Frestaðar tekjur í hugbúnaði sem þjónustu (SaaS): Hagnýt handbók með færslum í bókhald
Staða frestaðra tekna útskýrð tilfelli fyrir tilfelli, ásamt skuldfærslum og inneignum fyrir hvern atburð í líftíma áskriftar og stöðuyfirliti sem staðfestir töluna.
Frestaðar tekjur (deferred revenue) eru fjárhæðin sem fyrirtæki hefur gert reikning fyrir, eða fengið greidda, fyrir vörur eða þjónustu sem það hefur ekki afhent enn. Þetta er fært sem skuldbinding vegna þess að fyrirtækið á enn eftir að veita viðskiptavininum þjónustuna, og upphæðin er færð yfir á tekjur þegar þjónustan er veitt. Fyrir SaaS-fyrirtæki sem innheimtir fyrirfram er þetta venjulega stærsta skuldbindingin á efnahagsreikningi og sú sem fjárfestar og endurskoðendur skoða fyrst.
Sama staða gengur undir mörgum nöfnum: óunnar tekjur (unearned revenue), frestaðar tekjur (deferred income) og samkvæmt IFRS 15, samningsskuldbinding (contract liability). Þetta þýðir allt hið sama; orðskýringin útskýrir hvar hvert hugtak er notað. Þessi handbók fjallar um hvað skal gera við stöðuna: bókhaldsfærsluna fyrir hvern atburð í líftíma áskriftar, stöðuyfirlitið sem staðfestir lokatöluna og hvernig færslurnar eru sjálfvirknivæddar.
Hvers vegna þetta er skuldbinding
Innsæi manna segir að móttekið fé séu tekjur. Svo er ekki, þar sem fyrirtækið er ekki búið að vinna verkið. Ef viðskiptavinur greiðir 1.200 € í janúar fyrir eins árs þjónustu og fyrirtækið hættir starfsemi í febrúar, ber fyrirtækinu að endurgreiða tíu mánuði. Sú skuldbinding er raunveruleg þann dag sem reiðuféð berst, sem gerir frestaðar tekjur að skuldbindingu frekar en tímasetningarneðanmálsgrein.
Frestaðar tekjur eru hliðstæða áunninna tekna (accrued revenue). Með áunnum tekjum er vinnan unnin fyrst og reikningurinn sendur síðar, þannig að fyrirtækið heldur á eign. Með frestuðum tekjum er reikningurinn sendur fyrst og vinnan unnin síðar, þannig að fyrirtækið heldur á skuldbindingu. Báðar eru þetta leiðréttingarfærslur sem færa tekjur yfir á það tímabil sem þær voru unnar á.
Allar færslur hér að neðan nota litháíska aðalbókhaldið sem Nordlet notar sjálfgefið: 2410 viðskiptakröfur, 2710 banki, 4492 útskattur (vSK) til greiðslu, 4910 frestaðar tekjur, 5001 þjónustutekjur. Litháískur virðisaukaskattur er 21%.
Tilfelli 1: Ársáskrift greidd fyrirfram
Viðskiptavinur fær sendan reikning að fjárhæð 1.200 € án vsk. þann 1. janúar fyrir tveimur mánuðum af þjónustu. VSK bætist við um 252 €; bruttóreikningurinn er 1.452 €.
Við útgáfu, 1. janúar.
| Reikningur | Skuld-/Debet | Kröfu-/Kredit |
|---|---|---|
| 2410 Viðskiptakröfur | 1.452,00 | |
| 4492 Útskattur til greiðslu | 252,00 | |
| 4910 Frestaðar tekjur | 1.200,00 |
Engar tekjur komnar til. VSK-ið er gjaldfallið í skattaskilum janúarmánaðar hvort sem er.
Við greiðslu.
| Reikningur | Skuld-/Debet | Kröfu-/Kredit |
|---|---|---|
| 2710 Banki | 1.452,00 | |
| 2410 Viðskiptakröfur | 1.452,00 |
Við lok hvers mánaðar. Notuð eru jöfn mánaðarleg belti til skýrleika (dagsmiðað prógram gefur janúar aðeins meira en febrúar, eins og fram kemur í greininni um IFRS 15):
| Reikningur | Skuld-/Debet | Kröfu-/Kredit |
|---|---|---|
| 4910 Frestaðar tekjur | 100,00 | |
| 5001 Þjónustutekjur | 100,00 |
Tuttugu og tveir mánaðarlegir útskriftarliðir eyða skuldbindingunni nákvæmlega þegar árið líður.
