Kas yra ilgalaikio turto registras?

Ilgalaikio turto registras (fixed asset register) yra išsamus kiekvieno įmonei priklausančio ilgalaikio turto vieneto įrašas: kas tai yra, kiek kainavo, kada buvo įsigyta, kaip nusidėvi, kokia jo vertė dabar ir kur jis yra. Didžiojoje knygoje pateikiamas vienas skaičius – 18,000 € vertės įranga. Registre – keturiasdešimt už šio skaičiaus slypinčių įrenginių.

Šis ryšys yra tokia pati analitinės apskaitos ir kontrolinės sąskaitos (subledger and control account) struktūra kaip ir gautinų bei mokėtinų sumų atveju, ir ji egzistuoja dėl tos pačios priežasties: vienas likutis negali atsakyti nė į vieną klausimą, kurį žmonės iš tikrųjų užduoda apie šį turtą.

Ką jis fiksuoja

Kiekvienam turto vienetui mažiausiai nurodoma:

Laukas	Kodėl tai svarbu
Unikalus kodas ir aprašymas	Identifikavimui ir susiejimui su fiziniu daiktu
Turto grupė / klasė	Nulemia sąskaitas ir nusidėvėjimo politiką
Įsigijimo data ir savikaina	Visko atskaitos taškas
Nusidėvėjimo pradžios data	Dažnai vėlesnė nei įsigijimo – kai turtas paruoštas naudoti
Naudingas tarnavimo laikas ir metodas	Nusidėvėjimo skaičiavimui
Likvidacinė vertė	Savikainos dalis, kuri nėra nudėvima
Sukauptas nusidėvėjimas	Paskaičiuotas iki šiol
Likutinė vertė	Savikaina atėmus sukauptą nusidėvėjimą
Didžiosios knygos sąskaitos	Turto, sukaupto nusidėvėjimo, sąnaudų sąskaitos
Būsena	Aktyvus, visiškai nudėvėtas, nurašytas / perleistas
Vieta ir atsakingas asmuo	Dėl niekieno nemėgstamos fizinės inventorizacijos
Tiekėjas ir nuoroda į sąskaitą faktūrą	Audito seka atgal iki pirkimo

Vėlesni įvykiai taip pat priklauso čia: turto pagerinimas (rekonstravimas), prailginantis tarnavimo laiką, perkainojimai, vertės sumažėjimas (impairment), perkėlimai tarp vietų, nurašymas / perleidimas nurodant jo datą ir gautas pajamas.

Kodėl jis egzistuoja

Nusidėvėjimas turi būti skaičiuojamas kiekvienam turto vienetui atskirai. Dviejų skirtingais mėnesiais įsigytų ir skirtingo naudingo tarnavimo laiko įrenginių nusidėvėjimas negali būti skaičiuojamas nuo bendro likučio. Registras ir yra šis skaičiavimas.

Finansinėse ataskaitose reikalingas atskleidimas. ES Apskaitos direktyva reikalauja ilgalaikio turto judėjimo lentelių – pradinė savikaina, padidėjimas, nurašymai / perleidimai, galutinė savikaina, ir tas pats sukauptam nusidėvėjimui. Šie duomenys imami iš registro, o ne iš didžiosios knygos.

Mokesčių taisyklės skiriasi nuo apskaitos taisyklių. Įstatymuose numatyti normatyvai ir tarnavimo laikas retai sutampa su jūsų apskaitos politika, todėl registre dažnai tvarkomos abi bazės (mokestinė ir finansinė).

Turtas pasimeta. Ne perkeltine prasme – nešiojamieji kompiuteriai, įrankiai ir įranga fiziškai dingsta, o registras su nurodytomis buvimo vietomis ir atsakingais asmenimis yra vienintelis būdas tai aptikti. Periodinė fizinė inventorizacija pagal registrą yra standartinė kontrolės procedūra, ir paprastai tai yra pirmas kartas, kai kas nors pastebi, kad nusidėvintis „turtas“ buvo atiduotas į metalo laužą prieš dvejus metus.

Nurašymai ir perleidimai turi būti apskaitomi. Norint nurašyti (pašalinti) turtą, reikia žinoti ir jo įsigijimo savikainą, ir sukauptą nusidėvėjimą, ir apskaičiuoti pelną ar nuostolį, gautą iš pajamų. Be registro negalite nieko iš to apskaičiuoti.

Svarbiausias suderinimas

Registras turi sutapti su didžiąja knyga abiem kryptimis:

Σ register cost           = balance of the asset accounts (12xx)
Σ register accumulated    = balance of the accumulated depreciation accounts (1229, 1239 …)
Σ register net book value = carrying amount in the balance sheet

Darykite tai kiekvieną laikotarpį. Nesutapimas reiškia, kad kažkas buvo užregistruota ilgalaikio turto sąskaitoje nepraėjus per registrą – žurnalo įrašas (bendrasis žurnalas) tiesiai į 1220, per klaidą į sąnaudas nurašytas turto pirkimas, arba nurašymas / perleidimas užregistruotas tik vienoje pusėje. Visi trys atvejai yra dažni; visus tris pigu ištaisyti iš karto ir brangu atkurti po metų.

Kapitalizavimo riba

Ne viskas, kas ilgalaikio, priklauso registrui. 15 € kainuojantis segtuvas tarnauja dešimtmetį ir nėra ilgalaikis turtas – jo sekimas kainuotų daugiau nei jo pakeitimas kasmet.

