Ce este Cartea Mare? Structură, exemple și modul în care o modelează software-ul

Cartea mare (general ledger) este înregistrarea completă a tot ceea ce s-a întâmplat în contabilitatea unei companii: fiecare cont și, în cadrul fiecărui cont, fiecare debit și credit înregistrat vreodată. Bilanțul, contul de profit și pierdere, decontul de TVA - toate acestea sunt vizualizări calculate pe baza cărții mari. Nu este doar un raport printre altele, ci setul de date din care sunt calculate rapoartele.

Structura: conturi → tranzacții → înregistrări

Cartea mare are trei niveluri:

1. Conturile - categoriile definite prin planul de conturi: bancă, clienți, capital social, venituri din servicii, cheltuieli salariale. Fiecare are un cod, un nume și un tip (activ, datorie, capital propriu, venit, cheltuială).
2. Tranzacțiile - evenimentele de afaceri: o factură emisă la 12 martie, o plată bancară la 15 martie. Fiecare tranzacție conține o dată și o descriere.
3. Înregistrările - liniile din interiorul unei tranzacții: acest cont, debitat sau creditat, cu această sumă. O tranzacție are cel puțin două linii de înregistrare, iar debitele și creditele lor sunt egale - aceasta este contabilitatea în partidă dublă.

Soldul unui cont nu este altceva decât suma fiecărei înregistrări postate în acesta. Dacă întrebați „de ce soldul clienți este 9.300 €?”, registrul oferă ca răspuns lista exactă a facturilor și plăților care însumează această valoare. Această capacitate de descompunere este proprietatea definitorie a cărții mari - fiecare număr din orice situație financiară poate fi urmărit până la nivelul înregistrărilor individuale.

Un cont din cartea mare, pe hârtie

Prezentarea tradițională este contul în formă de T. Clienți (2410) pe parcursul unei luni:

Dată	Descriere	Debit	Credit
03-01	Sold inițial	4.200
03-12	Factura S-1041	1.210
03-15	Încasare, factura S-1038		2.400
03-28	Factura S-1042	605
	Sold final	3.615

Fiecare linie de aici reprezintă o parte a unei tranzacții - cealaltă parte se află în pagina altui cont (venituri și TVA pentru facturi, bancă pentru plată). Citirea istoricului unui singur cont în acest fel rămâne cel mai rapid mod de a răspunde la întrebarea „ce s-a întâmplat aici”, motiv pentru care fiecare sistem de contabilitate oferă un raport detaliat al cărții mari.

Jurnalele auxiliare (subledgers): detaliile lăsate deoparte

În practică, detaliile cu volum mare se află în jurnale auxiliare (subledgers) care se sintetizează în cartea mare. Contul de clienți urmărește facturile pe fiecare client în parte; contul de furnizori urmărește facturile pe fiecare furnizor; stocurile urmăresc cantitățile și costurile pe fiecare articol; salariile urmăresc sumele pe fiecare angajat. Cartea mare deține totalurile de control - un sold pentru clienți, un sold pentru furnizori -, în timp ce jurnalul auxiliar deține defalcarea. Dacă totalul din jurnalul auxiliar și cel din contul de control nu coincid, ceva a fost înregistrat într-unul, dar nu și în celălalt; găsirea acestei diferențe este o etapă de rutină închiderea unei perioade contabile.

Cum modelează software-ul un registru

Eliminând terminologia, cartea mare este un model de date simplu și rigid:

• un tabel accounts (conturi) - cod, nume, tip, poziție în ierarhia planului;
• un tabel transactions (tranzacții) - dată, descriere, legătură cu documentul sursă;
• un tabel entries (înregistrări) - ID tranzacție, ID cont, debit, credit.

Tot restul este derivat. Soldurile sunt sume ale înregistrărilor; o balanță de verificare reprezintă această sumă grupată pe conturi; un bilanț este balanța de verificare mapată într-un format legal. Sistemele bine concepute tratează tabelul de înregistrări ca fiind doar cu adăugare (append-only): înregistrările validate nu sunt niciodată editate sau șterse, iar corecturile se fac prin postarea unor înregistrări de stornare. Tocmai acest lucru face ca registrul să fie o urmă de audit (audit trail), și nu o foaie de calcul modificabilă - istoricul contabilității face parte integrantă din contabilitate.

Exact așa modelează Nordlet acest lucru. Conturile, tranzacțiile de jurnal și înregistrările de jurnal sunt obiecte API de prim rang: POST /v1/ledger/accounts/list returnează planul de conturi, POST /v1/ledger/journal/transactions/create înregistrează o tranzacție echilibrată (cele neechilibrate sunt respinse înainte de a fi scrise), iar fiecare document - factură de vânzare, achiziție, stat de plată, import bancar - se înregistrează în aceeași carte mare prin reguli configurabile. Partea de citire constă într-un set de rapoarte: POST /v1/reports/general-journal listează tranzacțiile cronologic, POST /v1/reports/gl-detail reconstruiește vizualizarea pe cont prezentată mai sus, iar POST /v1/reports/trial-balance sintetizează datele. Înregistrările validate sunt imuabile, iar în perioadele blocate nu se pot face postări - registrul exclusiv cu adăugare este impus prin sistem, nu doar presupus.

Cartea mare vs. jurnalul general

Două denumiri pentru două moduri de ordonare a acelorași date. Jurnalul general este cronologic - fiecare tranzacție în ordinea datelor, așa cum a fost înregistrată. Cartea mare reprezintă aceleași înregistrări organizate pe conturi. Istoric, acestea erau două registre fizice, iar înregistrarea presupunea copierea datelor de la unul la celălalt; în software, ele sunt două interogări aplicate aceluiași tabel de înregistrări. Distincția se menține în denumirile rapoartelor, nu în structura datelor.

FAQ

Ce este cartea mare în termeni simpli?

Înregistrarea principală a tuturor conturilor unei companii și a fiecărui debit și credit înregistrat în acestea. Situațiile financiare nu sunt scrise manual - ele sunt calculate pe baza cărții mari.

Care este diferența dintre cartea mare și jurnalul general?

Aceleași înregistrări în două ordonări diferite: jurnalul este cronologic, cartea mare este grupată pe conturi. În software-ul modern, ambele sunt vizualizări ale aceluiași set de date.

Ce este un jurnal auxiliar (subledger)?

Un registru detaliat care se sintetizează într-un cont de control din cartea mare - facturile pe fiecare client în spatele soldului de clienți, facturile pe fiecare furnizor în spatele datoriilor, stocurile pe articol în spatele contului de inventar. Cartea mare rămâne ușor de parcurs, în timp ce detaliile sunt în continuare disponibile.

Pot fi modificate înregistrările dintr-o carte mare?

Într-un sistem bine conceput, nu. Înregistrările validate permit doar adăugarea; o greșeală este corectată prin postarea unei înregistrări de stornare, astfel încât corecția însăși rămâne înregistrată. Sistemele care permit editarea silențioasă a înregistrărilor validate nu pot produce o urmă de audit (audit trail) de încredere.

Cum ajung soldurile în cartea mare?

Nu ajung - soldurile nu sunt stocate, ci sunt calculate. Soldul unui cont este suma tuturor înregistrărilor postate în acesta, motiv pentru care fiecare număr raportat poate fi urmărit înapoi până la tranzacțiile care l-au generat.