SaaS के लिए डिफ़र्ड रेवेन्यू: जर्नल प्रविष्टियों के साथ एक व्यावहारिक गाइड
एक सब्सक्रिप्शन के जीवनचक्र में होने वाली प्रत्येक घटना के डेबिट और क्रेडिट के साथ डिफ़र्ड रेवेन्यू बैलेंस को मामले-दर-मामले समझाया गया है और वह रोल-फॉरवर्ड जो इस राशि को प्रमाणित करता है।
डिफ़र्ड रेवेन्यू (deferred revenue) वह राशि है जिसके लिए किसी कंपनी ने ऐसे सामान या सेवाओं के वास्ते चालान (invoice) जारी किया है या भुगतान प्राप्त किया है जिन्हें अभी तक डिलीवर नहीं किया गया है। इसे एक देयता (liability) के रूप में दर्ज किया जाता है, क्योंकि कंपनी को अभी ग्राहक को सेवा प्रदान करनी है, और इसे राजस्व (revenue) में तभी ट्रांसफर किया जाता है जैसे-जैसे सेवा पूरी की जाती है। अग्रिम बिलिंग करने वाले किसी SaaS व्यवसाय के लिए, यह आमतौर पर बैलेंस शीट पर सबसे बड़ी देयता होती है और वह जिसे निवेशक तथा ऑडिटर सबसे पहले जांचते हैं।
यही बैलेंस कई अलग-अलग नामों से जाना जाता है: अनअर्न्ड रेवेन्यू (unearned revenue), डिफ़र्ड इनकम (deferred income), और IFRS 15 के तहत, कॉन्ट्रैक्ट लाइबिलिटी (contract liability)। इन सबका मतलब एक ही है; ग्लोसॉरी एंट्री में बताया गया है कि प्रत्येक शब्द का उपयोग कहाँ किया जाता है। यह गाइड इस बात से संबंधित है कि इस बैलेंस के साथ क्या करना है: सब्सक्रिप्शन के जीवनचक्र में होने वाली प्रत्येक घटना के लिए जर्नल प्रविष्टि, वह रोल-फॉरवर्ड जो समापन आंकड़े को प्रमाणित करती है, और यह कि पोस्टिंग को कैसे स्वचालित (automate) किया जाता है।
यह एक देयता (liability) क्यों है
सहज प्रवृत्ति यह मानती है कि प्राप्त हुआ पैसा आय है। ऐसा नहीं है, क्योंकि कंपनी ने अभी तक काम पूरा नहीं किया है। यदि कोई ग्राहक एक वर्ष की सेवा के लिए जनवरी में €1,200 का भुगतान करता है और कंपनी फरवरी में बंद हो जाती है, तो ग्राहक को दस महीने की सेवा लौटानी होगी। वह दायित्व नकद राशि आने के दिन वास्तविक होता है, जो डिफ़र्ड रेवेन्यू को समय से जुड़ा एक फुटनोट न बनाकर एक देयता बनाता है।
डिफ़र्ड रेवेन्यू, उपार्जित राजस्व (accrued revenue) का बिल्कुल विपरीत है। उपार्जित राजस्व के मामले में काम पहले होता है और चालान बाद में, इसलिए कंपनी के पास एक परिसंपत्ति (asset) होती है। डिफ़र्ड रेवेन्यू के मामले में चालान पहले आता है और काम बाद में, इसलिए कंपनी के पास एक देयता होती है। दोनों ही समायोजन प्रविष्टियाँ (adjusting entries) हैं जो राजस्व को उस अवधि में ले जाती हैं जिसमें इसे अर्जित किया गया था।
नीचे दी गई सभी प्रविष्टियाँ लिथुआनियाई चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स का उपयोग करती हैं जिसे Nordlet डिफ़ॉल्ट रूप से लागू करता है: 2410 ट्रेड रिसीवेबल्स, 2710 बैंक, 4492 आउटपुट वैट देय, 4910 डिफ़र्ड इनकम, 5001 सर्विस रेवेन्यू। लिथुआनियाई वैट 21% है।
स्थिति 1: अग्रिम भुगतान किया गया वार्षिक प्लान
एक ग्राहक को बारह महीने की सेवा के लिए 1 जनवरी को €1,200 नेट का चालान भेजा जाता है। वैट €252 जोड़ता है; सकल (gross) चालान €1,452 है।
