Kas yra mokėjimų raginimas (dunning)? Mokėjimų priminimų lygiai, po kurių sąskaitos faktūros išties apmokamos

Mokėjimų raginimas (dunning) – tai sistemingas procesas, skirtas vėluojančioms sąskaitoms faktūroms išieškoti: apibrėžta priminimų seka, kur kiekvienas priminimas yra griežtesnis už ankstesnį, ir kurį inicijuoja mokėjimo vėlavimo trukmė, o ne kieno nors nepasitenkinimas. Žodis yra senas (angl. to dun – reikalauti apmokėjimo), o praktika – dar senesnė, tačiau priežastis, dėl kurios tai egzistuoja, yra šiuolaikinė: dauguma sąskaitų faktūrų apmokamos pavėluotai, nes niekas to nepaprašė, o prašant pagal grafiką surenkama daugiau pinigų nei prašant gražiai.

Didžiausia vertė slypi sistemingoje dalyje. Ad-hoc (nereguliarus) procesas sprendžia tik garsiausiai skambančią problemą, pamiršta tyliąsias ir leidžia visiems išvengti nepatogaus pokalbio.

Kodėl sąskaitos faktūros lieka neapmokėtos

Prieš kuriant eskalavimo pakopą (escalation ladder), verta žinoti, su kuo susiduriate. Vėluojantys mokėjimai turi keturias priežastis, ir tik viena iš jų yra priminimo problema:

1. Administracinės — sąskaita faktūra niekada nebuvo patvirtinta, buvo išsiųsta ne tam asmeniui arba nespėta įtraukti į mokėjimų ciklą. Tai neabejotinai dažniausia priežastis, kurią išsprendžia vienas priminimas.
2. Ginčijamos — pirkėjas nesutinka su suma, pristatymu ar sąlygomis. Joks priminimų skaičius čia nepadės; tam reikia sprendimo, o ne spaudimo.
3. Sąmoningos — pirkėjas valdo savo pinigų srautus vilkindamas atsiskaitymą su tiekėjais. Eskalavimas čia veikia, nes jie teikia pirmenybę tam, kuris spaudžia stipriausiai.
4. Nemokumo — jie negali apmokėti. Čia svarbus greitis, nes jūs konkuruojate su visais kitais kreditoriais. Tai jau beviltiškų skolų teritorija.

Geras mokėjimų raginimo procesas greitai atskiria šias priežastis. Jo pirminis tikslas nėra išieškoti – jo tikslas išsiaiškinti, su kuria iš šių keturių priežasčių susiduriate.

Keturių lygių pakopa

Terminai pateikiami darant prielaidą, kad apmokėjimo terminas yra 30 dienų; pritaikykite juos pagal savo situaciją.

0 lygis — Prieš apmokėjimo terminą (diena −5). Mandagus pranešimas „apmokėjimo terminas baigiasi kitą savaitę“. Tai nėra priminimas, ir jis padeda išvengti visos administracinių problemų kategorijos dar prieš pradedant vėluoti. Tai bene veiksmingiausia žinutė visoje sekoje, tačiau dauguma įmonių jos niekada nesiunčia.

1 lygis — Iškart po termino (diena nuo +3 iki +7). Draugiškas, faktinis, darant prielaidą, kad tai tik neapsižiūrėjimas: nurodomas sąskaitos faktūros numeris, suma, apmokėjimo terminas, mokėjimo rekvizitai ir pridedama sąskaitos faktūros kopija. Jokių grasinimų, nes kol kas nėra dėl ko grasinti.

2 lygis — Vėluojama dvi–tris savaites (diena +21). Griežtesnis ir konkretus. Pakartokite sąlygas, tiesiogiai paklauskite, ar yra problemų dėl sąskaitos faktūros, ir nurodykite datą, iki kurios tikitės apmokėjimo. Čia turi išryškėti ginčai — jei pirkėjas turi priekaištų, apie juos turite sužinoti dabar, o ne 90-ąją dieną.

