Deferred Revenue for SaaS: A Practical Guide With Journal Entries
The deferred revenue balance explained case by case, with the debits and credits for each event in a subscription's life and the roll-forward that proves the number.
Τα έσοδα επόμένων χρήσεων (deferred revenue) είναι το ποσό που μια εταιρεία έχει τιμολογήσει ή έχει εισπράξει για αγαθά ή υπηρεσίες που δεν έχει παραδώσει ακόμη. Καταχωρίζονται ως υποχρέωση, διότι η εταιρεία εξακολουθεί να οφείλει την υπηρεσία στον πελάτη, και μεταφέρονται στα έσοδα μόνο καθώς η υπηρεσία εκτελείται. Για μια επιχείρηση SaaS που τιμολογεί εκ των προτέρων, αποτελεί συνήθως τη μεγαλύτερη υποχρέωση στον ισολογισμό και το στοιχείο που οι επενδυτές και οι ορκωτοί ελεγκτές εξετάζουν πρώτο.
Το ίδιο υπόλοιπο αναφέρεται με διάφορα ονόματα: προκαταβολές πελατών, έσοδα επόμένων χρήσεων (deferred income) και, σύμφωνα με το IFRS 15, υποχρέωση από σύμβαση (contract liability). Σημαίνουν ακριβώς το ίδιο πράγμα· το λήμμα στο γλωσσάριο εξηγεί πού χρησιμοποιείται ο κάθε όρος. Ο παρών οδηγός αφορά τον χειρισμό αυτού του υπολοίπου: τις εγγραφές ημερολογίου για κάθε γεγονός στον κύκλο ζωής μιας συνδρομής, την κυλιόμενη επαλήθευση (roll-forward) που αποδεικνύει το τελικό ποσό και τον τρόπο με τον οποίο αυτοματοποιούνται οι καταχωρίσεις.
Γιατί αποτελεί υποχρέωση
Η διαίσθηση μας λέει ότι τα χρήματα που λαμβάνονται είναι έσοδα. Δεν είναι, επειδή η εταιρεία δεν έχει πραγματοποιήσει ακόμη την εργασία. Εάν ένας πελάτης πληρώσει 1.200 € τον Ιανουάριο για υπηρεσία ενός έτους και η εταιρεία κλείσει τον Φεβρουάριο, οφείλει στον πελάτη δέκα μήνες πίσω. Αυτή η υποχρέωση είναι πραγματική την ημέρα που φθάνει η ρευστότητα, γεγονός που καθιστά τα έσοδα επόμενων χρήσεων υποχρέωση και όχι μια απλή σημείωση χρονικού διαχωρισμού.
Τα έσοδα επόμενων χρήσεων είναι η αντίστroφη εικόνα των δεδουλευμένων εσόδων. Στα δεδουλευμένα έσοδα προηγείται η εργασία και ακολουθεί η τιμολόγηση, οπότε η εταιρεία κατέχει ένα περιουσιακό στοιχείο (απαιτήσεις). Στα έσοδα επόμενων χρήσεων προηγείται το τιμολόγιο και ακολουθεί η εργασία, οπότε η εταιρεία κατέχει μια υποχρέωση. Και τα δύο αποτελούν εγγραφές τακτοποίησης (adjusting entries) που μεταφέρουν τα έσοδα στην περίοδο στην οποία πραγματικά κερδήθηκαν.
Όλες οι παρακάτω εγγραφές χρησιμοποιούν το Λιθουανικό σχέδιο λογαριασμών που εφαρμόζει εξ ορισμού το Nordlet: 2410 εμπορικές απαιτήσεις, 2710 τράπεζα, 4492 ΦΠΑ εκροών προς απόδοση, 4910 έσοδα επόμενων χρήσεων, 5001 έσοδα από υπηρεσίες. Ο Λιθουανικός ΦΠΑ ανέρχεται σε 21 %.
