Yevmiye Kaydı Nedir? Türleri ve Çözümlü Örnekler

Yevmiye kaydı, çift taraflı defter tutma sistemindeki kayıt birimidir: tek bir ticari işlemi kaydeden, tarihli, açıklamalı, dengeli borç ve alacak setidir. Defterlerdeki her şey - tüm bakiyeler, tüm mali tablo kalemleri - yevmiye kayıtlarının toplamından ibarettir, başka bir şey değildir. Bir olay yevmiye kaydına dönüşmediği sürece, muhasebe açısından gerçekleşmemiştir.

Bir kaydın anatomisi

Her yevmiye kaydı aynı unsurlardan oluşur:

• Tarih - olayın ait olduğu ve hesap dönemi kararını belirleyen tarih, sisteme girildiği tarih olmak zorunda değildir.
• Açıklama - ne olduğunu, iki yıl sonra inceleyecek bir denetçinin anlayacağı dille ifade eden açıklama.
• Satırlar - en az iki satır; her biri hesap planından borç veya alacak tutarına sahip kaydedilebilir (postable) bir hesabı belirtir. Toplam borç, toplam alacağa eşit olmalıdır.
• Referans - kaynak belge: fatura numarası, bordro dönemi, banka ekstresi satırı. Kaydı denetlenebilir kılan bağ.

Asgari bir örnek - müşteri S-1038 numaralı faturayı öder, tutarlar euro cinsindendir:

Hesap	Borç	Alacak
2710 Bankalar	2.400
2410 Ticari alacaklar		2.400

Birleşik (compound) kayıtlar

Kayıtlar iki satırla sınırlı değildir; çiftler halinde değil, toplamda dengelenir. 5.000 € brüt maaş için aylık bir bordro tek bir birleşik kayıt olarak işlenir:

Hesap	Borç	Alacak
6204 Maaş ve ücret giderleri	5.000,00
6205 İşveren sosyal güvenlik gideri	88,50
4460 Ödenecek net ücretler		3.025,00
4461 Ödenecek gelir vergisi		1.000,00
4463 Ödenecek sosyal güvenlik kesintileri		1.063,50

Tek işlem, beş satır ve yine dengede: her iki tarafta 5.088,50 - borç tarafında maaş gideri ve işverenin sosyal güvenlik payı; alacak tarafında net maaş, kesilen gelir vergisi ve sosyal güvenlik (çalışandan kesilen ve işverenin kendi payı). Bunu yapay iki satırlık çiftlere bölmek, tek bir işlem olduğu gerçeğini yalnızca gizler. (Oranlar örnek amacıyla basitleştirilmiştir.)

Yevmiye kaydı türleri

Standart kayıtlar, günlük işlemleri - satışları, alışları, ödemeleri - kaydeder. Modern sistemlerde bunların çok büyük bir kısmı belgelerden otomatik olarak oluşturulur: fatura kesmek kaydını oluşturur, banka ekstresi içe aktarmak ödeme kayıtlarını oluşturur.

Açılış kayıtları, bakiyeleri yeni bir mali yıla devretmek veya eski dönemin kapanış bakiyeleriyle yeni bir sistemi başlatmak için kullanılır; uzun bir bakiye listesinin tek bir kayıtta işlendiği tek durumdur.

Düzeltme kayıtları, dönem sonunda defterleri ekonomik gerçeklikle uyumlu hale getirir: amortisman, tahakkuk eden ve gelecek döneme ait gelir ve giderler, karşılıklar. Genellikle dönemin son günü tarihini alır.

Kapanış kayıtları, yıl sonunda gelir ve gider hesaplarını sıfırlar; aradaki farkı -yılın kârını- öz kaynaklara (Litvanya hesap planında 3420) aktarır. Kapanıştan sonra, gelir tablosu hesapları yeni yıla boş başlar; bilanço hesapları devreder.

Mahsup (reversing) kayıtları, önceki bir kaydı iptal etmek için işlenen, onun ayna görüntüsü olan kayıtlardır. Sadece ekleme yapılan (append-only) bir defterde düzeltmeler bu şekilde yapılır: yanlış kayıt sistemde kalır, ters kayıt sistemde kalır ve denetim izi (audit trail) her ikisini de gösterir. Silmek düzeltmek değil, tarihin üzerini örtmektir.

