O que sao contas a receber? Com nocoes basicas de antiguidade e cobranca
O que sao contas a receber, como o diario regista o ciclo de faturacao a cobranca, como medir o desempenho de cobranca com DSO e antiguidade, e onde se esconde o risco.
As contas a receber sao valores que os clientes lhe devem por bens ou servicos que ja entregou, correspondendo a faturas emitidas mas ainda nao pagas. Encontram-se no balanco como um ativo corrente, uma vez que se espera que se convertam em numerario no prazo de um ano.
Para a maioria das empresas, sao tambem o maior ativo que possuem e aquele que pior gerem. Os recebimentos correspondem a proveitos que ja obteve, sobre os quais ja pagou impostos e para cuja producao ja gastou dinheiro. Ate o dinheiro chegar, esteve a financiar o seu cliente de forma gratuita.
Como surgem e desaparecem os recebimentos
O ciclo e composto por tres lancamentos. Emite uma fatura de 1.000 € mais 21% de IVA:
| Conta | Debito | Credito |
|---|---|---|
| 2410 Clientes | 1.210 | |
| 5001 Proveitos de servicos | 1.000 | |
| 4492 IVA liquidado | 210 |
Note o que acontece aqui: o proveito e reconhecido e a obrigacao de IVA surge no momento da emissao, e nao no do pagamento. Deve ao Estado 210 € quer o cliente pague ou nao, o que constitui uma das razoes pelas quais uma cobranca lenta penaliza o dobro.
Quando o cliente paga:
| Conta | Debito | Credito |
|---|---|---|
| 2710 Banco | 1.210 | |
| 2410 Clientes | 1.210 |
Nao ha proveitos neste lancamento, pois esses foram registados na emissao. Trata-se apenas da conversao de um ativo noutro, ponto abordado na contabilidade de caixa versus contabilidade de ac accrual.
Se o cliente nunca pagar, um terceiro lancamento acaba por abater o recebimento; consulte imparidades de credito, que tambem aborda o momento em que o IVA pode ser recuperado.
A conta de controlo e o respetivo subdiario
O saldo da conta 2410 e um numero unico - 9.300 € no exemplo em curso utilizado ao longo desta serie. Esse numero e inutil por si so; o que importa e o subdiario subjacente: qual o cliente, qual a fatura, qual a antiguidade e qual o montante ainda em aberto.
Essa relacao constitui a separacao entre o subdiario e razao geral. O razao geral contem um unico saldo de controlo de clientes; o subdiario de clientes contem o detalhe por fatura. Ambos devem coincidir, sendo uma discrepancia entre eles um problema de reconciliacao a resolver antes do fecho do periodo.
Medir o desempenho de cobranca
Tres indicadores dizem-lhe quase tudo:
Prazo medio de recebimentos (DSO - Days Sales Outstanding). O numero medio de dias entre a emissao de uma fatura e a sua cobranca:
DSO = (contas a receber ÷ vendas a credito do periodo) × dias do periodo
Acompanhe a tendencia e nao o valor absoluto. Um DSO que passa de 32 para 45 dias significa que aproximadamente duas semanas de proveitos adicionais estao permanentemente imobilizadas; num volume de vendas anuais de 180.000 €, isto representa cerca de 6.400 € de liquidez que saiu silenciosamente da empresa.
Perfil de antiguidade (aging profile). A forma como o saldo se divide entre valores correntes e vencidos. Um saldo de 9.300 € com 90% em dia e um ativo diferente de um saldo em que 40% tem mais de 90 dias. E aqui que entra o relatorio de antiguidade de saldos.
Eficacia de cobranca. Do total passivel de ser cobrado neste periodo, quanto foi efetivamente cobrado. Isto distingue um verdadeiro problema de cobranca de um aumento de saldo impulsionado pelo crescimento - o aumento de clientes devido ao crescimento das vendas nao e um problema; o aumento de clientes com vendas estagnadas ja o e.
Onde se esconde realmente o risco
- Concentracao. 9.300 € distribuidos por quarenta clientes e um problema estatistico. O mesmo saldo devido por um unico cliente e um problema existencial.
- Cauda de antiguidade. Faturas com mais de 90 dias raramente se resolvem por si mesmas. A probabilidade de cobranca diminui drasticamente com o tempo, razao pela qual existem os escaloes de antiguidade em vez de um unico valor de "vencido".
- Disputas disfarcadas de atraso. Uma fatura por pagar porque o cliente discorda dela nao e um problema de cobranca, mas sim um problema de entrega ou de faturacao disfarçado. Sao estes os casos que chegam silenciosamente aos 180 dias.
