Was ist eine Rechnung? Pflichtangaben nach EU-Umsatzsteuerrecht

Eine Rechnung ist keine bloße Zahlungsaufforderung. Sie ist ein gesetzlich stark reglementiertes Dokument, denn sie erfüllt zwei wesentliche Funktionen, auf die das Steuersystem angewiesen ist: Sie legt die Umsatzsteuerschuld des leistenden Unternehmers fest und dient dem Leistungsempfänger als Beleg für den Vorsteuerabzug. Sind die Angaben fehlerhaft, scheitert der Vorsteuerabzug auf Kundenseite – weshalb ein fehlendes Feld nicht einfach nur ein formeller Mangel ist.

In der EU sind die inhaltlichen Anforderungen harmonisiert. Artikel 226 der Richtlinie 2006/112/EG (MwSt-Systemrichtlinie) legt die Pflichtangaben fest, und das Gesetz ist hier bewusst abschließend formuliert: „Für Mehrwertsteuerzwecke sind […] auf Rechnungen nur die folgenden Angaben obligatorisch“.

Die zwingenden Rechnungsangaben

Artikel 226 listet 15 nummerierte Punkte auf, zuzüglich dreier im Jahr 2010 eingefügter Buchstabenpunkte – insgesamt also 18 Angaben:

Punkt	Was auf der Rechnung stehen muss
1	Das Ausstellungsdatum
2	Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird
3	Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers
4	Die USt-IdNr. des Leistungsempfängers, sofern dieser die Steuer schuldet oder es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung nach Artikel 138 handelt
5	Der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
6	Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen
7	Das Datum der Lieferung oder Dienstleistung (oder einer Vorauszahlung), sofern dieses feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch ist
7a	Die Angabe „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten“ (Cash accounting), wenn der Unternehmer dieses Verfahren anwendet
8	Die Steuerbemessungsgrundlage nach Steuersätzen oder Befreiungen, der Preis je Einheit ohne Mehrwertsteuer sowie jede Preisminderung, die nicht bereits im Preis je Einheit berücksichtigt ist
9	Der angewandte Mehrwertsteuersatz
10	Der zu zahlende Mehrwertsteuerbetrag
10a	Die Angabe „Gutschrift“ (Self-billing), wenn der Leistungsempfänger die Rechnung anstelle des leistenden Unternehmers ausstellt
11	Im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die anwendbare Bestimmung der EU-Richtlinie, auf die entsprechende nationale Bestimmung oder ein anderer Hinweis auf die Befreiung
11a	Die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Reverse charge), wenn der Leistungsempfänger die Steuer schuldet
12	Bei der Lieferung neuer Fahrzeuge die Merkmale zur Identifizierung des Fahrzeugs
13	Die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“, sofern diese Anwendung findet
14	Die Angabe „Sonderregelung für Gebrauchtgegenstände“, „— Kunstgegenstände“ oder „— Sammlungsstücke und Antiquitäten“, je nach Anwendungsfall
15	Ist ein Fiskalvertreter Steuerschuldner, dessen USt-IdNr., Name und Anschrift

In der Praxis sind drei weitere Bestimmungen von großer Bedeutung. Ein nicht im Mitgliedstaat der Besteuerung ansässiger leistender Unternehmer, der eine Leistung unter dem Reverse-Charge-Verfahren erbringt, darf die Punkte 8, 9 und 10 weglassen und die Bemessungsgrundlage stattdessen durch Angabe von Menge und Art der Leistung beschreiben (Artikel 226a). Die Mitgliedstaaten können die Angabe der USt-IdNr. des Leistungsempfängers auch in Fällen verlangen, die über Punkt 4 hinausgehen (Artikel 227). Rechnungsbeträge können zudem in jeder beliebigen Währung ausgewiesen werden, vorausgesetzt, der zu zahlende Mehrwertsteuerbetrag wird auch in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben, in dem die Steuer geschuldet wird (Artikel 230).

