Mi az a korosított követelésállomány-kimutatás? A kintlévőség- és szállítókorosítás olvasása

Egy korosítási kimutatás (aging report) egyetlen egyenleget - például 9300 eurónyi vevőkövetelést - bont szét aszerint, hogy az egyes tételek mennyi ideje jártak le. Ez jelenti a különbséget a között, hogy tudjuk, mivel tartoznak nekünk, és a között, hogy tudjuk, meg is kapjuk-e a pénzünket.

Ugyanez a kimutatás két irányban futtatható: a vevőkorosítás azt mutatja meg, hogy a vevők mivel tartoznak és mennyire késnek; a szállítókorosítás pedig azt, hogy mi mivel tartozunk a beszállítóknak, és mi mennyire késünk. Mindkettő fontos, és mindkettőt másképp kell olvasni.

Így néz ki egy vevőkorosítási kimutatás

Partnerenként, adott fordulónapra, euróban:

Vevő	Nem lejárt	1–30	31–60	61–90	90 napon túl	Összesen
UAB Alfa	3200	900	-	-	-	4100
Beta GmbH	1850	-	1100	-	-	2950
Gamma SIA	-	-	-	400	1850	2250
Összesen	5050	900	1100	400	1850	9300

A végösszeg megegyezik a mérlegben szereplő 9300 euróval. Minden hasznos információ abban rejlik, hogy ez az összeg hogyan oszlik meg.

A Nem lejárt kategória azt jelenti, hogy a számla esedékessége még nem jött el, vagyis a fizetési határidőn belül van. Ez nem probléma, ez a normális üzletmenet.

Az 1–30 napja lejárt sáv általában adminisztratív késést takar: a számla kifutott a jóváhagyási körből, a kifizetési ütemezés havonta történik, vagy valaki szabadságon volt. Ennek a nagy része egy emlékeztető hatására magától betakarodik.

A 31–60 napos sáv az, ahol a háttérben meghúzódó szándék számítani kezd. Ebben a korban vagy a számlával van valami baj, vagy a vevőnél van likviditási probléma, egy telefonhívás pedig kideríti, melyikről van szó.

A 61–90 napos kategória már valóban veszélyeztetett. A behajthatóság valószínűsége meredeken zuhan ebben a sávban, és egy olyan számla, amely dokumentált ok nélkül éri el ezt a szintet, általában egy olyan vitás ügy, amelyet senki sem eszkalált.

A 90 napon túli sáv az a pont, ahol a behajtás kivételnek számít. Ez a sáv szolgál alapul a kétes követelések értékvesztéséhez - lásd: behajthatatlan követelések -, és az ezzel kapcsolatos őszinte kérdés nem az, hogy „mikor fizetnek”, hanem az, hogy „mit tudunk még behajtani”.

A helyes olvasás szempontjai

• A megoszlást olvassuk, ne az összeget. Egy 9300 eurós egyenleg, amelyből 5050 euró nem lejárt, egészséges. Ugyanez a végösszeg 5050 euró 90 napon túli tétellel viszont egy olyan vállalatot takar, amely már pénzt vesztett, csak még nem ismerte el.
• Kövessük az egyes vevőket az időszakok mentén. A fenti Gamma SIA 1850 euróval szerepel a 90 napon túlon, és semmi nincs a nem lejárt sávban - azaz leálltak a vásárlással és a fizetéssel is. Ez a kombináció a legtisztább korai figyelmeztető jel az egész kimutatásban, amit a kizárólag a végösszeget mutató nézet teljesen elrejt.
• Figyeljük a sávok vándorlását. Ha összehasonlítjuk a aktuális hónapot az előzővel, és azt látjuk, hogy az egyenlegek hónapról hónapra jobbra csúsznak egy sávval, az azt jelenti, hogy a behajtás vesztésre áll, függetlenül attól, hogy mit mutat a végösszeg.
• Óvakodjunk a növekedési illúziótól. A növekvő értékesítés felfújja a nem lejárt sávot, így a lejárt rész aránya kisebbnek tűnhet. A lejárt sávokat euróban és százalékban is vizsgáljuk.
• Kérdezzük meg, mihez képest mérjük a „lejárt” állapotot. Az esedékességi dátumhoz, nem pedig a számla keltéhez képest. Egy 60 napos fizetési határidejű számla a 45. napon még nem lejárt, az olyan kimutatás pedig, amely ennek ellenére lejártnak tekinti, olyan zajt kelt, ami miatt mindenki leszokik a jelentés olvasásáról.

A szállítókorosítás olvasása

Ugyanolyan sávok, fordított jelentés. A lejárt szállítótartozások nem a vagyonunkat veszélyeztetik, hanem egy olyan döntést jelentenek, amelyet szándékosan vagy sem, de meghoztunk, ennek pedig következményei vannak: a 2011/7/EU irányelv szerinti törvényes késedelmi kamat, visszatartott szállítások és megvont hitelkeretek.

