¿Qué es un informe de antigüedad? Lectura de los tramos de vencimiento de cuentas por cobrar y por pagar

Un informe de antigüedad toma un saldo único - 9.300 € de cuentas por cobrar - y lo desglosa según el tiempo de vencimiento de cada partida. Es la diferencia entre saber cuánto le deben y saber si efectivamente lo va a cobrar.

El mismo informe funciona en ambas direcciones: la antigüedad de cobros muestra lo que los clientes le deben y cuánt días de retraso acumulan; la antigüedad de pagos muestra lo que usted debe a los proveedores y cuántos días de retraso acumula usted. Ambos importan y se leen de forma distinta.

Aspecto de un informe de antigüedad de cobros

Por tercero, a una fecha determinada, en euros:

Cliente	Corriente	1–30	31–60	61–90	Más de 90	Total
UAB Alfa	3.200	900	-	-	-	4.100
Beta GmbH	1.850	-	1.100	-	-	2.950
Gamma SIA	-	-	-	400	1.850	2.250
Total	5.050	900	1.100	400	1.850	9.300

El total son los mismos 9.300 € que figuran en el balance de situación. Todo lo útil reside en cómo se distribuyen.

Corriente significa que aún no ha vencido; son facturas que se encuentran dentro de su plazo de pago. Esto no representa ningún problema, es la operativa normal del negocio.

El tramo de 1 a 30 días de retraso suele ser de naturaleza administrativa: la factura pasó por alto un ciclo de aprobación, la remesa de pagos es mensual o alguien estaba de vacaciones. La mayor parte se cobra con un simple recordatorio.

El tramo de 31 a 60 días es donde la intención de pago empieza a cobrar importancia. A esta edad, o su factura tiene un problema o su cliente lo tiene, y una llamada telefónica sirve para averiguar cuál de los dos es el caso.

El tramo de 61 a 90 días presenta un riesgo real. La probabilidad de cobro cae en picado en esta franja, y una factura que llega aquí sin un motivo justificado suele ser un litigio que nadie escaló a tiempo.

Más de 90 días es el punto en el que la recuperación se convierte en la excepción. Este tramo constituye la base para dotar una provisión por insolvencias - véase insolvencias y deudas de difícil cobro - y la pregunta honesta que hay que plantearse ya no es "cuándo pagarán", sino "qué porcentaje lograremos recuperar".

Cómo leerlo correctamente

• Lea la distribución, no el total. Un saldo de 9.300 € con 5.050 € corrientes es una cartera saludable. Ese mismo total con 5.050 € en el tramo de más de 90 días denota una empresa que ya ha perdido dinero y aún no lo ha reconocido.
• Siga a los clientes individuales a lo largo de los períodos. Gamma SIA, en el ejemplo anterior, tiene 1.850 € con más de 90 días de retraso y nada en corriente; han dejado de comprar y de pagar. Esa combinación constituye la señal de alerta temprana más clara de todo el informe, y una vista basada únicamente en el total la oculta por completo.
• Vigile la migración entre tramos. Si compara este mes con el anterior y observa que los saldos se desplazan un tramo hacia la derecha mes tras mes, significa que la gestión de cobros está fallando, independientemente de lo que haga el importe total.
• Cuidado con la ilusión del crecimiento. Un incremento de las ventas infla el tramo corriente y hace que la proporción de vencidos parezca menor. Analice los tramos vencidos tanto en euros como en porcentaje.
• Averigüe a partir de qué fecha se mide el "vencimiento". Debe ser la fecha de vencimiento, no la fecha de emisión. Una factura con un plazo de 60 días no está vencida al día 45, y un informe que la trate como tal genera ruido y acaba acostumbrando a todo el mundo a ignorar el documento.

La antigüedad de pagos se lee de otra manera

Los mismos tramos, pero con el significado opuesto. Las deudas comerciales vencidas no representan un riesgo para su activo, sino una decisión que usted ha tomado, de forma deliberada o no, y que conlleva consecuencias: intereses de demora legales según la Directiva 2011/7/UE de la UE, retención de suministros y retirada de líneas de crédito.

Una lectura útil debe centrarse en lo siguiente:

• Cualquier importe en los tramos vencidos que usted no tuviera intención de dejar ahí revela un fallo en los procesos: una factura atascada en el circuito de aprobación, una remesa de pagos omitida o un proveedor al que nunca se le configuraron los datos bancarios.
• Un tramo corriente elevado y próximo a su vencimiento representa su próxima orden de pago, y es la cifra que debe contrastarse con las entradas de efectivo previstas antes de comprometer liquidez en otros destinos.