Įmonės nustato kapitalizavimo ribą (minimalią ilgalaikio turto vertę): žemiau jos esantys pirkimai keliauja tiesiai į sąnaudas. Reikia žinoti du dalykus. Lietuvoje ši riba sąveikauja su pelno mokesčio taisyklėmis, kurios nustato minimalias vertes pagal turto kategorijas – apskaitos politiką ir mokesčių taisykles reikia suderinti apgalvotai, o ne manyti, kad jos savaime sutampa. Be to, ribos taikomos vienam vienetui, o ne sąskaitai faktūrai: penkiasdešimties 200 € kainuojančių kėdžių pirkimas yra penkiasdešimt pirkimų, neviršijančių ribos, o ne vienas 10,000 € turtas, nebent jos iš tikrųjų funkcionuoja kaip vienas vienetas.

Nustačius per žemą ribą, sukuriamas registras, pilnas „triukšmo“, kurio niekas niekada netikrins. Nustačius per aukštą – tikrasis turtas dingsta iš balanso.

Kaip tai įgyvendina Nordlet

Registras yra assets modulis, turintis dviejų lygių struktūrą.

Turto grupės (Asset groups) saugo politiką: turto sąskaitą, sukaupto nusidėvėjimo sąskaitą, sąnaudų sąskaitą (pagal nutylėjimą 6206) ir numatytąjį naudingą tarnavimo laiką. Vieną kartą sukonfigūruokite „Mašinos ir įrengimai“ arba „IT įranga“, ir kiekvienas grupės turtas paveldės apskaitos traktavimą – tai ir padeda išlaikyti registro nuoseklumą jam augant.

Turtas (Assets) sukuriamas naudojant POST /v1/assets/assets/create, perduodant kodą, pavadinimą, įsigijimo datą, nusidėvėjimo pradžios datą, įsigijimo savikainą, likvidacinę vertę ir naudingą tarnavimo laiką mėnesiais. /assets/list ir /assets/get grąžina kiekvieną turtą su jo bendra įsigijimo savikaina, sukauptu nusidėvėjimu, likutine verte, nudėvėtais mėnesiais ir būsena – registro rodiniu (register view) – o /assets/modernize registruoja turto pagerinimą, pridedant tiek savikainą, tiek naudingą tarnavimo laiką, kad vėlesnis nusidėvėjimas automatiškai įtrauktų šį pokytį.

Nusidėvėjimas skaičiuojamas kas mėnesį kaip peržiūros ir po jos sekančio registravimo (preview-then-post) pora, ir kadangi vieno turto vieneto laikotarpį galima užregistruoti tik vieną kartą (tai užtikrina duomenų bazės apribojimas, o ne tik programos logika), registras ir didžioji knyga negali išsiskirti dėl dvigubo skaičiavimo. Turtas pats pereina į fully_depreciated (visiškai nudėvėtas), o nurašytas ar perleistas turtas – į disposed.

Sąžininga apimtis, kurią verta žinoti prieš pasikliaujant sistema: skaičiuojamas tik tiesinis nusidėvėjimas (straight-line); nėra atskiros mokestinio nusidėvėjimo bazės, todėl besiskiriantis mokestinis tarnavimo laikas sekamas už modulio ribų; perkainojimas ir vertės sumažėjimas neįgyvendinti; o fiziniai atributai – vieta, atsakingas asmuo, serijos numeris – nėra sumodeliuoti už laisvo teksto pastabų lauko ribų, todėl registrui, naudojamam fizinei inventorizacijai, šiuos duomenis reikia saugoti atskirai.

D.U.K.

Kas yra ilgalaikio turto registras?

Išsamus kiekvieno įmonei priklausančio ilgalaikio turto vieneto įrašas – savikaina, įsigijimo data, nusidėvėjimo metodas ir naudingas tarnavimo laikas, sukauptas nusidėvėjimas, likutinė vertė ir būsena. Tai analitinė apskaita, pagrindžianti ilgalaikio turto likučius didžiojoje knygoje.

Ar ilgalaikio turto registras yra privalomas pagal įstatymus?

Tiesiogiai ar netiesiogiai, taip, daugumai įmonių. Finansinės atskaitomybės standartai reikalauja atskleisti ilgalaikio turto judėjimą, o mokesčių taisyklės reikalauja turto nusidėvėjimo įrašų kiekvienam vienetui atskirai – ir nė vienas iš jų nėra įmanomas be registro, net ir tuo atveju, jei joks įstatymas paties dokumento taip neįvardija.

Koks skirtumas tarp registro ir didžiosios knygos?

Didžiojoje knygoje saugomi apibendrinti kiekvienos ilgalaikio turto sąskaitos likučiai; registre saugomas individualus turtas, sudarantis tuos likučius. Jie turi būti suderinti, o skirtumas tarp jų rodo kontrolės trūkumą, kurį reikia ištirti.

Kas yra kapitalizavimo riba?

Minimali vertė, nuo kurios pirkinys yra apskaitomas kaip ilgalaikis turtas, o ne kaip sąnaudos. Tai leidžia išlaikyti smulkius ir nereikšmingus daiktus už registro ribų, o kai kuriose šalyse, įskaitant Lietuvą, tai yra susiję su pelno mokesčio taisyklėmis, kurios nustato minimalias vertes pagal turto kategorijas.

Kaip dažnai turėtų būti tikrinamas ilgalaikio turto registras?

Kiekvieną laikotarpį derinkite su didžiąja knyga ir bent kartą per metus atlikite fizinę inventorizaciją. Būtent fizinio patikrinimo metu randamas turtas, kuris buvo atiduotas į metalo laužą, pavogtas arba perkeltas niekam to neužregistravus – o kitaip jis ir toliau būtų nudėvimas.