Hvað eru viðskiptakröfur? Með undirstöðum aldursgreiningar og innheimtu

Viðskiptakröfur eru fjármunir sem viðskiptavinir skulda þér fyrir vörur eða þjónustu sem þú hefur þegar afhent - útgefnir reikningar sem hafa ekki enn verið greiddir. Þær eru færðar á efnahagsreikninginn sem veltufjármunir, þar sem gert er ráð fyrir að þær breytist í reiðufé innan eins árs.

Fyrir flest fyrirtæki eru þær einnig stærsta eignin sem þau eiga og sú sem þau stýra verst. Kröfur eru tekjur sem þú hefur þegar aflað, greitt skatt af og varið fjármunum í að framleiða. Þar til prengingarnar berast hefurðu fjármagnað viðskiptavin þinn án endurgjalds.

Hvernig kröfur myndast og hverfa

Hringrásin samanstendur af þremur færslum. Útgáfa reiknings upp á 1.000 € að viðbættum 21% virðisaukaskatti:

Reikningur	Debet	Kredit
2410 Viðskiptakröfur	1.210
5001 Þjónustutekjur		1.000
4492 Ógreiddur VSK		210

Taktu eftir því sem gerist hér: tekjur eru færðar til tekna og virðisaukaskattsskyldan myndast við útgáfu, ekki við greiðslu. Þú skuldar ríkinu 210 € óháð því hvort viðskiptavinurinn greiðir eða ekki - það er ein af ástæðunum fyrir því að hæg innheimta bitnar tvöfalt á þér.

Þegar viðskiptavinurinn greiðir:

Reikningur	Debet	Kredit
2710 Banki	1.210
2410 Viðskiptakröfur		1.210

Engar tekjur í þessari færslu - þær voru skráðar við útgáfu. Þetta snýst eingöngu um að breyta einni eign í aðra, sem er það sem fjallað er um í reiðufjárgrunni vs. á accrual-bókhaldsgrunni.

Ef viðskiptavinurinn greiðir aldrei afskrifar þriðja færslan kröfuna að lokum - sjá tapaðar kröfur, sem einnig fjallar um hvenær hægt er að fá VSK endurgreiddan.

Stýrireikningurinn og undirbókhald hans

Staða 2410 er ein tala - 9.300 € í dæminu sem gengur í gegnum alla þessa röð. Sú tala er gagnslaus ein og sér; það sem skiptir máli er undirbókhaldsefnið (subledger) á bak við hana: hvaða viðskiptavinur, hvaða reikningur, hve gamall, hve mikið er enn opið.

Þetta sambýli er skiptingin á milli undirbókhalds og aðalbókhalds. Aðalbókhald (general ledger) heldur utan um eina stýristöðu kröfa; undirbókhald kröfa heldur utan um smáatriðin fyrir hvern reikning. Þau verða að passa saman og misræmi þar á milli er samræmingarvandamál sem þarf að leysa áður en tímabilinu er lokað.

Mæling á innheimtuárangri

Þrjár tölur segja þér nánast allt:

Meðallíftími kröfa (DSO). Meðalfjöldi daga frá útgáfu reiknings þar til hann er innheimtur:

DSO = (viðskiptakröfur ÷ sölutekjur á tímabilinu) × dagar á tímabilinu

Fylgdu þróuninni eftir, ekki stöðunni. Ef DSO breytist úr 32 dögum í 45 þýðir það u.þ.b. tveggja vikna aukatekjur sem eru fastlæstar til frambúðar - af 180.000 € árlegri sölu eru það um 6.400 € í reiðufé sem hefur hljóðlega yfirgefið fyrirtækið.

Aldursgreining (Aging profile). Hvernig staðan skiptist á milli gildandi kröfa og gjaldfallinna. 9.300 € staða þar sem 90% eru á gjalddaga er önnur eign en sú þar sem 40% eru yfir 90 daga gamlar. Aldursgreiningarskýrslan er þar sem þetta birtist.

Innheimtuárangur. Hve mikið af því sem var innheimtuhæft á þessu tímabili var í raun innheimt. Þetta greinir á milli raunverulegs innheimtuvandamáls og aukningar á stöðu vegna vaxtar - kröfur sem hækka vegna þess að sala jókst eru ekki vandamál; kröfur sem hækka á meðan sala stendur í stað eru það.

Hvar áhættan leynist í raun

• Samþjöppun. 9.300 € dreift á fjörutíu viðskiptavini er tölfræðilegt vandamál. Sömu fjármunir sem skuldast af einum viðskiptavini eru tilvistarógn.
• Aldursvrofi. Reikningar sem eru eldri en 90 dagar lagast sjaldnast af sjálfu sér. Líkur á innheimtu minnka hratt eftir því sem aldurinn eykst, sem er ástæðan fyrir því að aldursflokkarnir eru til í stað einrar tölu fyrir „gjaldfallið“.
• Ágreiningur dular sem seinagangur. Reikningur sem er ógreiddur vegna þess að viðskiptavinurinn er óásáttur við hann er ekki innheimtuvandamál; það er afhendingar- eða reikningsgerðarvandamál í dulargervi innheimtu. Þetta eru þeir reikningar sem ná hljóðlega 90 eða 180 dögum.
• Lánveitingar fyrir slysni. Greiðsluskilmálar eru lánveitingaákvörðun. Flest fyrirtæki taka hana sjálfgefið, einu sinni, og endurskoða hana aldrei þegar staða viðskiptavinarins stækkar.

