Kas yra e. sąskaita faktūra? Peppol, formatai ir kas privalo juos naudoti

Elektroninė sąskaita faktūra nėra tiesiog sąskaita, gauta elektroniniu būdu. Prie el. laiško prisegtas PDF failas yra tik sąskaitos faktūros paveikslėlis – žmogus jį gali perskaityti, tačiau kompiuteris negali jo tiksliai apdoroti be spėliojimų.

E. sąskaita faktūra – tai sąskaita faktūra, išrašyta, perduota ir gauta struktūrizuotu formatu, kuris leidžia ją apdoroti automatiškai. Dabar šis skirtumas yra greičiau teisinis, o ne techninis: ViDA keičia PVM direktyvos apibrėžimą taip, kad nuo 2030 m. liepos 1 d. tik struktūrizuoti formatai bus laikomi elektroninėmis sąskaitomis faktūromis. PDF failai šios sąlygos nebeatitiks.

Kodėl struktūra yra svarbi

Struktūrizuotoje sąskaitoje faktūroje yra griežtai apibrėžti, adresuojami duomenų laukai: tiekėjo PVM mokėtojo kodas, eilutės kiekis, PVM tarifas, apmokestinamoji vertė pagal tarifą. Pirkėjo sistema juos nuskaito, sutikrina su pirkimo užsakymu, nukreipia tvirtinimui ir užregistruoja didžiojoje knygoje – nereikia rankinio duomenų suvedimo ir jokių OCR spėliojimų.

Ekonominė nauda yra tiesioginė: mažiau klaidų, greitesnis patvirtinimas, greitesnis apmokėjimas, o mokesčių administratoriai gauna galimybę tikrinti kiekvieną operaciją atskirai, užuot pasikliovę periodinėmis deklaracijomis. Būtent dėl šios paskutinės priežasties e. sąskaitų diegimą skatina vyriausybės, o ne verslas.

Standartas: EN 16931

Europos standartas EN 16931 apibrėžia semantinį duomenų modelį (semantic data model) – kokia yra sąskaitos faktūros reikšmė: šalys, identifikatoriai, sumos, PVM specifikacija. Tai sąmoningai nėra failo formatas. Praktikoje šis modelis realizuojamas dviem sintaksėmis:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language) – labiausiai paplitusi
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Virš jų išsidėsto CIUS (Core Invoice Usage Specifications) dokumentai, kurie susiaurina standartą konkrečiai šaliai ar tinklui: Peppol BIS Billing 3.0, Vokietijos XRechnung, Rumunijos CIUS-RO. CIUS niekada neprideda naujų reikšmių už EN 16931 ribų; ji tik riboja ir nustato privalomus reikalavimus standarto rėmuose – būtent tai išlaiko įmanomą tarptautinį suderinamumą.

Pagal Direktyvą 2014/55/ES, EN 16931 standartas jau tapo privalomas B2G sąskaitoms faktūroms visoje ES – kiekviena valstybinė institucija privalo sugebėti jį priimti. Dabar nacionaliniai privalomi reikalavimai atkeliauja ir į B2B sektorių.

Peppol: tinklas

Peppol nėra formatas – tai pristatymo tinklas (delivery network), ir šis skirtumas nuolat klaidina žmones.

Jis veikia keturių šalių modeliu (four-corner model): siuntėjas → siuntėjo prieigos taškas (access point) → gavėjo prieigos taškas → gavėjas. Jums tereikia vieną kartą prisijungti prie prieigos taško; per jį galite pasiekti kiekvieną tinklo dalyvį. Dalyviai identifikuojami pagal Peppol ID (schemos identifikatorius ir reikšmė, pavyzdžiui, PVM mokėtojo kodas), kurį galima rasti paskirstytajame paslaugų metaduomenų registre.

Peppol BIS Billing 3.0 yra CIUS specifikacija, kurią naudoja dauguma Europoje keičiantis duomenimis, ir būtent tai praktikoje beveik visada reiškia sąvoka „Peppol sąskaita faktūra“.