Die exakten Formulierungen

Die Punkte 7a, 10a, 11a, 13 und 14 erfordern wörtliche Angaben – exakt den gesetzlich vorgegebenen Wortlaut und keine Umschreibung. Hieran scheitern Rechnungen bei Prüfungen am häufigsten, denn ein bloßes „VAT reverse charged per Art. 196“ entspricht nun einmal nicht der in der Richtlinie geforderten Phrase.

Das jeweilige nationale Recht legt den Wortlaut in der Landessprache fest. Artikel 80 des litauischen Umsatzsteuergesetzes (PVMĮ) spiegelt beispielsweise Artikel 226 Punkt für Punkt wider und schreibt die litauischen Formulierungen vor: „Atvirkštinis apmokestinimas“ (Reverse Charge / Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers), „Pinigų apskaitos sistema“ (Ist-Versteuerung / Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten) und „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“ (Self-billing / Gutschrift).

Der Hinweis auf Steuerbefreiungen in Punkt 11 ist hingegen flexibel. Er bietet drei Alternativen: Man nennt die Richtlinie, den nationalen Paragrafen oder gibt einen sonstigen Hinweis auf die Befreiung. Die Erläuterungen der EU-Kommission bestätigen hierzu, dass bereits das einzige Wort „Steuerfrei“ (Exempt) völlig ausreicht. Sie regeln auch einen häufigen Überschneidungsfall: Ist eine Leistung sowohl steuerfrei als auch dem Reverse-Charge-Verfahren unterworfen, so genügt allein der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Wann eine Rechnung auszustellen ist

Artikel 220 legt fest, für welche Umsätze eine Rechnung zwingend erforderlich ist: Lieferungen und sonstige Leistungen an andere Steuerpflichtige oder an nichtsteuerpflichtige juristische Personen, Fernverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen nach Artikel 138 sowie bei Vorauszahlungen (Anzahlungen). Für nach Artikel 135 Abs. 1 Buchstaben a bis g steuerfreie Finanz- und Versicherungsdienstleistungen muss keine Rechnung ausgestellt werden.

Artikel 222 harmonisiert die Frist für genau zwei Kategorien:

Für innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen (Artikel 138) und für grenzüberschreitende Dienstleistungen, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Artikel 196), muss die Rechnung spätestens am fünfzehnten Tag des Monats ausgestellt werden, der auf den Monat folgt, in dem der Steuertatbestand eingetreten ist.

Für alles andere legen die Mitgliedstaaten ihre eigenen Fristen fest. Diese Asymmetrie überrascht viele: Es gibt keine EU-weit einheitliche Ausstellungsfrist für reine Inlandsrechnungen.

Kleinbetragsrechnungen (Vereinfachte Rechnungen)

Nicht jede Rechnung muss alle 18 Pflichtangaben enthalten. Nach Artikel 220a müssen die Mitgliedstaaten vereinfachte Rechnungen (Kleinbetragsrechnungen) zulassen, wenn:

• der Rechnungsbetrag höchstens 100 EUR (bzw. den entsprechenden Wert in der Landeswährung) beträgt;
• das Dokument eine frühere Rechnung ändert (ein Dokument nach Artikel 219 – eine Rechnungskorrektur); oder
• der leistende Unternehmer die Kleinunternehmerregelung nach Artikel 284 in Anspruch nimmt (ein durch die KMU-Richtlinie hinzugefügter und seit dem 1. Januar 2025 geltender Fall).

Nach Artikel 238 können die Mitgliedstaaten nach Konsultation des Mehrwertsteuerausschusses Vereinfachungen auch dann zulassen, wenn der Betrag über 100 EUR, aber nicht über 400 EUR liegt, oder wenn die Handelspraxis eine vollständige Einhaltung besonders erschwert. Ob der Rahmen bis 400 € genutzt wird, hängt also vom jeweiligen Land ab.

Eine Kleinbetragsrechnung muss nach Artikel 226b dennoch Folgendes enthalten: das Ausstellungsdatum; die Identität des leistenden Unternehmers; die Art der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Dienstleistungen; den zu zahlenden Mehrwertsteuerbetrag oder die zur Berechnung erforderlichen Daten; sowie, im Falle eines Änderungsdokuments, einen eindeutigen Bezug zur ursprünglichen Rechnung und den konkreten Angaben, die geändert werden.

