Vorgangsarten

Eine Vorgangsart (operation type) ist eine benannte Belegart. Sie vergeben einen Code und einen Namen und legen fest, welche Sachkonten Belege dieser Art verwenden sollen, ob sie in der Umsatzsteuermeldung berücksichtigt werden und, über einen Nummernkreis (document series), welche Nummern sie erhalten.

Für den Betrieb ist nicht zwingend eine Vorgangsart erforderlich. Rechnungen ohne Vorgangsart nutzen die Standard-Kontierungsregeln des Unternehmens und die Standardnummerierung. Legen Sie Vorgangsarten an, wenn verschiedene Varianten desselben Belegtyps auf unterschiedlichen Konten oder in unterschiedlichen Nummernkreisen gebucht werden müssen: zum Beispiel reguläre Verkäufe, Dienstleistungen und Barverkäufe (cash register sales).

Sie finden diese unter Einstellungen → Vorgangsarten. Die Schaltfläche Neue Vorgangsart öffnet das unten beschriebene Formular.

Das Formular im Detail

Code und Name

Der Code ist Ihre eigene, maximal 20 Zeichen lange Kurzbezeichnung und muss innerhalb des Unternehmens eindeutig sein. Das Speichern einer zweiten Vorgangsart mit demselben Code wird abgelehnt. Dieser Name wird in Fehlermeldungen angezeigt; halten Sie ihn daher gut erkennbar, zum Beispiel SALE oder KASA.

Name ist die lesbare Beschreibung mit maximal 200 Zeichen. Sie wird in Listen angezeigt.

Die Sortierreihenfolge (Sort order) bestimmt die Position in Listen. Niedrigere Zahlen stehen weiter oben. Belassen Sie den Wert auf 0, wenn die Reihenfolge keine Rolle spielt.

Rechnungstyp

Optional. Wenn hier Rechnung (Invoice), Gutschrift (Credit note), Proforma-Rechnung (Proforma) oder Abschlagsrechnung (Advance invoice) ausgewählt ist, darf diese Vorgangsart nur für den jeweiligen Belegtyp verwendet werden. Der Versuch, sie für einen anderen Typ zu verwenden, wird mit einer Fehlermeldung, die den Code nennt, abgelehnt. Lassen Sie das Feld leer, damit die Vorgangsart für alle Belegtypen gültig ist.

Zahlungspflichtiger Partner

Optional, und als ehrliche Vorwarnung: Aktuell wird dieses Feld vom System nirgends ausgelesen. Es wird bei der Vorgangsart gespeichert und Ihnen angezeigt, aber kein Beleg, keine Buchung und kein Bericht verwendet es. Lassen Sie es leer, es sei denn, Sie möchten es als eigene interne Notiz nutzen.

Die sechs Kontenfelder

Jedes dieser Felder ersetzt ein Standardkonto, das ansonsten aus den Kontierungsregeln des Unternehmens abgeleitet würde. Ein leeres Feld bedeutet „Standard verwenden“. Sie finden wie folgt Anwendung:

Feld	Verwendet bei	Ersetzt
Sollkonto (Debit account)	Ausgangsrechnung, bei Ausstellung	Das Forderungskonto
Habenkonto (Credit account)	Eingangsrechnung, bei Erfassung	Das Verbindlichkeitskonto
Habenkonto (Credit account)	Ausgangsrechnung, bei Ausstellung	Das Erlöskonto, aber nur, wenn das Ertragskonto (Income account) leer ist
Umsatzsteuerkonto (VAT account)	Ausgangsrechnung	Das Konto für geschuldete Umsatzsteuer (Umsatzsteuertraglast)
Umsatzsteuerkonto (VAT account)	Eingangsrechnung	Das Vorsteuerkonto
Aufwandskonto (Expense account)	Eingangsrechnungspositionen	Das Aufwandskonto; wird nur verwendet, wenn die Belegzeile kein eigenes Konto hat und der Artikel ebenfalls keines aufweist
Anzahlungskonto (Advance account)	Ausgangsrechnung	Das Konto für erhaltene Anzahlungen
Ertragskonto (Income account)	Ausgangsrechnung	Das Erlöskonto; es hat Vorrang vor dem Habenkonto (Credit account)

