Εισαγωγή από το Stripe

Ακόλουθος οδηγός καλύπτει την εισαγωγή αρχείου πληρωμών από το Stripe μέσω ενός προτύπου εισαγωγής: ποια στοιχεία πρέπει να εξαχθούν, πώς να ρυθμίσετε το πρότυπο και τι δημιουργείται κατά την εισαγωγή. Οι λεπτομέρειες του API βρίσκονται στην ενότητα Εισαγωγές τραπεζών και πληρωμών.

1. Εξαγωγή του αρχείου πληρωμών από το Stripe

Στον πίνακα ελέγχου (dashboard) του Stripe, ανοίξτε την επιλογή Payments → Export, επιλέξτε το εύρος ημερομηνιών, διατηρήστε την επιλογή All columns και συμπεριλάβετε τις στήλες μεταδεδομένων (metadata) που χρησιμοποιείτε (το Stripe εξάγει κάθε κλειδί μεταδεδομένων ως στήλη με όνομα <key> (metadata), για παράδειγμα orderNo (metadata)). Κατεβάστε το αρχείο CSV. Λειτουργούν τόσο οι εξαγωγές πραγματικής λειτουργίας (live) όσο και λειτουργίας δοκιμών (test-mode).

Οι γραμμές που δεν μετακίνησαν χρήματα παραβλέπονται κατά την εισαγωγή: αποτυχημένες προσπάθειες πληρωμής, ακυρωμένες συναλλαγές, συναλλαγές που εξακολουθούν να απαιτούν μέθοδο πληρωμής, καθώς και χρεώσεις που δεν εισπράχθηκαν ποτέ.

2. Δημιουργία τραπεζικού λογαριασμού για το Stripe

Κάθε εισαγωγή καταλήγει σε έναν τραπεζικό λογαριασμό. Στην ενότητα Bank, πατήστε New bank account, επιλέξτε Type: Stripe (ένας λογαριασμός Stripe δεν διαθέτει IBAN), δώστε του ένα όνομα, για παράδειγμα "Stripe", επιλέξτε το νόμισμα στο οποίο χρεώνετε και τον αντίστοιχο λογαριασμό γενικού καθολικού (ledger account). Το υπόλοιπο του Stripe συμπεριφέρεται όπως ένας τραπεζικός λογαριασμός: οι χρεώσεις εισέρχονται, οι προμήθειες εξέρχονται και οι εκταμιεύσεις (payouts) μεταφέρουν το υπόλοιπο στην πραγματική σας τράπεζα.

3. Δημιουργία του προτύπου εισαγωγής

Στην ενότητα Bank → Import templates, πατήστε New import template, επιλέξτε τύπο Stripe και δώστε του ένα όνομα.

Πεδία (Fields). Κάθε στήλη της εξαγωγής Stripe αντιστοιχεί σε μία γραμμή. Το πλαίσιο Required in file υποδεικνύει ότι η στήλη πρέπει να υπάρχει στο ανεβασμένο αρχείο. Ένα αρχείο που δεν περιέχει κάποια υποχρεωτική στήλη απορρίπτεται και εμφανίζονται τα ονόματα των στηλών που λείπουν. Οι 19 στήλες Card … είναι απο επιλογή μη επιλεγμένες, επειδή το Stripe τις παραλείπει για ορισμένους λογαριασμούς.

Λογαριασμός γενικού καθολικού (Ledger account). Οι γραμμές που μεταφέρουν χρήματα - Amount, Fee, Amount Refunded - μπορούν να αντιστοιχιστούν σε έναν λογαριασμό γενικού καθολικού, είτε σε έναν ήδη υπάρχοντα είτε σε έναν νέο που δημιουργείται απευθείας από την ίδια γραμμή. Κάθε κίνηση που προκύπτει από ένα αντιστοιχισμένο πεδίο καταχωρίζεται κατά τη στιγμή της εισαγωγής: τα εισερχόμενα χρήματα χρεώνουν τον τραπεζικό λογαριασμό Stripe και πιστώνουν τον αντιστοιχισμένο λογαριασμό, τα εξερχόμενα χρήματα κάνουν το αντίθετο και η τραπεζική συναλλαγή επισημαίνεται ως αντιστοιχισμένη με αυτήν την εγγραφή ημερολογίου. Η συνήθης ρύθμιση είναι:

