Importálás a Stripe-ból

Ez az útmutató a Stripe-kifizetések fájl alapú importálását mutatja be egy importálási sablon használatával: mit kell exportálni, hogyan kell beállítani a sablont, és mit hoz létre az importálás. Az API részleteit a Banki és fizetési importok cikk tartalmazza.

1. A kifizetési fájl exportálása a Stripe-ból

A Stripe felületén nyissa meg a Payments -> Export (Fizetések -> Exportálás) menüpontot, válassza ki az időszakot, hagyja bejelölve az All columns (Összes oszlop) lehetőséget, és vegye fel a használt metaadat-oszlopokat (a Stripe minden egyes metaadat-kulcsot <kulcs> (metadata) néven exportál, például orderNo (metadata)). Töltse le a CSV-fájlt. Éles és teszt üzemmódú exportálás egyaránt használható.

Az olyan sorok, amelyek nem mozdítottak pénzt, az importálás során átugrásra kerülnek: a sikertelen, törölt vagy még fizetési módot igénylő fizetési kísérletek, valamint azok a terhelések, amelyek soha nem lettek inkasszálva (captured).

2. Bankszámla létrehozása a Stripe számára

Minden importálás egy bankszámlára érkezik. A Bank menüpontban kattintson a New bank account (Új bankszámla) gombra, válassza a Type: Stripe (Típus: Stripe) lehetőséget (a Stripe-számlának nincs IBAN-számlaszáma), nevezze el például "Stripe"-nak, válassza ki a terhelési pénznemet és a hozzá tartozó főkönyvi számlát. A Stripe-egyenleg úgy működik, mint egy bankszámla: a terhelések beérkeznek, a díjak levonásra kerülnek, a kifizetések (payouts) pedig átvezetik az egyenleget a valódi bankszámlájára.

3. Az importálási sablon létrehozása

A Bank -> Import templates (Banki importálási sablonok) menüpontban kattintson a New import template (Új importálási sablon) gombra, válassza a Stripe típust, és adjon nevet a sablonnak.

Mezők. A Stripe-export minden egyes oszlopa egy sornak felel meg. A Required in file (Fájlban kötelező) jelölőnégyzet azt jelzi, hogy az oszlopnak szerepelnie kell a feltöltött fájlban; a kötelező oszlopot hiányzó fájlt a rendszer elutasítja, és megjeleníti a hiányzó neveket. A 19 darab Card ... (Kártya...) oszlop alapértelmezés szerint nincs bejelölve, mivel a Stripe bizonyos fiókok esetében elhagyja ezeket.

Főkönyvi számla. A pénzmozgást hordozó sorok (Amount, Fee, Amount Refunded) hozzárendelhetők egy főkönyvi számlához, akár egy meglévőhöz, akár ugyanabból a sorból létrehozott új számlához. A hozzárendelt mezőből származó minden egyes mozgás az importálás pillanatában könyvelésre kerül: a bejövő pénz terheli a Stripe bankszámlát és jóváírja a hozzárendelt számlát, a kimenő pénz fordítva működik, a banki tranzakciót pedig a rendszer az adott könyvelési tételhez párosítottként jelöli meg. A szokásos beállítás a következő:

Mező	Számla	Hatás
Fee	egy PSP-díjköltségszámla (a standard számlatükörben a 6800-as)	Minden Stripe-díj költségként kerül könyvelésre
Amount	hagyja "Not posted" (Nincs könyvelve) állásban	A terhelések nyitottak maradnak a számlák párosításához (lásd az 5. lépést)
Amount Refunded	hagyja "Not posted" (Nincs könyvelve) állásban	A visszatérítéseket a helyesbítő számlák (credit notes) kezelik (lásd az 5. lépést)

Hiányzó vevők létrehozása (Create missing customers). Jelölje be ezt a lehetőséget a Customer Email (Vevő e-címe) sorban. A fájlban szereplő minden olyan e-címhez, amelyhez még nem tartozik partner, a rendszer létrehoz egy vevőt: a nevet a Customer Description (Vevő leírása) mezőből veszi (ha az üres, akkor az e-címből), a címet pedig – ha elérhető – a Card Address ... (Kártyacím...) oszlopokból. A meglévő partnereket a rendszer e-cím alapján, kis- és nagybetű-függetlenül ismeri fel, így semmi sem kerül duplikáltan létrehozásra.