जारी होने पर, 1 जनवरी।
| खाता (Account) | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| 2410 ट्रेड रिसीवेबल्स | 1,452.00 | |
| 4492 आउटपुट वैट देय | 252.00 | |
| 4910 डिफ़र्ड इनकम | 1,200.00 |
अभी तक कोई राजस्व नहीं। वैट की राशि जनवरी के रिटर्न में हर हाल में देय है।
भुगतान होने पर।
| खाता (Account) | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| 2710 बैंक | 1,452.00 | |
| 2410 ट्रेड रिसीवेबल्स | 1,452.00 |
प्रत्येक माह के अंत में। पठनीयता के लिए समान मासिक राशियों का उपयोग करना (दिन-भारित शेड्यूल जनवरी को फरवरी की तुलना में थोड़ा अधिक देता है, जैसा कि कार्यरत IFRS 15 लेख में दिखाया गया है):
| खाता (Account) | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| 4910 डिफ़र्ड इनकम | 100.00 | |
| 5001 सर्विस रेवेन्यू | 100.00 |
बारह बार रिलीज होने पर यह देयता ठीक उसी तरह समाप्त हो जाती है जैसे-जैसे वर्ष की सेवा डिलीवर होती जाती है।
स्थिति 2: अग्रिम बिल किया जाने वाला मासिक प्लान
मार्च के सेवा माह के लिए 25 फरवरी को €100 के प्लान का चालान जारी किया जाता है (सकल €121)।
जारी होने पर, 25 फरवरी।
| खाता (Account) | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| 2410 ट्रेड रिसीवेबल्स | 121.00 | |
| 4492 आउटपुट वैट देय | 21.00 | |
| 4910 डिफ़र्ड इनकम | 100.00 |
31 मार्च को।
| खाता (Account) | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| 4910 डिफ़र्ड इनकम | 100.00 | |
| 5001 सर्विस रेवेन्यू | 100.00 |
जब भी चालान की तारीख और सेवा का महीना अलग-अलग होते हैं, तो मासिक प्लान भी डिफ़र्ड रेवेन्यू बनाते हैं। यदि चालान उस महीने के पहले दिन जारी किया जाता है जिसे वह कवर करता है और खाते मासिक रूप से बंद किए जाते हैं, तो डिफ़रल और रिलीज एक ही अवधि में आते हैं और महीने पर शुद्ध प्रभाव शून्य होता है, लेकिन दोनों तारीखों के बीच तैयार की गई किसी भी बैलेंस शीट पर देयता अभी भी मौजूद रहती है।
स्थिति 3: अवधि के बीच में अपग्रेड
स्थिति 1 वाला ग्राहक, चार महीने बीत जाने पर, शेष आठ महीनों के लिए €1,800 प्रति वर्ष मूल्य वाले प्लान पर स्विच करता है। उस समय तक €400 को मान्यता दी जा चुकी है और €800 अभी भी डिफ़र्ड है।
इसका सही तरीका अंतर के लिए दूसरा चालान जारी करना है: आठ महीने × (€150 − €100) = €400 नेट, €484 सकल, जिसे 1 मई से 31 दिसंबर तक मान्यता दी जाएगी। मूल शेड्यूल को छुआ नहीं जाता है।
जारी होने पर अपग्रेड चालान, 1 मई।
| खाता (Account) | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| 2410 ट्रेड रिसीवेबल्स | 484.00 | |
| 4492 आउटपुट वैट देय | 84.00 | |
| 4910 डिफ़र्ड इनकम | 400.00 |
मई से प्रत्येक माह के अंत में। अब दो रिलीज़ समानांतर रूप से चलती हैं: मूल चालान से €100 और अपग्रेड से €50, इसलिए राजस्व प्रति माह €150 है और दोनों डिफ़र्ड बैलेंस 31 दिसंबर को एक साथ गिरकर शून्य हो जाते हैं।