Πεδίο	Λογαριασμός	Αποτέλεσμα
Fee	λογαριασμός εξόδων προμήθειας PSP (6800 στο τυπικό σχέδιο λογαριασμών)	Κάθε προμήθεια του Stripe καταχωρίζεται ως έξοδο
Amount	αφήστε την επιλογή "Not posted"	Οι χρεώσεις παραμένουν ανοιχτές για αντιστοίχιση με τιμολόγια (βλ. βήμα 5)
Amount Refunded	αφήστε την επιλογή "Not posted"	Οι επιστροφές χρημάτων διαχειρίζονται μέσω πιστωτικών τιμολογίων (βλ. βήμα 5)

Δημιουργία ελλειπόντων πελατών (Create missing customers). Ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή στη γραμμή Customer Email. Για κάθε διεύθυνση email στο αρχείο για την οποία δεν υπάρχει ακόμη συνεργάτης (partner), δημιουργείται ένας πελάτης: το όνομα λαμβάνεται από το πεδίο Customer Description (ή από το email εάν είναι κενό) και η διεύθυνση από τις στήλες Card Address … εφόσον υπάρχουν. Οι υφιστάμενοι συνεργάτες αναγνωρίζονται βάσει email, ανεξάρτητα από πεζά ή κεφαλαία γράμματα, οπότε δεν δημιουργείται τίποτα εις διπλούν.

Δημιουργία συνεργάτη Stripe (Create partner Stripe). Ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή στη γραμμή Fee. Η εισαγωγή δημιουργεί μία φορά έναν προμηθευτή (supplier partner) με την ονομασία Stripe (ένας τυχόν υφιστάμενος συνεργάτης με αυτό το όνομα επαναχρησιμοποιείται) και καταγράφει κάθε εγγραφή προμήθειας στο ημερολόγιο με το Stripe ως συνεργάτη, ώστε οι καταχωρίσεις προμηθειών να δείχνουν σε ποιον έγινε η πληρωμή.

Πεδία μεταδεδομένων (Metadata fields). Προσθέστε μία γραμμή για κάθε κλειδί μεταδεδομένων που θέλετε να διαβάζει η εισαγωγή, για παράδειγμα orderNo. Σε αυτές τις γραμμές μπορούν να ορισθούν δύο σημαίες (flags):

• Δημιουργία ή σύνδεση τιμολογίων (Create or link invoices) - επισημαίνει το κλειδί που ταυτοποιεί μια παραγγελία (βήμα 5). Μόνο μία γραμμή μπορεί να φέρει αυτή την επιλογή. Δίπλα της εμφανίζεται ένας συντελεστής ΦΠΑ για τα τιμολόγια που δημιουργούνται, καθώς και ένα προαιρετικό Στοιχείο καταλόγου (Catalog item): όταν επιλεγεί, κάθε γραμμή τιμολογίου που δημιουργεί η εισαγωγή παραπέμπει σε αυτό το προϊόν ή την υπηρεσία, οπότε τα έσοδα καταχωρίζονται στον λογαριασμό του είδους. Το κείμενο της γραμμής εξακολουθεί να προέρχεται από τη χρέωση.
• Σημαία εταιρείας (Company flag) - επισημαίνει ένα κλειδί του οποίου η τιμή υποδεικνύει ότι ο αγοραστής είναι εταιρεία (true, 1, yes, company, business ή b2b). Οι πελάτες που δημιουργούνται από τέτοιες χρεώσεις είναι συνεργάτες τύπου εταιρείας, ενώ όλοι οι υπόλοιποι είναι φυσικά πρόσωπα.

Αποθηκεύστε το πρότυπο.

4. Εισαγωγή του αρχείου

Στην ενότητα Bank, επιλέξτε τον τραπεζικό λογαριασμό Stripe, το πρότυπο και το αρχείο, και στη συνέχεια πατήστε Import. Το κουμπί εμφανίζει μια ένδειξη φόρτωσης (spinner) μέχρι να ολοκληρωθεί η εισαγωγή. Ένα μεγάλο αρχείο ενδέχεται να διαρκέσει μερικά λεπτά, επειδή τα τιμολόγια εκδίδονται ένα προς ένα. Η γραμμή αποτελεσμάτων αναφέρει πόσες συναλλαγές εισήχθησαν, πόσες υπήρχαν ήδη, πόσες κινήσεις καταχωρίστηκαν και πόσοι πελάτες, τιμολόγια και πιστωτικά τιμολόγια δημιουργήθηκαν. Οι προειδοποιήσεις παραθέτουν τις παραγγελίες που δεν μπόρεσαν να υποβληθούν σε επεξεργασία και τον λόγο.

Η επανάληψη της εισαγωγής του ίδιου αρχείου είναι ασφαλής: οι συναλλαγές αναγνωρίζονται από το αναγνωριστικό χρέωσης του Stripe (charge id), οι πελάτες από το email και οι παραγγελίες από την τιμή των μεταδεδομένων τους.

