Mis on kande ehk pearaamatu kanne? Tüübid ja näited

Kanne ehk pearaamatu kanne on kahekordse raamatupidamise arvestusühik: kuupäevaga varustatud, selgitusega ning tasakaalus deebetite ja kreeditite kogum, mis kajastab ühte majandussündmust. Kõik raamatupidamises - iga saldo, iga aruande rida - on kandevirnete summa ja mitte miski muu. Kui mingist sündmusest ei saanud kannet, siis raamatupidamise jaoks seda ei toimunudki.

Kande anatoomia

Igal kandel on samad osad:

• Kuupäev - kuupäev, millisesse perioodi sündmus kuulub ja mis määrab selle arvestusperioodi. See ei pruugi olla süsteemi sisestamise kuupäev.
• Selgitus - mis juhtus, sõnastatuna nii, et revident saab sellest ka kahe aasta pärast aru.
• Read - vähemalt kaks rida, millest igaüks viitab kontoplaani kontole koos deebet- või kreeditsummaga. Deebetite kogusumma peab võrduma kreeditite kogusummaga.
• Viide - algdokument: arve number, palgaleht, pangaväljavõtte rida. Seos, mis teeb kande auditeeritavaks.

Minimaalne näide - klient tasub arve S-1038, summad eurodes:

Kontode	Deebet	Kreedit
2710 Pank	2400
2410 Nõuded ostjate vastu		2400

Liitkanded

Kanded ei pea piirduma kahe reaga - need peavad olema tasakaalus kogusummas, mitte paaris. Igakuine palgaarvestus brutosummas 5000 € kajastub ühe liitkandena:

Kontode	Deebet	Kreedit
6204 Palgakulu	5000,00
6205 Sotsiaalmaksukulu (tööandja)	88,50
4460 Makstavad netopalgad		3025,00
4461 Kinnipeetud tulumaks		1000,00
4463 Sotsiaalmaksukohustis		1063,50

Üks sündmus, viis rida, endiselt tasakaalus: mõlemal poolel 5088,50 - deebetpoolel palgakulu ja tööandja sotsiaalmaks; kreeditpoolel netopalk, kinnipeetud tulumaks ning sotsiaalmaks (töötaja peetud kinni ja tööandja oma kokku). Selle kunstlikuks jagamiseks kaherealisteks paarideks pole põhjust, sest see varjaks tõsiasja, et tegemist on ühe sündmusega. (Määrad on näite jaoks lihtsustatud.)

Kande tüübid

Standardkanded kajastavad igapäevaseid toiminguid - müüke, oste, laekumisi ja makseid. Kaasaegsetes süsteemides genereeritakse valdav enamik neist dokumentide alusel automaatselt: arve väljastamine loob kande, pangaväljavõtte import loob maksekanded.

Algkanded kannavad saldod üle uude majandusaastasse või laadivad uude süsteemi vana süsteemi lõppsaldod - see on ainus kord, mil pikk saldode nimekiri kajastatakse ühes kandes.

Korrigeerivad kanded viivad raamatupidamise perioodi lõpus vastavusse majandusliku tegelikkusega: kulum, laekumata tulud, ettemakstud kulud ja eraldised. Tavaliselt dateeritakse need perioodi viimase kuupäevaga.

Sulgemiskanded nullivad majandusaasta lõpus tulu- ja kulukontod ning kannavad vahe - aasta kasumi - omakapitali (kontoplaani alusel). Pärast sulgemist alustavad kasumiaruande kontod uut aastat puhtalt lehelt; bilansi kontode saldod võetakse kaasa.

Tagasipöördkanded on varasema kande peegelpilt, mis tehakse selle tühistamiseks. Andmeid üksnes lisavas pearaamatus (append-only ledger) tehakse korrektsed parandused nii: vale kanne jääb registrisse, tagasipöördkanne jääb registrisse ja auditijälg näitab mõlemat. Kustutamine ei ole parandamine, vaid ajaloo hävitamine.

