Mitä on maksukohdistus? PSP-tilitysten täsmäytys pääkirjanpitoon
Miksi Stripe-tilitys ei koskaan vastaa laskujasi, miten tilitetty erä puretaan myynteihin, kuluihin ja palautuksiin sekä miten kirjanpitoviennit todellisuudessa toimivat.
Maksukohdistus tarkoittaa sen vertaamista, mitä maksupalveluntarjoaja (PSP) todellisuudessa tilitti sinulle suhteessa siihen, mitä asiakkaasi olivat sinulle velkaa. Tämä on eri asia kuin pankkitäsmäytys ja myös vaativampaa, koska PSP-tilitys ei koskaan ole yksi maksu yhtä laskua kohden.
Tyypillinen ilmiö on seuraava: olet myynyt tavaroita tai palveluita 10 000 eurolla, ja pankkitilille saapuu 9 712,40 euroa. Molemmat luvut ovat oikein. Kaikki näiden kahden luvun välillä on sitä, mitä tämä täsmäytys käsittelee.
Miksi tilitys ei koskaan täsmää myyntiin
Yksittäinen Stripe-, Adyen- tai PayPal-tilitys on nettomääräinen erä. Asiakkaan maksun ja rahojen saapumisen välisenä aikana maksupalveluntarjoaja on:
- yhdistänyt useita veloituksia tilitysjakson ajalta,
- vähentänyt omat kulunsa tapahtumakohtaisesti,
- vähentänyt samalla ajanjaksolla tapahtuneet palautukset ja takaisinveloitukset (chargeback),
- mahdollistanut varauksen pidättämisen,
- ja maksanut loppuosan päiviä myöhemmin yhtenä siirtona.
Pankkitiliote näyttää siis yhden rivin, 9 712,40 euroa, kun taas pääkirjanpidossa on kymmeniä laskuja, joista yksikään ei vastaa summaa suoraan. Tilityksen suora täsmäyttäminen laskuihin on mahdotonta, ja tilitys on siksi ensin purettava osiin.
Tilityksen purkaminen
Tilityserä jakautuu luokkiin, ja jokaisella luokalla on oma merkityksensä kirjanpidossa:
| Kategoria | Mikä se on | Vaikutus kirjanpitoon |
|---|---|---|
| Veloitukset (Charges) | Asiakkaiden maksut | Kotiuttaa myyntisaamiset |
| Palautukset (Refunds) | Asiakaille palautetut rahat | Oikaisee kotiutetun myyntisaamisen |
| Kulut (Fees) | PSP:n välityspalkkio | Kulukirjaus |
| Takaisinveloitukset (Chargebacks) | Riitaututetut maksut, jotka on otettu takaisin | Avaa myyntisaamisen uudelleen ja sisältää lisäksi kulun |
| Oikaisut / varaukset (Adjustments / reserves) | Ajoitukseen ja riskeihin liittyvät pidätykset | PSP:lle maksettava velka |
Yhtälön, jonka on aina pidettävä paikkansa:
Bruttoveloitukset − palautukset − kulut − takaisinveloitukset ± oikaisut = Nettotilitys
Jos yhtälö ei täsmää, tilityserää ei ole tuotu järjestelmään kokonaisena. Tämä tarkistus on arvokkaampi kuin mikään yksittäinen täsmäytys, koska se todistaa, ettei mitään ole pudonnut pois huomaamatta.
Kirjanpitoviennit
Kun kirjataan tilityserä, jonka bruttoveloitukset ovat 10 000 euroa, kulut 250 euroa ja palautukset 37,60 euroa:
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2710 Pankkitili | 9 712,40 | |
| 6800 Rahoituskulut (PSP-kulut) | 250,00 | |
| 5000 Myynti / myyntisaamisten oikaisu (palautukset) | 37,60 | |
| 2410 Myyntisaamiset | 10 000,00 |
Tämä tulkitaan seuraavasti: asiakkaiden 10 000 euron velat kuitataan, PSP piti itsellään 250 euroa, 37,60 euroa palautettiin asiakkaille ja 9 712,40 euroa saapui pankkiin. Välityspalkkio on todellinen kulu, joka ei koskaan näy millään asiakkaan laskulla. Juuri tästä syystä bruttomyynti ja pankkitalletukset erkkaavat toisistaan, ja siksi pelkän pankkitilirivin perusteella täsmäyttäminen aliarvioi huomaamatta sekä tuottoja että kuluja.
