Importar do Stripe

Este guia aborda a importação de ficheiros de pagamentos do Stripe através de um modelo de importação: o que exportar, como configurar o modelo e o que a importação cria. Os detalhes da API encontram-se em Importações de bancos e pagamentos.

1. Exportar o ficheiro de pagamentos do Stripe

No painel do Stripe, aceda a Payments (Pagamentos) → Export (Exportar), selecione o intervalo de datas, mantenha a opção All columns (Todas as colunas) e inclua as colunas de metadados que utiliza (o Stripe exporta cada chave de metadados como uma coluna com o nome <key> (metadata), por exemplo, orderNo (metadata)). Descarregue o ficheiro CSV. Tanto as exportações em modo real (live) como em modo de teste (test) funcionam.

As linhas que não movimentaram dinheiro são ignoradas na importação: tentativas de pagamento que falharam, foram canceladas ou ainda requerem um método de pagamento, bem como cobranças que nunca foram capturadas.

2. Criar uma conta bancária para o Stripe

Cada importação é associada a uma conta bancária. Em Bank (Banco), clique em New bank account (Nova conta bancária), escolha Type: Stripe (Tipo: Stripe) (uma conta do Stripe não tem IBAN), atribua-lhe um nome, por exemplo, "Stripe", escolha a moeda em que fatura e a respetiva conta do razão (ledger account). O saldo do Stripe comporta-se como uma conta bancária: as cobranças entram, as comissões saem e as transferências (payouts) movem o saldo para o seu banco real.

3. Criar o modelo de importação

Em Bank (Banco) → Import templates (Modelos de importação), clique em New import template (Novo modelo de importação), escolha o tipo Stripe e atribua-lhe um nome.

Campos. Cada coluna da exportação do Stripe corresponde a uma linha. A caixa Required in file (Obrigatório no ficheiro) indica que a coluna tem de estar presente no ficheiro carregado; um ficheiro sem uma coluna obrigatória é rejeitado e os nomes em falta são apresentados. As 19 colunas Card … vêm desmarcadas por predefinição, uma vez que o Stripe as omite em algumas contas.

Conta do razão. As linhas que movimentam dinheiro - Amount, Fee, Amount Refunded - podem ser atribuídas a uma conta do razão, seja uma já existente ou uma nova criada a partir da mesma linha. Cada movimento gerado a partir de um campo atribuído é lançado no momento da importação: a entrada de dinheiro a débito na conta bancária do Stripe e a crédito na conta atribuída, a saída de dinheiro faz o oposto, e a transação bancária é marcada como conciliação com esse lançamento de diário. A configuração habitual é:

Campo	Conta	Efeito
Fee	uma conta de gastos com comissões de PSP (6800 no plano de contas padrão)	Cada comissão do Stripe é registada como um gasto
Amount	deixar em "Not posted" (Não lançado)	As cobranças ficam abertas para reconciliação de faturas (consulte o passo 5)
Amount Refunded	deixar em "Not posted" (Não lançado)	Os reembolsos são geridos através de notas de crédito (consulte o passo 5)

Criar clientes em falta. Marque esta opção na linha Customer Email. Para cada e-mail no ficheiro que ainda não pertença a nenhum parceiro, é criado um cliente: o nome é obtido a partir de Customer Description (o e-mail, caso esteja vazio) e a morada a partir das colunas Card Address …, quando presentes. Os parceiros existentes são reconhecidos pelo e-mail, independentemente de maiúsculas ou minúsculas, para que nada seja criado em duplicado.

Criar parceiro Stripe. Marque esta opção na linha Fee. A importação cria um parceiro fornecedor chamado Stripe uma única vez (um parceiro existente com esse nome é reutilizado) e regista cada lançamento de comissão no diário com o Stripe como parceiro, para que os registos de comissões indiquem quem foi pago.

Campos de metadados. Adicione uma linha por cada chave de metadados que pretende que a importação leia, por exemplo, orderNo. Podem ser definidas duas opções nestas linhas:

• Create or link invoices (Criar ou associar faturas) - identifica a chave que define uma encomenda (passo 5). Apenas uma linha pode ter esta opção. A taxa de IVA para as faturas criadas aparece logo ao lado, juntamente com um campo opcional Catalog item (Artigo de catálogo): quando selecionado, cada linha de fatura criada pela importação faz referência a esse produto ou serviço, pelo que a receita é lançada na conta do artigo; o texto da linha continua a vir da cobrança.
• Company flag (Indicador de empresa) - identifica uma chave cujo valor indica que o comprador é uma empresa (true, 1, yes, company, business ou b2b). Os clientes criados a partir dessas cobranças são parceiros do tipo empresa; todos os outros são pessoas singulares.

