Kas ir virsgrāmata? Struktūra, piemēri un tās datu modelēšana programmmatūrā

Virsgrāmata (general ledger) ir pilnīgs visu uzņēmuma grāmatvedības notikumu uzskaites žurnāls: katrs konts un katrs tajā iegrāmatotais debets un kredīts. Bilance, peļņas vai zaudējumu aprēķins, PVN deklarācija - tie visi ir pārskati, kas tiek aprēķināti, pamatojoties uz virsgrāmatu. Tā nav tikai viena atskaite starp citām, bet gan tā datu kopums, no kura šīs atskaites tiek aprēķinātas.

Struktūra: konti → darījumi → ieraksti

Virsgrāmatai ir trīs līmeņi:

1. Konti - kategorijas, kas definētas kontu plānā: banka, debitoru parādi par precēm un pakalpojumiem, pamatkapitāls, ieņēmumi no pakalpojumiem, algu izmaksas. Katram kontam ir kods, nosaukums un veids (aktīvs, pasīvs, pašu kapitāls, ieņēmumi, izdevumi).
2. Darījumi - saimnieciskie notikumi: 12. martā izrakstīts rēķins, 15. martā veikts bankas maksājums. Katram darījumam ir datums un apraksts.
3. Ieraksti - darījuma rindas: konkrēts kontsts, debetēts vai kreditēts par noteiktu summu. Darījumā ir vismaz divas ieraksta rindas, un to debeti un kredīti ir vienādi - tā ir divkāršā ieraksta grāmatvedība.

Kontu atlikums ir nekas cits kā visu tajā iegrāmatoto ierakstu summa. Uzdodot jautājumu "kāpēc debitoru parādu summa ir 9300 €?", virsgrāmata sniedz precīzu rēķinu un maksājumu sarakstu, kas veido šo summu. Šī sadalāmība ir virsgrāmatas galvenā iezīme - katru skaitli jebkurā finanšu pārskatā var izsekot līdz atsevišķiem ierakstiem.

Virsgrāmatas konts uz papīra

Tradicionālais attēlošanas veids ir T konts. Debitoru parādi (2410) viena mēneša griezumā:

Datums	Apraksts	Debets	Kredīts
03-01	Sākuma atlikums	4200
03-12	Rēķins S-1041	1210
03-15	Maksājums, rēķins S-1038		2400
03-28	Rēķins S-1042	605
	Slēgšanas atlikums	3615

Katra rinda šeit ir viena konkrētā darījuma puse - otra puse atrodas cita konta lapā (ieņēmumi un PVN rēķiniem, banka maksājumam). Viena konta vēstures lasīšana šādā veidā joprojām ir ātrākais veids, kā noskaidrot, kas ir noticis, tāpēc katra grāmatvedības sistēma nodrošina virsgrāmatas detalizēto pārskatu.

Kritiskie reģistri (subledgers): detalizēta informācija nepārslogo sistēmu

Praksē liela apjoma detalizētie dati glabājas analītiskajos reģistros (subledgers), kas tiek apkopoti virsgrāmatā. Debitoru uzskaite izseko rēķinus pa katru klientu; kreditoru uzskaite izseko rēķinus pa katru piegādātāju; krājumi izseko daudzumus un izmaksas pa katru preci; darba samaksa izseko summas pa katru darbinieku. Virsgrāmatā glabājas kontroles kopsummas - viens debitoru atlikums, viens kreditoru atlikums -, savukārt analītiskais reģistrs satur izvērsumu. Ja analītiskā reģistra kopsumma un kontroles konts nesakrīt, kaut kas ir iegrāmatots vienā, bet ne otrā; šīs starpības atrašana ir ierasta grāmatvedības perioda slēgšanas sastāvdaļa.

Kā programmatūra modelē virsgrāmatu

Atmetot terminoloģiju, virsgrāmata ir vienkāršs un stingrs datu modelis:

• accounts (konti) tabula - kods, nosaukums, veids, pozīcija kontu plāna hierarhijā;
• transactions (darījumi) tabula - datums, apraksts, saite uz attaisnojuma dokumentu;
• entries (ieraksti) tabula - darījuma ID, konta ID, debets, kredīts.