3 lygis — Vėluojama apie 45 dienas. Oficialus įspėjimas. Aiškiai išdėstomos pasekmės: įstatyminės delspinigių palūkanos (statutory late-payment interest), tiekimo sustabdymas ir perdavimas išieškojimui. Dažnai tai yra pirmoji žinutė, kurią pirkėjo įmonėje realiai perskaito žmogus.

4 lygis — 60+ dienų. Paskutinis reikalavimas prieš imantis veiksmų, po kurio seka veiksmai: teisinis ieškinys, skolų išieškojimo agentūra arba nurašymas. Visos pakopos patikimumas priklauso nuo to, ar šis žingsnis yra realus. Procesas, kuris eskaluojamas iki paskutinio reikalavimo, o po to nieko nedaroma, tiksliai parodo pirkėjams, ko iš tiesų verti jūsų priminimai.

Svarbiausia taisyklė visame procese: sustabdykite tiekimą tuo momentu, kai jo tęsimas skolos išieškojimo problemą paverčia dar didesne. Tai yra komercinis sprendimas, kurį finansų padalinys turėtų inicijuoti, bet ne priimti vienas.

Ką jums suteikia ES įstatymai

Jūs ne vien mandagiai prašote. Direktyva 2011/7/ES dėl kovos su pavėluotu mokėjimu komerciniuose sandoriuose, vėluojant apmokėjimui, B2B kreditoriams suteikia teisę į:

• Įstatymines palūkanas, apskaičiuojamas taikant ECB bazinę palūkanų normą plius bent aštuonis procentinius punktus, nereikalaujant prieš tai siųsti priminimo;
• Fiksuotą bent 40 € išieškojimo mokestį, taikomą automatiškai, kartu su palūkanomis;
• Kompensaciją už pagrįstas išieškojimo išlaidas, viršijančias šią fiksuotą sumą.

Numatytieji apmokėjimo terminai yra ribojami (paprastai 30 dienų, susitarus galima pratęsti iki 60 dienų, o ilgesni terminai galimi tik tuo atveju, jei tai nėra aiškiai nesąžininga). Valstybės narės detales perkelia į nacionalinę teisę skirtingai, todėl prieš nurodydami sumas pasitikrinkite vietinius įstatymus – tačiau pati teisė nėra kažkas, dėl ko turite derėtis, ir jos paminėjimas 3 lygyje yra labiau teisėtas nei agresyvus.

Kaip sukurti veikiantį procesą

• Inicijuokite pagal vėluojančias dienas (days past due), o ne pagal sąskaitos faktūros datą. Apmokėjimo sąlygos skiriasi priklausomai nuo pirkėjo; pakopa turi į tai atsižvelgti, kitaip ji kels tik bereikalingą triukšmą.
• Segmentuokite pagal vertę ir riziką. 90 € sąskaita faktūra neverta telefono skambučio; tuo tarpu 9,000 € sąskaitai skambutis būtinas jau 2 lygyje. Išieškokite atsižvelgdami į rizikos sumą (exposure), o ne į chronologiją.
• Automatiškai stabdykite ginčijamų sąskaitų raginimus. Ginčijama pažymėta sąskaita faktūra turi būti pašalinta iš eskalavimo pakopos, kitaip išsiųsite paskutinį reikalavimą dėl sąskaitos faktūros, kuri, kaip jau žinote, yra ginčijama – tai greičiausias būdas sugriauti santykius su pirkėju dėl jūsų padarytos klaidos.
• Siųskite nuo konkretaus asmens, o ne iš sistemos el. pašto adreso. Atsakymų rodikliai išsiuntus iš noreply@ ir iš asmeninio siuntėjo adreso labai skiriasi, o jūsų tikslas yra gauti atsakymą.
• Įtraukite viską, ko reikia apmokėjimui. Sąskaitos faktūros PDF, sumą, mokėjimo paskirtį, IBAN. Kiekvienas papildomas žingsnis – tai dar viena prarasta savaitė.
• Eskaluokite per skirtingus kanalus, ne tik keiskite toną. El. laiškas → el. laiškas plius telefonas → laiškas. Vienas telefono skambutis 2 lygyje yra veiksmingesnis už dar tris el. laiškus.