| खाता (Account) | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| 4910 डिफ़र्ड इनकम | 150.00 | |
| 5001 सर्विस रेवेन्यू | 150.00 |
एक नए चालान के रूप में संभाला गया मूल्य वृद्धि (price increase) अपने स्वयं के शेड्यूल के साथ संरचनात्मक रूप से संभावित (prospective) होता है, जो कि IFRS 15 §20 द्वारा उनके एकल (standalone) मूल्य पर बेची जाने वाली अतिरिक्त सेवाओं को दिया जाने वाला उपचार है।
स्थिति 4: रिफंड के साथ कैंसिलेशन
€1,200 वार्षिक प्लान वाला एक अन्य ग्राहक आनुपातिक (pro-rata) रिफंड के साथ तीन महीने बाद कैंसिलेशन कर देता है। €300 को मान्यता दे दी गई है; €900 डिफ़र्ड है।
रिफंड को उन नौ महीनों के लिए दस्तावेजीकृत किया जाता है जो डिलीवर नहीं हुए हैं, जिसके लिए एक क्रेडिट नोट जारी होता है: €900 नेट, €189 वैट, €1,089 सकल। क्रेडिट नोट डिफ़र्ड इनकम को कम करता है, राजस्व को नहीं, क्योंकि डिलीवर किए गए तीन महीनों का राजस्व सही ढंग से अर्जित किया गया था।
जारी होने पर क्रेडिट नोट।
| खाता (Account) | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| 4910 डिफ़र्ड इनकम | 900.00 | |
| 4492 आउटपुट वैट देय | 189.00 | |
| 2410 ट्रेड रिसीवेबल्स | 1,089.00 |
शेष नौ मासिक किश्तें रद्द कर दी जाती हैं। यदि क्रेडिट नोट डिफ़र्ड बैलेंस से छोटा होता, तो लंबित शेड्यूल को उसके दूर वाले छोर से काटा जाता: अंतिम महीने वे होते हैं जिनके लिए अब भुगतान देय नहीं है।
रिफंड भुगतान किया गया।
| खाता (Account) | डेबिट | क्रेडिट |
|---|---|---|
| 2410 ट्रेड रिसीवेबल्स | 1,089.00 | |
| 2710 बैंक | 1,089.00 |
यदि कंपनी ने जनवरी में पूरे €1,200 को मान्यता दे दी होती, तो इस कैंसिलेशन के कारण अप्रैल में €900 के राजस्व का उलटफेर (reversal) करना पड़ता और दोनों तिमाहियों के आंकड़े गलत हो जाते।
वैट समय बनाम राजस्व समय
दोनों शेड्यूल स्वतंत्र हैं, और उन्हें अलग रखना भ्रम का सबसे आम कारण है।
| वैट | राजस्व | |
|---|---|---|
| ट्रिगर | चालान जारी किया गया, या अग्रिम प्राप्त हुआ | सेवा डिलीवर की गई |
| 1 जनवरी को जारी €1,200 वार्षिक प्लान के लिए | जनवरी के रिटर्न में €252 | बारह महीनों के लिए प्रति माह €100 |
| नौ बिना उपयोग किए गए महीनों के लिए क्रेडिट नोट | क्रेडिट नोट के महीने में €189 वापस लिया गया | कोई राजस्व प्रभाव नहीं; डिफ़र्ड इनकम कम हुई |
यही कारण है कि एक अग्रिम चालान एक वास्तविक दस्तावेज है जो वैट देयता बनाता है, जबकि प्रोफॉर्मा नहीं, और यही वजह है कि वैट रिटर्न और डिफ़र्ड रेवेन्यू रोल-फॉरवर्ड एक ही चालान से तैयार किए जाते हैं लेकिन कभी भी एक-दूसरे से मेल नहीं खाते।
डिफ़र्ड रेवेन्यू बैलेंस को समझना
एक सब्सक्रिप्शन व्यवसाय के लिए, यह बैलेंस बैलेंस शीट पर सबसे जानकारीपूर्ण नंबरों में से एक है।
