X'inhi r-Rikonċiljazzjoni tal-Pagamenti? It-Tqabbil tal-Payouts tal-PSP mal-Ledger

Ir-rikonċiljazzjoni tal-pagamenti (payment reconciliation) hija l-proċess tat-tqabbil ta' dak li l-fornitur tas-servizzi ta' pagament (PSP) ħallaslek fil-fatt ma' dak li l-klijenti tiegħek kellhom jagħtuk. Din hija problema differenti mir-rikonċiljazzjoni bankarja (bank reconciliation), u iktar kumplessa, għaliex payout tal-PSP qatt ma jkun pagament wieħed għal fattura waħda.

Is-sintomu ewlieni: inti hasbejt 10,000 €, u daħlu 9,712.40 € fil-bank. Iż-żewġ numri huma korretti. Dak kollu li jiġi bejniethom huwa preċiżament dak li tispjega din ir-rikonċiljazzjoni.

Għaliex il-payout qatt ma jaqbel mal-bejgħ

Payout wieħed minn Stripe, Adyen jew PayPal huwa lott nett (net batch). Bejn il-mument li l-klijent jħallas u l-mument li l-flus jidħlu fil-kont, il-PSP:

• ġabar bosta ħlasijiet matul perjodu ta' saldu, -naqqas il-kummissjonijiet tiegħu għal kull tranżazzjoni,
• naqqas rifużjonijiet u chargebacks li seħħew fl-istess perjodu,
• possibbilment żamm riserva (reserve),
• u ħallas il-bqija jiem wara, f'trasferiment wieħed.

Għalhekk, l-istatement tal-bank juri linja waħda - 9,712.40 € - filwaqt li l-ledger għandu għexieren ta' fatturi, li l-ebda waħda minnhom ma taqbel ma' dak l-ammont. Huwa impossibbli li tqabbel il-payout direttament mal-fatturi; il-payout irid jiġi iddikompost l-ewwel.

Id-dikompożizzjoni

Ls-saldu jinqasam f'kategoriji, u kull kategorija tfisser xi ħaġa differenti għall-ledger:

Kategorija	X'inhu	Effett fuq il-ledger
Ħlasijiet (Charges)	Pagamenti mill-klijenti	Jagħlaq id-debiti (receivables)
Rifużjonijiet (Refunds)	Flus irritornati lill-klijenti	Jibdil lura d-debitu magħluq
Miżati (Fees)	Il-kummissjoni tal-PSP	Spiża (expense)
Chargebacks	Pagamenti kkontestati miġbura lura	Jerġa' jiftaħ debitu, flimkien ma' miżata
Aġġustamenti / riservi	Żamma ta' flus għal raġunijiet ta' żmien jew riskju	Bilanċ dovut mill-PSP

L-ekwazzjoni li trid dejjem tirriżulta korretta hija:

Gross charges − refunds − fees − chargebacks ± adjustments = Net payout

Jekk din ma tirriżultax, il-lott ġie importat parzjalment - u dik il-verifika tiswa aktar minn kwalunkwe tqabbil individwali, minħabba li tipprova li ebda ammont ma nesa jinġabar fis-skiet.

L-entrati

Meta tkun qed tibgħat lott ta' saldu ta' 10,000 € fi ħlasijiet gross, 250 € f'miżati, u 37.60 € f'rifużjonijiet:

Kont	Debit	Credit
2710 Bank	9,712.40
6800 Spejjeż finanzjarji (miżati tal-PSP)	250.00
5000 Dħul / tħassir ta' debiti (rifużjonijiet)	37.60
2410 Trade receivables		10,000.00

Aqrah hekk: id-debiti tal-klijenti ta' 10,000 € jitneħħew, il-PSP żamm 250 €, 37.60 € marru lura għand il-klijenti, u 9,712.40 € laħqu l-bank. Il-miżata hija spiża reali li qatt ma tidher fuq xi fattura tal-klijent - li hija preċiżament ir-raġuni għaliex id-dħul gross u d-depożiti bankarji jvarjaw, u għaliex ir-rikonċiljazzjoni fuq il-linja tal-bank waħedha tnaqqas fis-skiet kemm id-dħul kif ukoll l-ispejjeż.