Käsitsi tehtavad kanded on ülejäänud kategooria: kõik, mida inimene sisestab otse, mitte dokumendivoo kaudu. Korralikus süsteemis on neid harva ja igaüks neist väärib selgitust, mis peab vastu auditi küsimustele.

Praktiline näide: sündmusest kandeni

Ettevõte tasub 1. juulil ette 1200 € aastase kindlustuse eest. Kaks kannet kuuekuulise vahega jutustavad kogu loo:

Maksmisel (1. juuli) - tegemist on varaga, mitte kuluga; üksteist kuud katet on endiselt majanduslik resurss:

Kontode	Deebet	Kreedit
29 Ettemakstud kulud	1200
2710 Pank		1200

Iga kuu lõpus muudab korrigeeriv kanne ühe kuu katte kuluks:

Kontode	Deebet	Kreedit
6209 Administratiivkulud	100
29 Ettemakstud kulud		100

See on tekkepõhine raamatupidamine lühidalt: raha lahkus juulis, kuid kulu kuulub igasse kuusse, mis katset tarbis.

Kanded API kaudu

Nordletis on käsitsi tehtav kanne üksainus päring: POST /v1/ledger/journal/transactions/create võtab vastu kuupäeva, selgituse ja 2–200 rida { accountCode, debit, credit }, kusjuures igal real võib olla valikuline kulukeskuse ja projekti dimensioon. API valideerib kõik raamatupidamisreeglite nõuded - kontod peavad olema olemas ja kanneteks avatud, deebetid peavad võrduma kreedititega, kuupäeva periood peab olema avatud -, vastasel juhul lükatakse kanne tagasi. Sisestatud kanded on muutumatud (immutable); parandused tehakse uute kannetega. Dokumendipõhised kanded (müügid, ostid, palgad, pangaimport) tehakse sama mehhanismi kaudu postitamisreeglite abil, nii et pearaamatul on allikast olenemata ühtne struktuur ning POST /v1/reports/general-journal loetleb need kõik kronoloogilises järjekorras.

FAQ

Mis on kanne lihtsas keeles?

Kuupäevaga varustatud tasakaalus kirje ühe majandussündmuse kohta: vähemalt kaks rida, millest igaüks debiteerib või krediteerib kontot, kusjuures mõlema poole summad on võrdsed. Kanded on ainus viis, kuidas midagi raamatupidamisse jõuab.

Mitu rida võib kandel olla?

Vähemalt kaks; edasi täpselt nii palju, kui sündmus nõuab - palgaarvestuse ja käibemaksu kanded sisaldavad tavaliselt viit või enamat rida. Nõue on, et deebetite kogusumma võrdub kreeditite kogusummaga, mitte see, et read esineksid paaridena.

Mis vahe on kandel ja tehingul?

Praktikas kasutatakse neid termineid sünonüümidena. Mõned süsteemid (sh Nordlet) kutsuvad kuupäevaga sündmust tehinguks (transaction) ja selle ridu kanneteks (entries) - struktuur on sama, sõnavara erineb.

Kas ma pean tegema kande iga müügi kohta?

Ei pea - tarkvara teeb seda. Arve väljastamine, ostuarve saamine ja pangaväljavõtte import genereerivad kõik kanded postitamisreeglite kaudu automaatselt. Käsitsi tehtavad kanded on mõeldud olukordadeks, mida ükski dokumendivoog ei kata: korrigeerimised, parandused, alussaldod.

Kuidas ma saan parandada valet kannet?

Tehke sellele tagasipöördkanne ja seejärel sisestage õige kanne. Andmeid üksnes lisavas pearaamatus jäävad viga, tagasipöördkanne ja parandus nähtavale - täpselt seda audiitor näha soovibki. Sisestatud kannete muutmine või kustutamine hävitab auditijälje.