Stripe partner létrehozása (Create partner Stripe). Jelölje be ezt a lehetőséget a Fee (Díj) sorban. Az importálás egyszer létrehoz egy Stripe nevű szállító partnert (az azonos nevű meglévő partner újrafelhasználásra kerül), és a naplóban minden díjbevételnél a Stripe-ot adja meg partnerként, így a díjak könyveléséből látszik, hogy kinek fizettek.

Metaadat-mezők. Adjon meg soronként egy metaadat-kulcsot, amelyet az importálásnak be kell olvasnia, például az orderNo-t. Ezekhez a sorokhoz két jelölő is beállítható:

• Számlák létrehozása vagy összekapcsolása (Create or link invoices) – jelöli azt a kulcsot, amely azonosítja a megrendelést (5. lépés). Ezt csak egy sor tartalmazhatja. A létrehozott számlák áfakulcsa mellette jelenik meg, valamint egy opcionális Katalóguselem (Catalog item): ha ezt választja, az importálás által létrehozott minden számlasor hivatkozik erre a termékre vagy szolgáltatásra, így a bevétel az elem számlájára könyvelődik; a sor szövege továbbra is a terhelésből származik.
• Céges jelző (Company flag) – olyan kulcsot jelöl, amelynek értéke azt mutatja, hogy a vevő cég (true, 1, yes, company, business vagy b2b). Az ilyen terhelésekből létrehozott vevők cég típusú partnerek lesznek; minden más természetes személy.

Mentse el a sablont.

4. A fájl importálása

A Bank menüpontban válassza ki a Stripe bankszámlát, a sablont és a fájlokat, majd kattintson az Import (Importálás) gombra. A gomb forgó ikont jelenít meg az importálás befejezéséig; egy nagyobb fájl feldolgozása perceket is igénybe vehet, mivel a számlák kiállítása egyenként történik. Az eredménysor jelzi, hogy hány tranzakció lett importálva, mennyi létezett már korábban, hány mozgás lett könyvelve, valamint hány vevő, számla és helyesbítő számla jött létre. A figyelmeztetések felsorolják azokat a megrendeléseket, amelyeket nem sikerült feldolgozni, és ennek okát is megadják.

Ugyanannak a fájlnak az ismételt importálása biztonságos: a tranzakciókat a Stripe terhelési azonosítója (charge id), a vevőket az e-cím, a megrendeléseket pedig a metaadat-értékük alapján ismeri fel a rendszer.

5. Mit csinál a „Számlák létrehozása vagy összekapcsolása” (Create or link invoices)?

A terhelések és visszatérítések csoportosítása a kiválasztott metaadat-kulcs (a megrendelésszám) értéke szerint történik.

• Ha az adott értékhez már létezik értékesítési számla – egy olyan vevői rendelés, amelynek külső hivatkozása ez az érték, vagy egy olyan számla, amelynek száma ez az érték –, a rendszer a terheléseket kifizetésként párosítja hozzá.
• Ellenkező esetben a rendszer létrehoz egy értékesítési számlát a vevő számára: terhelésenként egy sort, a terhelési sor szövegével és a terhelés összegével, mint áfát tartalmazó árral a sablon áfakulcsával, az első terhelés dátumával. A számla kiállítása és könyvelése azonnal megtörténik, és a terhelések párosításra kerülnek vele, így fizetettként jelenik meg. A rendszer rögzít egy stripe csatornájú vevői rendelést a megrendelésszámmal, így a következő importálás létrehozás helyett összekapcsol.
• A csoportban szereplő minden visszatérítés az adott számlával szembeni, a visszatérített összegre vonatkozó kiállított helyesbítő számlává (credit note) válik, és a visszatérítési tranzakció párosításra kerül vele.

Az olyan csoportok, amelyek nem tartalmaznak vevői e-címeket, eltérő pénznemű terheléseket foglalnak magukban, vagy amelyek meglévő számlája még tervezet állapotú vagy már ki van fizetve, átugrásra kerülnek, és a figyelmeztetések között szerepelnek. Tranzakcióik párosítatlanul maradnak a Bank -> Transactions (Banki tranzakciók) oldalon.

