Kas yra sąskaita faktūra? Privalomi rekvizitai pagal ES PVM teisę

Sąskaita faktūra nėra mokėjimo prašymas. Tai dokumentas, kurio turinį reglamentuoja įstatymai, nes jis atlieka dvi esmines mokesčių sistemos funkcijas: užfiksuoja tiekėjo mokestinę PVM prievolę ir yra įrodymas, kuriuo remdamasis pirkėjas tą patį PVM atskaito. Neteisingai nurodžius informaciją, antroji dalis tampa neįmanoma – štai kodėl „trūkstamas rekvizitas“ nėra tik skundas dėl formatavimo.

Europos Sąjungoje privalomas turinys yra suderintas. Direktyvos 2006/112/EB (PVM direktyvos) 226 straipsnyje nustatyti privalomi rekvizitai, ir šis sąrašas yra tyčia baigtinis: „PVM tikslais privaloma nurodyti tik šiuos rekvizitus“.

Privalomi rekvizitai

226 straipsnyje išvardyta 15 sunumeruotų punktų ir trys pažymėti raidėmis, kurie buvo pridėti 2010 m. – iš viso 18:

Punktas	Kas turi būti nurodyta
1	Išrašymo data
2	Serija ir eilės numeris, pagal kuriuos galima unikaliai identifikuoti sąskaitą faktūrą
3	Tiekėjo PVM mokėtojo kodas
4	Pirkėjo PVM mokėtojo kodas, kai pirkėjas privalo apskaičiuoti PVM arba kai prekių tiekimas yra ES vidaus tiekimas pagal 138 straipsnį
5	Tiekėjo ir pirkėjo visas pavadinimas (vardas, pavardė) ir adresas
6	Prekių kiekis ir rūšis arba suteiktų paslaugų apimtis ir rūšis
7	Prekių tiekimo (arba avanso mokėjimo) data, jeigu ji nesutampa su išrašymo data ir jeigu ją galima nustatyti
7a	Nuoroda „Pinigų apskaitos sistema“, jeigu tiekėjas taiko šią sistemą
8	Apmokestinamoji vertė pagal kiekvieną tarifą ar neapmokestinamąją sumą, vieneto kaina be PVM ir visos nuolaidos, kurios neįtrauktos į vieneto kainą
9	Taikomas PVM tarifas
10	Mokėtina PVM suma
10a	Nuoroda „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“, jeigu sąskaitą faktūrą išrašo pirkėjas, o ne tiekėjas
11	Neapmokestinamo tiekimo atveju – nuoroda į atitinkamą ES ar nacionalinę nuostatą arba bet kokia kita nuoroda, nurodanti neapmokestinimą
11a	Nuoroda „Atvirkštinis apmokestinimas“, jeigu prievolė apskaičiuoti PVM tenka pirkėjui
12	Naujos transporto priemonės atveju – ją identifikuojantys duomenys
13	„Maržos apmokestinimo schema. Kelionių agentūros“, jeigu taikoma ši schema
14	Nuoroda „Maržos apmokestinimo schema. Naudotos prekės“, „– Meno kūriniai“ arba „– Kolekcionavimo objektai ir antikvariniai daiktai“ atitinkamai pagal taikymą
15	Jeigu prievolė tenka mokestiniam atstovui – to atstovo PVM mokėtojo kodas, pavadinimas (vardas, pavardė) ir adresas

Praktiškai svarbios trys susijusios taisyklės. Apmokestinimo valstybėje narėje neįsikūręs tiekėjas, tiekiantis prekes ar paslaugas ir taikantis atvirkštinį apmokestinimą, gali nenurodyti 8, 9 ir 10 punktų, o vietoj to apibūdinti apmokestinamąją vertę nurodant kiekį ir pobūdį (226a straipsnis). Valstybės narės gali reikalauti pirkėjo PVM mokėtojo kodo ir kitais, nei numatyta 4 punkte, atvejais (227 straipsnis). Be to, sumos gali būti nurodytos bet kuria valiuta, su sąlyga, kad mokėtina PVM suma taip pat bus nurodyta valstybės narės, kurioje mokėtinas mokestis, nacionaline valiuta (230 straipsnis).

