Che cos'è la riconciliazione dei pagamenti? Abbinare i payout dei PSP al mastro
Perché un payout di Stripe non corrisponde mai alle tue fatture, come scomporre un regolamento (settlement) in vendite, commissioni e rimborsi, e come funzionano realmente le registrazioni nel mastro.
La riconciliazione dei pagamenti consiste nell'abbinare ciò che un prestatore di servizi di pagamento (PSP) ti ha effettivamente corrisposto rispetto a quanto i tuoi clienti ti dovevano realmente. Si tratta di un problema diverso rispetto alla riconciliazione bancaria e più complesso, poiché il payout di un PSP non corrisponde mai a un singolo pagamento per una singola fattura.
Il sintomo rivelatore: hai venduto per 10.000 € e sul conto corrente ne sono arrivati 9.712,40 €. Entrambi i numeri sono corretti. Tutto ciò che sta in mezzo è ciò che questa riconciliazione spiega.
Perché il payout non corrisponde mai alle vendite
Un singolo payout di Stripe, Adyen o PayPal è un lotto netto (net batch). Tra il momento in cui il cliente paga e l'accredito effettivo dei fondi, il PSP ha:
- aggregato molti pagamenti in un periodo di regolamento (settlement period),
- detratto le proprie commissioni per transazione,
- detratto i rimborsi e i chargeback avvenuti nello stesso intervallo,
- eventualmente trattenuto una riserva,
- e versato la cifra rimanente giorni dopo, in un unico bonifico.
Di conseguenza, l'estratto conto bancario mostra un'unica riga - 9.712,40 € - mentre il mastro contiene decine di fatture, nessuna delle quali coincide con quella cifra. Abbinare direttamente il payout alle fatture è impossibile; il payout deve prima essere scomposto.
La scomposizione
Un lotto di regolamento si divide in categorie e ciascuna categoria ha un significato differente per il mastro:
| Categoria | Che cos'è | Effetto sul mastro |
|---|---|---|
| Addebiti (Charges) | Pagamenti dei clienti | Estingue i crediti |
| Rimborsi (Refunds) | Denaro restituito ai clienti | Storna un credito estinto |
| Commissioni (Fees) | Provvigione del PSP | Un costo |
| Chargeback | Pagamenti contestati e stornati | Riapre un credito, più una commissione |
| Rettifiche / riserve (Adjustments / reserves) | Tempistiche e trattenute per rischi | Un debito verso il PSP |
L'identità che deve essere sempre verificata:
Addebiti lordi − rimborsi − commissioni − chargeback ± rettifiche = Payout netto
Se non torna, il lotto è stato importato in modo incompleto. Questo controllo vale più di qualsiasi abbinamento singolo, poiché dimostra che nulla è stato tralasciato silenziosamente.
Le registrazioni
La contabilizzazione di un lotto di regolamento di 10.000 € di addebiti lordi, 250 € di commissioni e 37,60 € di rimborsi prevede:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| 2710 Banca | 9.712,40 | |
| 6800 Oneri finanziari (commissioni PSP) | 250,00 | |
| 5000 Ricavi / storno crediti (rimborsi) | 37,60 | |
| 2410 Crediti commerciali | 10.000,00 |
Va letta così: i debiti dei clienti per 10.000 € vengono azzerati, il PSP ha trattenuto 250 €, 37,60 € sono stati restituiti ai clienti e 9.712,40 € hanno raggiunto la banca. La commissione è un costo reale che non compare su nessuna fattura del cliente. È esattamente il motivo per cui i ricavi lordi e i depositi bancari divergono, e il motivo per cui riconciliare solo sulla base della riga bancaria sottovaluta silenziosamente sia i ricavi sia i costi.
Nel caso dei marketplace c'è un livello ulteriore. Se il payout include denaro appartenente ai venditori, i ricavi della piattaforma sono costituiti unicamente dalla sua commissione, mentre il resto rappresenta un debito. Le regole di contabilizzazione di Nordlet gestiscono questo aspetto tramite chiavi dedicate - settlements.fees, settlements.commissionRevenue, settlements.sellerPayable e settlements.suspense - in modo che un payout ripartito registri la commissione tra i ricavi e la quota del venditore in un conto debiti, anziché gonfiare i ricavi della piattaforma.
Come lo fa Nordlet
Il flusso si sviluppa su tre endpoint:
- Importazione.
POST /v1/bank/settlements/importlegge un report di riconciliazione dei payout di Stripe e crea un lotto di regolamento (fornitore, ID payout, valuta, importo lordo, commissioni e netto) con una riga per ogni transazione sottostante, ciascuna contrassegnata dalla propria categoria. I lotti sono unici per fornitore e ID payout, quindi reimportare lo stesso report impedisce di conteggiarlo due volte. - Abbinamento.