A számlaszámok a tárgyévi sorszámból származnak még a korábbi években kelt terhelések esetén is, így a múltbeli importok nem ütköznek a meglévő számokkal.

6. A sablon alján található hat opcionális mező

A legtöbb vállalat mind a hat mezőt üresen hagyja, és az importálás pont ugyanúgy működik. Ezek két speciális helyzet miatt léteznek: ha azt szeretné, hogy a kártyafoglalások dokumentumként legyenek rögzítve, vagy ha olyan pénzt szed be, amely részben másvalakit illet meg.

Miért tűnnek üresnek a legördülő menük?

A három "művelettípus" legördülő menü felsorolja azokat a művelettípusokat, amelyeket a vállalat az Account -> Operation types (Fiók -> Művelettípusok) menüpontban hozott létre. Ha nem hozott létre egyet sem, a legördülő menü üres. Ez nem hiba; először hozzon létre egy művelettípust, vagy hagyja üresen a mezőt.

A Lender metadata field (Hitelező metaadat-mezője) legördülő menü felsorolja azokat a metaadat-oszlopneveket, amelyeket ugyanezen űrlap feljebb lévő Metadata fields (Metaadat-mezők) listájába beírt. Először adjon meg ott egy metaadat-mezőt, és az itt is meg fog jelenni.

Részleges visszatérítés címkéje (Partial refund label) és Teljes visszatérítés címkéje (Full refund label)

Amikor az importálás helyesbítő számlát hoz létre egy visszatérítéshez, ezek határozzák meg az adott helyesbítő számla PDF-fájljának tetején nyomtatott szót.

Helyzet	Használt szó	Alapértelmezett
A visszatérítés kisebb, mint a számla összege	Részleges visszatérítés címkéje	DEPOZITAS
A visszatérítés megegyezik a számla összegével	Teljes visszatérítés címkéje	ANULIAVIMAS

Csak akkor változtassa meg ezeket, ha a vállalat eltérő szavakat nyomtat az ilyen dokumentumokra. Ez nincs hatással a sorszámozásra és a könyvelésre.

Engedélyezési művelettípus (Authorization operation type)

A kártya-engedélyezés (authorization) a vevő kártyáján lefoglalt olyan összeg, amelyet még nem vett fel. A Stripe-exportban ezeknél a soroknál a Captured érték false. Az importálás általában figyelmen kívül hagyja ezeket, mivel nem mozdult pénz.

Ha kitölti ezt a mezőt, minden ilyen sor kiállított értékesítési dokumentimmá válik a megadott művelettípus és az annak megfelelő bizonylatsorozat használatával. Ha üresen hagyja, a rendszer átugorja ezeket a sorokat, és az importálás eredménye a következő figyelmeztetést mutatja: "authorization(s) skipped: template has no authorization operation type" (engedélyezés(ek) kihagyva: a sablonnak nincs engedélyezési művelettípusa).

Ha nem tudja biztosan, hogy vállalkozásának dokumentumként kell-e mutatnia a foglalásokat, hagyja üresen.

Kifizetési művelettípus (Payout operation type), Jutaléki művelettípus (Commission operation type) és Hitelező metaadat-mezője (Lender metadata field)

Ezt a részt teljesen hagyja ki, kivéve, ha vállalkozása másvalakit illető pénzt szed be – például piactérként eladóknak, vagy platformként hitelezőknek fizet. Egy átlagos bolt soha nem tölti ki ezeket.

A Stripe ezt a folyamatot két fájlban mutatja meg. A payments (fizetések) export azt mutatja, hogy az egyes vevők mennyit fizettek. Egy külön transfers (átutalások) export pedig azt, hogy ebből mennyit utalt tovább a másik félnek. Az importálásnak mindkettőre szüksége van annak kiszámításához, hogy mit tartott meg Ön.

A Bank oldalon az importálási űrlap megjelenít egy Stripe transfers export fájlmezőt, ha legalább egy Stripe-sablon létezik; válassza ki ott az átutalási fájlokat a fizetési fájlok mellett. Az API-n keresztül ez a bank/statements/import végpont transfersCsv mezője.

