Defteri Kebir Nedir? Yapısı, Örnekleri ve Yazılımlarda Modellemesi

Defteri kebir (general ledger), bir şirketin defterlerinde gerçekleşen her şeyin eksiksiz kaydıdır: her hesap ve her hesabın altında o hesaba işlenmiş olan borç ve alacak kayıtlarının tamamı. Bilanço, gelir tablosu, KDV beyannamesi; bunların hepsi defteri kebir üzerinden türetilen görünümlerdir. Defteri kebir, pek çok rapordan sadece biri değildir; raporların üzerinden hesaplandığı veri setidir.

Yapı: hesaplar → ticari işlemler → yevmiye maddeleri

Defteri kebir üç katmandan oluşur:

1. Hesaplar - hesap planında tanımlanan kategoriler: banka, ticari alacaklar, sermaye, hizmet gelirleri, personel gideri. Her birinin bir kodu, adı ve türü (varlık, borç, özkaynak, gelir, gider) vardır.
2. Ticari işlemler (Transactions) - işletme olayları: 12 Mart tarihinde kesilen bir fatura, 15 Mart tarihinde yapılan bir banka ödemesi. Her işlem bir tarih ve açıklama içerir.
3. Yevmiye maddeleri (Entries) - bir işlem içerisindeki satırlar: şu hesap borçlandırılmış ya da alacaklandırılmış, şu tutarda. Bir işlem en az iki yevmiye satırından oluşur ve bu satırların borç ile alacak tutarları birbirine eşittir; bu durum çift yanlı defter tutma kuralıdır.

Bir hesabın bakiyesi, o hesaba işlenen tüm yevmiye maddelerinin toplamından ibarettir. "Ticari alacaklar neden 9.300 €?" diye sorduğunuzda defteri kebir size bu tutarı veren fatura ve ödemelerin tam listesini sunar. Bu ayrıştırılabilirlik, defteri kebirin en belirgin özelliğidir; mali tablolardaki her bir sayı, münferit yevmiye maddelerine kadar izlenebilir.

Kağıt üzerinde bir defteri kebir hesabı

Geleneksel gösterim biçimi T-hesabıdır. Bir aylık dönemdeki ticari alacaklar (2410) hesabı:

Tarih	Açıklama	Borç	Alacak
03-01	Açılış bakiyesi	4.200
03-12	S-1041 Nolu Fatura	1.210
03-15	S-1038 Nolu Fatura Ödemesi		2.400
03-28	S-1042 Nolu Fatura	605
	Kapanış bakiyesi	3.615

Buradaki her satır, bir işlemin bir yönünü temsil eder; işlemin diğer yönü başka bir hesabın sayfasındadır (faturalar için gelir ve KDV, ödeme için banka). Tek bir hesabın geçmişini bu şekilde okumak, "burada ne oldu?" sorusunu yanıtlamanın hâlâ en hızlı yoludur. Bu yüzden her muhasebe sistemi bir defteri kebir detay raporu barındırır.

Yardımcı defterler (Subledgers): detayların ortalıktan kaldırılması

Uygulamada, yüksek hacimli detaylar defteri kebirde özetlenen yardımcı defterlerde tutulur. Alacak senetleri ve cari hesaplar müşteri bazlı faturaları izler; borç hesapları tedarikçi bazlı faturaları izler; stok modülü kalem bazlı miktar ve maliyetleri takip eder; bordro ise çalışan bazlı tutarları kayda geçirir. Defteri kebir kontrol toplamlarını tutarken (tek bir alacak bakiyesi, tek bir borç bakiyesi), yardımcı defter ayrıntılı kırılımı barındırır. Yardımcı defter toplamı ile kontrol hesabı uyuşmuyorsa, verilerden biri diğerine işlenmemiş demektir; bu farkı bulmak hesap döneminin kapatılması sürecinin rutin bir parçasıdır.

Yazılımlar bir defteri kebiri nasıl modeller?

Terminolojiyi bir kenara bıraktığınızda defteri kebir, küçük ve katı bir veri modelidir:

• bir accounts (hesaplar) tablosu - kod, ad, tür, hesap planı hiyerarstrisindeki konum;
• bir transactions (işlemler) tablosu - tarih, açıklama, kaynak belge bağlantısı;
• bir entries (yevmiye maddeleri) tablosu - işlem ID, hesap ID, borç, alacak.

