¿Qué es la conciliación de pagos? Cómo relacionar las liquidaciones de un PSP con el libro mayor

La conciliación de pagos consiste en cotejar lo que un proveedor de servicios de pago (PSP) te ha pagado realmente con lo que tus clientes te debían. Es un problema distinto al de la conciliación bancaria y más complejo, ya que la liquidación de un PSP nunca se corresponde con un único pago para una única factura.

El síntoma evidente es el siguiente: has vendido 10.000 € y en el banco han ingresado 9.712,40 €. Ambas cifras son correctas. Todo lo que ocurre entre una y otra es lo que explica esta guía de conciliación.

Por qué la liquidación nunca coincide con las ventas

Una única liquidación de Stripe, Adyen o PayPal es un lote neto. Entre el momento en que paga el cliente y el momento en que el dinero llega a la cuenta, el PSP ha realizado las siguientes operaciones:

• ha acumulado muchos cobros durante un periodo de liquidación,
• ha deducido sus comisiones por cada transacción,
• ha deducido los reembolsos y devoluciones de cargos (chargebacks) producidos en ese mismo intervalo,
• es posible que haya retenido una reserva,
• y ha transferido el resto días más tarde en una sola transferencia.

De este modo, el extracto bancario muestra una única línea de 9.712,40 €, mientras que el libro mayor contiene docenas de facturas, ninguna de las cuales coincide con esa cantidad. Relacionar la liquidación directamente con las facturas resulta imposible; primero es necesario descomponer la liquidación.

La descomposición

Un lote de liquidación se divide en varias categorías, y cada una de ellas tiene un significado diferente en el libro mayor:

Categoría	Qué es	Efecto en el libro mayor
Cobros (Charges)	Pagos de clientes	Cancela derechos de cobro
Reembolsos (Refunds)	Dinero devuelto a los clientes	Revierte un derecho de cobro liquidado
Comisiones (Fees)	Comisión del PSP	Un gasto
Devoluciones de cargos (Chargebacks)	Pagos disputados y retirados	Reabre un derecho de cobro, más una comisión
Ajustes y reservas (Adjustments / reserves)	Retenciones por plazos y riesgos	Un saldo pendiente de cobro por parte del PSP

La identidad que debe cumplirse obligatoriamente es la siguiente:

Cobros brutos − reembolsos − comisiones − devoluciones de cargos ± ajustes = Liquidación neta

Si no cuadra, el lote se ha importado de forma incompleta. Dicha comprobación es más valiosa que cualquier coincidencia individual, ya que demuestra que no se ha descartado ninguna operación de forma silenciosa.

Los asientos

Al registrar un lote de liquidación con 10.000 € de cobros brutos, 250 € de comisiones y 37,60 € de reembolsos, los asientos son los siguientes:

Cuenta	Debe	Haber
2710 Bancos	9.712,40
6800 Gastos financieros (comisiones del PSP)	250,00
5000 Ingresos / reversión de cobros (reembolsos)	37,60
2410 Clientes (deudores comerciales)		10.000,00

Su lectura contable es la siguiente: se cancelan las deudas de los clientes por valor de 10.000 €, el PSP retiene 250 €, se devuelven 37,60 € a los clientes y llegan 9.712,40 € al banco. La comisión constituye un gasto real que no aparece en ninguna factura de cliente, razón exacta por la cual los ingresos brutos y los depósitos bancarios divergen, y por la cual conciliar únicamente a partir de la línea del banco infravalora de forma silenciosa tanto los ingresos como los costos.

En el caso de los marketplaces, existe un nivel adicional de complejidad. Si la liquidación incluye dinero perteneciente a los vendedores, los ingresos de la plataforma se limitan estrictamente a su comisión, mientras que el resto representa un pasivo. Las reglas de contabilización de Nordlet resuelven este aspecto mediante claves específicas (settlements.fees, settlements.commissionRevenue, settlements.sellerPayable y settlements.suspense), de modo que una liquidación dividida asigna la comisión a los ingresos y la parte del vendedor a una cuenta de pasivo, evitando inflar falsamente los ingresos de la plataforma.

Cómo lo hace Nordlet

El flujo consta de tres extremos de la API (endpoints):

1. Importación. POST /v1/bank/settlements/import lee un informe de conciliación de liquidaciones de Stripe y crea un lote de liquidación (proveedor, ID de liquidación, moneda, importe bruto, comisiones y neto) con una línea por cada transacción subyacente, cada una con su categoría correspondiente. Los lotes son únicos por proveedor e ID de liquidación, por lo que volver a importar el mismo informe impide duplicar los datos.
2. Coincidencia (Match). POST /v1/bank/settlements/match vincula las líneas de cobro y reembolso con las facturas de venta a las que corresponden. Las líneas muestran un estado de coincidencia de unmatched (sin conciliar), matched (conciliadas de forma automática a partir de la referencia del pedido o factura en el informe) o manual (determinadas por intervención humana). Por diseño, las líneas de comisiones y ajustes no se pueden vincular a las facturas; cualquier intento de hacerlo es rechazado en lugar de estimarse de forma automática.
3. Contabilización (Post). POST /v1/bank/settlements/post genera los asientos contables de todo el lote aplicando las reglas de contabilización mencionadas y cambia el estado del lote de imported a posted (contabilizado). Los cobros no conciliados se destinan a una cuenta transitoria (suspense account) en lugar de asignarse de forma forzosa a una factura; de este modo, quedan visibles y generan una advertencia deliberada hasta que se resuelven.