Hierbei gibt es zwei wesentliche Grenzen. Eine vereinfachte Rechnungsstellung ist niemals zulässig für Fernverkäufe, steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen oder für grenzüberschreitende Reverse-Charge-Leistungen durch nicht im Land ansässige Unternehmer – also genau für jene grenzüberschreitenden Sachverhalte, in denen die Rechnung Kontrollfunktionen der Finanzverwaltung übernimmt. Zudem dürfen die Mitgliedstaaten nicht mehr Angaben verlangen, als die Artikel 226, 227 und 230 ohnehin zulassen.

Was sich durch ViDA ändert

Die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates – das Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA / Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter), in Kraft seit dem 14. April 2025 – schreibt weite Teile davon neu, überwiegend mit Wirkung zum 1. Juli 2030:

• Zwei neue Pflichtangaben in Artikel 226. Punkt (16): Bei einer Rechnungskorrektur die fortlaufende Nummer der korrigierten Ursprungsrechnung. Punkt (17): Die Bankkontonummern oder virtuellen Kontonummern, oder sonstige Kennungen des leistenden Unternehmers, die eine eindeutige Zuordnung der Zahlungskonten erlauben. (Der verabschiedete Text sagt bewusst nicht explizit „IBAN“, und das in der ursprünglichen Vorlage enthaltene Zahlungsziel wurde fallengelassen.)
• Die Angabe „Dreiecksgeschäft“ kommt zum Reverse-Charge-Hinweis hinzu, wenn der Erwerber nach Artikel 197 Steuerschuldner ist.
• Der Begriff der „elektronischen Rechnung“ wird verengt. Artikel 217 verlangt künftig ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht – ein einfaches PDF qualifiziert sich dann nicht mehr, während hybride Formate (strukturierte Daten kombiniert mit einer visuell lesbaren Darstellung) weiterhin zulässig sind.
• Die E-Rechnung wird zum Standard unter Artikel 218, unter Verweis auf die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung nach der Richtlinie 2014/55/EU. Im B2B-Bereich ist die Zustimmung des Empfängers bei richtlinienkonformen E-Rechnungen künftig nicht mehr erforderlich.
• Die Rechnungsfrist nach Artikel 222 wird verkürzt auf 10 Tage nach Eintritt des Steuertatbestandes.
• Zusammenfassende Meldungen (ZM) werden abgeschafft und durch ein System der digitalen Meldepflichten (Digital Reporting) ersetzt.

Eine Änderung ist bereits aktiv: Seit dem 14. April 2025 dürfen die Mitgliedstaaten nationale Pflichten zur E-Rechnung im B2B-Bereich einführen, ohne vorab eine Ausnahmeermächtigung der EU beantragen zu müssen – was der Grund für die zunehmende Zahl nationaler Mandate ist.

Wie Nordlet dies handhabt

Rechnungen werden nicht aus einer Formatvorlage, sondern aus strukturierten Daten generiert. Das bedeutet, dass die Pflichtangaben direkt aus den Stammdaten stammen und nicht von manuellen Texteingaben abhängig sind. Der Name des Unternehmens, Registrierungsnummer und USt-IdNr., die korrespondierenden Daten des Geschäftspartners, die sequenzielle Rechnungsnummer aus einem dokumentspezifischen Nummernkreis, Ausstellungsdatum und Fälligkeit, Stückzahl pro Position, Leistungsbeschreibung, Einzelpreis, Mehrwertsteuersatz sowie Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag nach Steuersatz werden alle in der Rechnung mitgeführt und auf dem PDF in Litauisch, Englisch oder Russisch ausgegeben.

