Τι είναι το Γενικό Καθολικό; Δομή, Παραδείγματα και Πώς το Μοντελοποιεί το Λογισμικό

Το γενικό καθολικό (general ledger) είναι το πλήρες αρχείο όλων όσων έχουν συμβεί στα βιβλία μιας εταιρείας: κάθε λογαριασμός και, κάτω από κάθε λογαριασμός, κάθε χρέωση και πίστωση που καταχωρίστηκε ποτέ σε αυτόν. Ο ισολογισμός, η κατάσταση αποτελεσμάτων (profit and loss statement), η δήλωση ΦΠΑ - όλα αυτά είναι προβολές που υπολογίζονται από το γενικό καθολικό. Δεν αποτελεί απλώς μία αναφορά ανάμεσα σε πολλές, αλλά το σύνολο δεδομένων (dataset) από το οποίο υπολογίζονται οι αναφορές.

Η δομή: λογαριασμοί → συναλλαγές → εγγραφές

Ένα γενικό καθολικό διαθέτει τρία επίπεδα:

1. Λογαριασμοί - οι κατηγορίες, όπως ορίζονται από το σχέδιο λογαριασμών: τράπεζα, εμπορικές απαιτήσεις (trade receivables), μετοχικό κεφάλαιο, έσοδα από υπηρεσίες, έξοδα μισθοδοσίας. Ο καθένας έχει έναν κωδικό, ένα όνομα και έναν τύπο (ενεργητικό, παθητικό, καθαρή θέση, έσοδα, έξοδα).
2. Συναλλαγές - τα επιχειρηματικά γεγονότα: ένα τιμολόγιο που εκδόθηκε στις 12 Μαρτίου, μια τραπεζική πληρωμή στις 15 Μαρτίου. Κάθε συναλλαγή φέρει ημερομηνία και περιγραφή.
3. Εγγραφές - οι γραμμές εντός μιας συναλλαγής: αυτός ο λογαριασμός, χρεωμένος ή πιστωμένος, κατά αυτό το ποσό. Μια συναλλαγή έχει τουλάχιστον δύο γραμμές εγγραφών και οι χρεώσεις και οι πιστώσεις τους είναι ίσες - αυτή είναι η διπλογραφική μέθοδος (double-entry bookkeeping).

Το υπόλοιπο ενός λογαριασμού δεν είναι τίποτα περισσότερο από το άθροισμα κάθε εγγραφής που καταχωρίστηκε σε αυτόν. Αν ρωτήσετε "γιατί οι εμπορικές απαιτήσεις είναι 9.300 €;", το καθολικό απαντά με την ακριβή λίστα των τιμολογίων και των πληρωμών που αθροίζονται σε αυτό το ποσό. Αυτή η δυνατότητα ανάλυσης είναι η καθοριστική ιδιότητα του καθολικού: κάθε αριθμός σε κάθε οικονομική κατάσταση μπορεί να εντοπιστεί μέχρι τις επιμέρους εγγραφές.

Ένας λογαριασμός καθολικού, σε χαρτί

Η παραδοσιακή απεικόνιση είναι ο λογαριασμός σχήματος Τ (T-account). Εμπορικές απαιτήσεις (2410) για έναν μήνα:

Ημερομηνία	Περιγραφή	Χρέωση	Πίστωση
03-01	Άνοιγμα υπολοίπου	4.200
03-12	Τιμολόγιο S-1041	1.210
03-15	Πληρωμή, τιμολόγιο S-1038		2.400
03-28	Τιμολόγιο S-1042	605
	Κλείσιμο υπολοίπου	3.615

Κάθε γραμμή εδώ είναι η μία πλευρά κάποιας συναλλαγής - η άλλη πλευρά βρίσκεται στη σελίδα ενός άλλου λογαριασμού (έσοδα και ΦΠΑ για τα τιμολόγια, τράπεζα για την πληρωμή). Η ανάγνωση του ιστορικού ενός μεμονωμένου λογαριασμού με αυτόν τον τρόπο εξακολουθεί να είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να απαντηθεί το ερώτημα "τι συνέβη εδώ", γι' αυτό και κάθε λογιστικό σύστημα περιλαμβάνει μια αναφορά λεπτομερειών γενικού καθολικού.

