Εισαγωγή τραπεζικών κινήσεων (camt.053)

Αυτός ο οδηγός καλύπτει την εισαγωγή αρχείων τραπεζικών κινήσεων σε μορφή ISO 20022 camt.053 μέσω ενός προτύπου εισαγωγής: τι να κατεβάσετε, πώς να ρυθμίσετε το πρότυπο και τι δημιουργεί η εισαγωγή. Οι λεπτομέρειες του API βρίσκονται στην ενότητα Εισαγωγές τραπεζών & πληρωμών. Για ζωντανή σύνδεση με την τράπεζα αντί για αρχεία, ανατρέξτε στις Τραπεζικές συνδέσεις.

1. Λήψη της κίνησης από την τράπεζα

Στην e-banking εφαρμογή σας, ανοίξτε την εξαγωγή κινήσεων και επιλέξτε τη μορφή ISO 20022 camt.053 (XML). Οι λιθουανικές τράπεζες την εμφανίζουν ως "ISO 20022 XML" ή "camt.053", ενώ οι περισσότερες τράπεζες της ΕΕ την προσφέρουν στην ενότητα επαγγελματικής τραπεζικής. Επιλέξτε το εύρος ημερομηνιών και κατεβάστε το αρχείο. Ένα αρχείο ενδέχεται να περιέχει πολλές κινήσεις (για παράδειγμα, μία ανά λογαριασμό νομίσματος). Οι κινήσεις των οποίων το IBAN δεν ταιριάζει με τον επιλεγμένο τραπεζικό λογαριασμό παραλείπονται.

Εισάγονται μόνο οι εκκαθαρισμένες εγγραφές (Ntry/Sts = BOOK). Οι εκκρεμείς εγγραφές αγνοούνται.

2. Δημιουργία του τραπεζικού λογαριασμού

Κάθε εισαγωγή καταλήγει σε έναν τραπεζικό λογαριασμό. Δημιουργήστε έναν στην ενότητα Τράπεζα (Bank) με το IBAN και το νόμισμα του λογαριασμού. Όταν ορίζεται το IBAN, η εισαγωγή ελέγχει ότι η κίνηση αφορά αυτόν τον λογαριασμό και απορρίπτει αρχεία για διαφορετικό IBAN.

3. Δημιουργία του προτύπου εισαγωγής

Στην ενότητα Τράπεζα → Πρότυπα εισαγωγής (Bank → Import templates) πατήστε Νέο πρότυπο εισαγωγής (New import template), επιλέξτε τύπο ISO 20022 camt.053 και δώστε του ένα όνομα.

Πεδία. Κάθε στοιχείο κίνησης που διαβάζει ο εισαγωγέας αποτελεί μια γραμμή. Το πλαίσιο Απαιτείται στο αρχείο (Required in file) δηλώνει ότι το στοιχείο πρέπει να υπάρχει στο μεταφορτωμένο αρχείο. Ένα αρχείο στο οποίο λείπει ένα απαιτούμενο στοιχείο απορρίπτεται και εμφανίζονται τα ονόματα των στοιχείων που λείπουν. Τα στοιχεία που περιέχει κάθε κίνηση (Stmt/Id, Stmt/Acct/Id/IBAN, υπόλοιπα, Ntry/Amt, Ntry/CdtDbtInd, Ntry/Sts, Ntry/BookgDt) είναι επιλεγμένα από προεπιλογή. Τα προαιρετικά -το όνομα της τράπεζας, ο κωδικός συναλλαγής, τα ονόματα και τα IBAN χρεωστή και πιστωτή, το κείμενο αιτιολογίας και οι αναφορές- δεν είναι επιλεγμένα επειδή δεν τα συμπληρώνουν όλες οι τράπεζες. Επιλέξτε εκείνα που παρέχει η δική σας τράπεζα.

Λογαριασμός γενικού λογιστηρίου. Οι γραμμές που μεταφέρουν ποσά μπορούν να αντιστοιχιστούν σε έναν λογαριασμό γενικού λογιστηρίου (ledger account), είτε σε έναν υπάρχοντα είτε σε έναν νέο που δημιουργείται από την ίδια γραμμή. Κάθε κίνηση που προκύπτει από μια αντιστοιχισμένη γραμμή καταχωρίζεται κατά την εισαγωγή: τα εισερχόμενα χρήματα χρεώνουν τον λογαριασμό γενικού λογιστηρίου του τραπεζικού λογαριασμού και πιστώνουν τον αντιστοιχισμένο λογαριασμό, τα εξερχόμενα χρήματα κάνουν το αντίθετο και η τραπεζική συναλλαγή επισημαίνεται ως αντιστοιχισμένη με αυτή την εγγραφή ημερολογίου. Εκτός από τη γραμμή απλού ποσού Ntry/Amt, υπάρχουν γραμμές κανόνων που επιλέγουν εγγραφές με βάση τον κωδικό ή την κατεύθυνση της τραπεζικής συναλλαγής:

