Import von Stripe

Dieser Leitfaden behandelt den Dateiimport von Stripe-Zahlungen über eine Importvorlage: was exportiert werden muss, wie die Vorlage eingerichtet wird und was beim Import erstellt wird. Die API-Details finden Sie unter Bank- & Zahlungsimporte.

1. Zahlungsdatei aus Stripe exportieren

Öffnen Sie im Stripe-Dashboard Zahlungen → Exportieren, wählen Sie den Zeitraum aus, behalten Sie Alle Spalten bei und schließen Sie die von Ihnen verwendeten Metadaten-Spalten ein (Stripe exportiert jeden Metadaten-Schlüssel als Spalte mit dem Namen <key> (metadata), zum Beispiel orderNo (metadata)). Laden Sie die CSV-Datei herunter. Sowohl Live- als auch Testmodus-Exporte funktionieren.

Zeilen ohne Geldbewegung werden beim Import übersprungen: Zahlungsversuche, die fehlgeschlagen sind, storniert wurden oder noch eine Zahlungsmethode erfordern, sowie Belastungen, die nie eingezogen (captured) wurden.

2. Bankkonto für Stripe erstellen

Jeder Import landet auf einem Bankkonto. Erstellen Sie unter Bank eines, zum Beispiel mit dem Namen „Stripe“, in der Währung, in der Sie abrechnen. Das Stripe-Guthaben verhält sich wie ein Bankkonto: Zahlungen gehen ein, Gebühren gehen ab und Auszahlungen (Payouts) verschieben das Guthaben auf Ihr echtes Bankkonto.

3. Importvorlage erstellen

Klicken Sie unter Bank → Importvorlagen auf Neue Importvorlage, wählen Sie den Typ Stripe und vergeben Sie einen Namen.

Felder. Jede Spalte des Stripe-Exports entspricht einer Zeile. Das Kontrollkästchen In Datei erforderlich gibt an, dass die Spalte in der hochgeladenen Datei vorhanden sein muss; eine Datei, in der eine erforderliche Spalte fehlt, wird abgelehnt und die fehlenden Namen werden angezeigt. Die 19 Card …-Spalten sind standardmäßig deaktiviert, da Stripe diese bei einigen Konten weglässt.

Sachkonto. Die Zeilen, die Geldbeträge enthalten — Amount, Fee, Amount Refunded — können einem Sachkonto zugewiesen werden. Dies kann ein bestehendes oder ein aus derselben Zeile neu erstelltes Konto sein. Jede durch ein zugewiesenes Feld erzeugte Bewegung wird zum Importzeitpunkt verbucht: Geldeingänge belasten das Stripe-Bankkonto im Soll und schreiben den Betrag dem zugewiesenen Konto im Haben gut, Geldausgänge bewirken das Gegenteil, und die Banktransaktion wird als mit dieser Journalbuchung abgeglichen markiert. Die übliche Einrichtung sieht wie folgt aus:

Feld	Konto	Auswirkung
Fee	ein Aufwandskonto für PSP-Gebühren (6800 im Standardkontenrahmen)	Jede Stripe-Gebühr wird als Aufwand verbucht
Amount	„Nicht gebucht“ belassen	Belastungen bleiben offen für den Rechnungsabgleich (siehe Schritt 5)
Amount Refunded	„Nicht gebucht“ belassen	Rückerstattungen werden über Gutschriften abgewickelt (siehe Schritt 5)

Fehlende Kunden erstellen. Aktivieren Sie dies in der Zeile Customer Email. Für jede E-Mail-Adresse in der Datei, die noch keinem Partner zugeordnet ist, wird ein Kunde angelegt: der Name stammt aus Customer Description (falls leer, wird die E-Mail verwendet), die Adresse aus den Card Address …-Spalten, sofern vorhanden. Bestehende Partner werden unabhängig von der Groß-/Kleinschreibung anhand der E-Mail erkannt, sodass keine doppelten Einträge entstehen.

Partner Stripe erstellen. Aktivieren Sie dies in der Zeile Fee. Der Import erstellt einmalig einen Lieferanten (Kreditor) namens Stripe (ein bestehender Partner mit diesem Namen wird wiederverwendet) und erfasst jede Gebührenbuchung im Journal mit Stripe als Partner. So ist bei den Gebührenbuchungen ersichtlich, wer bezahlt wurde.

