Hvað er færslanúmer eða bókun? Tegundir og dæmi

Bókun (journal entry) er grunneining færslna í tvíþættri bókhaldi: eitt dagsett, sundurliðað og jafnað safn skulddafna og eigna sem nær yfir einn tiltekni viðskiptaviðburð. Allt í bókhaldinu - hver staða, hver lína í yfirliti - er summa bókana og ekkert annað. Ef atburður varð ekki að bókun, þá hefur hann samkvæmt bókhaldi ekki átt sér stað.

Uppbygging færslu

Allar færslur samanstanda af eftirfarandi þáttum:

• Dagsetning - dagsetningin sem atburðurinn heyrir undir, sem ákvarðar reikningstímabilið. Þetta er ekki endilega dagsetningin sem færslan var slegin inn.
• Lýsing - hvað gerðist, skrifað þannig að endurskoðandi skilji tveimur árum síðar.
• Línur - að lágmarki tvær, þar sem hver lína tilgreinir bókhæfan reikning úr reikningslyklinum ásamt upphæð til skuldfærslu eða eignarfærslu. Samtala skuldfærslna verður að vera jöfn samtölu eignarfærslna.
• Tilvísun - upprunaskjalið: reikningsnúmer, launavinnsla, yfirlit frá banka. Tengingin sem gerir færsluna endurskoðunarhæfa.

Lágmarksdæmi - viðskiptavinur greiðir reikning S-1038, upphæðir í evrum:

Reikningur	Skuldfærsla	Eignarfærsla
2710 Banki	2.400
2410 Viðskiptakröfur		2.400

Samsettar færslur

Færslur takmarkast ekki við tvær línur - þær jafnast út í heild sinni, ekki í pörum. Mánaðarleg launavinnsla fyrir bruttolaun upp á 5.000 € bókast sem ein samsett færsla:

Reikningur	Skuldfærsla	Eignarfærsla
6204 Launakostnaður	5.000,00
6205 Tryggingagjald (atvinnurekanda)	88,50
4460 Nettólaun til greiðslu		3.025,00
4461 Staðgreiðsla skatta til greiðslu		1.000,00
4463 Tryggingagjald til greiðslu		1.063,50

Einn atburður, fimm línur, samt jafnvægi: 5.088,50 á hvorri hlið - launakostnaður auk tryggingagjalds atvinnurekanda megin skuldfærslna; nettólaun, staðgreiðsla og tryggingagjald (tryggingagjald launþega auk framlags atvinnurekanda) megin eignarfærslna. Að skipta þessu upp í tilbúin tveggja lína pör myndi eingöngu dylja þá staðreynd að hér er um einn atburð að ræða. (Hlutföll eru einfölduð fyrir þetta dæmi.)

Tegundir bókana

Staðlaðar færslur skrá dagglega atburði - sölu, kaup, greiðslur. Í nútímakerfum er langur meirihluti þessara færslna búinn til sjálfkrafa úr skjölum: útgáfa reiknings stofnar færslu og innflutningur á bankayfirliti stofnar greiðslufærslur.

Opnunarfærslur flytja stöður yfir á nýtt fjárhagsár eða koma nýju kerfi af stað með lokastöðum þess gamla - eimdi skiptið sem langur listi af stöðum bókast í einni færslu.

Leiðréttingarfærslur samræma bókhaldið efnahagslegum veruleika við lok tímabils: afskriftir, áfallnar og fyrirfram greiddar tekjur og gjöld, ásamt skuldbindingum. Venjulega dagsettar á síðasta degi tímabilsins.

Lokunarfærslur núllstilla tekju- og gjaldaliði við árslok ogfæra mismuninn - hagnað ársins - inn á eigið fé (3420 í litáiska reikningslyklinum). Eftir lokun hefja rekstrarreikningsliðir nýja árið á núllstöðu; efnahagsreikningsliðirnir flytjast á milli ára.

Endurvinnslufærslur eru spegilmynd fyrri færslu, bókaðar til að ógilda hana. Í bókhaldi sem tekur eingöngu við nýjum færslum án þess að eyða (append-only ledger) er þetta hvernig leiðréttingar virka: röng færsla er áfram skráð, leiðréttingin er áfram skráð og endurskoðunarslóðin sýnir hvort tveggja. Að eyða er ekki leiðrétting - það er að þurrka út söguna.

