Kas ir grāmatojums? Veidi un praktiski piemēri
Grāmatojuma uzbūve, galvenie veidi - standarta, saliktie, uzkrājumu, slēgšanas un reversējošie -, kā arī praktiski piemēri ar reāliem kontu plāna kodiem.
Grāmatojums (journal entry) ir uzskaites pamatvienība divkāršā ieraksta grāmatvedībā: viens ar datumu apstiprināts, aprakstīts un līdzsvarots debeta un kredīta ierakstu kopums, kas atspoguļo vienu saimniecisko darījumu. Viss grāmatvedībā - katrs konta atlikums, katra finanšu pārskata rinda - ir grāmatojumu summa un nekas cits. Ja kāds notikums nav kļuvis par grāmatojumu, tad grāmatvedības izpratnē tas nav noticis.
Grāmatojuma uzbūvējums
Katram grāmatojumam ir vienādas sastāvdaļas:
- Datums - datums, kuram darījums pieder, kas nosaka tā grāmatvedības periodu. Tas neobligāti ir datums, kad ieraksts tika ievadīts sistēmā.
- Apraksts - kas ir noticis, vārdos, ko pārbaudītājs sapratīs arī pēc diviem gadiem.
- Rindas - vismaz divas, katrā norādot grāmatojamu kontu no kontu plāna ar debeta vai kredīta summu. Kopējiem debetiem jāsakrīt ar kopējiem kredītiem.
- Atsauce - pamatojuma dokuments: rēķina numurs, darba samaksas aprēķins, bankas konta izraksts. Saite, kas padara ierakstu pārbaudāmu (auditable).
Minimāls piemērs - klients apmaksā rēķinu S-1038, summas eiro:
| Konts | Debets | Kredīts |
|---|---|---|
| 2710 Banka | 2,400 | |
| 2410 Pircēju parādi | 2,400 |
Saliktie grāmatojumi
Grāmatojumi neaprobežojas ar divām rindām - tie līdzsvarojas kopsummā, nevis pa pāriem. Ikmēneša darba samaksa bruto algām 5,000 € apmērā tiek grāmatota kā viens salikts grāmatojums (compound entry):
| Konts | Debets | Kredīts |
|---|---|---|
| 6204 Atalgojuma izmaksas | 5,000.00 | |
| 6205 Sociālās apdrošināšanas izmaksas (darba devēja) | 88.50 | |
| 4460 Maksājamās neto algas | 3,025.00 | |
| 4461 Maksājamais iedzīvotāju ienākuma nodoklis | 1,000.00 | |
| 4463 Maksājamā sociālā apdrošināšana | 1,063.50 |
Viens notikums, piecas rindas, tomēr līdzsvarā: 5,088.50 katrā pusē - atalgojuma izmaksas plus darba devēja sociālā apdrošināšana debetā; neto alga, ieturētais ienākuma nodoklis un sociālā apdrošināšana (darbinieka ieturētā plus darba devēja daļa) kredītā. Šīs summas sadalīšana mākslīgos divu līniju pāros tikai slēptu to, ka tas ir viens vienots darījums. (Likmes piemēram vienkāršotas.)
Grāmatojumu veidi
Standarta grāmatojumi reģistrē ikdienas darījumus - pārdošanu, pirkumus, maksājumus. Mūsdienu sistēmās absolūts vairākums tiek ģenerēts no dokumentiem automātiski: izrakstot rēķinu, tiek izveidots tam atbilstošs grāmatojums, bet bankas izraksta importēšana izveido maksājumu grāmatojumus.
Sākuma (atlikumu) grāmatojumi pārnes atlikumus uz jaunu finanšu gadu vai ievada jaunā sistēmā vecā gada slēguma atlikumus - tā ir vienīgā reize, kad gara atlikumu rinda tiek grāmatota vienā kopējā ierakstā.
Korekciju grāmatojumi pielāgo grāmatvedības datus saimnieciskajai realitātei perioda beigās: nolietojums, uzkrātie un nākamo periodu ienākumi un izmaksas, uzkrājumi. Parasti datēti ar perioda pēdējo dienu.
Slēgšanas grāmatojumi gada beigās dzēš ieņēmumu un izmaksu kontus, pārnesot starpību - gada peļņu - uz pašu kapitālu (konts 3420 Lietuvas kontu plānā). Pēc slēgšanas peļņas vai zaudējumu aprēķina konti jauno gadu sāk ar nulles atlikumu, savukārt bilances konti tiek pārnestīti uz nākamo periodu.
Reversējošie grāmatojumi ir iepriekšējā grāmatojuma spoguļattēls, ko grāmato tā anulēšanai. Virsgrāmatā, kur ierakstus var tikai papildināt (append-only ledger), tā darbojas labojumi: nepareizais ieraksts paliek uzskaitē, reversējošais ieraksts paliek uzskaitē, un revīzijas seka (audit trail) parāda abus. Dzēšana nav labošana, tā ir vēstures dzēšana.