Guarde o modelo.

4. Importar o ficheiro

Em Bank (Banco), selecione a conta bancária do Stripe, o modelo e o ficheiro, e clique em Import (Importar). O botão apresenta um indicador circular de progresso até a importação terminar; um ficheiro grande pode demorar vários minutos porque as faturas são emitidas uma a uma. A linha de resultado indica quantas transações foram importadas, quantas já existiam, quantos movimentos foram lançados e quantos clientes, faturas e notas de crédito foram criados. Os avisos listam as encomendas que não puderam ser processadas e o motivo.

Importar o mesmo ficheiro novamente é seguro: as transações são reconhecidas pelo ID de cobrança do Stripe, os clientes pelo e-mail e as encomendas pelo respetivo valor de metadados.

5. O que faz a opção "Create or link invoices" (Criar ou associar faturas)

As cobranças e os reembolsos são agrupados pelo valor da chave de metadados escolhida (o número da encomenda).

• Se já existir uma fatura de venda para esse valor - uma encomenda de venda cuja referência externa seja esse valor, ou uma fatura cujo número seja esse valor -, as cobranças são conciliadas com a mesma como pagamentos.
• Caso contrário, é criada uma fatura de venda para o cliente: uma linha por cobrança, com o texto da linha da cobrança e o valor da cobrança como preço com IVA incluído à taxa de IVA do modelo, datada da primeira cobrança. A fatura é emitida e lançada de imediato, e as cobranças são conciliadas com a mesma, surgindo como paga. É registada uma encomenda de venda com o canal stripe e o número da encomenda, para que a próxima importação faça a associação em vez de criar uma nova.
• Cada reembolso no grupo torna-se numa nota de crédito emitida contra essa fatura pelo valor reembolsado, e a transação de reembolso é conciliada com a mesma.

Os grupos sem e-mail de cliente, com cobranças em moedas diferentes ou cuja fatura existente ainda seja um rascunho ou já esteja paga são ignorados e listados nos avisos. As respetivas transações permanecem por conciliar em Bank (Banco) → Transactions (Transações).

Os números das faturas provêm da série do ano corrente, mesmo para cobranças datadas de anos anteriores, para que as importações históricas não entrem em conflito com os números existentes.

6. Os seis campos opcionais na parte inferior do modelo

A maioria das empresas deixa os seis campos em branco e a importação funciona exatamente da mesma forma. Estes campos existem para duas situações específicas: se pretender que as autorizações de cartão sejam registadas como documentos, ou se cobrar valores que pertencem parcialmente a terceiros.

Porque é que os menus suspensos aparecem vazios

Os três menus suspensos de "operation type" (tipo de operação) listam os tipos de operação que a sua empresa criou em Account (Conta) → Operation types (Tipos de operação). Se ainda não criou nenhum, o menu suspenso estará vazio. Isto não constitui um erro; crie primeiro um tipo de operação ou deixe o campo em branco.

O menu suspenso Lender metadata field (Campo de metadados do credor) lista os nomes das colunas de metadados que introduziu na lista Metadata fields (Campos de metadados) mais acima neste mesmo formulário. Adicione primeiro um campo de metadados aí para que apareça aqui.

Etiqueta de reembolso parcial e etiqueta de reembolso total

Quando a importação cria uma nota de crédito para um reembolso, estes campos definem a palavra impressa no topo do PDF dessa nota de crédito.

Situação	Palavra utilizada	Predefinição
O reembolso é inferior ao total da fatura	Partial refund label (Etiqueta de reembolso parcial)	DEPOZITAS
O reembolso é igual ao total da fatura	Full refund label (Etiqueta de reembolso total)	ANULIAVIMAS

Altere estes valores apenas se a sua empresa imprimir termos diferentes nesses documentos. Não afetam a numeração nem a contabilidade.

Tipo de operação de autorização

Uma autorização de cartão consiste num montante cativo no cartão de um cliente que ainda não foi cobrado. Na exportação do Stripe, estas linhas têm o campo Captured definido como false. Por predefinição, a importação ignora estas linhas, uma vez que não houve movimento de dinheiro.

Preencha este campo para que cada uma dessas linhas se torne num documento de venda emitido, utilizando este tipo de operação e a série de documentos associada a esse tipo de operação. Se o deixar em branco, essas linhas serão ignoradas e o resultado da importação apresentará o aviso "authorization(s) skipped: template has no authorization operation type" (autorização(ões) ignorada(s): o modelo não tem um tipo de operação de autorização).