POST /v1/bank/settlements/matchcollega le righe degli addebiti e dei rimborsi alle fatture di vendita a cui appartengono. Le righe presentano uno stato di abbinamento pari aunmatched(non abbinato),matched(risolto automaticamente dall'ordine o dal riferimento della fattura nel report) omanual(stabilito da un operatore). Le righe relative a commissioni e rettifiche non sono abbinabili alle fatture per scelta progettuale; qualsiasi tentativo in tal senso viene rifiutato anziché stimato. - Contabilizzazione.
POST /v1/bank/settlements/postscrive le registrazioni nel mastro per l'intero lotto attraverso le regole di contabilizzazione viste sopra e aggiorna lo stato del lotto daimportedaposted. Gli incassi non abbinati finiscono in un conto transitorio (suspense account) anziché essere forzati su una fattura; sono visibili e deliberatamente scomodi fino a quando non vengono risolti.
Un payout in una valuta diversa da quella di conto della società viene registrato senza interventi manuali. Il giornale è redatto nella valuta di conto: il lotto viene convertito al tasso del giorno di contabilizzazione, i crediti vengono stornati al tasso in vigore all'emissione di ciascuna fattura e la differenza tra i due tassi viene registrata come utile o perdita su cambio realizzato. L'unico caso che viene tuttora rifiutato è un singolo payout le cui righe mescolano più valute.
Il lotto contabilizzato viene associato alla riga dell'estratto conto bancario in arrivo sul conto corrente reale. Nella sezione Regole di abbinamento bancario (Bank → Match rules) si descrive come un payout appare sul proprio estratto conto: il testo che la riga contiene sempre e, opzionalmente, il prefisso dell'ID del payout al suo interno. Quando viene importato un estratto conto, una riga conforme a una regola viene collegata al proprio lotto tramite l'ID del payout o abbinando il totale netto del lotto all'interno di un intervallo di date configurato. La riga bancaria riporterà quindi la registrazione di prima nota del regolamento anziché attendere una seconda contabilizzazione duplicata, mentre POST /v1/bank/settlements/link e /unlink consentono di impostare o correggere manualmente il collegamento.
Come farlo al meglio
- Riconcilia per payout, non per mese. Il payout è l'unità di misura naturale; aggregare un mese di payout prima di effettuare la riconciliazione distrugge l'identità di controllo che rende individuabili gli errori.
- Non registrare mai l'importo netto come ricavo. È l'errore più comune nella contabilità delle piattaforme: contabilizzare 9.712,40 € di ricavi sottovaluta sia le vendite sia i costi, corrompe il margine lordo e di solito sottovaluta l'IVA, poiché l'IVA è dovuta sull'importo lordo pagato dal cliente e non su quanto inoltrato dal PSP.
- Tieni d'occhio lo sfasamento temporale. Un pagamento effettuato il 30 giugno e liquidato il 3 luglio rientra nei ricavi di giugno e nella liquidità di luglio. Alla chiusura del periodo la differenza rimane registrata come un credito verso il PSP: denaro reale, ma sul conto di qualcun altro.
- Riconcilia i rimborsi con la vendita originaria. Un rimborso che non viene ricollegato lascia una fattura saldata con l'apparenza di essere stata pagata e i ricavi sovrastimati.
FAQ
Qual è la differenza tra riconciliazione dei pagamenti e riconciliazione bancaria?
La riconciliazione bancaria confronta il tuo mastro con l'estratto conto, riga per riga. La riconciliazione dei pagamenti si colloca un livello prima: scompone un singolo payout del PSP nei numerosi addebiti, rimborsi e commissioni sottostanti, permettendo così di spiegare quelle righe bancarie.
Perché il mio payout di Stripe non corrisponde alle mie vendite?
Poiché un payout è un lotto netto: addebiti lordi meno commissioni, rimborsi, chargeback ed eventuali riserve, regolati secondo la pianificazione del PSP anziché quella della fattura. Ciascuna di queste componenti deve essere contabilizzata separatamente affinché le due cifre coincidano.
Le commissioni del PSP devono essere stornate dai ricavi?
No. I ricavi rappresentano l'importo lordo pagato dal cliente, mentre la commissione del PSP è un costo sostenuto per incassarlo. Trattarle al netto sottovaluta sia i ricavi sia i costi, distorce i margini e di norma gestisce in modo errato il trattamento IVA.
Come vengono gestite le suddivisioni dei marketplace?
I ricavi della piattaforma corrispondono alla sua commissione, mentre la quota del venditore costituisce un debito fino all'effettivo pagamento. Contabilizzare l'intero payout come ricavo sovrasta in modo drastico i guadagni della piattaforma; esistono regole di contabilizzazione specifiche per i ricavi da commissioni e i debiti verso i fornitori proprio per tenerli separati.
che fine fanno le righe di regolamento non abbinate?
Vengono registrate in un conto transitorio (suspense account) anziché essere forzate su una fattura. In questo modo il mastro rimane bilanciato e il problema resta visibile; il saldo del conto transitorio costituisce una lista di attività da svolgere e dovrebbe risultare azzerato prima della chiusura del periodo.