Manuālie grāmatojumi ir atlikusī kategorija: viss, ko cilvēks grāmato tieši, nevis caur dokumentu plūsmu. Sakārtotā sistēmā tie ir retums, un katrs no tiem ir pelnījis aprakstu, kas ir pietiekami labs, lai izturētu revīzijas jautājumus.
Praktisks piemērs: no darījuma līdz grāmatojumam
Uzņēmums 1. jūlijā veic priekšapmaksu 1,200 € apmērā par viena gada apdrošināšanu. Divi grāmatojumi ar sešu mēnešu intervālu pastāsta visu stāstu:
Maksājuma brīdī (1. jūlijā) - tas ir aktīvs, nevis izmaksas; vienpadsmit mēnešu segums joprojām ir saimnieciskais resurss:
| Konts | Debets | Kredīts |
|---|---|---|
| 29 Nākamo periodu izmaksas | 1,200 | |
| 2710 Banka | 1,200 |
Katra mēneša beigās korelējošais grāmatojums pārvērš viena mēneša segumu izmaksās:
| Konts | Debets | Kredīts |
|---|---|---|
| 6209 Administratīvās izmaksas | 100 | |
| 29 Nākamo periodu izmaksas | 100 |
Šī ir uzkrāšanas metode mazmērogā: nauda aizplūda jūlijā, bet izmaksas pieder katram mēnesim, kurš izmantoja apdrošināšanas segumu.
Grāmatojumi API saskarnē
Sistēmā Nordlet manuāls grāmatojums ir viens pieprasījums: POST /v1/ledger/journal/transactions/create pieņem datumu, aprakstu un no 2 līdz 200 rindām ar parametriem { accountCode, debit, credit }, un katrai rindai iespējams norādīt izmaksu centra un projekta dimensijas. API validē visu, ko prasa grāmatvedības noteikumi - kontiem ir jāeksistē un tajos jābūt atļautam veikt ierakstus, debetiem jāsakrīt ar kredītiem, datuma periodam jābūt atvērtam -, pretējā gadījumā grāmatojums tiek noraidīts. Grāmatotie ieraksti nav labojami (immutable); labojumi tiek veikti kā jauni ieraksti. No dokumentiem izrietošie grāmatojumi (pārdošana, pirkumi, darba samaksa, bankas importētie dati) tiek grāmatoti caur to pašu mehānismu, izmantojot grāmatošanas likmes, tāpēc virsgrāmatai ir viena un tā pati ieraksta struktūra neatkarīgi no avota, un POST /v1/reports/general-journal tos visus uzskaita hronoloģiskā secībā.
FAQ
Kas vienkāršoti ir grāmatojums?
Ar datumu apstiprināts un līdzsvarots viena saimnieciskā darījuma ieraksts: vismaz divas rindas, katrā debetējot vai kreditējot kontu, ar vienādām kopsummām abās pusēs. Grāmatojumi ir vienīgais veids, kā jebkas nonāk grāmatvedībā.
Cik rindas var būt vienā grāmatojumā?
Vismaz divas; tālāk - tik, cik nepieciešams konkrētajam darījumam. Algu un PVN grāmatojumos parasti ir piecas vai vairāk rindas. Prasība ir tāda, lai kopējie debeti sakristu ar kopējiem kredītiem, nevis lai rindas nāktu pāros.
Kāda ir atšķirība starp grāmatojumu un darījumu?
Praksē šos terminus lieto aizstājami. Dažas sistēmas (tajā skaitā Nordlet) ar datumu apstiprinātu notikumu sauc par darījumu (transaction) un tā rindas par grāmatojumiem (entries) - tā ir viena un tā pati struktūra, tikai atšķirīga terminoloģija.
Vai man ir jāveido grāmatojumi katram darījumam?
Nē - to dara programmatūra. Rēķina izrakstīšana, saņemta rēķina reģistrēšana un bankas izraksta importēšana automātiski ģenerē grāmatojumus, izmantojot grāmatošanas likmes. Manuālie grāmatojumi ir paredzēti tam, ko nesedz neviena dokumentu plūsma: korekcijām, labojumiem, sākuma atlikumiem.
Kā izlabot nepareizu grāmatojumu?
Iegrāmato tā reversējošo ierakstu, pēc tam iegrāmato pareizo ierakstu. Virsgrāmatā, kur ierakstus var tikai papildināt, kļūda, reversējošais ieraksts un labojums paliek redzami - un tieši to vēlas redzēt revidents. Jau iegrāmatotu ierakstu rediģēšana vai dzēšana iznīcina revīzijas seku.