Għall-prekyvietės (marketplaces) hemm saff ieħor. Jekk il-payout jinkludi flus li jappartjenu lill-bejjiegħa, id-dħul tal-pjattaforma huwa biss il-kummissjoni tagħha; il-bqija huwa responsabbiltà (liability). Ir-regoli tal-postijiet ta' Nordlet jindirizzaw dan permezz ta' ċwievet idedikati - settlements.fees, settlements.commissionRevenue, settlements.sellerPayable u settlements.suspense - sabiex payout maqsum jirreġistra l-kummissjoni bħala dħul u l-ishma tal-bejjiegħ bħala kont pagabbli minflok ma jintefaħ id-dħul tal-pjattaforma.

Kif jagħmel dan Nordlet

Il-fluss jikkonsisti fi tlietendpoints:

1. Importazzjoni (Import). POST /v1/bank/settlements/import jaqra rapport ta' rikonċiljazzjoni ta' payout ta' Stripe u joħloq lott ta' saldu - fornitur, ID tal-payout, munita, gross, miżati u nett - b'linja waħda għal kull tranżazzjoni sottostanti, kull waħda bil-kategorija tagħha. Il-lottijiet huma uniċi għal kull fornitur u ID tal-payout, għalhekk l-importazzjoni mill-ġdid tal-istess rapport ma tistgħux tikkawża d-duplikazzjoni tal-ammonti.
2. Tqabbil (Match). POST /v1/bank/settlements/match jorbot il-linji tal-ħlasijiet u tar-rifużjonijiet mal-fatturi tal-bejgħ li jappartjenu għalihom. Il-linji jġorru status ta' tqabbil ta' unmatched, matched (riżolti awtomatikament mill-ordni jew mir-referenza tal-fattura fir-rapport) jew manual (deċiżjoni meħuda minn persuna). Il-linji tal-miżati u tal-aġġustamenti ma jistgħux jitqabblu mal-fatturi skont id-disinn - kull tentattiv biex isir dan jiġi miċħud minflok ma jiġi ġġenerat guess.
3. Reġistrazzjoni (Post). POST /v1/bank/settlements/post jikteb l-entrati tal-ledger għall-lott kollu permezz tar-regoli tal-post imsemmija hawn fuq u jibdel l-istsetStatus tal-lott minn imported għal posted. Irċevuti mhux imqabbla jinżlu f'kont ta' sospensjoni (suspense account) minflok ma jiġu imposti bilfors fuq fattura - viżibbli, u skomdi apposta sakemm jiġu solvuti.

Payout f'munita li mhix il-munita bażi tal-kumpanija jiġi rreġistrat mingħajr il-bżonn ta' intervent manwali. Ġurnal jinkiteb fil-munita bażi: il-lott jiġi kkonvertit bir-rata tad-data tar-reġistrazzjoni tiegħu, id-debiti jiġu meħlusa bir-rata li fiha nħarġet kull fattura, u r-riżidual bejn iż-żewġ rati jiġi rreġistrat bħala qligħ jew telf realizzat mill-kambju. L-uniku każ li għadu jiġi miċħud huwa payout wieħed li l-linji tiegħu jħalltu bosta muniti.

Il-lott irregistrat huwa marbut mal-linja tal-istatement bankarju li tidħol fil-kont bankarju reali. Taħt ir-regoli Bank → Match tiddeskrivi kif payout jidher fuq l-istatement tiegħek: it-test li l-linja dejjem ikun fih, u b'għażla l-prefiss tal-ID tal-payout fih. Meta jiġi importat statement, linja li taqbel ma' regola titwaħħal mal-lott tagħha permezz tal-ID tal-payout, jew billi tqabbel it-total nett tal-lott fi ħdan tieqa ta' żmien li tkun issettjate int. Il-linja tal-bank imbagħad iġġorr l-entrata tal-ġurnal tas-saldu minflok tistenna t-tieni reġistrazzjoni duplikata, u POST /v1/bank/settlements/link u /unlink jistabbilixxu jew jikkoreġu r-rabta bl-idejn.

