Kas yra banko sąskaitų derinimas? Nuoseklus vadovas

Banko sąskaitų derinimas (bank reconciliation) – tai patikrinimas, ar jūsų didžiosios knygos banko likutis sutampa su paties banko įrašais, ir kiekvieno neatitikimo tarp jų tyrimas. Tai yra arčiausiai išorės audito apskaitoje esantis procesas, vykdomas kas mėnesį, nes banko išrašas yra įrodymas, kurį pateikia šalis, neturinti jokio intereso, kad jūsų apskaita būtų teisinga.

Pats patikrinimas yra paprastas. Priežastys, kodėl šie du skaičiai skiriasi, yra tai, dėl ko verta jį atlikti.

Kodėl apskritai atsiranda skirtumų

Didžiojoje knygoje ir išraše fiksuojama ta pati realybė, tačiau skirtingu laiku:

• Laiko skirtumai. Jūs užregistruojate mokėjimą tiekėjui birželio 30 d.; bankas jį įvykdo liepos 2 d. Pinigų jūsų apskaitoje nebėra, tačiau jie vis dar yra banke.
• Operacijos, apie kurias nežinojote. Banko mokesčiai, palūkanos, valiutos keitimo (FX) mokesčiai, tiesioginis debetas, klientas, kuris sumokėjo jums nepranešęs – bankas apie tai sužino pirmas.
• Klaidos. Jūsų (įvesta neteisinga suma, mokėjimas užregistruotas du kartus) arba, rečiau, jų.
• Sukčiavimas. Mokėjimas, kurio niekada neautorizavote. Dėl šios priežasties derinimas yra kontrolės priemonė, o ne tik apskaitos tvarkymas: dažnai tai yra vienintelis rutininis procesas, galintis tai užfiksuoti.

Skirtumai yra normalus reiškinys. Nepaaiškintas skirtumas yra tai, ką reikia tirti.

Nuoseklus derinimo pavyzdys

Birželio mėnesio derinimo pavyzdys, eurais:

1 žingsnis — Nustatykite pradinius taškus. Didžiosios knygos likutis 2710 sąskaitoje birželio 30 d.: 6,200 €. Banko išrašo uždarymo likutis birželio 30 d.: 6,845 €. Skirtumas, kurį reikia paaiškinti: 645 €.

2 žingsnis — Importuokite išrašą. Įkelkite paties banko failą, užuot perrašinėję iš PDF: camt.053 (ISO 20022 standartas) arba senesnį MT940 formatą. Abu jie palaikomi POST /v1/bank/statements/import galinio punkto (endpoint), kuris sukuria banko operacijas su datomis, sumomis, sandorio šalių pavadinimais, IBAN sąskaitomis ir mokėjimo paskirtimis.

3 žingsnis — Sugretinkite tai, kas sutampa. Sutikrinkite išrašo eilutes su atviraisiais įrašais (open items):

Išrašo eilutė	Didžiosios knygos įrašas
+1,210 UAB Alfa, pask. "S-1041"	Pardavimo sąskaita faktūra S-1041 — pilnas apmokėjimas
−121 Lieferant GmbH	Pirkimo sąskaita faktūra L-77 — pilnas apmokėjimas
−18 "Account maintenance fee"	Didžiojoje knygoje nėra įrašo — naujos sąnaudos

4 žingsnis — Užregistruokite tai, ką žinojo tik bankas. 18 € mokesčiui nėra dokumento; jis registruojamas tiesiai iš paties išrašo:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6800 Finansinės sąnaudos	18
2710 Bankas		18

5 žingsnis — Išvardinkite tikruosius laiko skirtumus. Birželio 30 d. mokėjimas tiekėjui, kurio suma 663 € ir kurį bankas įvykdys liepos 2 d.: teisingai atvaizduotas jūsų didžiojoje knygoje, pagrįstai neįtrauktas į birželio išrašą. Jokio papildomo įrašo daryti nereikia — užtenka tik jį pažymėti.

6 žingsnis — Patikrinkite derinimą.

Bank statement closing balance          6,845
− payments in transit                    −663
+ fee already deducted by bank, now posted  +18   (already in both after step 4)
= Reconciled ledger balance             6,200 ✓

Didžiosios knygos likutis patvirtintas. Bet kas, ko negalima paaiškinti šiame žingsnyje, yra priežastis, dėl kurios atlikote derinimą.

7 žingsnis — Užrakinkite periodą. Kai banko, gautinų ir mokėtinų sumų įrašai yra suderinti, apskaitos periodas (accounting period) gali būti uždarytas ir užrakintas, kad suderinti skaičiai vėliau negalėtų keistis.