Verkkokauppaalustoilla ja markkinapaikoilla mukana on vielä yksi kerros. Jos tilitys sisältää myyjille kuuluvia rahoja, alustan omaa tuloa on vain sen välityspalkkio ja loppuosa on velkaa. Nordletin kirjaussäännöt kattavat tämän erillisillä avaimilla, jotka ovat settlements.fees, settlements.commissionRevenue, settlements.sellerPayable ja settlements.suspense. Näin ositettu tilitys kirjaa provision tuotoksi ja myyjän osuuden velaksi sen sijaan, että alustan liikevaihto paisuisi virheellisesti.
Miten Nordlet tekee sen
Prosessi koostuu kolmesta rajapintakutsusta:
- Tuonti (Import).
POST /v1/bank/settlements/importlukee Stritpen tilitystietoraportin ja luo tilityserän (palveluntarjoaja, tilitystunnus, valuutta, brutto, kulut ja netto). Erä sisältää yhden rivin kutakin taustalla olevaa tapahtumaa kohden, ja jokaisella rivillä on oma kategoriansa. Erät ovat yksilöllisiä palveluntarjoajan ja tilitystunnuksen mukaan, joten saman raportin tuominen uudelleen ei voi aiheuttaa tuplakirjausta. - Kohdistus (Match).
POST /v1/bank/settlements/matchyhdistää veloitus- ja palautusrivit niihin myyntilaskuihin, joihin ne kuuluvat. Rivistöillä on kohdistustilaunmatched(kohdistamaton),matched(automaattisesti ratkaistu raportin tilaus- tai laskuviitteen perusteella) taimanual(ihmisen tekemä päätös). Kulu- ja oikaisurivejä ei ole tarkoituksella suunniteltu kohdistettaviksi laskuihin, ja yritys tehdä niin hylätään sen sijaan, että sitä arvattaisiin. - Kirjaus (Post).
POST /v1/bank/settlements/postkirjaa koko tilityserän kirjanpitoviennit edellä kuvattujen kirjaussääntöjen mukaisesti ja vaihtaa erän tilan tilastaimportedtilaanposted. Kohdistamattomat maksut päätyvät selvittelytilille sen sijaan, että ne pakotettaisiin laskulle väkisin. Tämä näkyy selvästi ja tuntuu tarkoituksellisesti epämukavalta, kunnes asia on selvitetty.
Muualla kuin yhtiön perusvaluutassa oleva tilitys kirjataan ilman manuaalisia toimenpiteitä. Päiväkirjavienti laaditaan perusvaluutassa: erä muunnetaan sen kirjauspäivän kurssin mukaan, saamiset kotiutetaan sillä kurssilla, jolla kukin lasku on alun perin myönnetty, ja näiden kahden kurssin välinen erotus kirjataan toteutuneeksi kurssivoitoksi tai -tappioksi. Ainoa tapaus, joka edelleen hylätään, on yksittäinen tilitys, jonka rivit sekoittavat useita eri valuuttoja.
Kirjattu tilityserä linkitetään todellisen pankkitilin saapuvaan tilioteriviin. Pankin kohdistussäännöissä (Bank → Match rules) määritellään, miten tilitys näkyy tiliotteellasi: teksti, joka rivillä on aina oltava, sekä valinnaisesti tilitystunnuksen etuliite sen sisällä. Kun tiliote tuodaan, sääntöön sopiva rivi liitetään tilityserään joko tilitystunnuksen perusteella tai täsmäyttämällä erän nettosumma määrittämässäsi aikahaarukassa. Tilioteriville tulee tällöin suoraan tilityksen päiväkirjavienti sen sijaan, että odotettaisiin toista, ylimääräistä kirjausta. Komennot POST /v1/bank/settlements/link ja /unlink asettavat tai korjaavat linkin manuaalisesti.
