Mi az a fizetési egyeztetés? A PSP-kifizetések párosítása a főkönyvvel
Miért nem egyezik meg egy Stripe-kifizetés a számláival, hogyan bontható le egy elszámolás eladásokra, díjakra és visszatérítésekre, és hogyan működnek a főkönyvi könyvelési tételek a gyakorlatban.
A fizetési egyeztetés azt mutatja meg, hogy a fizetési szolgáltató (PSP) által ténylegesen kifizetett összeg hogyan feleltethető meg az ügyfelei által ténylegesen tartozott összegeknek. Ez eltér a bankszámla-egyeztetéstől, ráadásul bonyolultabb is annál, mivel a PSP-kifizetés soha nem egyetlen fizetés egyetlen számlára.
A klasszikus tünet: eladott 10 000 € értékben, és 9 712,40 € érkezett meg a bankszámlára. Mindkét szám helyes, és a kettő közötti különbséget magyarázza ez az egyeztetés.
Miért nem egyezik a kifizetés az eladásokkal?
Egyetlen Stripe-, Adyen- vagy PayPal-kifizetés egy nettó köteg (net batch). Az ügyfél fizetése és a pénz megérkezése között a PSP az alábbiakat hajtja végre:
- összegyűjti a tranzakciókat egy elszámolási időszakon belül,
- levonja a tranzakpontonkénti díjait,
- levonja az ugyanebben az időszakban történt visszatérítéseket és terhelés-visszahívásokat (chargeback),
- esetleg visszatart egy tartalékot (reserve),
- a fennmaradó összeget pedig napokkal később, egyetlen átutalásban kifizeti.
Így a kivonaton egyetlen sor szerepel (9 712,40 €), míg a főkönyvben tucatnyi számla található, amelyek egyike sem egyezik meg ezzel az összeggel. A kifizetést közvetlenül nem lehet a számlákhoz párosítani; a kifizetést először szét kell bontani.
A lebontás
Egy elszámolási köteg kategóriákra bomlik, és mindegyik kategória mást jelent a főkönyv szempontjából:
| Kategória | Mi ez? | Főkönyvi hatás |
|---|---|---|
| Terhelések (Charges) | Ügyfelek fizetései | Követelések rendezése |
| Visszatérítések (Refunds) | Visszafizetett pénz az ügyfeleknek | Rendezett követelés visszájára fordítása |
| Díjak (Fees) | A PSP jutaléka | Ráfordítás |
| Terhelés-visszahívások (Chargebacks) | Vitatott, visszavont fizetések | Követelés újranyitása plusz egy díj |
| Korrekciók / tartalékok (Adjustments / reserves) | Időzítési és kockázati visszatartások | A PSP által fizetendő tartozás |
Azonosság, amelynek mindenképpen fenn kell állnia:
Bruttó terhelések − visszatérítések − díjak − terhelés-visszahívások ± korrekciók = Nettó kifizetés
Ha ez nem teljesül, a kötet importálása hiányos volt – és ez az ellenőrzés többet ér bármilyen egyedi párosításnál, mert bizonyítja, hogy semmi sem veszett el észrevétlenül.
A könyvelési tételek
Egy 10 000 € bruttó terhelést, 250 € díjat és 37,60 € visszatérítést tartalmazó elszámolási köteg könyvelése:
| Számla | Tartozik | Követel |
|---|---|---|
| 2710 Bank | 9 712,40 | |
| 6800 Pénzügyi ráfordítások (PSP-díjak) | 250,00 | |
| 5000 Árbevétel / követelések rendezése (visszatérítések) | 37,60 | |
| 2410 Vevőtartozások | 10 000,00 |
Így kell értelmezni: az ügyfelek 10 000 €-s tartozása kiegyenlítődött, a PSP megtartott 250 €-t, 37,60 € visszakerült az ügyfelekhez, és 9 712,40 € érkezett meg a bankba. A díj valós ráfordítás, amely egyetlen vevői számlán sem szerepel – pontosan ezért tér el a bruttó árbevétel és a banki jóváírás, és ezért van az, hogy a kizárólag banki sorok szerinti egyeztetés észrevétlenül alulbecsüli mind az árbevételt, mind a költségeket.
Piacok (marketplaces) esetén van még egy réteg. Ha a kifizetés eladókat megillető pénzt is tartalmaz, a platform árbevétele csupán a jutalék; a többi kötelezettség. A Nordlet könyvelési szabályai ezt dedikált kulcsokkal kezelik (settlements.fees, settlements.commissionRevenue, settlements.sellerPayable és settlements.suspense), így a megosztott kifizetés a jutalékot árbevételként, az eladó részét pedig kötelezettségként könyveli el ahelyett, hogy mesterségesen felfújná a platform árbevételét.
Hogyan csinálja ezt a Nordlet?