Nacionalinės išankstinio patvirtinimo (clearance) sistemos

Kelios valstybės narės reikalauja, kad prieš pasiekdamos pirkėją (arba jį pasiekdamos), sąskaitos faktūros praeitų per valstybinę platformą – tai iš esmės kitoks modelis nei Peppol tinklo pristatymas:

Šalis	Sistema	Modelis
Italija	SdI (Sistema di Interscambio)	Išankstinis patvirtinimas (Clearance) – kiekviena B2B ir B2C sąskaita faktūra per platformą, FatturaPA formatu
Lenkija	KSeF	Išankstinis patvirtinimas – FA(3) schema, palaipsniui taps privaloma iki 2026 m.
Rumunija	e-Factura	Išankstinis patvirtinimas – UBL su CIUS-RO, privaloma B2B sektoriuje nuo 2024 m.
Prancūzija	Palaipsniui 2026–2027 m.	Partnerių platformos (PDP) ir e. atskaitomybė
Vokietija	Palaipsniui nuo 2025 m.	Pirmiausia privalomas gavimas, vėliau – išrašymas

Taikant išankstinio patvirtinimo modelį, valstybė mato sąskaitą faktūrą jos išrašymo metu, o ne po kelių mėnesių pateikus deklaraciją. Būtent šia linkme juda PVM surinkimo užtikrinimas, ir tai yra priežastis, dėl kurios ViDA skaitmeninė atskaitomybė nuo 2030 m. visiškai pakeičia prekių tiekimo ir paslaugų teikimo į kitas ES valstybes nares ataskaitas (recapitulative statements).

Ką keičia ViDA

Tarybos direktyva (ES) 2025/516, galiojanti nuo 2025 m. balandžio 14 d.:

• Jau galioja: valstybės narės gali reikalauti privalomų vietinių B2B e. sąskaitų faktūrų neprašydamos ES leidimo taikyti nukrypti leidžiančią nuostatą (derogation) – būtent todėl nacionalinių reikalavimų įvedimas paspartėjo 2025 ir 2026 m.
• Nuo 2030 m. liepos 1 d.: struktūrizuotos e. sąskaitos faktūros tampa numatytuoju standartu tarpvalstybinėje ES B2B prekyboje, pirkėjo sutikimas priimti e. sąskaitas nebebūtinas, suvestinės ataskaitos panaikinamos ir pakeičiamos skaitmenine atskaitomybe, be to, atsiranda du nauji privalomi rekvizitai – tikslinamos sąskaitos faktūros numeris kreditinėje sąskaitoje faktūroje ir tiekėjo banko ar virtualios sąskaitos identifikatoriai.

Verta į tai atkreipti ypatingą dėmesį, nes ši informacija dažnai pateikiama netiksliai: priimtame tekste rašoma „banko sąskaitų numeriai arba virtualių sąskaitų numeriai... ar bet kokie kiti identifikatoriai“, bet ne „IBAN“, o Komisijos pasiūlyme buvusio reikalavimo nurodyti mokėjimo datą buvo atsisakyta.

Kaip Nordlet apdoroja e. sąskaitas faktūras

Sąskaitos faktūros visų pirma yra struktūrizuoti duomenys, o tik po to – dokumentai, todėl bet kurio iš šių formatų kūrimas yra generavimo (rendering), o ne konvertavimo procesas.

Peppol BIS 3.0 – POST /v1/sales/invoices/peppol-xml grąžina UBL failą, o /peppol-send jį išsiunčia per prieigos tašką. Dalyvių identifikatoriai nustatomi iš partnerio Peppol ID, PVM mokėtojo kodo arba įmonės kodo – būtent tokia tvarka. Kreditinės sąskaitos faktūros išsiunčiamos kaip UBL CreditNote dokumentai su tipo kodu 381.

