Τύποι πράξεων

Ένας τύπος πράξης (operation type) είναι ένα ονομαστικό είδος παραστατικού. Του αποδίδετε έναν κωδικό και μια ονομασία, και στη συνέχεια καθορίζετε ποιους λογαριασμούς γενικού λογιστηρίου (ledger accounts) πρέπει να χρησιμοποιούν τα παραστατικά αυτού του είδους, εάν περιλαμβάνονται στην υποβολή ΦΠΑ και, μέσω μιας σειράς παραστατικών (document series), ποιοι αριθμοί τους απονέμονται.

Δεν απαιτείται κανένας τύπος πράξης για τη βασική λειτουργία. Τα τιμολόγια χωρίς τύπο πράξης χρησιμοποιούν τους κανόνες καταχώρισης (posting rules) της εταιρείας και την προεπιλεγμένη αρίθμηση. Δημιουργήστε τύπους πράξεων όταν διαφορετικά είδη του ίδιου παραστατικού πρέπει να καταχωρίζονται σε διαφορετικούς λογαριασμούς ή σε διαφορετικό εύρος αριθμών: για παράδειγμα, συνήθεις πωλήσεις, πωλήσεις υπηρεσιών και πωλήσεις ταμειακής μηχανής.

Βρίσκονται στην ενότητα Λογαριασμός → Τύποι πράξεων. Το κουμπί Νέος τύπος πράξης ανοίγει τη φόρμα που περιγράφεται παρακάτω.

Η φόρμα, πεδίο προς πεδίο

Κωδικός και Ονομασία

Ο Κωδικός (Code) είναι το δικό σας σύντομο αναγνωριστικό, έως 20 χαρακτήρες, και πρέπει να είναι μοναδικός εντός της εταιρείας. Η αποθήκευση δεύτερου τύπου με τον ίδιο κωδικό απορρίπτεται. Είναι το όνομα που εμφανίζεται στα μηνύματα σφαλμάτων, γι' αυτό φροντίστε να είναι αναγνωρίσιμο, για παράδειγμα SALE ή KASA.

Η Ονομασία (Name) είναι η ευανάγνωστη περιγραφή, έως 200 χαρακτήρες. Εμφανίζεται στις λίστες.

Η Σειρά ταξινόμησης (Sort order) καθορίζει τη θέση στις λίστες. Οι μικρότεροι αριθμοί εμφανίζονται πρώτοι. Αφήστε την στο 0 αν δεν σας ενδιαφέρει.

Τύπος τιμολογίου

Προαιρετικό. Όταν ορίζεται ως Τιμολόγιο, Πιστωτικό τιμολόγιο, Προφιμολόγιο ή Τιμολόγιο προκαταβολής, αυτός ο τύπος πράξης μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο σε αυτό το είδος παραστατικού. Η προσπάθεια χρήσης του σε άλλο είδος απορρίπτεται, με ένα μήνυμα που αναφέρει τον κωδικό. Αφήστε το κενό και ο τύπος ταιριάζει σε οποιοδήποτε από αυτά.

Συνεργάτης πληρωμής

Προαιρετικό, και μια ειλικρινής προειδοποίηση: τίποτα στο σύστημα δεν διαβάζει αυτό το πεδίο προς το παρόν. Αποθηκεύεται στον τύπο πράξης και σας εμφανίζεται ξανά, αλλά κανένα παραστατικό, καμία καταχώριση και καμία αναφορά δεν το χρησιμοποιεί. Αφήστε το κενό, εκτός εάν το θέλετε ως προσωπική σας σημείωση.

Τα έξι πεδία λογαριασμών

Κάθε ένα από αυτά αντικαθιστά έναν προεπιλεγμένο λογαριασμό που διαφορετικά θα προέκυπτε από τους κανόνες καταχώρισης της εταιρείας. Ένα κενό πεδίο σημαίνει "χρησιμοποίησε την προεπιλογή". Εφαρμόζονται ως εξής:

Πεδίο	Χρησιμοποιείται σε	Τι αντικαθιστά
Λογαριασμός χρέωσης (Debit account)	Τιμολόγιο πώλησης, κατά την έκδοση	Ο λογαριασμός απαιτήσεων πελατών
Λογαριασμός πίστωσης (Credit account)	Τιμολόγιο αγοράς, κατά την καταχώριση	Ο λογαριασμός υποχρεώσεων προμηθευτών
Λογαριασμός πίστωσης (Credit account)	Τιμολόγιο πώλησης, κατά την έκδοση	Ο λογαριασμός εσόδων, αλλά μόνο όταν ο λογαριασμός εσόδων είναι κενός
Λογαριασμός ΦΠΑ (VAT account)	Τιμολόγιο πώλησης	Ο λογαριασμός ΦΠΑ εκροών
Λογαριασμός ΦΠΑ (VAT account)	Τιμολόγιο αγοράς	Ο λογαριασμός ΦΠΑ εισροών
Λογαριασμός εξόδων (Expense account)	Γραμμές τιμολογίου αγοράς	Ο λογαριασμός εξόδων, ο οποίος χρησιμοποιείται μόνο όταν η γραμμή δεν διαθέτει δικό της λογαριασμό ούτε και το είδος
Λογαριασμός προκαταβολών (Advance account)	Τιμολόγιο πώλησης	Ο λογαριασμός ληφθεισών προκαταβολών
Λογαριασμός εσόδων (Income account)	Τιμολόγιο πώλησης	Ο λογαριασμός εσόδων, και υπερισχύει του λογαριασμού πίστωσης