Tilfelli 2: Mánaðaráskrift innheimt fyrirfram
Reikningur að fjárhæð 100 € er gefinn út 25. febrúar fyrir þjónustumánuðinn mars (bruttó 121 €).
Við útgáfu, 25. febrúar.
| Reikningur | Skuld-/Debet | Kröfu-/Kredit |
|---|---|---|
| 2410 Viðskiptakröfur | 121,00 | |
| 4492 Útskattur til greiðslu | 21,00 | |
| 4910 Frestaðar tekjur | 100,00 |
Þann 31. mars.
| Reikningur | Skuld-/Debet | Kröfu-/Kredit |
|---|---|---|
| 4910 Frestaðar tekjur | 100,00 | |
| 5001 Þjónustutekjur | 100,00 |
Mánaðarlegar áskriftir mynda samt sem áður frestaðar tekjur hvenær sem útgáfudagur reiknings og þjónustumánuðurinn fara ekki saman. Ef reikningurinn er gefinn út á fyrsta degi þess mánaðar sem hann nær yfir og uppgjöri er lokað mánaðarlega, falla frestunin og losunin á sama tímabil og nettóáhrifin á mánuðinn eru núll, en skuldbindingin er samt til staðar á hvaða efnahagsreikningi sem er gerður á milli þessara tveggja daga.
Tilfelli 3: Uppfærsla í miðjum áskriftartíma
Viðskiptavinurinn úr tilfelli 1, eftir fjóra mánuði, færir sig yfir á áskrift sem kostar 1.800 € á ári fyrir þá átta mánuði sem eftir lifa. Á þeim tímapunkti hafa 400 € verið færð til tekna og 800 € eru enn frestaðar tekjur.
Hreinlegasta leiðin er annar reikningur fyrir mismuninum: átta mánuðir × (150 € − 100 €) = 400 € án vsk., 484 € með vsk., fært til tekna frá 1. maí til 31. desember. Upprunalegu áætluninni er ekki haggað.
Uppfærslureikningur við útgáfu, 1. maí.
| Reikningur | Skuld-/Debet | Kröfu-/Kredit |
|---|---|---|
| 2410 Viðskiptakröfur | 484,00 | |
| 4492 Útskattur til greiðslu | 84,00 | |
| 4910 Frestaðar tekjur | 400,00 |
Við lok hvers mánaðar frá og með maí. Nú keyra tvær færslur samhliða: 100 € af upprunalega reikningnum og 50 € af uppfærslunni, þannig að tekjurnar eru 150 € á mánuði og frestuðu stöðurnar tvær falla saman í núll þann 31. desember.
| Reikningur | Skuld-/Debet | Kröfu-/Kredit |
|---|---|---|
| 4910 Frestaðar tekjur | 150,00 | |
| 5001 Þjónustutekjur | 150,00 |
Verðhækkun sem meðhöndluð er sem nýr reikningur með sinni eigin áætlun er framvirk að eðlisfari, sem er sú meðhöndlun sem IFRS 15 §20 gefur fyrir viðbótarþjónustu sem seld er á sínustöku verði.
Tilfelli 4: Afpöntun með endurgreiðslu
Annar viðskiptavinur með 1.200 € ársáskrift hættir við eftir þrjá mánuði með hlutfallslegri endurgreiðslu. 300 € hafa verið færð til tekna; 900 € eru frestaðar tekjur.
Endurgreiðslan er staðfest með kreditreikningi fyrir þá níu mánuði sem ekki voru afhentir: 900 € án vsk., 189 € vsk., 1.089 € með vsk. Kreditreikningurinn lækkar frestaðar tekjur, ekki tekjur, þar sem tekjurnar fyrir þrjá afhentu mánuðina voru réttilega unnar inn.