A folyamat három végponton alapul:
- Importálás. A
POST /v1/bank/settlements/importbeolvassa a Stripe kifizetés-egyeztetési jelentését, és létrehoz egy elszámolási köteget (szolgáltató, kifizetési azonosító, valuta, bruttó, díjak és nettó összeg), az alatta lévő tranzakcióként egy-egy sorral, amelyek mindegyike hordozza a kategóriáját. A kötegek szolgáltatónként és kifizetési azonosítónként egyediek, így ugyanannak a jelentésnek az újbóli importálása nem okozhat duplikált könyvelést. - Párosítás. A
POST /v1/bank/settlements/matchösszekapcsolja a terhelési és visszatérítési sorokat azokkal az eladási számlákkal, amelyekhez tartoznak. A sorok párosítási státuszaunmatched(párosítatlan),matched(párosított; a jelentésben szereplő rendelés- vagy számlahivatkozás alapján automatikusan feloldva) vagymanual(manuálisan eldöntött). A díj- és korrekciós sorokat tervezetten nem lehet számlákhoz párosítani – a kísérletet a rendszer visszautasítja ahelyett, hogy megpróbálná kitalálni. - Könyvelés. A
POST /v1/bank/settlements/posta fenti könyvelési szabályokon keresztül beírja a főkönyvi tételeket az egész kötegre, és a köteg státuszátimported(importált) állapotbólposted(könyvelt) állapotba váltja. A párosítatlan bevételek átmeneti számlára (suspense account) kerülnek ahelyett, hogy rákényszerítenék őket egy számlára – így láthatóak maradnak, és tudatosan kényelmetlen helyzetet teremtenek a tisztázásukig.
A vállalkozás alapvalutájától eltérő valutában történő kifizetés kézi beavatkozás nélkül könyvelődik. A naplótétel az alapvalutában íródik: a köteg a könyvelési napján érvényes árfolyamon konvertálódik, a követelések az egyes számlák kiállításakor érvényes árfolyamon szűnnek meg, a két árfolyam közötti különbözet pedig realizált árfolyamnyereségként vagy -veszteségként könyvelődik. Az egyetlen eset, amelyet a rendszer továbbra is visszautasít, az olyan egyetlen kifizetés, amelynek sorai több valutát kevernek.
A könyvelt köteg a valós bankszámlán lévő bejövő bankszámlakivonat sorához van kötve. A Bank → Match (Párosítási) szabályok alatt leírhatja, hogyan jelenik meg a kifizetés a kivonaton: azt a szöveget, amelyet a sor mindig tartalmaz, és választhatóan a benne lévő kifizetési azonosító előtagját. Kivonat importálásakor a szabálynak megfelelő sor a kifizetési azonosító alapján, vagy a megadott dátumablakon belül a köteg nettó végösszegének megfeleltetésével kapcsolódik a köteghez. A banki sor ezután a kifizetés naplótételét hordozza ahelyett, hogy második, duplikált könyvelésre várna, a POST /v1/bank/settlements/link és /unlink pedig kézzel állítja be vagy javítja a kapcsolatot.
Hogyan érdemes csinálni?
- Kifizetésenként egyeztessen, ne havonta. A kifizetés a természetes egység; a kifizetések egy hónapjának az egyeztetés előtti összesítése megsemmisíti azt az azonosság-ellenőrzést, amellyel a hibák felderíthetők.
- Soha ne könyvelje a nettó összeget árbevételként. Ez a platformszámvitel leggyakoribb hibája: a 9 712,40 € árbevételként történő könyvelése alulbecsüli az eladásokat és a költségeket is, torzítja a bruttó árrést, és általában az áfát is alulbecsüli, mivel az áfa utánzat a bruttó összeg után jár, amit a vevő fizetett, nem pedig ami a PSP-től továbbítva lett.
- Figyelje az időzítési rést. A június 30-án felvett és július 3-án kifizetett összeg a júniusi árbevételhez és a júliusi készpénzhez tartozik. Az időszak végén a különbözet a PSP-vel szembeni követelésként szerepel – ez valódi pénz, amely valaki más számláján van.
- Egyeztesse a visszatérítéseket az eredeti eladással. Az a visszatérítés, amely nincs visszakapcsolva, azt eredményezi, hogy a rendezett számla kifizetettnek tűnik, az árbevétel pedig túl lesz becsülve.
FAQ
Mi a különbség a fizetési egyeztetés és a bankszámla-egyeztetés között?
A bankszámla-egyeztetés sorról sorra összehasonlítja a főkönyvet a bankszámlakivonattal. A fizetési egyeztetés eggyel korábbi szinten helyezkedik el: egyetlen PSP-kifizetést bont le az mögötte álló sok terhelésre, visszatérítésre és díjra, hogy azok a banki sorok egyáltalán megmagyarázhatóvá váljanak.
Miért nem egyezik a Stripe-kifizetésem az eladásaimmal?
Mivel a kifizetés egy nettó köteg: bruttó terhelések mínusz díjak, visszatérítések, terhelés-visszahívások és esetleges tartalékok, a PSP ütemezése szerint kifizetve, és nem a számla alapján. Ezen komponensek mindegyikét külön kell könyvelni ahhoz, hogy a két adat egyezzen.
Nettósítani kell a PSP-díjakat az árbevétellel?
Nem. Az árbevétel az a bruttó összeg, amit az ügyfél fizetett; a PSP-díj a beszedés ráfordítása. A nettósításuk alulbecsüli az árbevételt és a költségeket is, torzítja az árrést, és általában helytelen áfakezelést eredményez.
Hogyan kezeltek a piacok megosztott kifizetéseit?
A platform árbevétele a jutalék; az eladó része kötelezettség a kifizetésig. A teljes kifizetés árbevételként történő könyvelése hatalmas mértékben túlértékeli a platform jövedelmét – a jutalék-árbevételhez és a fizetendő eladói összeghez tartozó külön könyvelési szabályok pontosan azért léteznek, hogy külön tartsák őket.
mi történik a párosítatlan elszámolási sorokkal?
Átmeneti számlára (suspense account) könyvelődnek ahelyett, hogy rákényszerítenék őket egy számlára. Ez egyensúlyban tartja a főkönyvet és láthatóvá teszi a problémát; az átmeneti egyenleg egy teendőlista, amelynek az időszak lezárása előtt üresnek kell lennie.