SaaS अकाउंटिंग: रेवेन्यू रिकग्निशन, डेफर्ड रेवेन्यू और MRR
इस बात की सरल व्याख्या कि सब्सक्रिप्शन अकाउंटिंग किस तरह अलग होती है, इसे नियंत्रित करने वाले नियम, बहीखाते के साथ चलने वाले मेट्रिक्स, और इसके साथ तालमेल बिठाने के लिए लेजर को क्या करना होता है।
SaaS अकाउंटिंग उस व्यवसाय की अकाउंटिंग है जो समय के साथ सॉफ्टवेयर तक पहुँच (access) बेचता है। कोई उत्पाद बेचने और इसमें जो एक बात का अंतर होता है, वह है समय (timing): ग्राहक आमतौर पर सेवा मिलने से पहले भुगतान करता है, जो अक्सर एक साल पहले होता है, और रेवेन्यू केवल तभी दर्ज किया जा सकता है जब सेवा के महीने बीतते जाते हैं। SaaS अकाउंटिंग से जुड़ी हर बात चालान (invoice) और डिलीवरी के बीच के इसी अंतराल से तय होती है।
यह लेख बताता है कि इस टर्म के अंतर्गत क्या आता है, IFRS 15 और ASC 606 के तहत इसे नियंत्रित करने वाले नियम क्या हैं, सब्सक्रिप्शन देने वाली कंपनियों को कौन से कुछ चुनिंदा आँकड़े दुरुस्त रखने होते हैं, और एक अकाउंटिंग सिस्टम को क्या करना चाहिए ताकि इनमें से किसी भी काम को स्प्रेडशीट में हाथ से न करना पड़े।
SaaS अकाउंटिंग का क्या मतलब है
एक दुकान में बिक्री (sale), डिलीवरी और रेवेन्यू एक ही समय पर होते हैं। लेकिन सब्सक्रिप्शन व्यवसाय में ये अलग-अलग समय पर होते हैं:
- ग्राहक एक अनुबंध (contract) पर हस्ताक्षर करता है (इसे बुकिंग कहा जाता है)।
- आप एक चालान (invoice) जारी करते हैं, जो संभवतः एक बार में बारह महीनों का हो सकता है (इसे बिलिंग कहा जाता है)।
- ग्राहक भुगतान करता है (कैश)।
- आप एक-एक दिन करके सेवा डिलीवर करते हैं, और केवल डिलीवर किए गए हिस्से को ही रेवेन्यू माना जाता है।
- जो हिस्सा बिल कर दिया गया है लेकिन अभी डिलीवर नहीं हुआ है, वह बैलेंस शीट में डेफर्ड रेवेन्यू (स्थगित आय) के रूप में एक देनदारी (liability) के रूप में रहता है।
जो कंपनी पूरे साल के चालान को जनवरी में ही रेवेन्यू के रूप में मान लेती है, वह ऐसे ग्यारह महीनों के काम को दिखा रही है जो उसने किए ही नहीं हैं। यदि ग्राहक मार्च में सब्सक्रिप्शन रद्द कर देता है और रिफंड मांगता है, तो वह रेवेन्यू कभी वास्तविक था ही नहीं। उपार्जन लेखांकन (accrual accounting) इसी को रोकने के लिए मौजूद है, और SaaS वह बिजनेस मॉडल है जहाँ यह सुधार सबसे अधिक मायने रखता है, क्योंकि लगभग हर बिक्री की डिलीवरी से पहले ही भुगतान कर दिया जाता है।
इसलिए "SaaS अकाउंटिंग" बहीखातों का कोई अलग सेट नहीं है। यह समय के साथ पूरे किए जाने वाले अनुबंधों पर लागू होने वाली सामान्य डबल-एंट्री अकाउंटिंग है, साथ ही इसमें ऑपरेटिंग मेट्रिक्स की एक ऐसी परत भी होती है जिसे वित्तीय विवरण (financial statements) नहीं दिखाते हैं।
कैश और रेवेन्यू एक क्यों नहीं हैं