Kreditreikningur við útgáfu.
| Reikningur | Skuld-/Debet | Kröfu-/Kredit |
|---|---|---|
| 4910 Frestaðar tekjur | 900,00 | |
| 4492 Útskattur til greiðslu | 189,00 | |
| 2410 Viðskiptakröfur | 1.089,00 |
Níu eftirstandandi mánaðarlegu greiðslurnar eru felldar niður. Ef kreditreikningurinn væri minni en frestaða staðan, væri biðáætlunin stytt frá endanum: síðustu mánuðirnir eru þeir sem ekki er lengur skylda að veita.
Endurgreiðsla greidd.
| Reikningur | Skuld-/Debet | Kröfu-/Kredit |
|---|---|---|
| 2410 Viðskiptakröfur | 1.089,00 | |
| 2710 Banki | 1.089,00 |
Hefði fyrirtækið fært allar 1.200 € til tekna í janúar, hefði þessi afpöntun þvingað fram 900 € tekjuleiðréttingu í apríl og skekkt báða ársfjórðunga.
Tímasetning VSK á móti tímasetningu tekna
Áætlanirnar tvrár eru óháðar og að halda þeim aðskildum er algengasta uppspretta misskilnings.
| VSK | Tekjur | |
|---|---|---|
| Kveikja | Reikningur gefinn út eða fyrirgreiðsla móttekin | Þjónusta afhent |
| Fyrir 1.200 € ársáskrift gefna út 1. janúar | 252 € í skilum janúarmánaðar | 100 € á mánuði í tólf mánuði |
| Kreditreikningur fyrir níu ónotaða mánuði | 189 € endurkröfð í mánuði kreditreikningsins | Engin tekjuáhrif; frestaðar tekjur lækka |
Þess vegna er fyrirframgreiddur reikningur raunverulegt skjal sem býr til vsk.-skuldbindingu, á meðan sýnireikningur (proforma) gerir það ekki, og þess vegna eru vsk.-skilin og staðeyfirlit frestaðra tekna unnin úr sömu reikningum en passa aldrei nákvæmlega saman.
Lestur á stöðu frestaðra tekna
Fyrir áskriftarfyrirtæki er staðan ein upplýsingaríkasta talan á efnahagsreikningnum.
- Hún er leiðandi vísir. Frestaðar tekjur sem vaxa hraðar en færðar tekjur þýða að sala er á undan afhendingu: tekjur sem þegar hafa verið samið um og verða tilkynntar á næstu mánuðum.
- Þetta er ekki reiðufé. Hluti hefur verið innheimtur og hluti er enn í viðskiptakröfum. Frestaðar tekjur og bankastaða svara mismunandi spurningum.
- Hún skiptist í skammtíma- og langtímaskuldbindingar. Upphæðir sem á að færa til tekna innan tveggja mánaða eru skammtímaskuldbinding; afgangurinn, frá fjölraða fyrirframgreiðslum, er langtímaskuldbinding.
- Hún flyst yfir við sölu. Kaupandi fyrirtækisins tekur að sér skylduna til að afhenda, þess vegna er þetta grannt skoðað í áreiðanleikakönnun (due diligence).
- Hún útskýrir tímasetningu framlegðar. Reiðufé sem safnast í janúar á móti kostnaði sem dreifist yfir árið gerir janúar að útskoruðum mánuði. Frestunin fjarlægir þá blekkingu.
Stöðuyfirlitið (roll-forward)
Hægt ætti að vera að sanna stöðuna með einni töflu í hverjum mánuði. Upphafsstaða, að viðbættum frestuðum hluta nýrra innheimtna, að frádregnum færðum tekjum, að frádregnum kreditreikningum á móti frestuðum tekjum, jafngildir lokastöðu.
| Frestaðar tekjur, fyrsti ársfjórðungur | Upphæð |
|---|---|
| Upphafsstaða, 1. janúar | 10.000,00 |
| + Frestaðar innheimtur á fjórðungnum | 6.000,00 |
| − Tekjur færðar frá frestuðum tekjum | 4.500,00 |
| − Kreditreikningar á móti frestuðum tekjum | 300,00 |
| Lokastaða, 31. mars | 11.200,00 |
Ef lokatalan í aðalbókinni er önnur en í þessari töflu, hefur útskrift misfarist, kreditreikningur hefur verið færður á móti tekjum í stað skuldbindingar, eða reikningur hefði átt að vera frestað en var færður til tekna strax við útgáfu. Í töflureikni (spreadsheet-maintained waterfall) býr fyrsta uppfærslan eða afpöntunin í miðjum áskriftartíma venjulega til slíkan mun.
