Kas yra pirkimo užsakymas? Pirkimo užsakymas vs sąskaita faktūra ir trijų dalių sutikrinimas

Pirkimo užsakymas yra dokumentas, kurį jūs išrašote tiekėjui, nurodydami, ką norite pirkti, už kokią kainą, kokį kiekį ir kada tai turi būti pristatyta. Tai yra pirkėjo dokumentas; sąskaita faktūra yra pardavėjo dokumentas. Supratus šią kryptį, paaiškėja ir visa kita.

Jo tikslas – aiškiai įtvirtinti sprendimą pirkti dar prieš prisiimant finansinius įsipareigojimus, o ne sužinoti apie juos tik gavus sąskaitą faktūrą.

Pirkimo užsakymas vs sąskaita faktūra

	Pirkimo užsakymas	Sąskaita faktūra
Išrašo	Pirkėjas	Pardavėjas
Ką sako	„Mes sutinkame tai nupirkti“	„Jūs mums už tai skolingi“
Laikas	Prieš pristatymą	Pristatymo metu arba po jo
Apskaitos poveikis	Jokio	Pripažįsta sąnaudas ir mokėtiną sumą
Įpareigoja	Įsipareigojimas pirkti	Teisinis reikalavimas apmokėti

Būtent šį žodį „jokio“ daugelis aiškinimų praleidžia. Pirkimo užsakymas sukuria prisiimtą įsipareigojimą pirkti (commitment), bet ne finansinį įsipareigojimą (liability). Dar niekas negauta, jokios sąnaudos nepatirtos ir nieko neatsiranda didžiojoje knygoje — nes, taikant kaupimo apskaitos principą, sąnaudos atsiranda tada, kai prekės ar paslaugos yra gaunamos, o ne tada, kai jos užsakomos.

Prisiimti įsipareigojimai (commitments) vis dar svarbūs vadovybei: 40 000 € vertės atvirų užsakymų yra pinigai, kurie bus išleisti, ir biudžeto valdytojai turi tai matyti. Tačiau tai atsispindi prisiimtų įsipareigojimų ataskaitose, o ne balanse.

Dokumentų grandinė

Kontroliuojamo pirkimo metu nuosekliai sukuriami trys dokumentai:

1. Pirkimo užsakymas — ką sutarėme pirkti. Išrašomas ir patvirtinamas prieš įvykstant bet kokiems veiksmams.
2. Prekių gavimo dokumentas — kas faktiškai gauta, užregistruota pristatymo metu to asmens, kuris priėmė prekes.
3. Tiekėjo sąskaita faktūra — už ką iš mūsų reikalaujama sumokėti.

Kiekvienas jų atsako į skirtingą klausimą, o didžiausia vertė sukuriama juos palyginus.

Trijų dalių sutikrinimas

Sutikrinus šiuos tris dokumentus, prieš atliekant mokėjimą išryškėja keturios brangiai kainuojančios klaidos:

• Sąskaita išrašyta, bet neužsakyta — nepatvirtintas pirkimas arba svetima sąskaita faktūra.
• Sąskaita išrašyta, bet prekės negautos — mokėjimas už prekes, kurios nebuvo pristatytos.
• Sąskaitoje nurodyta daugiau nei gauta — permoka už kiekį arba dalinis pristatymas, už kurį reikalaujama pilnos sumos.
• Sąskaita išrašyta neteisinga kaina — nurodyta katalogo kaina vietoje sutartos, arba tyliai padidinta kaina.

Jei visi trys dokumentai sutampa leistino nuokrypio (tolerance) ribose, sąskaitą faktūrą galima automatiškai patvirtinti apmokėjimui. Jei nesutampa, pats neatitikimas tampa peržiūros objektu — o tai yra kur kas naudingiau, nei prašyti žmogaus akimis peržiūrėti kiekvieną sąskaitą faktūrą ir tikėtis geriausio.

Nordlet realizuoja šį trijų dalių sutikrinimą (three-way match). POST /v1/purchases/invoices/match priima sąskaitą faktūrą, susietą su pirkimo užsakymu, bei priceTolerancePercent parametrą, tuomet palygina eilutę po eilutės ir grąžina rezultatą kiekvienai eilutei:

Rezultatas	Reikšmė
matched	Užsakyta, gauta ir nurodyta sąskaitoje sutampa leistino nuokrypio ribose
not_on_order	Sąskaitos faktūros eilutė neturi atitinkamos užsakymo eilutės
not_received	Sąskaita išrašyta, bet pagal šią eilutę nieko negauta
over_invoiced	Kiekis sąskaitoje viršija faktiškai gautą kiekį
price_mismatch	Vieneto kaina skiriasi nuo užsakymo labiau nei leistinas nuokrypis

Bendras operacijos rezultatas yra matched tik tuo atveju, jei sutampa visos eilutės. Kiekviena eilutė pateikia užsakytus, gautus ir sąskaitoje nurodytus kiekius, taip pat abi vieneto kainas bei nuokrypio procentą, todėl neatitikimas yra išreiškiamas kiekybiškai, o ne tik pažymimas. Eilutės lyginamos pagal prekę, kai užsakyme ir sąskaitoje nurodoma katalogo prekė, o kitu atveju – pagal aprašymą.