मान लीजिए कोई ग्राहक 1 जनवरी को बारह महीने की योजना के लिए €2,400 का भुगतान करता है। पहले दिन बैंक बैलेंस €2,400 (VAT को छोड़कर) बढ़ जाता है। जनवरी के इनकम स्टेटमेंट में €2को रेवेन्यू के रूप में दिखाया जाता है, क्योंकि सेवा का एक-बारहवां हिस्सा डिलीवर कर दिया गया है। शेष €2,200 एक देनदारी (liability) है: आपको ग्राहक को ग्यारह महीने की सेवा देनी है।
| जनवरी में क्या हुआ | राशि |
|---|---|
| प्राप्त कैश (VAT घटाकर) | 2,400 |
| रेवेन्यू रिकग्निशन | 200 |
| 31 जनवरी को डेफर्ड रेवेन्यू | 2,200 |
इसके तीन परिणाम सामने आते हैं, और ये तीनों उन लोगों को भ्रमित करते हैं जो अन्य व्यवसायों से SaaS में आते हैं:
- तेजी से बढ़ने वाली SaaS कंपनी कैश से समृद्ध और लाभ के मामले में गरीब दिखती है। वार्षिक अग्रिम भुगतान (prepayments) पहले ही आ जाते हैं; रेवेन्यू एक साल तक पीछे रहता है।
- सिकुड़ रही SaaS कंपनी इसके विपरीत दिखती है। जब नया कैश आना बंद हो जाता है, तब भी पुराने अग्रिम भुगतानों से रेवेन्यू रिकॉग्नाइज होता रहता है।
- डेफर्ड रेवेन्यू बैलेंस एक पूर्वानुमान (forecast) है। जब तक आप सेवा देना जारी रखते हैं, यह वह रेवेन्यू है जिसे आप बिना कुछ नया बेचे आने वाले महीनों में रिपोर्ट करेंगे।
डेफर्ड रेवेन्यू, अनअर्नड रेवेन्यू और डेफर्ड इनकम पर दी गई शब्दावली इस देनदारी को अधिक गहराई से समझाती है। जर्नल एंट्रीज़ के साथ SaaS के लिए डेफर्ड रेवेन्यू पर लिखा गया लेख एक-एक करके इन एंट्रीज़ को समझाता है।
पाँच आँकड़े, और वे एक-दूसरे से कैसे भिन्न हैं
| आँकड़ा | यह क्या मापता है | यह कहाँ रहता है |
|---|---|---|
| बुकिंग (Bookings) | एक अवधि में हस्ताक्षरित कुल अनुबंध मूल्य | ऑपरेटिंग रिपोर्ट, लेजर में नहीं |
| बिलिंग (Billings) | एक अवधि में चालान की गई राशि | सेल्स लेजर (अकाउंट्स रिसीवेबल) |
| रेवेन्यू (Revenue) | अवधि में डिलीवर की गई सेवा का मूल्य | इनकम स्टेटमेंट |
| डेफर्ड रेवेन्यू | बिल किया गया लेकिन अभी डिलीवर नहीं किया गया | बैलेंस शीट, देनदारी (liability) |
| MRR / ARR | सक्रिय सब्सक्रिप्शन का सामान्यीकृत मासिक (या वार्षिक) मूल्य | ऑपरेटिंग रिपोर्ट, लेजर में नहीं |
पहले चार आँकड़ों को आपस में जोड़ने वाला नियम सीधा है: बिलिंग − रेवेन्यू रिकॉग्नाइज्ड = डेफर्ड रेवेन्यू में बदलाव। यदि आपकी रिपोर्ट्स इस समीकरण को पूरा नहीं करती हैं, तो इनमें से कोई एक आँकड़ा गलत है।
MRR और ARR ऐसे दो आँकड़े हैं जो अकाउंटिंग के उपाय बिल्कुल नहीं हैं। MRR केवल आवर्ती अनुबंध मूल्य (recurring contract value) की गणना करता है जिसे एक महीने के हिसाब से सामान्यीकृत (normalize) किया जाता है, इसलिए €2,400 की वार्षिक योजना €200 का MRR देती है, और एक बार ली जाने वाली सेटअप फीस कुछ नहीं देती है। इसके विपरीत, रेवेन्यू में सेटअप फीस तब शामिल होती है जब वह अर्जित (earn) हो जाती है और यह नीचे दिए गए रिकग्निशन नियमों का पालन करती है। ये दोनों आँकड़े अलग-अलग सवालों के जवाब देते हैं और इनका कभी भी एक-दूसरे से मिलान (reconcile) नहीं किया जाना चाहिए, बल्कि केवल इनकी व्याख्या की जानी चाहिए।