Tikslios formuluotės

7a, 10a, 11a, 13 ir 14 punktuose reikalaujama pažodinių nuorodų – būtent tų žodžių, o ne perfrazavimo. Būtent čia sąskaitos faktūros dažniausiai nepraeina patikrinimo, nes, pavyzdžiui, „PVM atvirkštinis apmokestinimas pagal 196 str.“ nėra Direktyvoje nurodyta frazė.

Nacionalinė teisė nustato šių nuorodų kalbą. Lietuvos PVMĮ 80 straipsnis punktas į punktą atkartoja 226 straipsnį ir nustato lietuviškas formas: „Atvirkštinis apmokestinimas“ (angl. reverse charge), „Pinigų apskaitos sistema“ (angl. cash accounting) ir „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“ (angl. self-billing).

Neapmokestinimo nuoroda 11 punkte yra lankstesnė. Ji siūlo tris alternatyvas – nurodyti Direktyvą, nurodyti nacionalinę nuostatą arba pateikti bet kokią kitą nuorodą, liudijančią apie neapmokestinimą – o Komisijos aiškinamosiose pastabose patvirtinama, kad pakanka vieno žodžio „Neapmokestinama“ (angl. Exempt). Taip pat išsprendžiamas dažnas dubliavimasis: kai tiekimas yra ir neapmokestinamas, ir jam taikomas atvirkštinis apmokestinimas, pakanka vien nuorodos „Atvirkštinis apmokestinimas“.

Kada privaloma išrašyti sąskaitą faktūrą

220 straipsnyje nustatyta, kokiam tiekimui privaloma išrašyti sąskaitą faktūrą: tiekimui kitam apmokestinamajam asmeniui arba neapmokestinamajam juridiniam asmeniui, nuotolinei prekybai, ES vidaus tiekimui pagal 138 straipsnį ir gautiems avansams. Finansinėms ir draudimo paslaugoms, neapmokestinamoms pagal 135 straipsnio 1 dalies a–g punktus, sąskaitos faktūros nereikia.

222 straipsnis suderina terminą lygiai dviem kategorijoms:

ES vidaus prekių tiekimui (138 straipsnis) ir tarpvalstybinėms paslaugoms, kai mokestį privalo apskaičiuoti pirkėjas (196 straipsnis), sąskaita faktūra turi būti išrašyta ne vėliau kaip kito mėnesio, einančio po to mėnesio, kurį įvyko apmokestinimo momentas, penkioliktą dieną.

Visiems kitiems atvejams valstybės narės nustato savo terminus. Ši asimetrija dažnai stebina: nėra visoje ES galiojančio termino vietinėms (šalies viduje išrašomoms) sąskaitoms faktūroms.

Supaprastintos sąskaitos faktūros

Ne kiekvienai sąskaitai faktūrai reikia visų 18 rekvizitų. Pagal 220a straipsnį valstybės narės privalo leisti naudoti supaprastintą sąskaitą faktūrą, kai:

• sąskaitos faktūros suma yra ne didesnė kaip EUR 100 (arba atitikmuo nacionaline valiuta);
• dokumentas keičia ankstesnę sąskaitą faktūrą (219 straipsnio dokumentas – kreditinė sąskaita faktūra); arba
• tiekėjas taiko smulkiojo verslo neapmokestinimą pagal 284 straipsnį – šis atvejis pridėtas MVĮ schemos direktyva ir taikomas nuo 2025 m. sausio 1 d.

Pagal 238 straipsnį, pasikonsultavusios su PVM komitetu, valstybės narės gali papildomai leisti taikyti supaprastinimą, kai suma yra didesnė nei EUR 100, bet neviršija EUR 400, arba kai dėl komercinės praktikos visiškas reikalavimų laikymasis yra ypač sudėtingas. Taigi, ar galima taikyti €400 ribą, priklauso nuo šalies.

Pagal 226b straipsnį supaprastintoje sąskaitoje faktūroje vis tiek turi būti nurodyta: išrašymo data; tiekėją identifikuojantys duomenys; prekių ar paslaugų rūšį identifikuojantys duomenys; mokėtina PVM suma arba informacija, reikalinga jai apskaičiuoti; o keičiančio dokumento atveju – nedviprasmiška nuoroda į pradinę sąskaitą faktūrą ir keičiamus rekvizitus.