Die mehrwertsteuerliche Behandlung einer Rechnung wird durch die VAT engine ermittelt. Sie entscheidet, ob es sich um einen Inlandsumsatz, eine innergemeinschaftliche Lieferung, einen Reverse-Charge-Umsatz, einen steuerfreien oder einen nicht steuerbaren Umsatz handelt – und damit auch, welche Pflichtformulierungen nach Artikel 226 angewendet werden müssen. Für den strukturierten Datenaustausch mappt der Peppol BIS 3.0-Output diese Daten auf die EN 16931 – den Standard, den ViDA zur Norm machen wird – und die nationalen E-Rechnungsformate (wie FatturaPA für Italien, KSeF FA(3) für Polen, CIUS-RO UBL für Rumänien) werden exakt aus derselben Datenquelle generiert.

Zwei offene Hinweise dazu: Die gesetzlichen Pflichtformulierungen werden durch das in der Rechnung gewählte Steuer-Schema (VAT Scheme) gesteuert. Ein falsch eingestelltes Schema führt daher unweigerlich zu einer in formeller Hinsicht fehlerhaften Rechnung – ein Punkt, der bei der erstmaligen Einrichtung grenzüberschreitender Verkäufe zwingend überprüft werden sollte. Zudem sind Kleinbetragsrechnungen (vereinfachte Rechnungen) in unserem System kein separater Dokumententyp: Die Rechnungen enthalten stets die vollständigen Pflichtangaben, was immer zulässig ist, da die Vereinfachung lediglich eine Option und keine Pflicht darstellt.

Weiterführende Lektüre: Was eine Rechnungskorrektur enthalten muss und warum eine Proformarechnung überhaupt keine Rechnung ist.

FAQ

Was sind die Pflichtangaben auf einer EU-Umsatzsteuerrechnung?

Artikel 226 der MwSt-Systemrichtlinie listet sie auf: Ausstellungsdatum, eine einmalig vergebene fortlaufende Nummer, die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers, ggf. die USt-IdNr. des Kunden, Name und Anschrift beider Parteien, Menge und Art der erbrachten Leistung, das Leistungsdatum, sofern es vom Ausstellungsdatum abweicht, Bemessungsgrundlage je Steuersatz, angewandter MwSt-Satz, der MwSt-Betrag sowie spezifische Hinweise auf Steuerbefreiungen, Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge), Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten, Gutschriften (Self-billing) und Differenzbesteuerung.

Kann eine Rechnung in einer Fremdwährung ausgestellt werden?

Ja. Artikel 230 erlaubt jede beliebige Währung, unter der Bedingung, dass der zu zahlende Mehrwertsteuerbetrag auch in der Landeswährung des Mitgliedstaats ausgewiesen wird, in dem die Steuer anfällt (umgerechnet nach den Wechselkursregeln der Richtlinie).

Was ist eine Kleinbetragsrechnung und wann kann ich sie verwenden?

Eine Rechnung mit reduzierten Pflichtangaben. Sie ist zulässig für Beträge bis zu 100 EUR, für Dokumente, die eine frühere Rechnung ändern, sowie für Lieferanten, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen; die Mitgliedstaaten können die Grenze auf 400 EUR anheben. Eine solche Vereinfachung ist jedoch niemals anwendbar bei Fernverkäufen, steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen oder bei grenzüberschreitenden Reverse-Charge-Leistungen durch nicht ansässige Unternehmer.

Muss die Angabe „Reverse Charge“ exakt formuliert sein?

Ja – Artikel 226(11a) schreibt diese wörtliche Angabe vor, und das nationale Recht legt den exakten Wortlaut in der Landessprache fest (z. B. auf Deutsch: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, auf Litauisch: „Atvirkštinis apmokestinimas“). Eine bloße inhaltliche Umschreibung des Mechanismus anstelle der vorgeschriebenen Formulierung stellt einen Mangel dar, auch wenn die Bedeutung sachlich klar ist.

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Für innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen und für grenzüberschreitende Dienstleistungen mit Reverse Charge gilt: bis spätestens zum fünfzehnten Tag des Monats, der auf den Eintritt des Steuertatbestandes folgt. Für alle anderen Leistungen werden die Fristen national geregelt. Ab dem 1. Juli 2030 verkürzt ViDA diese harmonisierte Frist auf 10 Tage nach dem Steuertatbestand.