Manuel kayıtlar bakiye kategorisidir: bir belge akışı üzerinden değil, doğrudan bir insan tarafından işlenen her şey. Sağlıklı bir kurulumda bunlar nadirdir ve her biri bir denetim sorusundan sağ çıkabilecek kadar iyi bir açıklamayı hak eder.

Çözümlü örnek: işlemden kayda

Şirket, bir yıllık sigorta için 1 Temmuz'da peşin 1.200 € öder. Altı ay arayla yapılan iki kayıt, hikayenin tamamını anlatır:

Ödeme anında (1 Temmuz) - gider değil bir varlıktır; on bir aylık güvence hâlâ ekonomik bir kaynaktır:

Hesap	Borç	Alacak
29 Gelecek aylara ait giderler	1.200
2710 Bankalar		1.200

Her ayın sonunda yapılan bir düzeltme kaydı, bir aylık güvenceyi gidere dönüştürür:

Hesap	Borç	Alacak
6209 Genel yönetim giderleri	100
29 Gelecek aylara ait giderler		100

Bu, minyatür ölçekte tahakkuk esasına dayalı muhasebedir: nakit Temmuz ayında çıkmıştır, ancak gider güvencenin tüketildiği her aya aittir.

API'de yevmiye kayıtları

Nordlet'te manuel bir yevmiye kaydı tek bir çağrıdır: POST /v1/ledger/journal/transactions/create uç noktası bir tarih, bir açıklama ve satır başına isteğe bağlı masraf merkezi ve proje boyutlarıyla birlikte 2 ila 200 adet { accountCode, debit, credit } satırı alır. API, muhasebe kurallarının gerektirdiği her şeyi doğrular - hesaplar mevcut ve kaydedilebilir olmalı, borç alacağa eşit olmalı, tarihin dönemi açık olmalı - ve aksi takdirde kaydı reddeder. Kaydedilen işlemler değiştirilemez (immutable); düzeltmeler yeni kayıtlardır. Belge odaklı kayıtlar (satışlar, alışlar, bordro, banka içe aktarımları) kayıt kuralları aracılığıyla aynı mekanizma üzerinden işlenir, böylece defteri kebir kaynağı ne olursa olsun tek bir kayıt biçimine sahip olur ve POST /v1/reports/general-journal tümünü kronolojik olarak listeler.

FAQ

Yevmiye kaydı basitçe nedir?

Tek bir ticari olayın tarihli ve dengeli kaydıdır: her iki tarafta eşit toplamlarla, bir hesaba borç veya alacak kaydeden en az iki satır. Yevmiye kayıtları, herhangi bir verinin defterlere girmesinin tek yoludur.

Bir yevmiye kaydı kaç satırdan oluşabilir?

En az iki; bunun ötesinde, olayın gerektirdiği kadar satır içerebilir. Bordro ve KDV kayıtları rutin olarak beş veya daha fazla satır taşır. Buradaki kural, satırların çiftler halinde gelmesi değil, toplam borcun toplam alacağa eşit olmasıdır.

Yevmiye kaydı ile işlem (transaction) arasındaki fark nedir?

Uygulamada bu terimler birbirinin yerine kullanılır. Bazı sistemler (Nordlet dahil) tarihli olayı transaction (işlem), bunun satırlarını ise entry (kayıt) olarak adlandırır; yapı aynıdır, tercih edilen terminoloji değişebilir.

Her satış için yevmiye kaydı yazmalı mıyım?

Yazmazsınız, yazılım bunu sizin yerinize yapar. Fatura kesmek, fatura almak, banka ekstresi içe aktarmak gibi işlemlerin tümü, kayıt kuralları aracılığıyla kendi yevmiye kayıtlarını oluşturur. Manuel yevmiye kayıtları, hiçbir belge akışının kapsamadığı durumlar içindir: düzeltmeler, düzeltme kayıtları, açılış bakiyeleri.

Yanlış bir yevmiye kaydını nasıl düzeltirim?

Ters kaydını (mahsup kaydı) girin, ardından doğru kaydı girin. Sadece ekleme yapılan bir defterde hata, ters kayıt ve düzeltme görünür durumda kalır; bu da bir denetçinin görmek isteyeceği şeyin ta kendisidir. Kaydedilmiş işlemleri düzenlemek veya silmek, denetim izini yok eder.