Du svarbūs apribojimai. Supaprastinimas niekada negali būti taikomas nuotolinei prekybai, neapmokestinamam ES vidaus prekių tiekimui arba tarpvalstybiniam tiekimui, kuriam neįsikūręs tiekėjas taiko atvirkštinį apmokestinimą – t. y. būtent tiems tarpvalstybiniams atvejams, kai sąskaita faktūra atlieka mokesčių administravimo funkciją. O valstybės narės negali reikalauti daugiau, nei leidžia 226, 227 ir 230 straipsniai.

Ką keičia ViDA

Tarybos direktyva (ES) 2025/516 – „PVM skaitmeniniame amžiuje“ (ViDA) paketas, įsigaliojęs 2025 m. balandžio 14 d., – iš esmės perrašo daugelį šių nuostatų. Dauguma jų bus pradėtos taikyti nuo 2030 m. liepos 1 d.:

• Du nauji rekvizitai 226 straipsnyje. (16) punktas: tikslinamojoje (kreditinėje) sąskaitoje faktūroje – tikslinamos sąskaitos faktūros eilės numeris. (17) punktas: tiekėjo banko sąskaitų numeriai arba virtualių sąskaitų numeriai, ar bet kokie kiti identifikatoriai, kuriais vienareikšmiškai nustatomos sąskaitos, į kurias gali būti apmokėta sąskaita faktūra. (Priimtame tekste tyčia nenurodoma „IBAN“, o reikalavimas nurodyti mokėjimo datą, kuris buvo Komisijos pasiūlyme, buvo atmestas.)
• „Trikampis sandoris“ (angl. Triangular transaction) papildo atvirkštinio apmokestinimo nuorodą, kai prievolė tenka pirkėjui pagal 197 straipsnį.
• Sąvoka „Elektroninė sąskaita faktūra“ susiaurėja. 217 straipsnis reikalaus struktūrizuoto elektroninio formato, leidžiančio atlikti automatizuotą apdorojimą – paprastas PDF formatas nebeatitiks reikalavimų, o hibridiniai formatai (struktūrizuoti duomenys ir žmogui skaitomas atvaizdavimas) ir toliau bus tinkami.
• E. sąskaitos faktūros tampa standartu pagal 218 straipsnį, darant nuorodą į Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą pagal Direktyvą 2014/55/EU, ir nebereikalaujama pirkėjo sutikimo dėl reikalavimus atitinkančių B2B (verslas verslui) sąskaitų faktūrų.
• 222 straipsnyje numatytas terminas sutrumpėja iki 10 dienų po apmokestinimo momento.
• Prekių tiekimo (paslaugų teikimo) į kitas valstybes nares ataskaitos panaikinamos, jas pakeis skaitmeninis ataskaitų teikimas.

Vienas pakeitimas jau galioja: nuo 2025 m. balandžio 14 d. valstybės narės gali padaryti vietines B2B e. sąskaitas faktūras privalomomis neprašydamos nukrypti leidžiančios nuostatos (derogacijos) – būtent todėl paspartėjo nacionalinių reikalavimų įvedimas.

Kaip tai apdoroja Nordlet

Sąskaitos faktūros formuojamos iš struktūrizuotų duomenų, o ne iš šablono, todėl privalomi rekvizitai imami tiesiai iš apskaitos įrašų, o ne priklauso nuo to, kas juos suveda ranka. Įmonės pavadinimas, įmonės kodas ir PVM mokėtojo kodas, atitinkami partnerio duomenys, eilės numeracija iš konkretaus dokumento tipo serijos, išrašymo ir apmokėjimo datos, kiekis eilutėje, aprašymas, vieneto kaina, PVM tarifas bei apmokestinamoji vertė ir PVM suma pagal tarifą – visa tai įtraukiama į sąskaitą faktūrą ir atvaizduojama PDF faile lietuvių, anglų arba rusų kalba.