Kaip tai valdyti iš didžiosios knygos

Šiuo metu mokėjimų priminimai Nordlet nėra realizuoti – aukščiau aprašyta automatizuota pakopa yra planuojama funkcija, ir šiame straipsnyje aprašoma praktika, o ne jau išleistas produktas. Apie tai svarbu pasakyti tiesiai šviesiai, užuot darius priešingas užuominas.

Šiuo metu egzistuoja duomenys, kuriais remiasi šis procesas:

• POST /v1/reports/debt-aging { side: 'receivables' } — kiekvienam partneriui priskirti laikotarpiai (einamasis, 1–30, 31–60, 61–90, virš 90 dienų), kurie tiesiogiai atitinka pakopos lygius; žr. skolų senėjimo ataskaitas (aging reports).
• POST /v1/sales/invoices/list filtruojant pagal mokėjimo būseną — patys neapmokėti įrašai (open items) su nurodytais apmokėjimo terminais.
• sale_invoice.paid „webhook“ įvykis — platforma, vykdanti savo priminimų logiką, iškart sužino, kada nustoti raginti (tai dažniausia klaida, kurią daro savos gamybos sprendimai).
• POST /v1/sales/invoices/send — sąskaitos faktūros PDF formato siuntimas pirkėjui el. paštu.

Kitaip tariant, platforma jau šiandien gali realizuoti šią pakopą naudodama API, reaguodama į įvykius, o ne nuolat apklausdama (polling) sistemą, o planavimo sluoksnis (scheduling layer) yra tai, ką Nordlet planuoja pridėti ateityje.

D.U.K.

Ką apskaitoje reiškia mokėjimų raginimas (dunning)?

Sistemingas vėluojančių sąskaitų faktūrų išieškojimo procesas naudojant eskaluojamus priminimus – tai apibrėžta seka, kurią inicijuoja vėluojančių dienų skaičius, o ne ad-hoc veiksmai. „Raginimo laiškas“ (dunning letter) ir „mokėjimo priminimas“ apibūdina atskirus pranešimus šioje sekoje.

Kiek mokėjimo priminimų reikėtų išsiųsti?

Daugumai verslų pakanka trijų ar keturių lygių: mandagus priminimas prieš terminą, draugiškas priminimas po termino, griežtesnis pranešimas, kuris išryškina ginčus, ir oficialus paskutinis reikalavimas. Didesnis lygių skaičius tik atitolina momentą, kai imatės realių veiksmų, o tai susilpnina visą procesą.

Ar galiu skaičiuoti palūkanas už pavėluotus mokėjimus ES?

B2B sandoriams – taip. Direktyva 2011/7/ES suteikia kreditoriams teisę į įstatymines palūkanas (ECB bazinė norma plius bent aštuoni procentiniai punktai) ir fiksuotą bent 40 € išieškojimo mokestį, be išankstinio priminimo reikalavimo. Nacionaliniai įgyvendinimo teisės aktai skiriasi, todėl prieš nurodydami konkrečius skaičius pirkėjui, patikrinkite vietines taisykles.

Kada turėtų baigtis mokėjimų raginimas ir prasidėti skolų išieškojimas (collection)?

Kai išnaudojama visa eskalavimo pakopa, o pirkėjas nei sumoka, nei bendradarbiauja – paprastai, kai vėluojama apie 60–90 dienų. Sprendimo taškas yra įsitraukimas, o ne tik vėlavimo trukmė: pirkėjas, kuris aptaria mokėjimo planą, rodo pažangą, tuo tarpu pirkėjo, tylinčio 60-ąją dieną, elgesys retai pasikeičia po penktojo el. laiško.

Ar priminimų siuntimas turi įtakos apskaitai?

Ne. Priminimai nekeičia gautinų sumų, pajamų ar PVM – tai tik komunikacija. Apskaitos įrašus pakeičia atidėjiniai abejotinoms skoloms arba galiausiai skolos nurašymas; abu šie atvejai aptariami beviltiškų skolų (bad debt) skiltyje.