- Credito concedido por acaso. Os prazos de pagamento sao uma decisao de credito. A maioria das empresas toma-a por defeito, uma unica vez, e nunca mais a reavalia a medida que o saldo do cliente aumenta.
Nocoes basicas de cobranca pratica
A verdade desconfortavel e que a maioria dos atrasos de pagamento nao resulta de um litigio ou de uma crise de liquidez do cliente, mas sim do facto de ninguem ter pedido o dinheiro. Os mecanismos que funcionam sao pouco glamourouros:
- Faturar imediata e corretamente. Uma fatura emitida com uma semana de atraso e paga com uma semana de atraso; uma fatura sem referencia a uma ordem de compra pode nem sequer entrar no circuito de aprovacao do cliente.
- Tornar o prazo de vencimento explicito. A indicacao "Liquido 30" num documento emitido ha uma semana e ambigua; uma data de vencimento concreta nao o e.
- Contactar antes do vencimento e nao depois. Um breve lembrete previo ao vencimento permite detetar as faturas que nunca foram aprovadas internamente, que constituem a principal causa de atraso nos pagamentos.
- Escalar segundo um calendario, e nao por disposicao do momento. Uma cadeia definida de lembretes e o que significa gestao de cobrancas (dunning), e toda a sua vantagem reside no facto de acontecer sem que ninguem tenha de assumir o papel de "mau da fita".
- Parar de fornecer antes que o saldo se torne irrecuperavel. A medida mais dificil e a razao pela qual existem limites de credito.
Como o diario gera estes dados
No Nordlet, os recebimentos nao sao geridos manualmente. A emissao de uma fatura de venda regista automaticamente o cliente atraves de regras de lancamento; a importacao de um extrato bancario cruza os pagamentos recebidos com as faturas em aberto e procede a sua liquidacao, atualizando o estado de pagamento da fatura para partial (parcial) ou paid (pago) (consulte reconciliacao bancaria para saber como funciona o cruzamento).
As visualizacoes sobre o saldo:
POST /v1/reports/debt-aging{ side: 'receivables', asOf }- escaloes de antiguidade por parceiro: corrente, 1-30, 31-60, 61-90 e mais de 90 dias de atraso, com totais.POST /v1/reports/partner-balances- o que cada parceiro deve neste momento.POST /v1/sales/invoices/listcom um filtropaymentStatus- os proprios itens em aberto.
Um webhook sale_invoice.paid e disparado quando uma fatura e liquidada, permitindo que uma plataforma reaja a eventos de cobranca em vez de consultar repetidamente o sistema. Existe uma limitacao transparente: os lembretes de pagamento automaticos ainda nao estao implementados, pelo que a cadeia de escalamento descrita anteriormente constitui atualmente um processo executado com base no relatorio de antiguidade e nos eventos de webhook, e nao um agendamento interno no produto.
FAQ
As contas a receber sao um ativo ou um proveito?
Um ativo. O proveito e registado uma unica vez, na demonstracao de resultados, quando a venda e obtida; o direito a receber e o saldo devedor criado no mesmo momento e extinto quando o cliente paga. Confundir ambos conduz a contabilizar a mesma venda duas vezes.
Qual e a diferenca entre contas a receber e contas a pagar?
As contas a receber sao valores que os clientes lhe devem (um ativo); as contas a pagar sao valores que deve aos fornecedores (um passivo). Sao imagens espelhadas - o seu recebimento e a divida do seu cliente para com a mesma fatura.
O que e um bom DSO?
Os unicos referenciais significativos sao os seus proprios prazos de pagamento e o seu historico. Um DSO de 45 dias para prazos de 30 dias significa que os clientes demoram, em media, mais duas semanas; a subida do DSO ao longo do tempo importa muito mais do que o valor absoluto, que varia enormemente consoante o setor.
Continuo a dever IVA se o cliente nunca pagar?
Ao abrigo das regras gerais de ac accrual, sim - o IVA torna-se exigivel no momento da emissao da fatura e nao do pagamento. A maioria dos Estados-membros da UE permite reduzir o IVA liquidado posteriormente, uma vez a divida qualificada como irrecuperavel, mas as condicoes sao estritas e especificas de cada pais; consulte imparidades de credito.
Quando e que um recebimento deve ser abatido?
Quando a cobranca deixa genuinamente de ser provavel - o cliente e insolvente, o direito esta prescrito ou a recuperacao custaria mais do que a divida. Ate la, o procedimento correto consiste em constituir uma provisao (imparidade) sobre o recebimento em vez de o eliminar, para que tanto o ativo como a incerteza permaneçam visiveis.