Nordlet

← Блог

Яке бухгалтерське програмне забезпечення найкраще підходить для малого бізнесу в ЄС?

Універсального найкращого продукту не існує. Існує найкращий продукт для вашої країни, вашого статусу платника ПДВ, вашого бухгалтера та джерела транзакцій, і цей посібник показує, як його знайти.

Nordlet Team · · 9 хв читання

Найкраще бухгалтерське програмне забезпечення для малого бізнесу в ЄС – це те, яке формує звітність для вашої країни, обробляє вашу ситуацію з ПДВ, підходить людині, яка веде ваші книги, і відповідає джерелу надходження ваших транзакцій. Ці чотири фактори звужують вибір набагато ефективніше, ніж будь-який список функцій, і продукт, який ідеально підходить для німецької консалтингової компанії, може виявитися хибним вибором для литовського інтернет-магазину, що продає товари в п'ять країн.

Ця стаття перетворює чотири фактори на таблицю прийняття рішень, містить перелік критеріїв, на які варто звернути увагу саме через ваше перебування в ЄС, дає по одному нейтральному реченню щодо кожного з найпопулярніших продуктів із короткого списку, а також пояснює, де рішення від Nordlet підходить, а де ні.

Чотири чинники, що визначають вибір

1. Звітність вашої країни. Декларації з ПДВ, звіти про внутрішньоєвропейські операції (EU sales lists), Intrastat, декларації податку біля джерела виплати (withholding) і внесків на соціальне страхування, податок на прибуток підприємств, річна фінансова звітність: кожна з них є національною, подається через національний портал у національному форматі. Програмне забезпечення або формує ці звіти для вашої країни, або ні. Це перевірка за принципом "так-ні", і вона стоїть на першому місці.

2. Ваша ситуація з ПДВ. Бізнес, чий обіг нижчий за національний поріг реєстрації платника ПДВ, майже не має роботи з ПДВ. Зареєстроване підприємство, що здійснює продаж виключно на внутрішньому ринку, подає місячну або квартальну декларацію. Бізнес, який продає товари споживачам в інших державах-членах на суму понад 10 000 євро на рік, потребує використання процедури OSS. Бізнес, що імпортує малоцінні товари, потребує IOSS. Бізнес, який продає через маркетплейс, стикається з правилами платника, що вважається постачальником (deemed-supplier treatment). Кожен наступний крок вимагає програмного забезпечення, здатного це відобразити.

3. Хто веде бухоблік. Зовнішній бухгалтер прагне бачити чисті експорти та знайому систему. Штатний бухгалтер хоче мати зручний інтерфейс та автоматизацію місячного циклу. Засновник компанії, який робить усе самостійно, прагне мінімізувати кількість прийнятих рішень. Усі ці вимоги спрямовані в різні боки.

4. Звідки надходять транзакції. Якщо їх створюють люди шляхом надсилання рахунків-фактур та оплати рахунків від постачальників, вам потрібен додаток (application). Якщо їх створює ваше власне програмне забезпечення через продаж у вітрині магазину, зарахування виплат від маркетплейсу чи выставлення рахунків за підпискою, вам потрібен API, який викликає ваша програма, а інтерфейс при цьому має менше значення. Стаття Accounting SaaS in 2026 пояснює цю відмінність детальніше.

Таблиця прийняття рішень за типами бізнесу

Бізнес Що має найбільше значення Що варто шукати Чого слід уникати
ФОП або мікропідприємство зі стороннім бухгалтером Робочий процес бухгалтера Продукт, яким бухгалтер уже користується, або рішення з підтримкою експорту, який він приймає (DATEV, FEC, SIE, SAF-T); імпорт виписок з банків (bank feed); виставлення рахунків Будь-які налаштування, які бухгалтер відмовляється виконувати
Мала компанія зі штатним бухгалтером, внутрішні продажі Місячний цикл Банківські виписки, OCR-розпізнавання, згорка платежів, закриття звітних періодів, формування національної декларації з ПДВ у системі, заробітна плата або інтеграція з нею Ціноутворення за кількість користувачів, яке карає за надання доступу бухгалтеру та керівнику
Транскордонний продавець у сфері e-commerce Облік ПДВ залежно від країни призначення Визначення ПДВ за країною покупця та типом постачання, звіти OSS та IOSS, відстеження порогових значень дистанційних продажів, перевірки через VIES, електронне виставлення рахунків там, де це обов'язково Продукти, де ПДВ у ЄС – це ставка, яку вводять вручну для кожного рахунку-фактури
SaaS або платформа маркетплейсу Транзакції, створені кодом API з підтримкою ідемпотентності (idempotency), вебхуки (webhooks), ключі з обмеженими правами (scoped keys), тестові компанії (sandbox companies); визнання доходу (revenue recognition); мультикомпанійність; тарифікація за споживанням Продукти, орієнтовані на інтерфейс користувача, де API є лише додатком для синхронізації, а не основним продуктом

Більшість компаній відповідають одному рядку. Компанія, яка відповідає двом рядкам, наприклад, продавець e-commerce, який також є платформою, повинна обрати більш вимогливий варіант.

На що звернути увагу через ваше перебування в ЄС

Це перевірки, які огляди неєвропейських продуктів зазвичай пропускають і які вирішують, чи працюватиме продукт у наших реаліях.