- यह एक अग्रणी संकेतक (leading indicator) है। मान्यता प्राप्त राजस्व की तुलना में डिफ़र्ड रेवेन्यू का तेजी से बढ़ना यह दर्शाता है कि बुकिंग डिलीवरी से आगे चल रही है: ऐसा राजस्व जो पहले ही अनुबंधित हो चुका है और आने वाले महीनों में रिपोर्ट किया जाएगा।
- यह नकदी नहीं है। इसका कुछ हिस्सा एकत्र कर लिया गया है और कुछ अभी भी प्राप्य (receivables) में है। डिफ़र्ड रेवेन्यू और बैंक बैलेंस अलग-अलग सवालों के जवाब देते हैं।
- यह वर्तमान (current) और गैर-वर्तमान (non-current) में विभाजित होता है। बारह महीनों के भीतर मान्यता दी जाने वाली राशि एक वर्तमान देयता है; बहु-वर्षीय अग्रिम भुगतानों से शेष राशि गैर-वर्तमान है।
- यह बिक्री में विरासत में मिलता है। कंपनी का एक खरीदार डिलीवरी करने के कर्तव्य को अपने ऊपर लेता है, यही कारण है कि ड्यू डिलिजेंस में इसकी बारीकी से जांच की जाती है।
- यह मार्जिन के समय (timing) को स्पष्ट करता है। वर्ष भर फैले खर्चों के मुकाबले जनवरी में एकत्र की गई नकदी जनवरी को असाधारण बनाती है। डिफ़रल उस भ्रम को दूर करता है।
रोल-फॉरवर्ड
हर महीने एक ही टेबल से बैलेंस प्रमाणित होना चाहिए। ओपनिंग बैलेंस, प्लस नई बिलिंग का डिफ़र्ड हिस्सा, माइनस मान्यता प्राप्त राजस्व, माइनस डिफ़र्ड इनकम के खिलाफ क्रेडिट नोट, क्लोजिंग बैलेंस के बराबर होता है।
| डिफ़र्ड इनकम, पहली तिमाही | राशि |
|---|---|
| ओपनिंग बैलेंस, 1 जनवरी | 10,000.00 |
| + तिमाही के दौरान डिफ़र्ड की गई बिलिंग | 6,000.00 |
| − डिफ़र्ड इनकम से मान्यता प्राप्त राजस्व | 4,500.00 |
| − डिफ़र्ड इनकम के खिलाफ क्रेडिट नोट | 300.00 |
| क्लोजिंग बैलेंस, 31 मार्च | 11,200.00 |
यदि जनरल लेजर में क्लोजिंग आंकड़ा इस टेबल से भिन्न है, तो कोई रिलीज़ छूट गई थी, देयता के बजाय राजस्व के विरुद्ध क्रेडिट नोट पोस्ट किया गया था, या कोई ऐसा चालान मान्यता प्राप्त कर लिया गया था जिसे डिफ़र्ड किया जाना चाहिए था। स्प्रेडशीट द्वारा बनाए गए वॉटरफॉल में, पहला मध्य-अवधि का अपग्रेड या कैंसिलेशन आमतौर पर ऐसा अंतर पैदा करता है।
Nordlet इन प्रविष्टियों को कैसे पोस्ट करता है
Nordlet का राजस्व पहचान मॉड्यूल (revenue recognition module) डिफ़रल को चालान लाइन की एक विशेषता (property) के रूप/में मानता है, इसलिए ऊपर दी गई प्रत्येक प्रविष्टि सामान्य इनवॉइसिंग से बाहर आती है।
- स्थिति 1 और 2।
recognition: { method: "ratable", startDate, endDate }वाली एक लाइन जारी होने पर अपने नेट के लिए 4910 को क्रेडिट करती है और एक दिन-भारित मासिक शेड्यूल बनाती है। रिसीवेबल्स और वैट जारी होने की तारीख को पूरी तरह से पोस्ट करते हैं। - स्थिति 3। अपग्रेड अपने स्वयं के राटेबल लाइन के साथ एक दूसरा चालान है। प्रत्येक शेड्यूल अपने आप रिलीज़ होता है;
sales/recognition/summaryप्रति लाइन अब तक मान्यता प्राप्त और शेष राशि की रिपोर्ट करता है। - स्थिति 4। मूल चालान से जुड़ा एक क्रेडिट नोट पहले डिफ़र्ड इनकम को डेबिट करता है और लंबित शेड्यूल को उसके दूर वाले छोर से काटता है, फिर किसी भी रिफंड देयता को, और उसके बाद ही राजस्व को काटता है।