Περίπτωση 1: ετήσιο πρόγραμμα πληρωμένο εκ των προτέρων
Ένας πελάτης τιμολογείται με καθαρό ποσό 1.200 € την 1η Ιανουαρίου για δώδεκα μήνες υπηρεσίας. Ο ΦΠΑ προσθέτει 252 €, οπότε το μικτό τιμολόγιο ανέρχεται σε 1.452 €.
Κατά την έκδοση, 1 Ιανουαρίου.
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 2410 Εμπορικές απαιτήσεις | 1.452,00 | |
| 4492 ΦΠΑ εκροών προς απόδοση | 252,00 | |
| 4910 Έσοδα επόμενων χρήσεων | 1.200,00 |
Κανένα έσοδο ακόμη. Ο ΦΠΑ είναι απαιτητός στη δήλωση του Ιανουαρίου ανεξαρτήτως.
Κατά την εξόφληση.
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 2710 Τράπεζα | 1.452,00 | |
| 2410 Εμπορικές απαιτήσεις | 1.452,00 |
Στο τέλος κάθε μήνα. Με χρήση ίσων μηνιαίων ποσών για λόγους αναγνωσιμότητας (ένα χρονοδιάγραμμα σταθμισμένο ανά ημέρα δίνει στον Ιανουάριο ελαφρώς περισσότερα από τον Φεβρουάριο, όπως δείχνει το αναλυτικό άρθρο για το IFRS 15):
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 4910 Έσοδα επόμενων χρήσεων | 100,00 | |
| 5001 Έσοδα από υπηρεσίες | 100,00 |
Δώδεκα αποδεσμεύσεις εξαλείφουν την υποχρέωση ακριβώς καθώς παραδίδεται το έτος.
Περίπτωση 2: μηνιαίο πρόγραμμα τιμολογημένο εκ των προτέρων
Ένα πρόγραμμα αξίας 100 € τιμολογείται στις 25 Φεβρουαρίου για τον μήνα υπηρεσίας Μάρτιο (μικτό ποσό 121 €).
Κατά την έκδοση, 25 Φεβρουαρίου.
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 2410 Εμπορικές απαιτήσεις | 121,00 | |
| 4492 ΦΠΑ εκροών προς απόδοση | 21,00 | |
| 4910 Έσοδα επόμενων χρήσεων | 100,00 |
Στις 31 Μαρτίου.
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 4910 Έσοδα επόμενων χρήσεων | 100,00 | |
| 5001 Έσοδα από υπηρεσίες | 100,00 |
Τα μηνιαία πρόγραμματα εξακολουθούν να δημιουργούν έσοδα επόμενων χρήσεων όποτε η ημερομηνία τιμολόγησης και ο μήνας υπηρεσίας διαφέρουν. Εάν το τιμολόγιο εκδοθεί την πρώτη ημέρα του μήνα που καλύπτει και τα βιβλία κλείνουν μηνιαία, η αναβολή και η απελευθέρωση εμπίπτουν στην ίδια περίοδο και η καθαρή επίδραση στον μήνα είναι μηδενική, αλλά η υποχρέωση εξακολουθεί να υπάρχει σε οποιονδήποτε ισολογισμό συνταχθεί μεταξύ των δύο ημερομηνιών.
Περίπτωση 3: αναβάθμιση μεσοπρόθεσμα
Ο πελάτης της Περίπτωσης 1, τέσσερους μήνες μετά, μεταβαίνει σε πρόγραμμα με τιμή 1.800 € ετησίως για τους υπόλοιπους οκτώ μήνες. Σε εκείνο το σημείο, ποσό 400 € έχει αναγνωριστεί ως έσοδο και 800 € παραμένουν σε αναμονή (έσοδα επόμενων χρήσεων).