नियम: IFRS 15 और ASC 606
दोनों मानक (standards) एक ही पाँच चरणों वाले मॉडल का उपयोग करते हैं। SaaS अनुबंध के लिए ये चरण इस प्रकार हल होते हैं:
| चरण | नियम | विशिष्ट SaaS उत्तर |
|---|---|---|
| 1. अनुबंध की पहचान करें | वाणिज्यिक सार के साथ एक प्रवर्तनीय (enforceable) समझौता | हस्ताक्षरित ऑर्डर या स्वीकृत ऑनलाइन शर्तें |
| 2. प्रदर्शन दायित्वों की पहचान करें | ग्राहक से किए गए स्पष्ट वादे | सॉफ्टवेयर तक पहुँच; यदि अलग से है तो ऑनबोर्डिंग या कार्यान्वयन; यदि अलग से बेचा जाता है तो प्रीमियम सहायता |
| 3. ट्रांजैक्शन प्राइस निर्धारित करें | वह राशि जिसके हकदार होने की आपको उम्मीद है, जिसमें परिवर्तनीय विचार (variable consideration) भी शामिल है | सब्सक्रिप्शन शुल्क, संभावित रिफंड या क्रेडिट को घटाकर |
| 4. कीमत का आवंटन (Allocate) करें | स्टैंडअलोन बिक्री मूल्य के अनुपात में दायित्वों के बीच | बंडल छूट को केवल एक लाइन पर न छोड़कर, सॉफ्टवेयर और ऑनबोर्डिंग दोनों पर फैलाया जाता है |
| 5. रेवेन्यू रिकॉग्नाइज करें | जब या जैसे ही प्रत्येक दायित्व पूरा होता है | सॉफ्टवेयर तक पहुँच: समय के साथ, समान रूप से; ऑनबोर्डिंग: एक निश्चित समय पर या मील का पत्थर (milestone) पूरा होने पर |
तीन विवरण अधिकांश व्यावहारिक कार्य तय करते हैं।
सॉफ्टवेयर तक पहुँच समय के साथ पूरी होती है। ग्राहक लगातार उपभोग करता है, इसलिए सेवा अवधि में रेवेन्यू को समान रूप से रिकॉग्नाइज किया जाता है। दिन के वजन के हिसाब से सीधी रेखा (day-weighted straight line) इसका सामान्य पैटर्न है।
ऑनबोर्डिंग अलग हो भी सकती है और नहीं भी। यदि कोई ग्राहक आपकी कार्यान्वयन (implementation) सेवा के बिना सॉफ्टवेयर से लाभ उठा सकता है, और सेवा अलग से बेची जाती है, तो यह एक अलग दायित्व है जिसे डिलीवरी के समय रिकॉग्नाइज किया जाता है। यदि इसके बिना सॉफ्टवेयर का उपयोग नहीं किया जा सकता है, तो दोनों एक ही दायित्व हैं और पूरी कीमत सब्सक्रिप्शन अवधि के दौरान रिकॉग्नाइज की जाती है। यह सॉफ्टवेयर का नहीं, बल्कि कंपनी का लिया गया निर्णय होता है।
संभावित परिवर्तनीय विचार (variable consideration) को तब तक छोड़ दिया जाता है जब तक कि इसकी संभावना न हो। यदि आपको उम्मीद है कि वार्षिक योजनाओं के 5% का रिफंड देना होगा, तो ट्रांजैक्शन प्राइस चालान का 95% है; अन्य 5% रिफंड देनदारी है, रेवेन्यू नहीं। यह तभी रेवेन्यू बनता है जब रिफंड की समय-सीमा बिना किसी दावे के गुजर जाती है।
IFRS 15 के तहत SaaS रेवेन्यू रिकग्निशन, लेजर एंट्रीज़ के साथ लेख प्रत्येक चरण को एक क्रमांकित उदाहरण पर लागू करता है और जर्नल एंट्रीज़ को दिखाता है।