Sąskaitoje faktūroje pateikiamą PVM traktavimą nustato PVM variklis (VAT engine), kuris sprendžia, ar tiekimas yra vietinis, ar tai ES vidaus tiekimas, ar taikomas atvirkštinis apmokestinimas, neapmokestinimas, ar tai apskritai ne PVM objektas (angl. out of scope) – ir atitinkamai nurodo, kuri iš 226 straipsnio nuorodų turi būti pritaikyta. Struktūrizuotiems mainams Peppol BIS 3.0 išvestis susieja tuos pačius duomenis su EN 16931 – standartu, kuris pagal ViDA taps numatytuoju – o nacionaliniai e. sąskaitų faktūrų formatai (Italijos FatturaPA, Lenkijos KSeF FA(3), Rumunijos CIUS-RO UBL) generuojami iš to paties šaltinio.

Du svarbūs pastebėjimai. Pažodinės nuorodos priklauso nuo sąskaitos faktūros PVM schemos, todėl neteisingai nustačius schemą sukuriama techniškai ydinga sąskaita faktūra – tai verta atidžiai patikrinti, kai pirmą kartą konfigūruojate tarpvalstybinius pardavimus. Be to, supaprastintas sąskaitų faktūrų išrašymas nėra atskiras dokumento režimas: sąskaitose faktūrose visada gali būti nurodomi visi rekvizitai, nes supaprastinimas yra galimybė, o ne prievolė.

Susijusi literatūra: ką privalo turėti kreditinė sąskaita faktūra ir kodėl išankstinė sąskaita (proforma) apskritai nėra sąskaita faktūra.

D.U.K.

Kokie yra privalomi ES PVM sąskaitos faktūros rekvizitai?

PVM direktyvos 226 straipsnyje pateikiamas jų sąrašas: išrašymo data, unikalus serijos eilės numeris, tiekėjo PVM mokėtojo kodas, pirkėjo PVM mokėtojo kodas (kai aktualu), abiejų šalių pavadinimai ir adresai, patiektų prekių ar paslaugų kiekis ir rūšis, tiekimo data (jei skiriasi nuo išrašymo datos), apmokestinamoji vertė pagal kiekvieną tarifą, PVM tarifas, PVM suma, taip pat specialios nuorodos dėl neapmokestinimo, atvirkštinio apmokestinimo, pinigų apskaitos sistemos, pirkėjo išrašomų sąskaitų faktūrų bei maržos apmokestinimo schemų.

Ar sąskaita faktūra gali būti išrašyta užsienio valiuta?

Taip. 230 straipsnis leidžia naudoti bet kokią valiutą, su sąlyga, kad mokėtina PVM suma taip pat išreiškiama valstybės narės, kurioje mokėtinas PVM, nacionaline valiuta, perskaičiuota taikant Direktyvos valiutų keitimo kurso taisykles.

Kas yra supaprastinta sąskaita faktūra ir kada galiu ją naudoti?

Tai mažiau rekvizitų turinti sąskaita faktūra, kurią leidžiama taikyti sumoms iki EUR 100, ankstesnę sąskaitą faktūrą keičiantiems dokumentams ir tiekėjams, taikantiems MVĮ neapmokestinimą; valstybės narės gali šią ribą padidinti iki EUR 400. Ji niekada negali būti taikoma nuotolinei prekybai, neapmokestinamam ES vidaus prekių tiekimui ar neįsikūrusio tiekėjo tarpvalstybiniam tiekimui taikant atvirkštinį apmokestinimą.

Ar privalau parašyti tiksliai „Atvirkštinis apmokestinimas“?

Taip – 226 straipsnio (11a) punkte reikalaujama būtent šios pažodinės nuorodos, o nacionalinė teisė nustato jos formuluotę vietine kalba (lietuviškai: „Atvirkštinis apmokestinimas“). Mechanizmo aprašymas vietoj nustatytos frazės yra trūkumas, net jei prasmė yra aiški.

Kada turi būti išrašyta sąskaita faktūra?

ES vidaus prekių tiekimui ir tarpvalstybinėms paslaugoms, kurioms taikomas atvirkštinis apmokestinimas, – ne vėliau kaip kito mėnesio, einančio po apmokestinimo momento, penkioliktą dieną. Kitų tiekimų terminai nustatomi nacionaliniu lygiu. Nuo 2030 m. liepos 1 d. ViDA sutrumpina suderintą terminą iki 10 dienų po apmokestinimo momento.