Nuokrypio riba yra taikoma sąmoningai: 0,3 % kainos skirtumas dėl apvalinimo ar valiutos konvertavimo neturėtų stabdyti mokėjimų vykdymo (payment run), o 15 % padidėjimas – turėtų.

Užsakymo gyvavimo ciklas

Užsakymas pereina per aiškias būsenas, užuot naudojus paprastą „atvira / uždaryta“ žymą: draft → submitted → approved, tuomet, gaunant prekes, keičiasi į partially_received → received, užbaigiama closed, o būseną cancelled galima pasirinkti visame cikle.

Būtent šis detalumas daro sutikrinimą įmanomą. Prekių gavimai registruojami užsakymų eilutėms naudojant POST /v1/purchases/receipts/create, kur kaupiamas gautas kiekis kiekvienai eilutei — tai yra vidurinysis skaičius trijų dalių palyginime, kurio visiškai trūksta tose įmonėse, kurios nuo užsakymo iškart pereina prie sąskaitos faktūros.

Prekių gavimas taip pat turi įtakos atsargų apskaitai: sandėliuojamoms prekėms (stock items) gavimo dokumentas yra tai, kas įtraukia kiekį ir savikainą į atsargas, kur ši vertė išlieka tol, kol prekės yra parduodamos.

Kada verta naudoti pirkimo užsakymą

Pirkimo užsakymai sukuria papildomą procesą, o procesas kainuoja. Jie atsiperka, kai:

• Išlaidas gali prisiimti kitas asmuo, ne pats mokėtojas. Pirkimo užsakymas yra patvirtinimas, užfiksuojamas dar prieš atsirandant finansiniam įsipareigojimui.
• Prekės atkeliauja atskirai nuo sąskaitų faktūrų. Neturint gavimo įrašo, į klausimą „ar tai buvo pristatyta?“ atsakinėjama pasikliaujant atmintimi.
• Kainos yra derinamos. Pirkimo užsakymas yra įrodymas to, kas buvo sutarta, ir atskaitos taškas, su kuriuo tikrinama sąskaita faktūra.
• Biudžeto valdytojams reikia planuoti į priekį. Atviri užsakymai atspindi prisiimtų išlaidų srautą.

Dviejų žmonių įmonei, perkančiai programinės įrangos prenumeratas, tai tėra administracinė našta, tačiau perkančiai atsargas iš dvidešimties tiekėjų – tai nepakeičiamas įrankis. Nei vienas atsakymas nėra neteisingas; klaida yra vykdyti procesą taip ir nepanaudojant sutikrinimo, dėl kurio šis procesas ir buvo sukurtas.

D.U.K.

Ar pirkimo užsakymas yra teisiškai įpareigojanti sutartis?

Paprastai jis tampa įpareigojančiu, kai tiekėjas jį priima, taip sudarydamas sutartį pagal užsakymo sąlygas — būtent todėl pirkimo užsakyme turėtų būti nurodyta kaina, kiekis, pristatymo data ir mokėjimo sąlygos. Tikslus traktavimas priklauso nuo nacionalinės sutarčių teisės ir jau galiojančių bendrųjų sutarčių (framework agreement).

Ar pirkimo užsakymas sukuria apskaitos įrašą?

Ne. Tai yra ketinimas pirkti, o ne operacija: nieko nebuvo gauta ir jokia prievolė mokėti dar neatsirado. Pirmasis įrašas didžiojoje knygoje atsiranda tada, kai gaunamos prekės arba užregistruojama tiekėjo sąskaita faktūra.

Kuo skiriasi dviejų ir trijų dalių sutikrinimas?

Dviejų dalių sutikrinimas (two-way match) palygina pirkimo užsakymą ir sąskaitą faktūrą — kainą ir užsakytą kiekį. Trijų dalių sutikrinimas prideda prekių gavimo dokumentą, todėl jūs taip pat patikrinate, ar tai, už ką mokate, faktiškai atkeliavo. Paslaugoms dažnai taikomas dviejų dalių sutikrinimas, nes nėra fizinio objekto, kurį būtų galima priimti.

Kas nutinka, jei sąskaita faktūra neatitinka užsakymo?

Sutikrinimas grąžina konkrečią priežastį kiekvienai eilutei — neužsakyta, negauta, permoka už kiekį (over-invoiced) ar kainos neatitikimas — kartu su kiekiais ir nuokrypiu. Tai tampa užklausa tiekėjui; apmokėjimas laukia, kol situacija bus išspręsta arba bus išrašyta kreditinė sąskaita faktūra.

Ar vienas pirkimo užsakymas gali turėti kelias sąskaitas faktūras?

Taip, ir tai yra įprasta esant daliniams pristatymams — būtent todėl užsakymo gyvavimo ciklas apima partially_received būseną, o gavimo dokumentai kaupia gautą kiekį kiekvienai eilutei. Kiekviena sąskaita faktūra yra lyginama su tuo, kas buvo gauta iki šiol, o ne su visu užsakymu.