Kiek iš šio proceso yra automatizuota

Didžioji dalis. Mokėjimo sugretinimas su sąskaita faktūra yra dėsningumų atpažinimo darbas: suma, paskirtis (reference), sandorio šalis, IBAN. Nordlet POST /v1/bank/transactions/suggest-matches galinis punktas įvertina kiekvieną atvirą sąskaitą faktūrą lyginant su išrašo eilute ir grąžina surikiuotus kandidatus su kiekvieno įvertinimo priežastimis:

Signalas	Svoris
Suma lygi sąskaitos faktūros likučiui	+50
Dokumento numeris nurodytas mokėjimo paskirtyje	+40
Sandorio šalies IBAN sutampa su partnerio banko sąskaita	+30
Sandorio šalies pavadinimas sutampa su partnerio pavadinimu	+20

Mokėjimas, atitinkantis visus keturis kriterijus, yra nedviprasmiškas. Patvirtinus gretinimą per POST /v1/bank/transactions/match, sąskaita faktūra yra apmokama, sukuriami didžiosios knygos įrašai, sąskaitos faktūros apmokėjimo statusas atnaujinamas į partial arba paid, ir išsiunčiamas sale_invoice.paid įvykis (event), į kurį gali reaguoti susijusios (downstream) sistemos.

Žmogui paliekama tai, ką jis ir turėtų atlikti: daliniai mokėjimai, vienas pavedimas, padengiantis penkias sąskaitas faktūras, mokėjimai be jokios nurodytos paskirties ir bet kokie kiti atvejai, kai suma nesutampa dėl niekur neužfiksuotų priežasčių. Banko išrašų importo vadovas detaliai aprašo failų formatus ir importo procesą.

Kaip tai daryti tinkamai

• Derinkite bent kartą per mėnesį, jei galite – kas savaitę. Skirtumus lengva paaiškinti, kol jie „švieži“, ir labai brangu atkurti praėjus ketvirčiui.
• Niekada nederinkite dirbtinai (never force a balance). Dirbtinis įrašas (plug entry), skirtas tam, kad skaičiai sutaptų, sunaikina visą šios kontrolės vertę. Jei likučiai nesiderina – kažkas yra negerai, ir tai yra svarbi informacija.
• Derinkite kiekvieną sąskaitą. Kiekvieną banko sąskaitą, kiekvieną valiutą, kiekvieną kortelę. Problema paprastai slypi toje sąskaitoje, kurios niekas neprižiūri.
• Tirkite senus nesugretintus įrašus. Tris mėnesius nesugretinta išrašo eilutė nelaukia savo sąskaitos faktūros; tai yra trūkstamas dokumentas, dublikatas arba klaida.
• Atskirkite pareigas ten, kur įmanoma. Asmuo, galintis pervesti pinigus, neturėtų būti vienintelis žmogus, atliekantis sąskaitų derinimą.

D.U.K.

Kas yra banko sąskaitų derinimas paprastais žodžiais?

Tai jūsų apskaitoje užfiksuotų banko sąskaitos įrašų lyginimas su paties banko išrašu, po kurio seka kiekvieno skirtumo (laiko neatitikimų, neregistruotų operacijų ar klaidų) aiškinimasis, kol abu įrašai sutampa.

Kokiais formatais galima importuoti banko išrašus?

Nordlet palaiko camt.053 (ISO 20022 XML standartą, naudojamą visoje SEPA erdvėje) ir MT940, senesnį SWIFT formatą, kurį vis dar siūlo daugelis bankų. Abu jie importuojami per tą patį galinį punktą ir sukuria identiškas banko operacijas.

Kas yra derinimo elementas (reconciling item)?

Bet kas, kas pagrįstai paaiškina skirtumą tarp dviejų likučių tam tikru momentu – dažniausiai tai yra atlikti, bet dar neįvykdyti (not cleared) mokėjimai, dar neįskaityti indėliai bei banko mokesčiai, kurie dar neužregistruoti didžiojoje knygoje.

Kaip dažnai reikėtų atlikti banko sąskaitų derinimą?

Kartą per mėnesį yra apskaitos minimumas, nes be jo negalima patikimai uždaryti periodo. Operaciniu požiūriu geriau tai daryti kas savaitę arba kasdien: taip palaikomas aktualus gautinų sumų vaizdas ir sutrumpinamas laikas, per kurį neautorizuotas mokėjimas gali likti nepastebėtas.

Ką daryti, jei derinimo likučiai nesutampa?

Tuomet sustokite ir suraskite priežastį – tai ir yra pagrindinis šio proceso tikslas. Dažniausios priežastys yra du kartus užregistruota operacija, neteisingai įvesta suma, ne toje sąskaitoje užregistruotas mokėjimas arba išrašo eilutė, kurios niekas neatpažįsta. Niekada neregistruokite išlyginamojo įrašo (balancing entry) vien tam, kad skirtumas dingtų.