Οι σημαίες (flags)

Τα πεδία Πώληση (Sale) και Αγορά (Purchase) καθορίζουν πού μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο τύπος πράξης και η τήρησή τους είναι υποχρεωτική. Ένα παραστατικό πώλησης με τύπο πράξης που δεν έχει επιλεγμένη την Πώληση απορρίπτεται με την ένδειξη "δεν είναι τύπος πράξης πώλησης", και το ίδιο ισχύει για τις αγορές. Επιλέξτε τουλάχιστον αυτή που χρειάζεστε.

Τα πεδία Διαγραφή (Write-off), Εσωτερική κίνηση (Internal movement), Επιστροφή αγοράς (Purchase return), Επιστροφή πώλησης (Sales return), Παρακαταθήκη (Consignment), Παραγωγή (Production), Εισροή πάγιου (Asset in), Εκροή πάγιου (Asset out) και Πώληση ταμειακής μηχανής (Cash register sale) προορίζονται αποκλειστικά για λόγους ταξινόμησης. Αποθηκεύονται και εμφανίζονται, και μπορείτε να πραγματοποιείτε φιλτραρισμούς βάσει αυτών, αλλά καμία καταχώριση ή αναφορά δεν αλλάζει εξαιτίας τους προς το παρόν.

Μητρώο ΦΠΑ (VAT register), επιλεγμένο από προεπιλογή. Καταργήστε την επιλογή του και τα παραστατικά που φέρουν αυτόν τον τύπο πράξης εξαιρούνται από τη δήλωση ΦΠΑ και από τα μητρώα πωλήσεων και αγορών i.SAF. Χρησιμοποιήστε το για είδη παραστατικών που δεν πρέπει να καταχωρίζονται στην υποβολή ΦΠΑ.

SAF-T, επιλεγμένο από προεπιλογή. Καταργήστε την επιλογή του και τα παραστατικά που φέρουν αυτόν τον τύπο πράξης εξαιρούνται από το αρχείο SAF-T.

Ενεργό (Active), επιλεγμένο από προεπιλογή. Ένας ανενεργός τύπος πράξης απορρίπτεται όταν ένα παραστατικό προσπαθεί να τον χρησιμοποιήσει, με το μήνυμα "Ο τύπος πράξης είναι ανενεργός". Καταργήστε την επιλογή του αντί να διαγράψετε έναν τύπο στον οποίο εξακολουθούν να παραπέμπουν παλαιά παραστατικά.

Αρίθμηση

Ένας τύπος πράξης δεν περιέχει από μόνος του εύρος αριθμών. Στην ενότητα Λογαριασμός → Σειρές παραστατικών δημιουργείτε μια σειρά και την αντιστοιχίζετε σε έναν τύπο πράξης. Τα παραστατικά που χρησιμοποιούν αυτόν τον τύπο πράξης λαμβάνουν τότε τους αριθμούς τους από τη συγκεκριμένη σειρά.

Πού χρησιμοποιούνται οι τύποι πράξεων

• Τιμολόγια πώλησης και τιμολόγια αγοράς - επιλέγονται στο παραστατικό· στη συνέχεια εφαρμόζονται οι παραπάνω λογαριασμοί.
• Πρότυπα εισαγωγής Stripe - τα πεδία έγκρισης, εκταμίευσης και προμήθειας σε ένα πρότυπο Stripe καθορίζουν καθένα έναν τύπο πράξης. Αυτά τα αναπτυσσόμενα μενού είναι κενά μέχρι να δημιουργήσετε τύπους πράξεων εδώ. Δείτε το άρθρο Εισαγωγή από το Stripe.

Ένα πρακτικό παράδειγμα

Μια εταιρεία πωλεί τόσο αγαθά όσο και υπηρεσίες συμβούλου, και επιθυμεί τα έσοδα από τις συμβουλευτικές υπηρεσίες να καταχωρίζονται σε ξεχωριστό λογαριασμό με δικό του εύρος αριθμών.

1. Δημιουργήστε έναν τύπο πράξης με κωδικό CONS, ονομασία "Συμβουλευτικές υπηρεσίες" (Consulting), επιλεγμένη την Πώληση, τον λογαριασμό εσόδων ρυθμισμένο στον λογαριασμό εσόδων συμβουλευτικών υπηρεσιών, και όλα τα υπόλοιπα κενά.
2. Στην ενότητα Λογαριασμός → Σειρές παραστατικών δημιουργήστε μια σειρά, για παράδειγμα με πρόθεμα KONS, και αντιστοιχίστε την στο CONS.
3. Σε ένα νέο τιμολόγιο πώλησης επιλέξτε τον τύπο πράξης CONS. Το τιμολόγιο λαμβάνει αριθμό KONS και τα έσοδά του καταχωρίζονται στον λογαριασμό συμβουλευτικών υπηρεσιών αντί για τον προεπιλεγμένο.