Prieigos taško nustatymas (Access point resolution) pirmiausia patikrina pačios įmonės sukonfigūruotą prieigos tašką, o neradus – naudoja platformoje integruotą, todėl įmonė gali naudotis savo paslaugų teikėju arba operatoriaus teikiama paslauga nieko kito nekeisdama.

Nacionaliniai formatai – /v1/sales/invoices/einvoice-xml sugeneruoja formatą, skirtą įmonės šaliai: FatturaPA FPR12 Italijai, KSeF FA(3) Lenkijai (validuojamas pagal oficialų XSD failą) ir UBL su CIUS-RO pritaikymu Rumunijai. /einvoice-send išsiunčia duomenų paketą (payload) į kiekvienai įmonei sukonfigūruotą tilto (bridge) galinį punktą (endpoint).

Kiekvienas generatorius grąžina įspėjimus apie viską, ko trūksta sąskaitos faktūros duomenyse – pavyzdžiui, iš PVM schemos išvestą itališką Natura kodą ar adrese trūkstamą Rumunijos apskritį – užuot išgalvojęs reikšmę, kuri praeitų validaciją, bet būtų klaidinga.

Aiški atsakomybės riba: Nordlet suformuoja ir perduoda duomenų paketą, tačiau sertifikuotą nacionalinį perdavimą (SdI akreditacija, KSeF sesijos prisijungimo duomenys, ANAF SPV OAuth) apdoroja jūsų sukonfigūruotas tiltas – akredituotas tarpininkas arba jūsų pačių jungtis (connector). Tai padaryta sąmoningai: šiems kanalams reikalingi prisijungimo duomenys ir sertifikatai, kurie priklauso mokesčių mokėtojui, o ne programinės įrangos tiekėjui.

D.U.K.

Ar PDF sąskaita faktūra yra elektroninė sąskaita faktūra?

Teisine prasme – ne. E. sąskaita faktūra turi būti suformuota struktūrizuotu formatu, leidžiančiu ją apdoroti automatiškai; PDF yra tik sąskaitos faktūros paveikslėlis. Nuo 2030 m. liepos 1 d. PVM direktyvos apibrėžimas tai aiškiai įtvirtina visoje ES.

Kuo skiriasi Peppol ir EN 16931?

EN 16931 yra semantinis standartas, apibrėžiantis, kas turi būti sąskaitoje faktūroje. Peppol yra dokumentų apsikeitimo pristatymo tinklas, o Peppol BIS Billing 3.0 – tai EN 16931 pagrindu sukurta specifikacija. Vienas apibrėžia turinį, kitas – perdavimą.

Kas privalo naudoti e. sąskaitas faktūras ES?

Pagal Direktyvą 2014/55/ES visos valstybinės institucijos privalo galėti priimti EN 16931 standartą atitinkančias sąskaitas faktūras. B2B privalomi reikalavimai nustatomi nacionaliniu lygiu ir įvedami palaipsniui – Italijoje, Lenkijoje ir Rumunijoje jie jau galioja, Prancūzijoje ir Vokietijoje – ruošiami, o ES vidaus B2B prekyboje jie taps privalomi nuo 2030 m. liepos 1 d. pagal ViDA.

Kas yra išankstinio patvirtinimo (clearance) modelis?

Tai sistema, kurioje sąskaitos faktūros išrašymo metu pereina per valstybinę platformą, todėl mokesčių administratorius jas mato realiuoju laiku. Būtent taip veikia Italijos SdI, Lenkijos KSeF ir Rumunijos e-Factura – priešingai nei tiesioginis Peppol tinklo pristatymas tarp prekybos partnerių.

Ar man reikia nuosavo Peppol prieigos taško?

Ne. Prieigos taškai yra paslaugų teikėjai, prie kurių jūs prisijungiate, ir dauguma įmonių naudoja kitų sukurtus taškus. Nordlet suteikia galimybę konfigūruoti savo prieigos tašką arba naudoti platformoje integruotą.