Ο καθαρός χειρισμός είναι ένα δεύτερο τιμολόγιο για τη διαφορά: οκτώ μήνες × (150 € − 100 €) = 400 € καθαρό, 484 € μικτό, το οποίο αναγνωρίζεται από την 1η Μαΐου έως τις 31 Δεκεμβρίου. Το αρχικό χρονοδιάγραμμα παραμένει ανέπαφο.
Τιμολόγιο αναβάθμισης κατά την έκδοση, 1 Μαΐου.
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 2410 Εμπορικές απαιτήσεις | 484,00 | |
| 4492 ΦΠΑ εκροών προς απόδοση | 84,00 | |
| 4910 Έσοδα επόμενων χρήσεων | 400,00 |
Στο τέλος κάθε μήνα από τον Μάιο. Δύο αποδεσμεύσεις τρέχουν πλέον παράλληλα: 100 € από το αρχικό τιμολόγιο και 50 € από την αναβάθμιση, επομένως τα έσοδα ανέρχονται σε 150 € τον μήνα και τα δύο υπόλοιπα επόμενων χρήσεων μηδενίζονται ταυτόχρονα στις 31 Δεκεμβρίου.
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 4910 Έσοδα επόμενων χρήσεων | 150,00 | |
| 5001 Έσοδα από υπηρεσίες | 150,00 |
Μια αύξηση τιμής που αντιμετωπίζεται ως νέο τιμολόγιο με το δικό του χρονοδιάγραμμα είναι εκ των πραγμάτων προοpectική (prospective), η οποία είναι η μεταχείριση που προβλέπει το IFRS 15 §20 για πρόσθετες υπηρεσίες που πωλούνται στην ανεξάρτητη τιμή τους (standalone price).
Περίπτωση 4: ακύρωση με επιστροφή χρημάτων
Ένας διαφορετικός πελάτης στο ετήσιο πρόγραμμα των 1.200 € ακυρώνει τη συνδρομή του μετά από τρεις μήνες με αναλογική επιστροφή χρημάτων (pro-rata). 300 € έχουν αναγνωριστεί ως έσοδα και 900 € βρίσκονται σε αναμονή.
Η επιστροφή τεκμηριώνεται με πιστωτικό τιμολόγιο για τους εννέα μήνες που δεν παρασχέθηκαν: 900 € καθαρό, 189 € ΦΠΑ, 1.089 € μικτό. Το πιστωτικό τιμολόγιο μειώνει τα έσοδα επόμενων χρήσεων και όχι τα έσοδα, διότι τα έσοδα για τους τρεις μήνες που παρασχέθηκαν κερδήθηκαν ορθά.
Πιστωτικό τιμολόγιο κατά την έκδοση.
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 4910 Έσοδα επόμενων χρήσεων | 900,00 | |
| 4492 ΦΠΑ εκροών προς απόδοση | 189,00 | |
| 2410 Εμπορικές απαιτήσεις | 1.089,00 |
Οι εννέα εναπομείναντες μηνιαίοι δόσεις ακυρώνονται. Εάν το πιστωτικό τιμολόγιο ήταν μικρότερο από το υπόλοιπο επόμενων χρήσεων, το εκκρεμές χρονοδιάγραμμα θα περικόπτονταν από το απώτερο άκρο του: οι τελευταίοι μήνες είναι αυτοί που δεν οφείλονται πλέον.
Καταβολή επιστροφής χρημάτων.
| Λογαριασμός | Χρέωση | Πίστωση |
|---|---|---|
| 2410 Εμπορικές απαιτήσεις | 1.089,00 | |
| 2710 Τράπεζα | 1.089,00 |
Εάν η εταιρεία είχε αναγνωρίσει ολόκληρο το ποσό των 1.200 € τον Ιανουάριο, αυτή η ακύρωση θα είχε επιβάλει μια αντιστροφή εσόδων 900 € τον Απρίλιο, παραμορφώνοντας την εικόνα και των δύο τριμήνων.