सामान्य गलतियाँ
- चालान को ही रेवेन्यू मान लेना: सबसे आम गलती: रेवेन्यू बिलिंग के बराबर होता है, और बैलेंस शीट पर डेफर्ड रेवेन्यू का कोई अस्तित्व नहीं होता है। यह विकास के वर्षों में रेवेन्यू को बढ़ा-चढ़ाकर और बाद में कम करके दिखाता है।
- बंडल छूट को एक ही लाइन पर छोड़ना: सॉफ्टवेयर और ऑनबोर्डिंग का €3,000 का बंडल, जिसमें छूट केवल ऑनबोर्डिंग लाइन पर लागू होती है, शुरुआत में बहुत अधिक रेवेन्यू रिकॉग्नाइज कर लेता है। छूट दोनों दायित्वों पर लागू होनी चाहिए।
- रिफंड को एक आश्चर्य के रूप में लेना: ज्ञात रिफंड दरें परिवर्तनीय विचार हैं। पूरी राशि बुक करना और बाद में रिफंड को उलट देना हर अवधि में रेवेन्यू को अधिक दिखाता है।
- MRR को रेवेन्यू में मिलाना: MRR एक रन-रेट है; रेवेन्यू वह है जो डिलीवर किया गया था। एक बोर्ड डेक जो एक को दूसरे के रूप में लेबल करता है, वह ड्यू डिलिजेंस में टिक नहीं पाएगा।
- स्प्रेडशीट शेड्यूल: हाथ से बनाए गए डेफर्ड रेवेन्यू वॉटरफॉल महीने के बीच में किसी के अपग्रेड, डाउनग्रेड या कैंसल करने पर लेजर से भटक जाते हैं।
- बिना अनरिलीज्ड डेफर्ड के महीने को बंद करना: यदि डेफर्ड इनकम को हटाना एक मैनुअल जर्नल है, तो महीने को ऐसा रेवेन्यू कमाए बिना बंद किया जा सकता है जिसे रिकॉग्नाइज नहीं किया गया है।
बेहतरीन उपाय (Best Practices)
- रिकग्निशन के तरीके को स्प्रेडशीट में नहीं, बल्कि चालान की लाइन पर रखें। कीमत ले जाने वाली लाइन को यह भी ले जाना चाहिए कि इसका रेवेन्यू कैसे अर्जित किया जाता है: एक निश्चित समय पर, दो तारीखों के बीच समान रूप से, या मील के पत्थर (milestone) के हिसाब से।
- डेफर्ड रेवेन्यू को एक व्युत्पन्न शेष (derived balance) के रूप में रखें। देनदारी लंबित शेड्यूल ट्रैंच का योग होनी चाहिए, जिसे लाइन दर लाइन समझाया जा सके, न कि महीने के अंत में टाइप किया गया कोई नंबर।
- स्टैंडअलोन बिक्री मूल्य रिकॉर्ड करें। आवंटन (allocation) के लिए इनकी आवश्यकता होती है। इसे प्रत्येक उत्पाद के लिए एक बार तय करें और कैटलॉग आइटम के साथ स्टोर करें।
- जारी करने के समय रिफंड का अनुमान लगाएं। अपेक्षित हिस्से को रिफंड देनदारी के रूप में रखें और वास्तविक क्रेडिट नोट्स के मुकाबले इसका मिलान करें।
- क्लोजिंग के हिस्से के रूप में डेफर्ड को रिलीज करें। महीने को तब तक लॉक नहीं किया जा सकता जब तक कि उसमें देय हर ट्रैंच को रिकॉग्नाइज न कर लिया जाए।
- VAT को रिकग्निशन से अलग रखें। VAT चालान जारी होने या अग्रिम राशि प्राप्त होने पर देय होता है, न कि सेवा डिलीवर होने पर। दोनों शेड्यूल स्वतंत्र होने चाहिए।
- रोल-फॉरवर्ड रिपोर्ट करें। शुरुआती डेफर्ड रेवेन्यू, प्लस बिलिंग, माइनस रिकॉग्नाइज्ड रेवेन्यू, अंतिम डेफर्ड रेवेन्यू के बराबर होता है। इसे हर महीने तैयार करें।