Αναλυτικά καθολικά: η λεπτομέρεια εκτός του κύριου πεδίου

Στην πράξη, οι λεπτομέρειες μεγάλου όγκου βρίσκονται σε αναλυτικά καθολικά (subledgers) τα οποία συνοψίζονται στο γενικό καθολικό. Οι απαιτήσεις πελατών παρακολουθούν τα τιμολόγια ανά πελάτη, οι προμηθευτές παρακολουθούν τα τιμολόγια ανά προμηθευτή, η αποθήκη παρακολουθεί τις ποσότητες και το κόστος ανά είδος, και η μισθοδοσία παρακολουθεί τα ποσά ανά εργαζόμενο. Το γενικό καθολικό διατηρεί τα συνολικά αθροίσματα ελέγχου (control totals) - ένα υπόλοιπο απαιτήσεων, ένα υπόλοιπο υποχρεώσεων - ενώ το αναλυτικό καθολικό διατηρεί την ανάλυση. Εάν το σύνολο του αναλυτικού καθολικού και ο λογαριασμός ελέγχου δεν συμφωνούν, κάτι καταχωρίστηκε στον έναν αλλά όχι στον άλλον. Ο εντοπισμός αυτής της διαφοράς αποτελεί συνήθη εργασία κατά το κλείσιμο μιας λογιστικής περιόδου.

Πώς το λογισμικό μοντελοποιεί ένα καθολικό

Αν αφαιρέσουμε την ορολογία, ένα γενικό καθολικό είναι ένα μικρό, άκαμπτο μοντέλο δεδομένων:

• ένας πίνακας accounts (λογαριασμοί) - κωδικός, όνομα, τύπος, θέση στην ιεραρχία του σχεδίου λογαριασμών,
• ένας πίνακας transactions (συναλλαγές) - ημερομηνία, περιγραφή, σύνδεση με το παραστατικό πηγής,
• ένας πίνακας entries (εγγραφές) - ID συναλλαγής, ID λογαριασμού, χρέωση, πίστωση.

Όλα τα υπόλοιπα προκύπτουν με υπολογισμό. Τα υπολόγισμα είναι αθροίσματα επί των εγγραφών, ένα ισοζύγιο (trial balance) είναι αυτό το άθροισμα ομαδοποιημένο ανά λογαριασμό, και ένας ισολογισμός (balance sheet) είναι το ισοζύγιο αντιστοιχισμένο σε μια τυπική μορφή. Τα καλά σχεδιασμένα συστήματα αντιμετωπίζουν τον πίνακα εγγραφών ως μόνο για προσθήκη (append-only): οι καταχωρισμένες εγγραφές δεν επεξεργάζονται ποτέ ούτε διαγράφονται, και οι διορθώσεις γίνονται με την καταχώριση αντιλογιστικών εγγραφών (reversing entries). Αυτό είναι που κάνει το καθολικό ίχνος ελέγχου (audit trail) και όχι ένα τροποποιήσιμο υπολογιστικό φύλλο - το ιστορικό των βιβλίων αποτελεί από μόνο του μέρος των βιβλίων.

Ακριβώς έτσι το μοντελοποιεί το Nordlet. Οι λογαριασμοί, οι συναλλαγές ημερολογίου και οι εγγραφές ημερολογίου είναι αντικείμενα API πρώτης τάξης: το POST /v1/ledger/accounts/list επιστρέφει το σχέδιο λογαριασμών, το POST /v1/ledger/journal/transactions/create καταχωρίζει μια ισoσκελισμένη συναλλαγή (οι μη ισοσκελισμένες απορρίπτονται προτού γραφτεί οτιδήποτε) και κάθε παραστατικό - τιμολόγιο πώλησης, αγορά, εκτέλεση μισθοδοσίας, εισαγωγή τραπεζικών συναλλαγών - καταχωρίζεται στο ίδιο καθολικό μέσω διαμορφώσιμων κανόνων. Η πλευρά της ανάγνωσης είναι ένα σύνολο αναφορών: το POST /v1/reports/general-journal παραθέτει τις συναλλαγές χρονολογικά, το POST /v1/reports/gl-detail ανακατασκευάζει την προβολή ανά λογαριασμό που παρουσιάστηκε παραπάνω, και το POST /v1/reports/trial-balance το συνοψίζει. Οι καταχωρισμένες εγγραφές είναι αμετάβλητες και δεν είναι δυνατή η καταχώριση σε κλειστές περιόδους - το καθολικό προσθήκης μόνο διασφαλίζεται αυστηρά και δεν θεωρείται απλώς δεδομένο.