Χρονικός διαχωρισμός ΦΠΑ έναντι χρονικού διαχωρισμού εσόδων
Τα δύο χρονοδιαγράμματα είναι ανεξάρτητα και η διατήρησή τους σε ξεχωριστή βάση αποτελεί την πιο κοινή πηγή σύγχυσης.
| ΦΠΑ | Έσοδα | |
|---|---|---|
| Έναρξη (Trigger) | Έκδοση τιμολογίου ή είσπραξη προκαταβολής | Παράδοση υπηρεσίας |
| Για ετήσιο πρόγραμμα 1.200 € με έκδοση 1 Ιανουαρίου | 252 € στη δήλωση του Ιανουαρίου | 100 € το μήνα για δώδεκα μήνες |
| Πιστωτικό τιμολόγιο για εννέα αχρησιμοποίητους μήνες | 189 € που συμψηφίζονται τον μήνα του πιστωτικού | Καμία επίδραση στα έσοδα· μείωση εσόδων επόμενων χρήσεων |
Γι' αυτόν τον λόγο, ένα προκαταβολικό τιμολόγιο είναι ένα πραγματικό έγγραφο που δημιουργεί φορολογική υποχρέωση ΦΠΑ, ενώ ένα προφτιγμένο τιμολόγιο (proforma) όχι, και γι' αυτό η δήλωση ΦΠΑ και η κυλιόμενη επαλήθευση των εσόδων επόμενων χρήσεων παράγονται από τα ίδια τιμολόγια αλλά ποτέ δεν συμφωνούν απόλυτα μεταξύ τους.
Ανάγνωση του υπολοίπου εσόδων επόμενων χρήσεων
Για μια επιχείρηση συνδρομών, το υπόλοιπο αυτό είναι ένας από τους πιο κατατοπιστικούς αριθμούς στον ισολογισμό.
- Αποτελεί προπομπό (leading indicator). Τα έσοδα επόμενων χρήσεων που αυξάνονται ταχύτερα από τα αναγνωρισμένα έσοδα σημαίνουν ότι οι κρατήσεις (bookings) τρέχουν μπροστά από την παράδοση: έσοδα που έχουν ήδη συμβολαιοποιηθεί και θα καταγραφούν στους επόμενους μήνες.
- Δεν είναι ρευστότητα (cash). Ένα μέρος του έχει εισπραχθεί και ένα μέρος βρίσκεται ακόμη στις απαιτήσεις. Τα έσοδα επόμενων χρήσεων και το υπόλοιπο της τράπεζας απαντούν σε διαφορετικά ερωτήματα.
- Διαχωρίζεται σε βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα. Τα ποσά που πρόκειται να αναγνωριστούν εντός δώδεκα μηνών αποτελούν βραχυπρόθεσμη υποχρέωση· το υπόλοιπο, από πολυετείς προπληρωμές, είναι μακροπρόθεσμο.
- Μεταβιβάζεται σε περίπτωση πώλησης. Ο αγοραστής της εταιρεία αναλαμβάνει την υποχρέωση παράδοσης, γι' αυτό και το στοιχείο αυτό ελέγχεται σχολαστικά κατά τον οικονομικό έλεγχο (due diligence).
- Εξηγεί τον χρονικό διαχωρισμό του περιθωρίου κέρδους. Η ρευστότητα που εισπράττεται τον Ιανουάριο έναντι κόστους που κατανέμεται καθ' όλη τη διάρκεια του έτους κάνει τον Ιανουάριο να φαίνεται εξαιρετικός. Η αναβολή αφαιρεί αυτή την αυταπάτη.