- MRR को ऑपरेटिंग रिपोर्ट में रखें। सक्रिय सब्सक्रिप्शन और उनके सामान्यीकृत मूल्य से इसकी गणना करें। इसे लेजर से न निकालें, और इसे लेजर में फीड न होने दें।
Nordlet डेफर्ड को ऑटोमैटिक कैसे करता है
Nordlet का रेवेन्यू रिकग्निशन मॉड्यूल उपरोक्त नियमों को सामान्य चालान लाइनों की विशेषताओं के रूप में लागू करता है, इसलिए मिलान करने के लिए कोई अलग सबलेजर नहीं है।
लाइन पर मेथड: सेल्स इनवॉइस की प्रत्येक लाइन recognition ऑब्जेक्ट को स्वीकार करती है जिसमें method को point_in_time (डिफ़ॉल्ट, जारी होने पर रेवेन्यू), ratable (startDate और endDate के साथ), milestone (100 तक जोड़ने वाले प्रतिशत की सूची के साथ), या percent_complete पर सेट किया जाता है। जब चालान जारी किया जाता है, तो प्राप्य (receivable) और VAT पूरी तरह से पोस्ट हो जाते हैं, और डेफर्ड लाइन का नेट रेवेन्यू के बजाय डेफर्ड इनकम में क्रेडिट हो जाता है।
शेड्यूल डिराइव किए जाते हैं, टाइप नहीं किए जाते: एक ratable लाइन प्रति कैलेंडर महीने में एक ट्रैंच पैदा करती है, जो उस महीने में सेवा के दिनों के हिसाब से होती है। हर ट्रैंच sales/recognition-schedules/list के माध्यम से लंबित (pending), रिकॉग्नाइज्ड या कैंसल स्थिति के साथ दिखाई देती है, ताकि डेफर्ड रेवेन्यू बैलेंस को एक सेंट तक समझाया जा सके।
तीन ट्रिगर, कोई पोलिंग नहीं: रिकग्निशन तब पोस्ट होता है जब कोई अवधि लॉक हो जाती है (अवधि के अंत तक देय सब कुछ पहले रिकॉग्नाइज किया जाता है, ताकि अनरिलीज्ड रेवेन्यू के साथ महीने को बंद न किया जा सके), जब किसी मील का पत्थर लाइन के खिलाफ डिलीवरी एक्ट जारी किया जाता है, और जब कोई अनुसूचित ट्रैंच देय हो जाती है। एक ड्राई-रन एंडपॉइंट यह दिखाता है कि पोस्ट करने से पहले रन क्या पोस्ट करेगा।
आवंटन और रिफंड: हर लाइन पर स्टैंडअलोन बिक्री मूल्य सेट करने से अनुपात में लाइनों पर चालान कुल का आवंटन होता है। लाइन पर रिफंड अनुमान सेट करने से जारी होने पर उस हिस्से को रिफंड देनदारी में क्रेडिट कर दिया जाता है; बाद के क्रेडिट नोट रेवेन्यू को छूने से पहले देनदारी का उपभोग करते हैं।
सब्सक्रिप्शन: मासिक, त्रैमासिक या वार्षिक बिलिंग अवधि वाला समझौता प्रत्येक अवधि के ड्राफ्ट चालान को ratable लाइनों के साथ उत्पन्न करता है, और बिलिंग रन देय अवधि के लिए प्रत्येक सक्रिय समझौते को स्कैन करता है। छोटी अंतिम अवधि दिनों के हिसाब से आनुपातिक (pro-rated) होती है।
सीमाओं को विशेषताओं जितना ही स्पष्ट रूप से प्रलेखित किया गया है: शेड्यूल जारी करने की तारीख की विनिमय दर पर यूरो में तय किए जाते हैं, अवशिष्ट आवंटन विधि लागू नहीं की जाती है, और महत्वपूर्ण वित्तीय घटक दायरे से बाहर हैं। सॉफ्टवेयर IFRS 15 और ASC 606 उपचार में सक्षम है; किसी अनुबंध को किस उपचार की आवश्यकता है, यह तय करना कंपनी का अपना निर्णय रहता है।
FAQ
SaaS अकाउंटिंग का क्या अर्थ है?