Hagnýtar undirstöður innheimtu

Óþægilegur sannleikur er sá að flestar seinar greiðslur eru ekki vegna ágreinings eða lausafjárkreppu hjá viðskiptavininum - heldur einfaldlega sú staðreynd að enginn bað um greiðsluna. Vinnuferlarnir sem virka eru óglæsilegir:

1. Gefðu út reikning tafarlaust og rétt. Reikningur sem er viku seinn í útgáfu er greiddur viku seinna; reikningur sem vantar innkaupapöntun tilvísun kemst kannski aldrei inn í samþykktarferli viðskiptavinarins.
2. Hafðu gjalddagann skýran. „Net 30“ á skjali sem dagssett er fyrir viku síðan er óljóst; raunverulegur gjalddagi er það ekki.
3. Hafðu samband fyrir gjalddaga, ekki eftir. Stutt áminning fyrir gjalddaga grípur reikningana sem voru aldrei samþykktir innanhúss - sem er stærsta staka orsök seina greiðslna.
4. Stigamagnadu eftir áætlun, ekki skapi. Skilgreindur stigi áminninga er það sem innheimtuferli (dunning) snýst um, og allt gildi þess felst í því að það gerist án þess að einhver þurfi að taka ákvörðun um að vera illmennið.
5. Hættu að afhenda áður en staðan verður óinnheimtuhæf. Það er erfiðasta skrefið, og ástæðan fyrir því að lánamörk eru til staðar.

Hvernig bókhaldskerfið skilar þessu

Í Nordlet eru kröfur ekki haldnar handvirkt. Útgáfa sölureiknings bókar kröfuna sjálfkrafa í gegnum bókunarreglur; innflutningur á bankayfirliti ber saman innkomnar greiðslur við opna reikninga og jafnar þær út, og uppfærir greiðslustöðu reikningsins í partial (hlutgreitt) eða paid (greitt) (sjá bankasamræmingu fyrir hvernig jöfnunin virkar).

Sýnin yfir stöðuna:

• POST /v1/reports/debt-aging { side: 'receivables', asOf } - aldursgreiningarflokkar eftir viðskiptamönnum: á gjalddaga, 1–30, 31–60, 61–90 og yfir 90 daga gjaldfallið, ásamt samtölum.
• POST /v1/reports/partner-balances - hvað hver viðskiptamaður skuldar í augnablikinu.
• POST /v1/sales/invoices/list með paymentStatus síu - opnu kröfurnar sjálfar.

Vefkall (webhook) af gerðinni sale_invoice.paid lætur af hendi þegar reikningur er jafnaður, þannig að kerfi getur brugðist við innheimtuviðburðum í stað þess að þurfa að leita reglulega eftir stöðubreytingum (polling). Það er eitt raunverulegt gat: sjálfvirkar greiðsluáminningar eru ekki útfærðar enn þá, þannig að innheimtustiginn sem lýst er hér að ofan er í dag ferli sem þú keyrir ofan á aldursgreiningarskýrsluna og vefköllin frekar en sjálfvirk áætlun inn í vörunni.

FAQ

Eru viðskiptakröfur eign eða tekjur?

Eign. Tekjur eru færðar einu sinni, í rekstrarreikningi, þegar salan er áunnin; kröfan er krafa á efnahagsreikningi sem verður til á sama augnabliki og fellur niður þegar viðskiptavinurinn greiðir. Að rugla þessu saman leiðir til þess að sama sala sé talin tvisvar.

Hver er munurinn á viðskiptakröfum og viðskiptaskuldum?

Kröfur eru það sem viðskiptavinir skulda þér (eign); skuldir eru það sem þú skulda birgjum (skuld). Þær eru spegilmyndir hvor annarrar - krafa þín er skuld viðskiptavinar þíns vegna sama reiknings.

Hvað telst vera góður DSO?

Einu marktæku viðmiðin eru þínir eigin greiðsluskilmálar og þín eigin saga. DSO upp á 45 daga á 30 daga skilmálum þýðir að viðskiptavinir taka sér að jafnaði tvær vikur umfram það; DSO sem hækkar með tímanum skiptir miklu máli en algera talan, sem er mjög breytileg eftir atvinnugreinum.

Skulda ég enn virðisaukaskatt ef viðskiptavinurinn greiðir aldrei?

Samkvæmt staðlaðum reglum um áfallinn kostnað (accrual), já - virðisaukaskatturinn fellur í gjalda þegar reikningurinn er gefinn út, ekki þegar hann er greiddur. Flest aðildarríki ESB leyfa að útskattur sé lækkaður síðar þegar kröfunni er lýst yfir sem endanlega tapðri, en skilyrðin eru ströng og landssértæk; sjá tapaðar kröfur.

Hvenær ætti að afskrifa kröfu?

Þegar það er raunverulega ólíklegt að innheimta náist - viðskiptavinurinn er gjaldþrota, krafan er fyrnd, eða innheimtan kostaði meira en kröfan sjálf. Þangað til er heiðarlega leiðin að mynda niðurfærslureikning á móti kröfunni í stað þess að fjarlægja hana, þannig að bæði eignin og vafinn sjáist á sama tíma.