Γραμμή	Επιλέγει	Τυπικός λογαριασμός
Τραπεζικές χρεώσεις (BkTxCd CHRG)	εγγραφές των οποίων η οικογένεια κωδικών συναλλαγής είναι CHRG	έξοδα τραπεζικών προμηθειών (6800 στο τυπικό σχέδιο λογαριασμών)
Τόκοι (BkTxCd INTR)	εγγραφές των οποίων η οικογένεια είναι INTR	έσοδα ή έξοδα τόκων
Φόροι (BkTxCd TAXE)	εγγραφές των οποίων η οικογένεια είναι TAXE	πληρωμές φόρων
Λοιπά εξερχόμενα χρήματα	οποιαδήποτε άλλη χρεωστική εγγραφή	αφήστε το "Μγ καταχωρημένο" (Not posted) ώστε οι πληρωμές να αντιστοιχίζονται σε τιμολόγια αγοράς
Λοιπά εισερχόμενα χρήματα	οποιαδήποτε άλλη πιστωτική εγγραφή	αφήστε το "Μγ καταχωρημένο" (Not posted) ώστε οι εισπράξεις να αντιστοιχίζονται σε τιμολόγια πώλησης
Ntry/Amt	κάθε εγγραφή που δεν επιλέχθηκε από κανέναν κανόνα	συνήθως "Μγ καταχωρημένο" (Not posted)

Μια εγγραφή καταχωρίζεται στον λογαριασμό της πρώτης γραμμής με την οποία ταιριάζει: πρώτα η οικογένεια κωδικών συναλλαγής, μετά η κατεύθυνσή της και τέλος η γραμμή απλού ποσού. Οι γραμμές κανόνων δεν ελέγχονται έναντι του αρχείου. Ο κωδικός συναλλαγής προέρχεται από το πεδίο Ntry/BkTxCd/Domn/Fmly/Cd. Μια τράπεζα που δεν τον αποστέλλει αφήνει τις γραμμές κωδικών χωρίς αντιστοιχίες.

Δημιουργία ελλειπόντων πελατών / προμηθευτών. Επιλέξτε Δημιουργία ελλειπόντων πελατών (Create missing customers) στη γραμμή ονόματος χρεωστή (…/RltdPties/Dbtr/Nm) για να δημιουργήσετε έναν πελάτη για κάθε άγνωστο πληρωτή εισερχόμενων χρημάτων, και Δημιουργία ελλειπόντων προμηθευτών (Create missing suppliers) στη γραμμή ονόματος πιστωτή (…/RltdPties/Cdtr/Nm) για κάθε άγνωστο δικαιούχο εξερχόμενων χρημάτων. Οι συνεργάτες αναγνωρίζονται πρώτα βάσει του IBAN (το IBAN αποθηκεύεται στους τραπεζικούς λογαριασμούς του συνεργάτη) και στη συνέχεια βάσει ακριβούς ονόματος. Σε έναν συνεργάτη που εντοπίζεται βάσει ονόματος προστίθεται το IBAN, ώστε η επόμενη εισαγωγή να τον αναγνωρίζει μέσω αυτού. Ένας νέος συνεργάτης θεωρείται εταιρεία εάν το όνομά του φέρει νομική μορφή (UAB, MB, AB, VšĮ, SIA, OÜ, GmbH, Ltd, …) και φυσικό πρόσωπο σε αντίθετη περίπτωση.

Δημιουργία συνεργάτη για την τράπεζα. Επιλέξτε αυτή την επιλογή στη γραμμή κανόνα Τραπεζικών χρεώσεων. Η εισαγωγή δημιουργεί μία φορά έναν προμηθευτή με το όνομα της τράπεζας (Stmt/Acct/Svcr/FinInstnId/Nm, ή το όνομα του τραπεζικού λογαριασμού όταν η κίνηση δεν διαθέτει όνομα τράπεζας) και καταγράφει κάθε χρέωση στο ημερολόγιο με αυτόν τον συνεργάτη.

Σύνδεση τιμολογίων με αυτό το πεδίο. Επιλέξτε αυτή την επιλογή στη γραμμή αιτιολογίας (…/RmtInf/Ustrd), στη γραμμή δομημένης αναφοράς (…/RmtInf/Strd/CdtrRefInf/Ref) ή στη γραμμή αναφοράς από άκρη σε άκρη (…/Refs/EndToEndId). Μόνο μία γραμμή μπορεί να φέρει αυτή την επιλογή, ωστόσο η εισαγωγή διαβάζει και τα τρία κείμενα ανεξάρτητα από το ποια γραμμή είναι επιλεγμένη. Εμφανίζονται δύο επιπλέον επιλογές:

• Δημιουργία προτιμολογίων για ασυσχέτιστες εισερχόμενες πληρωμές (Create advance invoices for unmatched incoming payments) - μια εισερχόμενη πληρωμή που δεν ταιριάζει με κανένα τιμολόγιο και προέρχεται από γνωστό συνεργάτη λαμβάνει ένα εκδοθέν προτιμολόγιο (σειρά AV) για το αντίστοιχο ποσό, με ημερομηνία την ημέρα της πληρωμής, και η πληρωμή αντιστοιχίζεται σε αυτό. Ο συνεργάτης πρέπει να είναι γνωστός, γι' αυτό επιλέξτε επίσης Δημιουργία ελλειπόντων πελατών.
• Συντελεστής ΦΠΑ (VAT rate) και Είδος καταλόγου (Catalog item) για αυτά τα προτιμολόγια. Όταν επιλέγεται ένα είδος, χρησιμοποιούνται ο λογαριασμός του και -εάν ο συντελεστής είναι κενός- ο συντελεστής ΦΠΑ του.