इसका मतलब है कि समय के साथ सॉफ्टवेयर की पहुँच बेचने वाले व्यवसाय पर उपार्जन लेखांकन (accrual accounting) लागू करना। इसकी परिभाषित विशेषता यह है कि ग्राहकों को चालान भेजा जाता है, और अक्सर सेवा डिलीवर होने से पहले भुगतान किया जाता है, इसलिए जैसे-जैसे सेवा की अवधि बीतती है रेवेन्यू रिकॉग्नाइज किया जाता है और undelivered हिस्से को डेफर्ड रेवेन्यू के रूप में ले जाया जाता है।
SaaS अकाउंटिंग के नियम क्या हैं?
शासी मानक IFRS 15 (यूजी और दुनिया के अधिकांश हिस्सों में उपयोग किया जाता है) और ASC 606 (संयुक्त राज्य अमेरिका) हैं। दोनों एक ही पाँच-चरणीय मॉडल का उपयोग करते हैं: अनुबंध की पहचान करें, प्रदर्शन दायित्वों की पहचान करें, ट्रांजैक्शन प्राइस निर्धारित करें, स्टैंडअलोन बिक्री मूल्य द्वारा दायित्वों में इसे आवंटित करें, और जब या जैसे प्रत्येक दायित्व पूरा हो जाता है तो रेवेन्यू रिकॉग्नाइज करें। सॉफ्टवेयर तक पहुँच के लिए इसका मतलब सब्सक्रिप्शन अवधि के दौरान रेवेन्यू रिकॉग्नाइज करना है।
क्या डेफर्ड रेवेन्यू और अनअर्नड रेवेन्यू एक ही चीज़ हैं?
हाँ। डेफर्ड रेवेन्यू, अनअर्नड रेवेन्यू, डेफर्ड इनकम और अनुबंध देयता (contract liability) एक ही बैलेंस के अलग-अलग नाम हैं: अभी तक डिलीवर नहीं की गई सेवाओं के लिए चालान की गई या प्राप्त राशि। IFRS 15 "अनुबंध देयता" का उपयोग करता है; यूरोपीय संघ के वैधानिक खाते आमतौर पर "डेफर्ड इनकम" कहते हैं।
क्या MRR एक अकाउंटिंग आँकड़ा है?
नहीं। MRR एक ऑपरेटिंग मेट्रिक है: सक्रिय आवर्ती अनुबंधों का सामान्यीकृत मासिक मूल्य। यह किसी भी अकाउंटिंग मानक या वित्तीय विवरण में प्रकट नहीं होता है। रेवेन्यू वह है जो इनकम स्टेटमेंट दिखाता है, और इसमें सेटअप फीस जैसी गैर-आवर्ती चीजें शामिल होती हैं जब वे अर्जित हो जाती हैं।
क्या छोटी SaaS कंपनियों को IFRS 15 का पालन करने की आवश्यकता है?
कंपनी के वैधानिक खाते उसके देश के राष्ट्रीय GAAP का पालन करते हैं, जो यूरोपीय संघ की कंपनियों के लिए अकाउंटिंग निर्देश से लिया गया है और छोटी संस्थाओं के लिए सरलीकरण की अनुमति दे सकता है। हालाँकि, निवेशकों, अधिग्रहणकर्ताओं और लेखा परीक्षकों से अपेक्षा होती है कि आकार की परवाह किए बिना सब्सक्रिप्शन रेवेन्यू को स्थगित किया जाए, और अधिकांश राष्ट्रीय ढांचे वैसे भी उपार्जन लेखांकन (accrual accounting) की आवश्यकता रखते हैं। चालान को रेवेन्यू के रूप में रिकॉग्नाइज करना इनमें से सभी के तहत गलत है।