- सब्सक्रिप्शन। मासिक, त्रैमासिक या वार्षिक बिलिंग अवधि वाला एक एग्रीमेंट राटेबल तारीखों के साथ प्रत्येक अवधि का ड्राफ्ट इनवॉइस जनरेट करता है, और एक बिलिंग रन देय अवधियों के लिए प्रत्येक सक्रिय एग्रीमेंट की जांच करता है।
- रिलीज़। मान्यता प्रति रन एक जर्नल के रूप में पोस्ट होती है और तीन घटनाओं द्वारा ट्रिगर होती है: किसी अवधि को लॉक करना (अवधि के अंत तक देय सब कुछ पहले मान्यता प्राप्त होता है, इसलिए 4910 में राजस्व छोड़े बिना किसी महीने को बंद नहीं किया जा सकता है), माइलस्टोन लाइन के विरुद्ध डिलीवरी एक्ट जारी करना, और एक टाइमर जो तब ट्रिगर होता है जब कोई निर्धारित किश्त देय होती है।
- रोल-फॉरवर्ड। प्रत्येक किश्त को उसके चालान, तारीख, राशि और स्थिति (लंबित, मान्यता प्राप्त या रद्द) के साथ
sales/recognition-schedules/listद्वारा सूचीबद्ध किया जाता है, ताकि 4910 पर क्लोजिंग बैलेंस को एक ही नंबर के रूप में बचाव करने के बजाय शेड्यूल से एक सेंट तक पुनरुत्पादित किया जा सके।
शेड्यूल जारी करने की तारीख की विनिमय दर (exchange rate) पर यूरो में रखे जाते हैं और बाद में उनका पुनर्मूल्यांकन नहीं किया जाता है; बहु-मुद्रा संबंधी विचारों को मल्टी-करेंसी अकाउंटिंग प्रविष्टि में कवर किया गया है।
FAQ
डिफ़र्ड रेवेन्यू के लिए जर्नल प्रविष्टि क्या है?
जारी होने पर: सकल चालान के लिए ट्रेड रिसीवेबल्स को डेबिट करें, आउटपुट वैट को क्रेडिट करें, नेट के लिए डिफ़र्ड इनकम को क्रेडिट करें। प्रत्येक अवधि में: अर्जित राशि के लिए डिफ़र्ड इनकम को डेबिट और राजस्व को क्रेडिट करें। ग्राहक द्वारा भुगतान करने पर रिसीवेबल क्लियर हो जाता है।
क्या डिफ़र्ड रेवेन्यू एक डेबिट है या क्रेडिट?
डिफ़र्ड रेवेन्यू का क्रेडिट बैलेंस होता है, क्योंकि यह एक देयता है। अग्रिम बिलिंग इसे क्रेडिट करती है; राजस्व को मान्यता देना इसे डेबिट करता है।
क्या डिफ़र्ड रेवेन्यू और अनअर्न्ड रेवेन्यू एक ही हैं?
हाँ। डिफ़र्ड रेवेन्यू, अनअर्न्ड रेवेन्यू, डिफ़र्ड इनकम और कॉन्ट्रैक्ट लाइबिलिटी सभी एक ही बैलेंस के नाम हैं। शब्द की पसंद रिपोर्टिंग फ्रेमवर्क और स्थानीय प्रथा का पालन करती है, न कि लेखांकन में किसी अंतर का।
आप रिफंड के साथ रद्द किए गए सब्सक्रिप्शन का लेखा-जोखा कैसे रखते हैं?
डिलीवर न किए गए हिस्से के लिए एक क्रेडिट नोट जारी करें। यह अनअर्न्ड नेट के लिए डिफ़र्ड इनकम को डेबिट करता है, उस राशि पर वैट के लिए आउटपुट वैट को डेबिट करता है, और रिसीवेबल को क्रेडिट करता है। डिलीवर किए गए महीनों के लिए पहले से मान्यता प्राप्त राजस्व वहीं रहता है जो वह है। इसके बाद रिफंड भुगतान बैंक के मुकाबले रिसीवेबल को क्लियर कर देता है।
क्या डिफ़र्ड रेवेन्यू वैट को प्रभावित करता है?
नहीं। वैट तब देय होता है जब चालान जारी किया जाता है या अग्रिम प्राप्त होता है, और क्रेडिट नोट जारी होने पर इसे वापस ले लिया जाता है। राजस्व की पहचान के समय का वैट रिटर्न पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता है।