Η κυλιόμενη επαλήθευση (roll-forward)
Το υπόλοιπο θα πρέπει να είναι επαληθεύσιμο με έναν πίνακα κάθε μήνα. Το αρχικό υπόλοιπο, συν το αναβαλλόμενο τμήμα των νέων τιμολογήσεων, μείον τα έσοδα που αναγνωρίστηκαν, μείον τα πιστωτικά τιμολόγια έναντι εσόδων επόμενων χρήσεων, ισούται με το τελικό υπόλοιπο.
| Έσοδα επόμενων χρήσεων, πρώτο τρίμηνο | Ποσό |
|---|---|
| Αρχικό υπόλοιπο, 1 Ιανουαρίου | 10.000,00 |
| + Τιμολογήσεις που αναβλήθηκαν κατά το τρίμηνο | 6.000,00 |
| − Έσοδα που αναγνωρίστηκαν από έσοδα επόμενων χρήσεων | 4.500,00 |
| − Πιστωτικά τιμολόγια έναντι εσόδων επόμενων χρήσεων | 300,00 |
| Τελικό υπόλοιπο, 31 Μαρτίου | 11.200,00 |
Εάν το τελικό ποσό στο γενικό καθολικό διαφέρει από αυτόν τον πίνακα, σημαίνει ότι παραλείφθηκε μια απο δέσμευση, καταχωρίστηκε πιστωτικό τιμολόγιο στα έσοδα αντί για την υποχρέωση, ή ένα τιμολόγιο αναγνωρίστηκε κατά την έκδοση ενώ έπρεπε να αναβληθεί. Σε ένα μοντέλο καταρράκτη (waterfall) που διατηρείται σε υπολογιστικό φύλλο, η πρώτη μεσοπρόθεσμη αναβάθμιση ή ακύρωση δημιουργεί συνήθως μια τέτοια διαφορά.
Πώς το Nordlet καταχωρίζει αυτές τις εγγραφές
Η ενότητα αναγνώρισης εσόδων του Nordlet αντιμετωπίζει την αναβολή ως ιδιότητα της γραμμής τιμολογίου, επομένως κάθε καταχώριση παραπάνω προκύπτει από τις συνήθεις διαδικασίες τιμολόγησης.
- Περίπτωση 1 και 2. Μια γραμμή με
recognition: { method: "ratable", startDate, endDate }πιστώνει τον λογαριασμό 4910 για το καθαρό ποσό της κατά την έκδοση και δημιουργεί ένα μηνιαίο χρονοδιάγραμμα σταθμισμένο ανά ημέρα. Οι απαιτήσεις και ο ΦΠΑ καταχωρίζονται πλήρως την ημερομηνία έκδοσης. - Περίπτωση 3. Η αναβάθμιση είναι ένα δεύτερο τιμολόγιο με τη δική του γραμμή αναλογικής κατανομής. Κάθε χρονοδιάγραμμα απελευθερώνεται μόνο του· η διαδρομή
sales/recognition/summaryαναφέρει τα αναγνωρισμένα έως τώρα ποσά και τα εναπομείναντα ανά γραμμή. - Περίπτωση 4. Ένα πιστωτικό τιμολόγιο συνδεδεμένο με το αρχικό τιμολόγιο χρεώνει πρώτα τα έσοδα επόμενων χρήσεων και περικόπτει το εκκρεμές χρονοδιάγραμμα από το απώτερο άκρο του, στη συνέχεια τυχόν υποχρέωση επιστροφής χρημάτων και μόνο τότε τα έσοδα.
- Συνδρομές. Μια συμφωνία με μηνιαίο, τριμηνιαίο ή ετήσιο κύκλο τιμολόγησης παράγει το προσχέδιο τιμολογίου κάθε περιόδου με τις ημερομηνίες αναλογικής κατανομής ήδη ορισμένες, και μια εκτέλεση τιμολόγησης σαρώνει κάθε ενεργή συμφωνία για ληξιπρόθεσμες περιόδους.
- Αποδεσμεύσεις. Η αναγνώριση καταχωρίζεται ως ένα ημερολόγιο ανά εκτέλεση και ενεργοποιείται από τρία γεγονότα: το κλείσιμο μιας περιόδου (ό,τι οφείλεται μέχρι το τέλος της περιόδου αναγνωρίζεται πρώτα, οπότε δεν μπορεί να κλείσει μήνας με έσοδα να παραμένουν στον 4910), την έκδοση πρωτοκόλλου παράδοσης έναντι γραμμής ορόσημου και έναν χρονοδιακόπτη που ενεργοποιείται όταν λήγει μια προγραμματισμένη δόση.