Geri kalan her şey türetilmiştir. Bakiyeler yevmiye maddelerinin toplamıdır; mizan bu toplamların hesaplara göre gruplandırılmış halidir; bilanço ise mizan verilerinin yasal bir rapora dönüştürülmüş biçimidir. İyi tasarlanmış sistemler yevmiye maddeleri tablosunu yalnızca ekleme yapılabilir (append-only) olarak ele alır: deftere işlenen maddeler asla düzenlenmez veya silinmez, düzeltmeler ters kayıtlar (reversing entries) atılarak yapılır. Defteri kebir bir elektronik tablodan ziyade bir denetim izi (audit trail) haline bu sayede gelir; defterlerin geçmişi, defterin kendi parçasını oluşturur.

Nordlet bunu tam olarak bu şekilde modeller. Hesaplar, yevmiye işlemleri ve yevmiye maddeleri birinci sınıf API nesneleridir: POST /v1/ledger/accounts/list hesap planını döner, POST /v1/ledger/journal/transactions/create dengeli bir işlemi kayda geçirir (dengeli olmayan işlemler daha hiçbir şey yazılmadan reddedilir) ve her belge (satış faturası, satın alma, bordro dönemi, banka içe aktarımı) yapılandırılabilir kurallar aracılığıyla aynı deftere işlenir. Okuma tarafı ise bir rapor setinden oluşur: POST /v1/reports/general-journal işlemleri kronolojik olarak listeler, POST /v1/reports/gl-detail yukarıda gösterilen hesap bazlı görünümü yeniden oluşturur ve POST /v1/reports/trial-balance bu verileri özetler. Deftere işlenen maddeler değiştirilemezdir ve kilitli dönemlere kayıt atılamaz; yalnızca ekleme yapılabilir defteri kebir varsayıma dayalı değil, zorunludur.

Defteri kebir (General Ledger) ile yevmiye defteri (General Journal) arasındaki fark nedir?

Aynı verinin iki farklı sıralama biçimi için kullanılan iki kelimedir. Yevmiye defteri (journal) kronolojiktir; her işlem, kaydedildiği tarihe göre alt alta yer alır. Defteri kebir (ledger) ise aynı maddelerin hesap bazında organize edilmiş halidir. Tarihsel olarak bunlar iki fiziksel defterdi ve kayıt, birinden diğerine deftere geçirmeyi (posting) gerektiriyordu; yazılımlarda ise bunlar tek bir yevmiye maddeleri tablosu üzerinde yapılan iki farklı sorgudur. Bu ayrım veride değil, rapor adlarında yaşamaya devam etmektedir.

FAQ

Defteri kebir basitçe nedir?

Bir şirketin tüm hesaplarının ve bu hesaplara işlenen her türlü borç ve alacak kaydının ana defteridir. Mali tablolar sıfırdan yazılmaz; defteri kebir verilerinden hesaplanır.

Defteri kebir ile yevmiye defteri arasındaki fark nedir?

Aynı yevmiye maddelerinin iki farklı sıralamasıdır: yevmiye defteri kronolojiktir, defteri kebir ise hesaba göre gruplandırılmıştır. Modern yazılımlarda her ikisi de tek bir veri seti üzerindeki görünümlerdir.

Yardımcı defter (Subledger) nedir?

Tek bir defteri kebir kontrol hesabını özetleyen detay defteridir; alacak bakiyesinin arkasında müşteri bazlı faturalar, borç bakiyelerinin arkasında tedarikçi bazlı faturalar, stokların arkasında ise kalem bazlı stoklar yer alır. Bu sayede defteri kebir okunabilir kalırken detaylar da erişilebilir durumda tutulur.

Defteri kebirdeki maddeler düzenlenebilir mi?

İyi tasarlanmış bir sistemde hayır. Deftere işlenen maddeler yalnızca ekleme yapılabilir niteliktedir; bir hata, ters kayıt atılarak düzeltilir, böylece düzeltmenin kendisi de kayıtlarda yer alır. Deftere işlenen maddelerin sessizce düzenlenmesine izin veren sistemler güvenilir bir denetim izi üretemez.

Bakiyeler defteri kekire nasıl geçer?

Geçmez; bakiyeler depolanmaz, hesaplanır. Bir hesabın bakiyesi, o hesaba işlenen tüm yevmiye maddelerinin toplamıdır. Raporlanan her sayının, o sonucu üreten ticari işlemlere kadar izlenebilmesinin sebebi budur.