Handvirkar færslur eru afgangsflokkurinn: allt sem einstaklingur bókar beint í stað þess að fara í gegnum skjalaskul. Í heilbrigðu umhverfi eru þær sjaldgæfar og hver og ein ætti að hafa lýsingu sem dugar til að standast spurningar í endurskoðun.

Hagnýtt dæmi: frá atburði að færslu

Fyrirtækið greiðir 1.200 € fyrirfram þann 1. júlí fyrir eins árs tryggingu. Tvær færslur með sex mánaða millibili segja alla sögu:

Við greiðslu (1. júlí) - eign, ekki kostnaður; ellefu mánaða tryggingavernd er enn efnahagsleg auðlind:

Reikningur	Skuldfærsla	Eignarfærsla
29 Fyrirfram greiddur kostnaður	1.200
2710 Banki		1.200

Í lok hvers mánaðar breytir leiðréttingarfærsla eins mánaðar vernd í kostnað:

Reikningur	Skuldfærsla	Eignarfærsla
6209 Stjórnunarkostnaður	100
29 Fyrirfram greiddur kostnaður		100

Þetta er skuld- og kröfubókhald (accrual accounting) í smækkaðri mynd: peningarnir fóru út í júlí, en kostnaðurinn tilheyrir hverjum mánuði sem nýtti sér verndina.

Færslur í vefþjónustuskilum (API)

Í Nordlet er handvirk færsla gerð með einu kalli: POST /v1/ledger/journal/transactions/create tekur við dagsetningu, lýsingu og 2 til 200 línum af { accountCode, debit, credit }, ásamt valkvæðum víddum fyrir kostnaðarstaði og verkefni per línu. Vefþjónustan staðfestir allt sem bókhaldsreglur krefjast - reikningar verða að vera til og vera bókhæfir, skuldfærslur verða að jafna eignarfærslur, tímabil dagsetningarinnar verður að vera opið - og hafna færslunni annars. Bókaðar færslur eru óbreytanlegar; leiðréttingar eru nýjar færslur. Skjaladrifnar færslur (sala, kaup, laun, bankainnflutningur) bókast í gegnum sama ferli með bókunarreglum, þannig að fjárhagsbókin hefur eitt snið á færslum óháð uppruna, og POST /v1/reports/general-journal listar þær allar upp í tímaröð.

FAQ

Hvað er færsla á einföldu máli?

Dagsett og jafnað yfirlit yfir einn viðskiptaviðburð: að lágmarki tvær línur, þar sem hver lína skuldfærir eða eignarfærir reikning, með jöfnum samtölum á báðum hliðum. Færslur eru eina leiðin til að koma einhverju inn í bókhaldið.

Hve margar línur getur færsla haft?

Tvær hið minnsta; umfram það, eins margar og atburðurinn krefst - launafærslur og virðisaukaskattsfærslur innihalda reglulega fimm línur eða fleiri. Kröfunni er fullnægt þegar samtala skuldfærslna er jöfn samtölu eignarfærslna, ekki að línur komi í pörum.

Hver er munurinn á færslu og viðskiptafærslu (transaction)?

Í framkvæmd eru þessi hugtök notuð til skiptis. Sum kerfi (þar á meðal Nordlet) kalla dagsetta atburðinn viðskiptafærslu (transaction) og línur hans færslur (entries) - sömu uppbygging, hvort sem er orðabragð.

Bóka ég færslu fyrir hverja sölu?

Nei - hugbúnaðurinn gerir það. Útgáfa reiknings, móttaka aðstoðarreiknings og innflutningur á bankayfirliti mynda allar sínar færslur í gegnum bókunarreglur. Handvirkar færslur eru fyrir það sem engin skjalaflæði ná yfir: leiðréttingar, lagfæringar og opnunarstöður.

Hvernig laga ég ranga færslu?

Bókaðu endurvinnslufærslu til að ógilda hana, og bókaðu síðan réttu færsluna. Í bókhaldi sem geymir allar færslur án eyðingar haldast mistökin, endurvinnslufærslan og lagfæringin sýnileg - sem er nákvæmlega það sem endurskoðandi vill sjá. Breytingar eða eyðing á bókuðum færslum eyðileggur endurskoðunarslóðina.