vanha järjestelmä luettavassa muodossa säilytysajan ajan sen sijaan, että yrittäisit ajaa vuosisadat kirjauksia uudelleen läpi.
Tositenumerointi. Päätä, jatkavatko uudet sarjat vanhaa numerointia vai alkavatko ne alusta, ja tarkista lain vaatimukset lainkäyttöalueellasi ennen kuin teet valinnan.
Avoimet erät. Maksamattomat laskut, kohdistamattomat hyvitykset ja osittain täsmäytetyt maksut on tuotava avoimina erinä eikä nettosaaldoina, tai täsmäytys ei toimi jälkikäteen.
Verokaudet. Älä siirry kesken kauden, ellet ole valmis tekemään yhtä ilmoitusta kahdesta järjestelmästä.
Aja molempia yhden kierroksen ajan. Kirjaa sama kuukausi molempiin ja vertaa tuloslaskelmaa ja tasetta ennen kuin sammutat vanhan järjestelmän.

FAQ

Onko olemassa ilmaista vaihtoehtoa QuickBooksille?

Tarjolla on ilmaisia ja avoimen lähdekoodin kirjanpitojärjestelmiä, ja Odoo julkaisee ilmaisen tason, joka on rajoitettu yhteen sovellukseen. Ilmainen harvoin pysyy ilmaisena alustalle, koska kustannukset siirtyvät ylläpitoon, päivityksiin, säännösten muutoksiin ja siihen insinöörityöaikaan, joka tarvitaan integraation pitämiseen toimivassa kunnossa. Hinnoittele kokonaisuus, älä lisenssiä.

Mikä on QuickBooksia parempi markkinapaikalle?

Markkinapaikan kirjanpitoon sulautettu kirjanpitorajapinta sopii rakenteellisesti paremmin, koska se voi ylläpitää kirjanpitoa useille eri tahoille saman tilin alla, valvoa kirjanpitosääntöjä palvelinpuolella ja sitä voidaan ohjata kokonaan omalla ohjelmistollasi. QuickBooks on edelleen parempi tuote yksittäiselle yritykselle, jolla on kirjanpitäjä.

Onko QuickBooksissa rajapintaa kehittäjille?

Kyllä. QuickBooks Online tarjoaa OAuth 2.0 REST -rajapinnan verkkokoukuilla ja kehittäjäportaalin. Rajoitus alustakäytössä ei ole rajapinnan laatu vaan sen soveltamisala: se on suunniteltu integroitumaan yrityksen kirjanpitoon, ei toimimaan toisen tuotteen sisällä olevana pääkirjana.

Voinko pitää QuickBooksin ja lisätä kirjanpitorajapinnan?

voit, ja jotkut tiimit tekevät niin: alustan oma kirjanpito elää sulautetussa pääkirjassa, kun taas integraatiot siytävät yhteenvetokirjauksia siihen kirjanpitojärjestelmään, jota kukin yritysasiakas käyttää. Mielessä pidettävä sääntö on, että millä tahansa kirjanpitojoukolla on täsmälleen yksi totuuden mukainen järjestelmä (system of record). Kaksi järjestelmää, jotka molemmat väittävät olevansa ensisijaisia, on tie täsmäytysongelmiin.

Entä Xero sen sijaan?

Xero on vahva vaihtoehto sovelluksena, ja sillä on hyvin dokumentoitu rajapinta, mutta sillä on sama rakenteellinen muoto: tilaukset ja rajapinnan rajoitukset ovat organisaatiokohtaisia, ja sertifioimattomien sovellusten kattona on 25 yhdistettyä organisaatiota. Vertailu on esitetty artikkelissa Nordlet vs Xero for embedded accounting.