Parhaat käytännöt
- Täsmäytä tilityksittäin, älä kuukausittain. Tilitys on luonnollinen yksikkö. Kuukauden tilitysten yhdistäminen ennen täsmäytystä tuhoaa sen tarkistusmekanismin, jonka avulla virheet ovat löydettävissä.
- Älä koskaan kirjaa nettosummaa liikevaihdoksi. Tämä on yleisin virhe alustatalouden kirjanpidossa. 9 712,40 euron liikevaihdon kirjaaminen aliarvioi sekä myyntiä että kuluja, vääristää myyntikatetta ja aliarvioi yleensä myös arvonlisäveroa, koska alv on tilitettävä asiakkaan maksaman bruttosumman eikä PSP:n eteenpäin siirtämän summan perusteella.
- Huomioi ajoituserot. Kesäkuun 30. päivä tehty ja heinäkuun 3. päivä tilitetty maksu kuuluu kesäkuun tuottoihin ja heinäkuun rahavaroihin. Tilikauden päättyessä erotus on PSP-saamista eli todellista rahaa, joka on jonkun toisen tilillä.
- Täsmäytä palautukset alkuperäiseen myyntiin. Jos palautusta ei linkitetä takaisin, kotiutettu lasku jää näyttämään maksetulta ja liikevaihto yläkanttiin.
FAQ
Mitä eroa on maksukohdistuksella ja pankkitäsmäytyksellä?
Pankkitäsmäytys vertaa kirjanpitoasi tiliotteeseen rivi riviltä. Maksukohdistus on astetta varhaisemmassa vaiheessa: se purkaa yksittäisen PSP-tilityksen sen taustalla oleviin lukuisiin veloituksiin, palautuksiin ja kuluihin, jotta kyseiset tilioterivit voidaan ylipäätään selittää.
Miksi Stripe-tilitykseni ei täsmää myyntini kanssa?
Koska tilitys on nettomääräinen erä, jossa bruttoveloituksista on vähennetty kulut, palautukset, takaisinveloitukset ja mahdolliset varaukset. Tilitys maksetaan PSP:n aikataulun eikä laskun eräpäivän mukaan. Jokainen näistä osatekijöistä on käsiteltävä erikseen, jotta luvut saadaan täsmäämään.
Tulevatko PSP-kulut netottaa liikevaihdosta?
Ei. Liikevaihto on asiakkaan maksama bruttosumma, ja PSP-kulut ovat kyseisen maksun keräämisestä aiheutunut kulu. Niiden netottaminen keskenään aliarvioi liikevaihtoa ja kuluja samanaikaisesti, vääristää katteita ja johtaa yleensä virheelliseen arvonlisäverokäsittelyyn.
Miten markkinapaikkojen tilitysten ositukset käsitellään?
Alustan omaa tuloa on sen välityspalkkio, ja myyjän osuus on velkaa, kunnes se tilitetään eteenpäin. Koko tilityksen kirjaaminen liikevaihdoksi ylisuurentaa alustan tuloksen valtavasti. Erilliset kirjaussäännöt välityspalkkiotuotoille ja myyjän veloille on olemassa juuri siksi, että nämä pidetään erillään.
Mitä kohdistamattomille tilitysriveille tapahtuu?
Ne kirjataan selvittelytilille sen sijaan, että ne pakotettaisiin laskua vastaan. Tämä pitää kirjanpidon tasapainossa ja ongelman näkyvissä. Selvittelytilin saldo on tehtävälista, jonka tulisi olla tyhjä ennen tilikauden sulkemista.