Ha mindkét fájl rendelkezésre áll:

Mező	Mit csinál
Kifizetési művelettípus (Payout operation type)	A másik fél felé történő minden egyes átutalásról egy főkönyvi tétel készül az átutalt összegre. A tartozik és követel számlák ebből a művelettípusból származnak. Üresen hagyva a tétel helyette az eladói kötelezettség és szállítói kötelezettség könyvelési szabályait használja.
Jutaléki művelettípus (Commission operation type)	Az Ön által megtartott rész, amely a terhelési összeg mínusz a Stripe-díj mínusz az átutalt összeg képlet alapján kerül kiszámításra, és csak akkor íródik be, ha ez nagyobb, mint nulla. A számlák ebből a művelettípusból, ellenkező esetben az eladói kötelezettség és jutalékbevétel könyvelési szabályaiból származnak.
Hitelező metaadat-mezője (Lender metadata field)	A Stripe metaadat-oszlopának a neve, amely azt tartalmazza, hogy kihez került a pénz. Az importálás létrehozza vagy – ha létezik – újrafelhasználja az adott értékkel rendelkező partnert, és beállítja a fenti mindkét tételnél. Ha üresen marad, vagy ha egy sorból hiányzik az érték, a rendszer a "lender not identified" (hitelező nem azonosítható) figyelmeztetést adja, és a tétel partner nélkül íródik be.

Ha mindkét művelettípus-mező üres, a rendszer semmilyen átutalási vagy jutaléktételt nem könyvel, függetlenül attól, hogy mi egyéb van beállítva.

7. Kifizetések a bankszámlára

A fizetési export nem tartalmaz kifizetési sorokat, így a Stripe által a valódi bankszámlájára küldött pénz a kifizetési jelentés alapján kerül könyvelésre. A Stripe felületén nyissa meg a Reports -> Payouts -> Payout reconciliation, itemized (Jelentések -> Kifizetések -> Kifizetések egyeztetése, tételesen) menüpontot, töltse le, és importálja a Bank -> Settlements (Banki elszámolások) oldalon a valódi bankszámlájára, majd könyvelje le az egyes kifizetéseket.

Minden olyan kifizetési sor esetében, amelynek terhelését, díját vagy visszatérítését ez az importálás már rávezette a Stripe bankszámlára, a könyvelés átvezeti a sor nettó összegét a Stripe bankszámláról a valódi bankszámlára. A díjak és a számlafizetések nem kerülnek második alkalommal is könyvelésre. Azokat a Stripe által kifizetett sorokat, amelyeket ez az importálás soha nem látott, a Banki és fizetési importok cikkben leírtak szerint kell könyvelni.

Minden kifizetésnél megjelenik a Difference to imported payments (Eltérés az importált kifizetésektől) érték: ez a kifizetés által mozgatott összeg mínusz a Stripe bankszámla által ugyanezen terhelésekre és visszatérítésekre tartott összeg. A nulla azt jelenti, hogy a kifizetés kiegyenlíti a Stripe-számlát. Az eltérést mutató, vagy olyan Stripe-számlán lévő mozgással rendelkező sor, amely még nincs lekönyvelve, a Lines to check (Ellenőrzendő sorok) között szerepel. A fizetési export csak a terhelésenkénti összes visszatérítést tartalmazza, így egy terhelés összes visszatérítési sora együtt van összehasonlítva azzal az összeggel.

Ha egy kifizetés a fizetési fájl importálása előtt lett lekönyvelve, az importálás átugorja az adott kifizetés terheléseit, díjait és visszatérítéseit, és felsorolja azokat a figyelmeztetések között.

8. Hova érdemes ezután nézni

• Bank -> Transactions (Banki tranzakciók) – minden importált mozgás; a párosítottak a számlára vagy a könyvelési tételre hivatkoznak.
• Invoices (Számlák) – a létrehozott számlák és helyesbítő számlák, a megrendelésszámmal a megjegyzésekben.
• Partners (Partnerek) – a létrehozott vevők.
• Ledger -> Journal (Főkönyv -> Napló) – a díjak, kifizetések és számlák könyvelési tételei.

Számlázás

Legfeljebb 10 MB méretű fájlok és 50 000 mozgás. Minden 10 importált mozgás egy API-kérésnek számít.