Γενικό καθολικό έναντι γενικού ημερολογίου

Δύο λέξεις για δύο διαφορετικές ταξινομήσεις των ίδιων δεδομένων. Το γενικό ημερολόγιο (general journal) είναι χρονολογικό - κάθε συναλλαγή με τη σειρά ημερομηνίας, όπως καταγράφηκε. Το γενικό καθολικό είναι οι ίδιες εγγραφές οργανωμένες ανά λογαριασμό. Ιστορικά, αυτά ήταν δύο φυσικά βιβλία και η καταχώριση σήμαινε αντιγραφή μεταξύ τους. Στο λογισμικό είναι δύο ερωτήματα (queries) σε έναν πίνακα εγγραφών. Η διάκριση επιβιώνει στα ονόματα των αναφορών και όχι στα δεδομένα.

FAQ

Τι είναι το γενικό καθολικό με απλά λόγια;

Το κύριο αρχείο όλων των λογαριασμών μιας εταιρείας και κάθε χρέωσης και πίστωσης που καταχωρίστηκε σε αυτούς. Οι οικονομικές καταστάσεις δεν συντάσσονται χειροκίνητα, αλλά υπολογίζονται από το γενικό καθολικό.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του γενικού καθολικού και του γενικού ημερολογίου;

Είναι οι ίδιες εγγραφές σε δύο διαφορετικές ταξινομήσεις: το ημερολόγιο είναι χρονολογικό, ενώ το καθολικό είναι ομαδοποιημένο ανά λογαριασμό. Στο σύγχρονο λογισμικό, και τα δύο αποτελούν προβολές πάνω σε ένα ενιαίο σύνολο δεδομένων.

Τι είναι ένα αναλυτικό καθολικό;

Ένα αναλυτικό βιβλίο που συνοψίζεται σε έναν λογαριασμό ελέγχου του γενικού καθολικού - τα τιμολόγια ανά πελάτη πίσω από το υπόλοιπο απαιτήσεων, οι λογαριασμοί ανά προμηθευτή πίσω από τις υποχρεώσεις, το απόθεμα ανά είδος πίσω από τα αποθέματα. Το γενικό καθολικό παραμένει ευανάγνωστο, ενώ η λεπτομέρεια παραμένει διαθέσιμη.

Μπορούν οι εγγραφές σε ένα γενικό καθολικό να επεξεργαστούν;

Σε ένα καλοφτιαγμένο σύστημα, όχι. Οι καταχωρισμένες εγγραφές είναι μόνο για προσθήκη (append-only); ένα λάθος διορθώνεται με την καταχώριση μιας αντιλογιστικής εγγραφής, οπότε η ίδια η διορθωτική κίνηση καταγράφεται επίσημα. Τα συστήματα που επιτρέπουν σιωπηλή επεξεργασία καταχωρισμένων εγγραφών δεν μπορούν να παράγουν αξιόπιστο ίχνος ελέγχου (audit trail).

Πώς εισέρχονται τα υπολόγισμα στο γενικό καθολικό;

Δεν εισέρχονται - τα υπολόγισμα δεν αποθηκεύονται, αλλά υπολογίζονται. Το υπόλοιπο ενός λογαριασμού είναι το άθροισμα όλων των εγγραφών που έχουν καταχωριστεί σε αυτόν, γι' αυτό και κάθε αναφερόμενος αριθμός μπορεί να ανιχνευθεί πίσω στις συναλλαγές που τον παρήγαγαν.