A hasznos olvasási szempontok a következők:

• Bármi, ami a lejárt sávokban van, de nem szándékosan került oda, az folyamathiba: egy jóváhagyásban beragadt számla, egy elszalasztott utalási kör, vagy egy beszállító, akinek a banki adatait sosem állították be.
• Egy nagy, az esedékességhez közeli, nem lejárt sáv a következő utalási kört jelenti, vagyis azt az összeget, amelyet össze kell vetni a várt pénzbevételekkel, mielőtt bármi másra kötelezettséget vállalnánk.

A két korosítás egymás mellett történő olvasása az, ami rövid távú likviditási előrejelzéssé (cash forecast) alakítja őket: ugyanazokban a hetekben látszik, hogy mennyi pénz érkezik be, és mennyi távozik.

Kapcsolat az értékvesztéssel

A 90 napon túli sáv az a pont, ahol a korosítási kimutatás megszűnik operatív eszközként lenni, és hatni kezd a főkönyvi könyvelésre. Az érdemi elv (teljesítés elve) alapján egy olyan követelést, amelynek a behajtása valószínűtlen, nem szabad teljes értéken a mérlegben tartani - a standard eljárás a korosítási profilon alapuló értékvesztés elszámolása (például sávonként emelkedő százalékos arányban), amelyet az időszak végén értékhelyesbítési tételekkel (helyesbítő tételekkel) könyvelnek le.

Ez az értékvesztés becslésen alapul, és csökkenti az eredményt, de nem törli a követelést, és nem érinti az áfát. A tartozás teljes törlése és az áfa visszatérítése külön lépések saját feltételekkel, amelyek a behajthatatlan követelések témakörébe tartoznak.

Hogyan állítja elő a Nordlet?

A POST /v1/reports/debt-aging { side: 'receivables' | 'payables', asOf } hívás pontosan a fenti táblázatot adja vissza: partnerenként egy sort a current, d1to30, d31to60, d61to90, over90 és total oszlopokkal.

Két fontos részletet érdemes tudni a számításról. A sávok mérése az esedékességi dátumtól történik, ha az létezik; ha nem, akkor a kiállítási dátumtól (vevők esetén) vagy a bizonylat keltétől (szállítók esetén) számítódik - vagyis a partnerekhez rögzített fizetési feltételek teszik értelmessé a kimutatást. Emellett csak a nyitott tételek szerepelnek benne: a kimutatás bizonylatonként a fennmaradó egyenleget mutatja, így a részben kifizetett számlák nem a teljes értékükön, hanem a még ki nem egyenlített összeggel jelennek meg.

Az asOf paraméter az adott napon fennálló állapotot adja vissza, így a héttel később futtatott év végi kimutatás is az év végi pozíciót mutatja. Csak az asOf napon vagy azelőtt kiállított számlák szerepelnek benne, a kiegyenlítetlen összeg pedig csak azokat a kifizetéseket, jóváírásokat és felhasznált előlegeket veszi figyelembe, amelyek az adott napon vagy azt megelőzően történtek. Egy visszavont banki párosítás a visszavonás napjától számítódik.

A kimutatás az alkalmazásban a Jelentések (Reports) menüpont alatt érhető el, illetve háttérben futó exportként a POST /v1/reports/jobs/create végponton keresztül, ha az adathalmaz elég nagy ahhoz, hogy érdemes legyen aszinkron módon előállítani.

FAQ

Melyek a standard korosítási sávok?

A nem lejárt, 1–30, 31–60, 61–90 és a 90 napon túli lejárt kategória a leggyakoribb felosztás, amit a Nordlet is használ. Egyes vállalatok végig 30 napos sávokat használnak, vagy kiegészítik egy 120+ sávval; a pontos határoknál fontosabb, hogy következetesen az esedékességi dátumtól mérjünk.

A számla keltétől vagy az esedékességi dátumtól mérik a korosítást?

Az esedékességi dátumtól - egy számla ugyanis addig nem késedelmes, amíg a fizetési feltételei le nem jártak. Azok a kimutatások, amelyek a számla keltétől számítják a korosítást, minden 60 napos fizetési határidejű vevőt késedelmesnek mutatnak, így a felhasználók gyorsan figyelmen kívül hagyják a jelentést.

Mit mond meg a korosítási kimutatás, amit egy egyszerű egyenleg nem?

A koncentrációt és a kockázatot. Ugyanaz a teljes egyenleg lehet a nem lejárt számlák egészséges portfóliója, de lehet egy olyan behajtási kudarc is, amely már pénzt veszített, és csak a sávok szerinti megoszlás – valamint a vevőnkénti minta – tesz eközött különbséget.

Hogyan kapcsolódnak a korosítási sávok a kétes követelések értékvesztéséhez?

A korosítási profil az értékvesztés becslésének standard alapja: az idősebb sávok magasabb becsült veszteségszázalékot kapnak. Az értékvesztés egy az időszak végén elszámolt számviteli becslés; nem írja le a követelést, és önmagában nem állít vissza semmilyen áfát.

Csak a vevőknél érdemes korosítást futtatni?

Nem. A szállítókorosítás mutatja meg, hogy mivel tartozunk, és ebből mennyi járt le már - ez a közvetlen bemenete a kifizetési ütemezésnek és a rövid távú likviditási előrejelzésnek is. A kettő együtt történő olvasása teszi mindkettőt hasznossá.