- Η κυλιόμενη επαλήθευση. Κάθε δόση παρατίθεται μέσω της διεύθυνσης
sales/recognition-schedules/listμε το τιμολόγιο, την ημερομηνία, το ποσό και την κατάστασή της (εκκρεμής, αναγνωρισμένη ή ακυρωμένη), ώστε το τελικό υπόλοιπο στον 4910 να μπορεί να αναπαραχθεί στο λεπτό από το χρονοδιάγραμμα αντί να υπερασπίζεται ως μεμονωμένος αριθμός.
Τα χρονοδιαγράμματα διατηρούνται σε ευρώ με την ισοτιμία της ημέρας έκδοσης και δεν επαναπροσδιορίζονται εκ των υστέρων· τα ζητήματα πολλαπλών νομισμάτων καλύπτονται στην ενότητα λογιστική πολλαπλών νομισμάτων.
FAQ
Ποια είναι η εγγραφή ημερολογίου για τα έσοδα επόμενων χρήσεων;
Κατά την έκδοση: χρέωση των εμπορικών απαιτήσεων για το μικτό τιμολόγιο, πίστωση του ΦΠΑ εκροών, πίστωση των εσόδων επόμενων χρήσεων για το καθαρό ποσό. Κάθε περίοδος: χρέωση των εσόδων επόμενων χρήσεων και πίστωση των εσόδων για το κερδισμένο ποσό. Η απαίτηση εξοφλείται όταν ο πελάτης πληρώσει.
Είναι τα έσοδα επόμενων χρήσεων χρεωστικά ή πιστωτικά;
Τα έσοδα επόμενων χρήσεων έχουν πιστωτικό υπόλοιπο, διότι αποτελούν υποχρέωση. Η προκαταβολική τιμολόγηση τα πιστώνει· η αναγνώριση εσόδων τα χρεώνει.
Είναι τα έσοδα επόμενων χρήσεων το ίδιο με τα μη δεδουλευμένα έσοδα (unearned revenue);
Ναι. Τα έσοδα επόμενων χρήσεων, τα μη δεδουλευμένα έσοδα, οι προπληρωμές εσόδων και η υποχρέωση από σύμβαση αναφέρονται στο ίδιο υπόλοιπο. Η επιλογή του όρου ακολουθεί το πλαίσιο αναφοράς και την τοπική πρακτική, όχι κάποια λογιστική διαφορά.
Πώς λογιστικοποιείται μια ακυρωμένη συνδρομή με επιστροφή χρημάτων;
Εκδώστε πιστωτικό τιμολόγιο για το τμήμα που δεν παρασχέθηκε. Χρεώνει τα έσοδα επόμενων χρήσεων για το μη δεδουλευμένο καθαρό ποσό, χρεώνει τον ΦΠΑ εκροών για τον ΦΠΑ επί αυτού του ποσού και πιστώνει την απαίτηση. Τα έσοδα που έχουν ήδη αναγνωριστεί για τους μήνες που παρασχέθηκαν παραμένουν ως έχουν. Η πληρωμή της επιστροφής εξοφλεί στη συνέχεια την απαίτηση έναντι της τράπεζας.
Επηρεάζουν τα έσοδα επόμενων χρήσεων τον ΦΠΑ;
Όχι. Ο ΦΠΑ είναι απαιτητός όταν εκδίδεται το τιμολόγιο ή λαμβάνεται η προκαταβολή, και συμψηφίζεται όταν εκδίδεται πιστωτικό τιμολόγιο. Ο χρονικός προσδιορισμός της αναγνώρισης εσόδων δεν έχει καμία επίδραση στη δήλωση ΦΠΑ.