5. Τι κάνει η επιλογή "Δημιουργία ή σύνδεση τιμολογίων" (Create or link invoices)

Οι χρεώσεις και οι επιστροφές χρημάτων ομαδοποιούνται βάσει της τιμής του επιλεγμένου κλειδιού μεταδεδομένων (του αριθμού παραγγελίας).

• Εάν υπάρχει ήδη τιμολόγιο πώλησης για αυτή την τιμή - δηλαδή μια παραγγελία πώλησης της οποίας η εξωτερική αναφορά είναι αυτή η τιμή, ή ένα τιμολόγιο του οποίου ο αριθμός είναι αυτή η τιμή - οι χρεώσεις αντιστοιχίζονται σε αυτό ως πληρωμές.
• Διαφορετικά, δημιουργείται ένα τιμολόγιο πώλησης για τον πελάτη: μία γραμμή ανά χρέωση, με το κείμενο γραμμής της χρέωσης και το ποσό της χρέωσης ως τελική τιμή συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ στον συντελεστή ΦΠΑ του προτύπου, με ημερομηνία της πρώτης χρέωσης. Το τιμολόγιο εκδίδεται και καταχωρίζεται αμέσως, και οι χρεώσεις αντιστοιχίζονται σε αυτό, ώστε να εμφανίζεται ως εξοφλημένο. Μια παραγγελία πώλησης με κανάλι (channel) stripe καταγράφεται με τον αριθμό παραγγελίας, οπότε η επόμενη εισαγωγή πραγματοποιεί σύνδεση αντί για δημιουργία.
• Κάθε επιστροφή χρημάτων στην ομάδα μετατρέπεται σε εκδοθέν πιστωτικό τιμολόγιο έναντι αυτού του τιμολογίου για το επιστραφέν ποσό και η συναλλαγή επιστροφής χρημάτων αντιστοιχίζεται σε αυτό.

Οι ομάδες που δεν διαθέτουν email πελάτη, περιέχουν χρεώσεις σε διαφορετικά νομίσματα ή των οποίων το υφιστάμενο τιμολόγιο εξακολουθεί να είναι πρόχειρο ή έχει ήδη εξοφληθεί, παραλείπονται και παρατίθενται στις προειδοποιήσεις. Οι συναλλαγές τους παραμένουν αναντιστοίχιστες στην ενότητα Bank → Transactions.

Οι αριθμοί τιμολογίων λαμβάνονται από τη σειρά του τρέχοντος έτους ακόμη και για χρεώσεις με ημερομηνία σε προηγούμενα έτη, ώστε οι ιστορικές εισαγωγές να μην συμπίπτουν με τους υφιστάμενους αριθμούς.

6. Τα έξι προαιρετικά πεδία στο κάτω μέρος του προτύπου

Οι περισσότερες εταιρείες αφήνουν και τα έξι πεδία κενά και η εισαγωγή λειτουργεί ακριβώς με τον ίδιο τρόπο. Υπάρχουν μόνο για δύο ειδικές περιπτώσεις: όταν θέλετε οι δεσμεύσεις καρτών να καταγράφονται ως παραστατικά, ή όταν εισπράττετε χρήματα που ανήκουν εν μέρει σε κάποιον άλλον.

Γιατί τα αναπτυσσόμενα μενού φαίνονται κενά

Τα τρία αναπτυσσόμενα μενού "τύπου λειτουργίας" (operation type) περιλαμβάνει τους τύπους λειτουργιών που έχει δημιουργήσει η εταιρεία σας στην ενότητα Account → Operation types. Εάν δεν έχετε δημιουργήσει κανέναν, το μενού είναι κενό. Αυτό δεν αποτελεί σφάλμα. Δημιουργήστε πρώτα έναν τύπο λειτουργίας ή αφήστε το πεδίο κενό.

Το αναπτυσσόμενο μενού Πεδίο μεταδεδομένων δανειστή (Lender metadata field) περιλαμβάνει τα ονόματα των στηλών μεταδεδομένων που πληκτρολογήσατε στη λίστα Πεδία μεταδεδομένων (Metadata fields) υψηλότερα στην ίδια φόρμα. Προσθέστε πρώτα ένα πεδίο μεταδεδομένων εκεί και θα εμφανιστεί εδώ.

Ετικέτα μερικής επιστροφής και Ετικέτα πλήρους επιστροφής (Partial refund label και Full refund label)

Όταν η εισαγωγή δημιουργεί ένα πιστωτικό τιμολόγιο για μια επιστροφή χρημάτων, αυτά τα πεδία καθορίζουν τη λέξη που εκτυπώνεται στο επάνω μέρος του PDF αυτού του πιστωτικού τιμολογίου.