Metadatenfelder. Fügen Sie pro Metadaten-Schlüssel, den der Import auslesen soll, eine Zeile hinzu, zum Beispiel orderNo. In diesen Zeilen können zwei Kennzeichen (Flags) gesetzt werden:

• Rechnungen erstellen oder verknüpfen — markiert den Schlüssel zur Identifizierung eines Auftrags (Schritt 5). Dies kann nur für eine einzige Zeile aktiviert werden. Daneben erscheint ein Umsatzsteuersatz für die erstellten Rechnungen sowie ein optionaler Katalogartikel: Wenn dieser ausgewählt wird, verweist jede vom Import erstellte Rechnungszeile auf dieses Produkt oder diese Dienstleistung, sodass der Umsatz auf das Erlöskonto des Artikels gebucht wird; der Zeilentext stammt weiterhin aus der Belastung.
• Unternehmens-Kennzeichen — markiert einen Schlüssel, dessen Wert angibt, dass der Käufer ein Unternehmen ist (true, 1, yes, company, business oder b2b). Kunden, die aus solchen Belastungen erstellt werden, sind Partner vom Typ „Unternehmen“; alle anderen sind „Personen“.

Speichern Sie die Vorlage.

4. Datei importieren

Wählen Sie unter Bank das Stripe-Bankkonto, die Vorlage und die Datei aus und klicken Sie dann auf Importieren. Die Schaltfläche zeigt einen Ladeindikator, bis der Import abgeschlossen ist. Bei großen Dateien kann dies einige Minuten dauern, da die Rechnungen einzeln ausgestellt werden. Die Ergebniszeile gibt an, wie viele Transaktionen importiert wurden, wie viele bereits existierten, wie viele Bewegungen gebucht wurden und wie viele Kunden, Rechnungen und Gutschriften erstellt wurden. In den Warnungen werden die Aufträge aufgelistet, die nicht verarbeitet werden konnten, einschließlich der Gründe.

Das erneute Importieren derselben Datei ist sicher: Transaktionen werden anhand der Stripe-Belastungs-ID (Charge ID) erkannt, Kunden per E-Mail und Aufträge anhand ihres Metadaten-Wertes.

5. Was „Rechnungen erstellen oder verknüpfen“ bewirkt

Belastungen und Rückerstattungen werden nach dem Wert des gewählten Metadaten-Schlüssels (der Bestellnummer) gruppiert.

• Existiert bereits eine Ausgangsrechnung für diesen Wert — ein Kundenauftrag, dessen externe Referenz diesem Wert entspricht, oder eine Rechnung mit dieser Nummer —, werden die Belastungen ihr als Zahlungen zugeordnet.
• Andernfalls wird eine Ausgangsrechnung für den Kunden erstellt: eine Zeile pro Belastung, mit dem Zeilentext der Belastung und dem Belastungsbetrag als Bruttopreis (inkl. USt.) zum Umsatzsteuersatz der Vorlage, datiert auf die erste Belastung. Die Rechnung wird sofort ausgestellt und verbucht, und die Belastungen werden mit ihr abgeglichen, sodass sie als bezahlt markiert ist. Ein Kundenauftrag mit dem Kanal stripe wird unter der Bestellnummer erfasst, sodass beim nächsten Import eine Verknüpfung statt einer Neuerstellung erfolgt.
• Jede Rückerstattung in dieser Gruppe wird zu einer ausgestellten Gutschrift auf diese Rechnung über den erstatteten Betrag, und die Rückerstattungstransaktion wird mit dieser abgeglichen.

Gruppen ohne Kunden-E-Mail, mit Belastungen in unterschiedlichen Währungen oder bei denen die bestehende Rechnung noch ein Entwurf oder bereits bezahlt ist, werden übersprungen und in den Warnungen aufgeführt. Deren Transaktionen bleiben unter Bank → Transaktionen unabgeglichen.

Die Rechnungsnummern stammen aus dem Nummernkreis des aktuellen Jahres, selbst bei Belastungen aus früheren Jahren. So kollidieren historische Importe nicht mit bestehenden Rechnungsnummern.

6. Die sechs optionalen Felder am Ende der Vorlage

Die meisten Unternehmen lassen alle sechs Felder leer, und der Import funktioniert exakt gleich. Sie existieren für zwei spezielle Anwendungsfälle: Sie möchten Kartenreservierungen als Dokumente erfassen, oder Sie ziehen Gelder ein, die teilweise Dritten gehören.

Warum die Dropdown-Menüs leer erscheinen

Die drei „Vorgangstyp“-Dropdowns (Operation type) listen die Vorgangstypen auf, die Ihr Unternehmen unter Einstellungen → Vorgangstypen erstellt hat. Wenn Sie keine erstellt haben, ist das Dropdown-Menü leer. Das ist kein Fehler; erstellen Sie zuerst einen Vorgangstyp oder lassen Sie das Feld leer.

Das Dropdown-Menü Kreditgeber-Metadatenfeld listet die Namen der Metadaten-Spalten auf, die Sie weiter oben im selben Formular in die Liste Metadatenfelder eingetragen haben. Fügen Sie dort zuerst ein Metadatenfeld hinzu, damit es hier erscheint.

Beschriftung für teilweise und vollständige Rückerstattung

Wenn der Import eine Gutschrift für eine Rückerstattung erstellt, bestimmen diese Felder den Begriff, der oben auf dem PDF der Gutschrift abgedruckt wird.