Kif tagħmilha sew

• Rikonċilja għal kull payout, mhux għal kull xahar. Il-payout huwa l-unità naturali; l-aggregazzjoni ta' xahar ta' payouts qabel ir-rikonċiljazzjoni tħassar il-verifika tal-identità li tagħmel l-iżbalji faċli biex jinstabu.
• Qatt tirreġistra l-ammont nett bħala dħul. Dan huwa l-iktar żball komuni fil-kontabilità tal-pjattaformi: l-ibbukkjar ta' 9,712.40 € ta' dħul inaqqas kemm il-bejgħ kif ukoll l-ispejjeż, jgħawweġ il-marġni gross, u ġeneralment inaqqas il-VAT dovuta - minħabba li l-VAT tkun dovuta fuq il-gross li l-klijent ħallas, mhux fuq dak li l-PSP għadda.
• Oqgħod attent għad-differenza fil-ħin (timing gap). Pagament li jinġabar fit-30 ta' Ġunju u jitħallas fit-3 ta' Lulju jappartjeni lid-dħul ta' Ġunju u l-flus kontanti ta' Lulju. Fl-aħħar tal-perjodu, id-differenza toqgħod bħala debitu dovut mill-PSP - flus reali, fil-kont ta' ħaddieħor.
• Rikonċilja r-rifużjonijiet mal-bejgħ oriġinali. Rifużjonijiet li ma jiġux marbuta lura jħallu fattura saldata tidher bħala mħallsa u d-dħul jidher ogħla milli hu fil-verità.

FAQ

X'inhi d-differenza bejn ir-rikonċiljazzjoni tal-pagamenti u r-rikonċiljazzjoni bankarja?

Ir-rikonċiljazzjoni bankarja tqabbel il-ledger tiegħek mal-istatement tal-bank, linja b'linja. Ir-rikonċiljazzjoni tal-pagamenti tinsab pass qabel: tiddikomponi payout wieħed tal-PSP fil-bosta ħlasijiet, rifużjonijiet u miżati li hemm warajh, sabiex dawk il-linji bankarji jkunu jistgħu jinftiehmu u jiġu spjegati.

Għaliex il-payout tiegħi ta' Stripe ma jaqbel mal-bejgħ tiegħi?

Minħabba li payout huwa l-lott nett: ħlasijiet gross nieqes il-miżati, rifużjonijiet, chargebacks u kwalunkwe riserva, imħallsa skont l-iskeda tal-PSP minflok skont il-fattura. Kull wieħed minn dawk il-komponenti jrid jiġi kkunsidrat separatament sabiex iż-żewġ figuri jirrikonċiljaw.

Għandhom il-miżati tal-PSP jitnaqqsu mid-dħul (netted)?

Le. Id-dħul huwa l-ammont gross li l-klijent ħallas; il-miżata tal-PSP hija spiża biex tinġabar. It-tnaqqis tagħhom minn xulxin inaqqas kemm id-dħul kif ukoll l-ispejjeż, jgħawweġ il-marġni, u ġeneralment jagħti t-trattament tal-VAT b'mod żbaljat.

Kif jiġu mmaniġġjati l-qsim (splits) fil-marketplace?

Id-dħul tal-pjattaforma huwa l-kummissjoni tagħha; l-ishma tal-bejjiegħ huma responsabbiltà sakemm jitħallsu. Ir-reġistrazzjoni tal-payout kollu b'mod sħiħ bħala dħul tkabbar id-dħul tal-pjattaforma b'mod eċċessiv - regoli ta' reġistrazzjoni separati għad-dħul mill-kummissjonijiet u għall-kontijiet pagabbli lill-bejjiegħ jeżistu preċiżament biex jinżammu 'l bogħod minn xulxin.

X'jiġri minn linji ta' saldu mhux imqabbla?

Dawn jiġu rreġistrati f'kont ta' sospensjoni minflok ma jiġu imposti bil-forza fuq fattura. Dan iżomm il-ledger ibbilanċjat u l-problema viżibbli; il-bilanċ tas-sospensjoni huwa lista ta' xogħol, u għandu jkun vojt qabel ma jingħalaq il-perjodu.