Se não tiver a certeza de que a sua atividade exige o registo de cativações como documentos, deixe o campo em branco.

Tipo de operação de transferência, tipo de operação de comissão e campo de metadados do credor

Ignore esta secção por completo, a menos que a sua empresa cobre valores que pertencem a terceiros - um mercado (marketplace) que paga a vendedores, ou uma plataforma que paga a credores. Uma loja normal nunca preenche estes campos.

O Stripe apresenta esta informação em dois ficheiros. A exportação de payments (pagamentos) indica o que cada cliente pagou. Uma exportação de transfers (transferências) separada indica o montante que repassou à outra parte. A importação necessita de ambos para apurar o valor retido.

Em Bank (Banco), o formulário de importação apresenta a caixa de ficheiro Stripe transfers export (Exportação de transferências do Stripe) sempre que existe pelo menos um modelo do Stripe; selecione o ficheiro de transferências nesse campo, juntamente com o ficheiro de pagamentos. Através da API, corresponde ao campo transfersCsv de bank/statements/import.

Quando ambos os ficheiros estão presentes:

Campo	O que faz
Payout operation type (Tipo de operação de transferência)	Para cada transferência para a outra parte, é efetuado um lançamento no razão pelo montante transferido. As contas de débito e crédito provêm deste tipo de operação. Se for deixado em branco, o lançamento utiliza as regras de apuramento de contas a pagar a vendedores e fornecedores.
Commission operation type (Tipo de operação de comissão)	A parte que retém, calculada como o valor da cobrança menos a comissão do Stripe e menos o montante transferido, sendo registada apenas quando for superior a zero. As contas provêm deste tipo de operação, caso contrário utilizam as regras de apuramento de contas a pagar a vendedores e receitas de comissões.
Lender metadata field (Campo de metadados do credor)	O nome da coluna de metadados do Stripe que identifica o destinatário do montante. É criado um parceiro com esse valor, ou reutilizado caso já exista, e definido em ambos os lançamentos anteriores. Se for deixado em branco ou se uma linha não contiver o valor, é emitido o aviso "lender not identified" (credor não identificado) e o lançamento é efetuado sem um parceiro associado.

Se ambos os campos de tipos de operação estiverem vazios, não serão efetuados quaisquer lançamentos de transferência ou comissão, independentemente das restantes definições.

7. Transferências para o seu banco

A exportação de pagamentos não inclui linhas de transferência (payouts), pelo que o dinheiro que o Stripe envia para o seu banco real é registado a partir do relatório de transferências. No painel do Stripe, aceda a Reports (Relatórios) → Payouts (Transferências) → Payout reconciliation, itemized (Reconciliação de transferências, detalhada), descarregue o relatório e importe-o em Bank (Banco) → Settlements (Liquidações) para a sua conta bancária real, procedendo depois ao registo de cada transferência.

Para cada linha de transferência cujas cobranças, comissões ou reembolsos já tenham sido integrados nesta importação na conta bancária do Stripe, o registo transfere o montante líquido da linha da conta bancária do Stripe para a conta bancária real. As comissões e os pagamentos de faturas não são contabilizados uma segunda vez. As linhas pagas pelo Stripe que esta importação não tenha registado são contabilizadas conforme descrito em Importações de bancos e pagamentos.

Cada transferência apresenta a Difference to imported payments (Diferença para os pagamentos importados): o montante movimentado pela transferência menos o saldo detido na conta bancária do Stripe para as mesmas cobranças e reembolsos. Um valor zero significa que a transferência liquida a conta do Stripe. Uma linha com uma diferença, ou com um movimento na conta do Stripe que ainda esteja por contabilizar, é contabilizada em Lines to check (Linhas a verificar). A exportação de pagamentos contém apenas o total reembolsado por cobrança, pelo que todas as linhas de reembolso de uma cobrança são comparadas em conjunto com esse total.

Se uma transferência tiver sido registada antes de o ficheiro de pagamentos ser importado, a importação ignora as cobranças, comissões e reembolsos dessa transferência, identificando-a nos avisos.

8. Onde consultar posteriormente

• Bank (Banco) → Transactions (Transações) - todos os movimentos importados; os conciliados estabelecem ligação com a fatura ou o lançamento de diário.
• Invoices (Faturas) - faturas e notas de crédito criadas, com o número da encomenda nas notas.
• Partners (Parceiros) - clientes criados.
• Ledger (Razão) → Journal (Diário) - os lançamentos relativos a comissões, pagamentos e faturas.

Faturação

Ficheiros até 10 MB e 50 000 movimentos. Cada 10 movimentos importados contam como um pedido à API.