Situation	Verwendeter Begriff	Standardwert
Die Rückerstattung ist kleiner als der Rechnungsbetrag	Beschriftung für teilweise Rückerstattung	DEPOZITAS
Die Rückerstattung entspricht dem Rechnungsbetrag	Beschriftung für vollständige Rückerstattung	ANULIAVIMAS

Ändern Sie diese nur, wenn Ihr Unternehmen andere Bezeichnungen auf solchen Dokumenten verwendet. Sie haben keine Auswirkungen auf die Nummerierung oder die Buchhaltung.

Vorgangstyp für Autorisierungen

Eine Kartenautorisierung ist auf der Karte eines Kunden reserviertes Geld, das Sie noch nicht eingezogen haben. Im Stripe-Export ist bei diesen Zeilen der Wert für Captured auf false gesetzt. Der Import ignoriert diese normalerweise, da keine Geldbewegung stattgefunden hat.

Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, wird jede dieser Zeilen zu einem ausgestellten Verkaufsdokument. Dabei wird dieser Vorgangstyp und der Nummernkreis verwendet, auf den der Vorgangstyp verweist. Lassen Sie das Feld leer, werden diese Zeilen übersprungen, und das Importergebnis zeigt die Warnung "authorization(s) skipped: template has no authorization operation type".

Wenn Sie nicht ausdrücklich wissen, dass Ihr Unternehmen Reservierungen als Dokumente ausweisen muss, lassen Sie dieses Feld leer.

Auszahlungs-Vorgangstyp, Provisions-Vorgangstyp und Kreditgeber-Metadatenfeld

Überspringen Sie diesen Teil komplett, es sei denn, Ihr Unternehmen zieht Gelder ein, die Dritten gehören — beispielsweise ein Marktplatz (Marketplace), der Verkäufer auszahlt, oder eine Plattform, die Kreditgeber bedient. Ein gewöhnlicher Onlineshop füllt diese Felder nie aus.

Stripe bildet diesen Vorgang in zwei Dateien ab. Der Export payments zeigt, was jeder Kunde bezahlt hat. Ein separater Export transfers zeigt, wie viel davon Sie an die andere Partei weitergeleitet haben. Der Import benötigt beide Dateien, um zu ermitteln, welchen Anteil Sie einbehalten haben.

Die Transfers-Datei kann derzeit nur über die API bereitgestellt werden (bank/statements/import, Feld transfersCsv). Das Upload-Feld hierfür wurde von der Bank-Seite entfernt, weshalb diese drei Felder bei einem in der App gestarteten Import keine Funktion haben.

Wenn beide Dateien vorhanden sind:

Feld	Funktion
Payout operation type	Für jede Überweisung an die andere Partei wird eine Journalbuchung über den überwiesenen Betrag erstellt. Die Soll- und Habenkonten stammen aus diesem Vorgangstyp. Wenn das Feld leer gelassen wird, verwendet die Buchung stattdessen die Buchungsregeln für Verbindlichkeiten aus Verkäufen (seller-payable) und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (supplier-payable).
Commission operation type	Der Teil, den Sie einbehalten. Er berechnet sich aus dem Belastungsbetrag abzüglich der Stripe-Gebühr und abzüglich des ausgehenden Überweisungsbetrags. Eine Buchung erfolgt nur, wenn dieser Wert größer als null ist. Die Konten stammen aus diesem Vorgangstyp, andernfalls aus den Buchungsregeln für Verbindlichkeiten aus Verkäufen (seller-payable) und Provisionserlöse (commission-revenue).
Lender metadata field	Der Name der Stripe-Metadaten-Spalte, die angibt, an wen das Geld gegangen ist. Ein Partner mit diesem Wert wird erstellt (oder wiederverwendet, falls vorhanden) und bei beiden obigen Buchungen hinterlegt. Bleibt das Feld leer oder enthält eine Zeile keinen Wert, wird die Warnung "lender not identified" ausgegeben und die Buchung wird ohne Partner vorgenommen.

Wenn beide Vorgangstyp-Felder leer sind, werden weder Überweisungs- noch Provisionseinträge verbucht, unabhängig von den restlichen Einstellungen.

7. Wo Sie anschließend nachsehen können

• Bank → Transaktionen — jede importierte Geldbewegung; abgeglichene Bewegungen verlinken auf die Rechnung oder die Journalbuchung.
• Rechnungen — erstellte Rechnungen und Gutschriften, mit der Bestellnummer in den Bemerkungen.
• Partner — erstellte Kunden.
• Hauptbuch → Journal — die Buchungssätze für Gebühren, Zahlungen und Rechnungen.

Abrechnung

Dateien bis zu 10 MB und 50.000 Bewegungen. Jeweils 10 importierte Bewegungen zählen als eine API-Anfrage.