Αποθηκεύστε το πρότυπο.

4. Εισαγωγή του αρχείου

Στην ενότητα Τράπεζα (Bank), επιλέξτε τον τραπεζικό λογαριασμό, το πρότυπο και το αρχείο, και στη συνέχεια πατήστε Εισαγωγή (Import). Η γραμμή αποτελεσμάτων αναφέρει πόσες συναλλαγές εισήχθησαν, πόσες υπήρχαν ήδη, πόσες κινήσεις καταχωρίστηκαν, πόσοι συνεργάτες δημιουργήθηκαν και πόσα τιμολόγια συνδέθηκαν ή δημιουργήθηκαν. Οι προειδοποιήσεις απαριθμούν τις πληρωμές που δεν μπόρεσαν να αντιστοιχιστούν και τον λόγο.

Η εκ νέου εισαγωγή του ίδιου αρχείου είναι ασφαλής: οι εγγραφές αναγνωρίζονται από την αναφορά εγγραφής της τράπεζας (NtryRef, AcctSvcrRef ή το αναγνωριστικό συναλλαγής TxId) ή, όταν δεν υπάρχει τέτοιο, από ένα hash της ημερομηνίας κράτησης, του ποσού, του νομίσματος, του IBAN του αντισυμβαλλομένου και του κειμένου, το οποίο υπολογίζεται ώστε πανομοιότυπες εγγραφές οπουδήποτε μέσα σε ένα αρχείο να διατηρούνται ξεχωριστές. Οι συνεργάτες αναγνωρίζονται βάσει IBAN και ονόματος. Οι εκκαθαρισμένες εγγραφές με μηδενικό ποσό παραλείπονται με προειδοποίηση.

5. Τι κάνει η "Σύνδεση τιμολογίων με αυτό το πεδίο"

Κάθε νέα τραπεζική κίνηση ελέγχεται έναντι των ανοιχτών παραστατικών:

• τα εισερχόμενα χρήματα έναντι εκδοθέντων τιμολογίων πώλησης που δεν έχουν εξοφληθεί πλήρως, βάσει του αριθμού τιμολογίου (για παράδειγμα SF-123) που βρέθηκε στο κείμενο αιτιολογίας, στη δομημένη αναφορά ή στην αναφορά από άκρη σε άκρη·
• τα εξερχόμενα χρήματα έναντι καταχωρισμένων τιμολογίων αγοράς που δεν έχουν εξοφληθεί πλήρως, βάσει του αριθμού παραστατικού του προμηθευτή.

Μια επιτυχημένη αντιστοίχιση καταγράφει την πληρωμή έναντι του τιμολογίου και καταχωρίζει την είσπραξη ή την πληρωμή. Η εγγραφή εμφανίζεται ως αντιστοιχισμένη στην ενότητα Τράπεζα → Συναλλαγές (Bank → Transactions) με σύνδεσμο προς το τιμολόγιο. Οι εγγραφές χωρίς αναγνωρίσιμο αριθμό παραμένουν ασυσχέτιστες και μπορούν να αντιστοιχιστούν χειροκίνητα από τη λίστα συναλλαγών ή -για εισερχόμενα χρήματα από γνωστό πελάτη- να μετατραπούν σε προτιμολόγιο όταν αυτή η επιλογή είναι ενεργή.

6. Πού να ανατρέξετε στη συνέχεια

• Τράπεζα → Συναλλαγές (Bank → Transactions) - κάθε εισαγόμενη εγγραφή. Οι αντιστοιχισμένες συνδέονται με το τιμολόγιο ή την εγγραφή ημερολογίου.
• Τιμολόγια (Invoices) - προτιμολόγια που δημιουργήθηκαν για ασυσχέτιστες εισπράξεις.
• Συνεργάτες (Partners) - πελάτες και προμηθευτές που δημιουργήθηκαν, ο καθένας με το IBAN στην ενότητα των τραπεζικών λογαριασμών.
• Γενικό λογιστήριο → Ημερολόγιο (Ledger → Journal) - οι καταχωρίσεις για χρεώσεις (με την τράπεζα ως συνεργάτη), τόκους, φόρους και πληρωμές.

Τμολόγηση

Αρχεία έως 10 MB και 50.000 εγγραφές. Κάθε 10 εισαγόμενες εγγραφές μετρούν ως μία αίτηση API.