Περίπτωση	Χρησιμοποιούμενη λέξη	Προεπιλογή
Η επιστροφή χρημάτων είναι μικρότερη από το σύνολο του τιμολογίου	Ετικέτα μερικής επιστροφής	DEPOZITAS
Η επιστροφή χρημάτων ισούται με το σύνολο του τιμολογίου	Ετικέτα πλήρους επιστροφής	ANULIAVIMAS

Αλλάξτε τις μόνο εάν η εταιρεία σας εκτυπώνει διαφορετικές λέξεις σε τέτοια έγγραφα. Δεν επηρεάζουν την αρίθμηση ούτε τη λογιστική.

Τύπος λειτουργίας έγκρισης (Authorization operation type)

Η έγκριση κάρτας (authorization) είναι χρήματα δεσμευμένα στην κάρτα ενός πελάτη τα οποία δεν έχετε εισπράξει ακόμη. Στην εξαγωγή του Stripe, αυτές οι γραμμές έχουν το πεδίο Captured ορισμένο σε false. Η εισαγωγή κανονικά τις αγνοεί, επειδή δεν μετακινήθηκαν χρήματα.

Συμπληρώστε αυτό το πεδίο και κάθε τέτοια γραμμή μετατρέπεται σε εκδοθέν παραστατικό πώλησης, χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο λειτουργίας και τη σειρά παραστατικών στην οποία παραπέμπει. Εάν το αφήσετε κενό, αυτές οι γραμμές παραλείπονται και το αποτέλεσμα της εισαγωγής εμφανίζει την προειδοποίηση "authorization(s) skipped: template has no authorization operation type".

Εάν δεν γνωρίζετε ήδη ότι η επιχείρησή σας απαιτεί την εμφάνιση των δεσμεύσεων ως παραστατικών, αφήστε το κενό.

Τύπος λειτουργίας εκταμίευσης, Τύπος λειτουργίας προμήθειας και Πεδίο μεταδεδομένων δανειστή (Payout operation type, Commission operation type και Lender metadata field)

Παραλείψτε εξ ολοκλήρου αυτό το τμήμα εκτός εάν η επιχείρησή σας εισπράττει χρήματα που ανήκουν σε κάποιον άλλο - όπως μια διαδικτυακή αγορά (marketplace) που πληρώνει πωλητές, ή μια πλατφόρμα που πληρώνει δανειστές. Ένα συνηθισμένο κατάστημα δεν τα συμπληρώνει ποτέ.

Το Stripe παρουσιάζει αυτή τη ροή σε δύο αρχεία. Η εξαγωγή πληρωμών (payments) δείχνει τι πλήρωσε κάθε πελάτης. Μια ξεχωριστή εξαγωγή μεταφορών (transfers) δείχνει πόσα από αυτά προωθήσατε στο άλλο μέρος. Η εισαγωγή χρειάζεται και τα δύο για να υπολογίσει τι κρατήσατε.

Στην ενότητα Bank, η φόρμα εισαγωγής εμφανίζει ένα πλαίσιο αρχείου Stripe transfers export όταν υπάρχει τουλάχιστον ένα πρότυπο Stripe. Επιλέξτε εκεί το αρχεία μεταφορών δίπλα στο αρχείο πληρωμών. Μέσω του API, πρόκειται για το πεδίο transfersCsv της μεθόδου bank/statements/import.

Όταν υπάρχουν και τα δύο αρχεία:

Πεδίο	Τι κάνει
Τύπος λειτουργίας εκταμίευσης (Payout operation type)	Για κάθε μεταφορά προς το άλλο μέρος, καταχωρίζεται μία εγγραφή γενικού καθολικού για το μεταφερθέν ποσό. Οι λογαριασμοί χρέωσης και πίστωσης προέρχονται από αυτόν τον τύπο λειτουργίας. Εάν αεριστεί κενός, η εγγραφή χρησιμοποιεί αντ' αυτού τους κανόνες καταχώρισης οφειλών προς πωλητές και προμηθευτές.
Τύπος λειτουργίας προμήθειας (Commission operation type)	Το μέρος που κρατάτε, υπολογισμένο ως το ποσό χρέωσης μείον την προμήθεια Stripe μείον το ποσό που μεταφέρθηκε εκτός, το οποίο καταχωρίζεται μόνο όταν είναι μεγαλύτερο από το μηδέν. Οι λογαριασμοί προέρχονται από αυτόν τον τύπο λειτουργίας, διαφορετικά από τους κανόνες καταχώρισης οφειλών προς πωλητές και εσόδων από προμήθειες.
Πεδίο μεταδεδομένων δανειστή (Lender metadata field)	Το όνομα της στήλης μεταδεδομένων Stripe που υποδεικνύει ποιος έλαβε τα χρήματα. Δημιουργείται ένας συνεργάτης με αυτή την τιμή (ή επαναχρησιμοποιείται εάν υπάρχει) και ορίζεται και στις δύο παραπάνω εγγραφές. Εάν αεριστεί κενό, ή για μια γραμμή χωρίς την τιμή, εμφανίζεται η προειδοποίηση "lender not identified" και η εγγραφή καταχωρίζεται χωρίς συνεργάτη.