Interpretar ambas antigüedades de forma conjunta es lo que permite transformarlas en una previsión de tesorería a corto plazo: qué entra y qué sale, desglosado en las mismas semanas.

El vínculo con las provisiones

El tramo de más de 90 días es donde el informe de antigüedad deja de ser una herramienta puramente operativa y empieza a incidir en la contabilidad. Conforme al principio de devengo, una cuenta por cobrar con pocas probabilidades de cobro no debe mantenerse en el balance por su valor íntegro; el tratamiento estándar consiste en dotar una provisión basada en el perfil de antigüedad (por ejemplo, aplicando un porcentaje creciente por tramo), la cual se registra mediante asientos de ajuste al cierre del período.

Dicha provisión es una estimación que reduce el beneficio, pero no elimina el derecho de cobro ni afecta al IVA. Dar de baja la deuda por completo y recuperar el IVA son trámites separados sujetos a sus propias condiciones, tema que se aborda en insolvencias y deudas de difícil cobro.

Cómo lo genera Nordlet

POST /v1/reports/debt-aging con { side: 'receivables' | 'payables', asOf } devuelve exactamente la tabla anterior: una fila por tercero con las columnas current, d1to30, d31to60, d61to90, over90 y total.

Conviene conocer dos detalles sobre su cálculo. Los tramos se calculan a partir de la fecha de vencimiento si existe; en su defecto, se toma como referencia la fecha de emisión (para cobros) o la fecha del documento (para pagos). Por este motivo, definir las condiciones de pago en los terceros es lo que dota de sentido al informe. Además, solo se incluyen las partidas abiertas: el informe muestra el saldo pendiente por documento, por lo que las facturas parcialmente pagadas aparecen por su importe pendiente de cobro y no por su valor total.

El parámetro asOf genera el informe tal como se encontraba en esa fecha concreta, de modo que un informe de cierre de ejercicio emitido semanas más tarde reflejará la situación a fecha de cierre. Solo se incluyen las facturas con fecha igual o anterior a asOf, y el importe pendiente computa únicamente los pagos, abonos y anticipos aplicados con fecha igual o anterior a dicha fecha. La anulación de una conciliación bancaria surte efecto a partir de la fecha en que se desconcilió.

El informe está disponible en la aplicación dentro de la sección de informes, así como mediante exportación en segundo plano a través de POST /v1/reports/jobs/create cuando el volumen de datos justifica una generación asíncrona.

FAQ

¿Cuáles son los tramos de antigüedad estándar?

Los tramos más habituales, y los que utiliza Nordlet, son: corriente, 1–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días de retraso. Algunas empresas emplean franjas de 30 días de manera continuada o añaden un tramo de más de 120 días; los límites exactos importan menos que mantener una medición coherente a partir de la fecha de vencimiento.

¿La antigüedad se calcula desde la fecha de factura o desde la fecha de vencimiento?

Desde la fecha de vencimiento; una factura no está impagada hasta que expiran sus condiciones acordadas. Los informes que calculan la antigüedad desde la fecha de factura hacen que cualquier cliente con condiciones a 60 días parezca un moroso, lo que provoca que el documento termine siendo ignorado.

¿Qué aporta un informe de antigüedad que no muestre un saldo de balance?

Concentración y riesgo. Un mismo saldo total puede corresponder a una cartera saludable de facturas corrientes o a un problema de cobro que ya ha supuesto una pérdida de dinero, y solo la distribución por tramos -junto con el comportamiento de cada cliente- permite distinguirlos.

¿Qué relación guardan los tramos de antigüedad con las provisiones por insolvencias?

El perfil de antigüedad constituye la base estándar para estimar una provisión: los tramos más antiguos reciben un porcentaje de pérdida esperada mayor. La provisión es una estimación contable que se registra al cierre del período; no implica la baja definitiva de la deuda ni recupera por sí sola el IVA.

¿Debo ejecutar el informe de antigüedad únicamente para las cuentas por cobrar?

No. El informe de antigüedad de pagos le indica qué debe y qué parte acumula retraso, constituyendo el dato de entrada fundamental para la ejecución de pagos y para cualquier previsión de tesorería a corto plazo. Analizar ambos informes de forma conjunta es lo que dota de utilidad a cualquiera de ellos.