Viss pārējais tiek atvasināts. Atlikumi ir ierakstu summas; bilances apgrozījuma pārskats (trial balance) ir šī summa, kas grupēta pa kontiem; bilance ir apgrozījuma pārskats, kas kartēts atbilstoši likumā noteiktajam izkārtojumam. Labi izstrādātās sistēmās ierakstu tabula darbojas tikai ar datu pievienošanu (append-only): iegrāmatotos ierakstus nekad nerediģē un nedzēš, un labojumi tiek veikti, iegrāmatojot korigējošus ierakstus. Tieši tas padara virsgrāmatu par audita liecību (audit trail), nevis par labojamu izklājlapu - grāmatvedības vēsture pati par to ir daļa.

Tieši tā to modelē Nordlet. Konti, žurnāla darījumi un grāmatvedības ieraksti ir pirmās šķiras API objekti: POST /v1/ledger/accounts/list atgriež kontu plānu, POST /v1/ledger/journal/transactions/create iegrāmato sabalansētu darījumu (nesabalansēti darījumi tiek noraidīti pirms jebkādu datu ierakstīšanas), un katrs dokuments - pārdošanas rēķins, pirkums, algu aprēķins, bankas imports - tiek iegrāmatots tajā pašā virsgrāmatā, izmantojot konfigurējamus nosacījumus. Lasīšanas puse sastāv no vairākām atskaitēm: POST /v1/reports/general-journal uzskaita darījumus hronoloģiskā secībā, POST /v1/reports/gl-detail atjauno iepriekš parādīto skatu pa kontiem, un POST /v1/reports/trial-balance apkopo datus. Iegrāmatotie ieraksti ir nemainīgi (immutable), un slēgtajos periodos nav iespējams veikt ierakstus - pievienošanas princips virsgrāmatā tiek tehniski nodrošināts, nevis tikai balstīts uz pieņēmumiem.

Virsgrāmata pret virsgrāmatas žurnālu

Tie ir divi apzīmējumi vienu un tādu pašu datu divām dažādām kārtošanas metodēm. Vispārīgais žurnāls ir hronoloģisks - katrs darījums datumu secībā, kā tas reģistrēts. Virsgrāmata ir tie paši ieraksti, kas sakārtoti pa kontiem. Vēsturiski tās bija divas fiziskas grāmatas, un iegrāmatošana nozīmēja datu pārrakstīšanu no vienas otrā, savukārt programmatūrā tās ir divi vaicājumi vienai ierakstu tabulai. Šī atšķirība saglabājas atskaužu nosaukumos, nevis datos.

FAQ

Kas ir virsgrāmata vienkāršiem vārdiem?

Tas ir galvenais visu uzņēmuma kontu un katra tajos iegrāmatotā debeta un kredīta uzskaites reģistrs. Finanšu pārskati netiek sastādīti manuāli - tie tiek aprēķināti, pamatojoties uz virsgrāmatu.

Kāda ir atšķirība starp virsgrāmatu un virsgrāmatas žurnālu?

Tie ir vieni un tie paši ieraksti, kas sakārtoti divos dažādos veidos: žurnāls ir hronoloģisks, savukārt virsgrāmata ir grupēta pa kontiem. Mūsdienu programmatūrā abi ir dažādi skati vienai un tai pašai datu kopai.

Kas ir analītiskais reģistrs (subledger)?

Detalizētas uzskaites grāmata, kuras dati tiek apkopoti vienā virsgrāmatas kontroles kontā - rēķini pa katru klientu aiz debitoru atlikuma, rēķini pa katru piegādātāju aiz kreditoru atlikuma, krājumi pa katru preci aiz krājumu konta. Virsgrāmata paliek pārskatāma, savukārt detalizētā informācija vienmēr ir pieejama.

Vai virsgrāmatas ierakstus var labot?

Labi izstrādātā sistēmā - nē. Iegrāmatotie ieraksti tiek pievienoti tikai papildinot datu bāzi (append-only); kļūda tiek labota, iegrāmatojot korigējošu ierakstu, tāpēc pats labojums paliek vēstures ierakstos. Sistēmas, kasļauj nemanāmi labot iegrāmatotus ierakstus, nespēj nodrošināt uzticamu audita liecību (audit trail).

Kā atlikumi nonāk virsgrāmatā?

Nekā - atlikumi netiek glabāti, tie tiek aprēķināti. Konta atlikums ir visu tajā iegrāmatoto ierakstu summa, tāpēc katru pārskatā norādīto skaitli var izsekot līdz darījumiem, kas to radījuši.