Hvernig Nordlet bókar þessar færslur
Tekjufærslueining Nordlet meðhöndlar frestunina sem eiginleika reikningslínu, þannig að hver færsla hér að ofan kemur úr venjulegri reikningagerð.
- Tilfelli 1 og 2. Lína með
recognition: { method: "ratable", startDate, endDate }kreditfærir 4910 fyrir nettóupphæð við útgáfu og býr til dagsmiðaða mánaðarlega áætlun. Kröfur og VSK færast að fullu á útgáfudegi. - Tilfelli 3. Uppfærslan er annar reikningur með sinni eigin jöfnu línu. Hver áætlun losnar sjálfstætt;
sales/recognition/summarygefur skýrslu um tekjufærðar upphæðir til þessa og eftirstöðvar á línu. - Tilfelli 4. Kreditreikningur sem tengist upprunalega reikningnum debetfærir frestaðar tekjur fyrst og styttir biðáætlunina frá endanum, síðan allar endurgreiðsluskuldbindingar, og þá fyrst tekjur.
- Áskriftir. Samningur með mánaðarlegum, ársfjórðungslegum eða árlegum innheimtutíma býr til drög að reikningi hvers tímabils með jöfnum dagsetningum þegar stilltum, og innheimtukeyrsla fer í gegnum alla virka samninga fyrir gjaldfallin tímabil.
- Útskriftir. Tekjufærsla birtist sem ein færsla á hverja keyrslu og er ræst af þremur atburðum: að loka tímabili (allt sem er gjaldfallið við lok tímabils er fært til tekna fyrst, þannig að ekki er hægt að loka mánuði með tekjur eftir í 4910), gefa út afhendingarskjal á áfangalínu, og tímamæli sem fer í gang þegar áætluð útskrift verður gjaldföllin.
- Stöðuyfirlitið. Hver útskrift er skráð af
sales/recognition-schedules/listmeð reikningi sínum, dagsetningu, fjárhæð og stöðu (í bið, fært til tekna eða fellt niður), þannig að hægt er að endurgera lokastöðu á 4910 niður í sent úr áætluninni í stað þess að verja eina tölu.
Áætlanir eru geymdar í evrum á gengi útgáfudags og eru ekki endurmetnar eftir á; hliðarspor fjölmyntuverðlags eru tekin fyrir í færslunni um bókhald í mörgum gjaldmiðlum.
FAQ
Hver er bókhaldsfærslan fyrir frestaðar tekjur?
Við útgáfu: debet viðskiptakröfur fyrir bruttóreikning, kredit útskattur, kredit frestaðar tekjur fyrir nettóupphæð. Hvert tímabil: debet frestaðar tekjur og kredit tekjur fyrir áunna fjárhæð. Kröfunni er lokað þegar viðskiptavinurinn greiðir.
Eru frestaðar tekjur debet- eða kreditfærsla?
Frestaðar tekjur eru með kreditstöðu, þar sem þær eru skuldbinding. Að innheimta fyrirfram kreditfærir þær; að færa tekjur debetfærir þær.
Er munur á frestuðum tekjum og óunnum tekjum?
Nei. Frestaðar tekjur, óunnar tekjur, frestaðar tekjur og samningsskuldbinding heita allt sama staðan. Val á hugtaki fer eftir skýrslugjafarrammanum og staðbundnum venjum, ekki mismun í bókhaldi.
Hvernig bókar maður afpantaða áskrift með endurgreiðslu?
Gefðu út kreditreikning fyrir þann hluta sem ekki var afhentur. Hann debetfærir frestaðar tekjur fyrir óunnum nettótekjum, debetfærir útskatt fyrir vsk. af þeirri upphæð, og kreditfærir kröfuna. Tekjur sem þegar hafa verið færðar fyrir afhenda mánuði standa þar sem þær eru. Endurgreiðslan lokar síðan kröfunni á móti bankanum.
Hafa frestaðar tekjur áhrif á virðisaukaskatt?
Nei. VSK er gjaldfallinn þegar reikningurinn er gefinn út eða fyrirgreiðslan móttekin, og hann er endurkröfður þegar kreditreikningur er gefinn út. Tímasetning tekjufærslu hefur engin áhrif á vsk.-skilin.