Una liquidación en una moneda distinta a la moneda funcional de la empresa se contabiliza sin necesidad de intervención manual. El libro diario se redacta en la moneda funcional: el lote se convierte al tipo de cambio de su fecha de contabilización, los derechos de cobro se cancelan al tipo de cambio con el que se emitió cada factura, y la diferencia resultante entre ambos tipos de cambio se registra como un beneficio o pérdida por diferencia de cambio realizada. El único supuesto que sigue siendo rechazado es una liquidación individual cuyas líneas combinen varias monedas.

El lote contabilizado se vincula a la línea del extracto bancario correspondiente en la cuenta bancaria real. En la sección Bank → Match rules (Reglas de coincidencia bancaria), describes el aspecto de una liquidación en tu extracto: el texto que la línea contiene siempre y, de manera opcional, el prefijo del ID de liquidación en su interior. Al importar un extracto, una línea que cumple una regla se adjunta a su lote mediante el ID de liquidación o bien haciendo coincidir el total neto del lote dentro de un intervalo de fechas configurado. De este modo, la línea bancaria incorpora el asiento contable de la liquidación en lugar de aguardar un segundo asiento duplicado, mientras que los comandos POST /v1/bank/settlements/link y /unlink permiten establecer o corregir el vínculo de manera manual.

Buenas prácticas

• Concilia por cada liquidación, no por mes. La liquidación es la unidad natural; agrupar las liquidaciones de todo un mes antes de conciliar destruye la comprobación de identidad que permite localizar los errores con facilidad.
• Nunca contabilices el importe neto como ingresos. Es el error más frecuente en la contabilidad de plataformas: registrar 9.712,40 € como ingresos infravalora tanto las ventas como los costos, distorsiona el margen bruto y suele infravalorar el IVA, ya que el IVA se devenga sobre el importe bruto pagado por el cliente, y no sobre lo transferido por el PSP.
• Vigila el desfase temporal. Un pago efectuado el 30 de junio y liquidado el 3 de julio corresponde a los ingresos de junio y a la tesorería de julio. Al cierre del periodo, la diferencia permanece como un derecho de cobro frente al PSP; es decir, dinero real que se encuentra en una cuenta ajena.
• Concilia los reembolsos con la venta original. Un reembolso que no se vincula debidamente deja una factura liquidada con apariencia de cobrada y unos ingresos sobreevaluados.

FAQ

¿Qué diferencia hay entre la conciliación de pagos y la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria compara tu libro mayor con el extracto bancario, línea por línea. La conciliación de pagos se sitúa un nivel antes: descompone una única liquidación del PSP en los múltiples cobros, reembolsos y comisiones que la originan, lo que permite explicar dichas líneas bancarias.

¿Por qué la liquidación de Stripe no coincide con mis ventas?

Porque una liquidación constituye un lote neto: cobros brutos menos comisiones, reembolsos, devoluciones de cargos y cualquier reserva, liquidados según el calendario del PSP y no el de la factura. Cada uno de estos componentes debe contabilizarse por separado para que ambas cifras cuadren.

¿Deben restarse las comisiones del PSP de los ingresos?

No. Los ingresos representan el importe bruto pagado por el cliente, mientras que la comisión del PSP es un gasto derivado de su cobro. Deducirlas directamente infravalora tanto los ingresos como los costos, distorsiona los márgenes y, por lo general, aplica un tratamiento incorrecto del IVA.

¿Cómo se gestionan las divisiones en los marketplaces?

Los ingresos de la plataforma se limitan a su comisión; la parte correspondiente al vendedor constituye un pasivo hasta el momento de su liquidación. Contabilizar la totalidad de la liquidación como ingresos sobreevalúa drásticamente las ganancias de la plataforma. Para mantenerlas separadas, existen reglas de contabilización específicas para los ingresos por comisiones y las cuentas a pagar a los vendedores.

¿Qué ocurre con las líneas de liquidación no conciliadas?

Se registran en una cuenta transitoria en lugar de aplicarse de forma forzosa contra una factura. Ello mantiene el libro mayor equilibrado y el problema visible; el saldo de dicha cuenta transitoria funciona como una lista de tareas pendientes que debe quedar a cero antes del cierre del periodo.