Die Kontrollkästchen (Flags)

Verkauf (Sale) und Einkauf (Purchase) legen fest, wo die Vorgangsart verwendet werden darf, und dies wird strikt durchgesetzt. Ein Verkaufsbeleg mit einer Vorgangsart, bei der Verkauf nicht angekreuzt ist, wird mit dem Hinweis abgelehnt, dass es sich um keine Verkaufs-Vorgangsart handelt; gleiches gilt für Einkäufe. Setzen Sie mindestens bei dem benötigten Typ ein Häkchen.

Ausbuchung (Write-off), Interne Umbuchung (Internal movement), Rücksendung an Lieferanten (Purchase return), Kundenretoure (Sales return), Konsignation (Consignment), Produktion (Production), Anlagenzugang (Asset in), Anlagenabgang (Asset out) und Barverkauf (Cash register sale) dienen reinen Klassifizierungszwecken. Sie werden gespeichert, angezeigt und können gefiltert werden, führen aber aktuell zu keinen Änderungen bei Buchungen oder Auswertungen.

Umsatzsteuerregister (VAT register), standardmäßig aktiviert. Wenn Sie das Häkchen entfernen, werden Belege mit dieser Vorgangsart aus der litauischen Umsatzsteuervoranmeldung (FR0600) sowie den i.SAF Verkaufs- und Einkaufsregistern ausgeschlossen. Verwenden Sie dies für Belegarten, die nicht in das Umsatzsteuer-Meldewesen einfließen dürfen.

SAF-T, standardmäßig aktiviert. Entfernen Sie das Häkchen, werden Belege mit dieser Vorgangsart nicht in die SAF-T-Datei aufgenommen.

Aktiv (Active), standardmäßig aktiviert. Eine inaktive Vorgangsart wird abgelehnt, wenn ein Beleg versucht, sie zu verwenden (Meldung: „Operation type is inactive“). Entfernen Sie das Häkchen, anstatt eine Vorgangsart zu löschen, auf die alte Belege noch verweisen.

Nummerierung

Eine Vorgangsart verfügt über keinen eigenen Nummernkreis. Unter Einstellungen → Nummernkreise (Document series) erstellen Sie einen Nummernkreis und weisen ihn einer Vorgangsart zu. Belege, die diese Vorgangsart nutzen, beziehen ihre Nummern dann aus diesem Nummernkreis.

Wo Vorgangsarten verwendet werden

• Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen — werden auf dem Beleg ausgewählt; es gelten dann die oben genannten Konten.
• Stripe-Importvorlagen — die Felder für Autorisierung (Authorization), Auszahlung (Payout) und Provision (Commission) in einer Stripe-Vorlage benennen jeweils eine Vorgangsart. Diese Dropdown-Menüs sind leer, bis Sie hier entsprechende Vorgangsarten anlegen. Siehe Importing from Stripe.

Ein Praxisbeispiel

Ein Unternehmen verkauft sowohl Waren als auch Beratungsdienstleistungen und möchte die Beratungserlöse auf einem separaten Konto mit eigenem Nummernkreis erfassen.

1. Erstellen Sie eine Vorgangsart mit dem Code CONS und dem Namen „Beratung“ (Consulting), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verkauf (Sale), weisen Sie dem Feld Ertragskonto (Income account) das Konto für Beratungserlöse zu und lassen Sie alle anderen Felder leer.
2. Erstellen Sie unter Einstellungen → Nummernkreise einen Nummernkreis, beispielsweise mit dem Präfix KONS, und verknüpfen Sie diesen mit CONS.
3. Wählen Sie bei einer neuen Ausgangsrechnung die Vorgangsart CONS. Die Rechnung erhält eine KONS-Nummer und der zugehörige Erlös wird auf dem Beratungskonto statt auf dem Standardkonto gebucht.