Εάν και τα δύο πεδία τύπου λειτουργίας είναι κενά, δεν καταχωρίζονται καθόλου εγγραφές μεταφοράς ή προμήθειας, ανεξάρτητα από οποιαδήποτε άλλη ρύθμιση.

7. Εκταμιεύσεις προς την τράπεζά σας (Payouts to your bank)

Η εξαγωγή πληρωμών δεν περιλαμβάνει γραμμές εκταμίευσης, οπότε τα χρήματα που στέλνει το Stripe στην πραγματική σας τράπεζα καταχωρίζονται βάσει της αναφοράς εκταμίευσης. Στον πίνακα ελέγχου του Stripe, ανοίξτε Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, κατεβάστε την αναφορά και εισαγάγετε την στην ενότητα Bank → Settlements στον πραγματικό σας τραπεζικό λογαριασμό, και στη συνέχεια καταχωρίστε κάθε εκταμίευση.

Για κάθε γραμμή εκταμίευσης της οποίας η χρέωση, η προμήθεια ή η επιστροφή χρημάτων έχει ήδη καταχωριστεί από αυτή την εισαγωγή στον τραπεζικό λογαριασμό Stripe, η καταχώριση μεταφέρει το καθαρό ποσό της γραμμής από τον τραπεζικό λογαριασμό Stripe στον πραγματικό τραπεζικό λογαριασμό. Οι προμήθειες και οι πληρωμές τιμολογίων δεν καταχωρίζονται για δεύτερη φορά. Οι γραμμές που εκταμίευσε το Stripe αλλά δεν εντόπισε ποτέ αυτή η εισαγωγή, καταχωρίζονται όπως περιγράφεται στην ενότητα Εισαγωγές τραπεζών και πληρωμών.

Κάθε εκταμίευση εμφανίζει τη Διαφορά από τις εισαγόμενες πληρωμές (Difference to imported payments): δηλαδή το ποσό που μετακίνησε η εκταμίευση μείον το ποσό που διατηρεί ο τραπεζικός λογαριασμός Stripe για τις ίδιες χρεώσεις και επιστροφές. Το μηδέν σημαίνει ότι η εκταμίευση εξοφλεί πλήρως τον λογαριασμό Stripe. Μια γραμμή με διαφορά, ή με μια κίνηση στον λογαριασμό Stripe η οποία παραμένει ακαταχώριστη, προσμετράται στις Γραμμές προς έλεγχο (Lines to check). Η εξαγωγή πληρωμών περιέχει μόνο τη συνολική επιστροφή χρημάτων ανά χρέωση, οπότε όλες οι γραμμές επιστροφής χρημάτων μιας χρέωσης συγκρίνονται συνολικά με αυτό το σύνολο.

Εάν μια εκταμίευση καταχωρίστηκε πριν από την εισαγωγή του αρχείου πληρωμών, η εισαγωγή παραλείπει τις χρεώσεις, τις προμήθειες και τις επιστροφές αυτής της εκταμίευσης και την αναφέρει στις προειδοποιήσεις.

8. Πού να κοιτάξετε στη συνέχεια

• Bank → Transactions - κάθε εισαγόμενη κίνηση. Οι αντιστοιχισμένες συνδέονται με το τιμολόγιο ή την εγγραφή ημερολογίου.
• Invoices - τα τιμολόγια και τα πιστωτικά τιμολόγια που δημιουργήθηκαν, με τον αριθμό παραγγελίας στις σημειώσεις.
• Partners - οι πελάτες που δημιουργήθηκαν.
• Ledger → Journal - οι καταχωρίσεις για προμήθειες, πληρωμές και τιμολόγια.

Τμολόγηση (Billing)

Αρχεία έως 10 MB και 50.000 κινήσεις. Κάθε 10 εισαγόμενες κινήσεις υπολογίζονται ως μία αίτηση API.