  • Національна декларація з ПДВ, що формується системою. Не зведений звіт, який треба переписувати вручну. Називайте свою країну конкретно, коли робите запит.
  • Електронне виставлення рахунків (E-invoicing). Peppol BIS 3.0 для країн, які використовують цю мережу, та національні клірингові системи там, де вони існують: італійська SdI, польська KSeF, румунська e-Factura, угорська Online Számla, хорватська фіскалізація, іспанські SII та Veri*Factu, грецька myDATA, а також французькі та німецькі мандати, які набудуть чинності у 2026 та 2027 роках. Довідник з електронного виставлення рахунків у країнах ЄС містить їх перелік.
  • OSS та IOSS. Якщо ви продаєте споживачам в інших державах-членах, щоквартальна декларація Союзу (Union return) та щомісячна імпортна декларація мають формуватися на основі рахунків-фактур, з урахуванням кредитових нот (credit notes) та звітів про виправлення за попередні періоди.
  • Пороги звільнення від ПДВ для малого бізнесу (SME exemption). З 2025 року малий бізнес може користуватися звільненням трансгранично за наявності номера EX. Програмне забезпечення повинно знати ці пороги та попереджати вас у міру їх наближення.
  • Peppol та VIES. Перевірка ідентифікаційних номерів платників ПДВ клієнтів за європейським реєстром перед застосуванням нульової ставки до внутрішньоєвропейського постачання.
  • Національний план рахунків та структура звітності, щоб річна фінансова звітність формувалася у форматі, якого вимагає ваш державний реєстр.
  • Мова. Ваша та вашого бухгалтера.
  • Де розміщуються дані та умови дотримання GDPR.

Популярні продукти з короткого списку – по одному реченню на кожен

Кожне речення описує те, чим переважно відомий продукт; перевіряйте специфіку для своєї країни за документацією самого розробника.

  • Xero – це хмарний додаток із банківськими виписками та великим маркетплейсом додатків, із ціноутворенням за організацію, який широко використовується малим бізнесом та його бухгалтерами у Великій Британії, Ірландії та інших країнах.
  • QuickBooks Online – це аналогічний додаток із великою глобальною присутністю, ціноутворенням за організацію відповідно до пакетів функцій, який часто обирають за замовчуванням, якщо бухгалтер уже працює з ним.
  • Zoho Books – це недорогий хмарний додаток, що є частиною ширшого бізнес-пакета, із системою обробки ПДВ у ЄС, яка загалом описується як простіша порівняно з продуктами, створеними спеціально для європейських податкових режимів.
  • Odoo – це модульна ERP-система з відкритим кодом, чий бухгалтерський модуль підходить для багатьох країн ЄС завдяки модулям локалізації, ціною чого є необхідність самостійно налаштовувати систему.
  • Інструменти з інтеграцією з DATEV у Німеччині важливі тому, що більшість німецьких податкових консультантів працюють у DATEV, тож продукт, який експортує дані про проводки у форматі DATEV, ідеально вписується в робочий процес німецького бухгалтера.
  • Fortnox – це шведський хмарний додаток, популярний серед шведського малого бізнесу, який генерує файли SIE.
  • Visma – це північноєвропейська група компаній, чиї продукти широко використовуються в Норвегії, Швеції, Данії, Фінляндії та Нідерландах.
  • Pennylane – це французький додаток, що поєднує бухоблік, виставлення рахунків і взаємодію з бухгалтером, створений з урахуванням французьких стандартів бухгалтерського обліку (French GAAP).

Наша стаття про країни Німеччина, Велика Британія та Північна Європа детальніше розглядає національні особливості.

Де знаходить своє місце Nordlet

Nordlet – це бухгалтерська платформа з першочерговою орієнтацією на API (API-first) для ЄС та ЄЕЗ. Вона найкраще підходить для четвертого рядка нашої таблиці, а також для третього рядка, коли рахунки-фактури випускає власне програмне забезпечення продавця.

  • Звітність за країнами: 30 модулів для країн, що охоплюють 27 країн ЄС, а також Норвегію, Ісландію та Ліхтенштейн. Таблиця підтримки звітності чітко визначає для кожного дедлайну, чи надсилає Nordlet звіт самостійно під вашим сертифікатом, чи готує файл для завантаження вами, чи показує показники для введення вручну. На сьогодні це 168 надісланих звітів, 63 сформованих для завантаження та 10 із введенням даних вручну.
  • ПДВ: двигун обчислення ПДВ у ЄС визначає правила оподаткування для кожної поставки, рахунки містять інформацію про схему оподаткування, а показники для OSS, IOSS, дистанційних продажів і порогових значень для малого бізнесу формуються безпосередньо з Головної книги (ledger).
  • Електронне виставлення рахунків: Peppol BIS 3.0 через власну точку доступу або вбудовану, а також національні формати для Італії, Польщі, Румунії, Угорщини, Греції, Хорватії, Іспанії, Португалії та Франції, що надсилаються під вашими власними обліковими даними.
  • Ціноутворення: тарифікація за кількістю запитів, усі модулі у кожному тарифі, від 10 євро на місяць за 3 000 запитів. Необмежена кількість користувачів і компаній, тому доступ для бухгалтера не потребує додаткових витрат. Детальна інформація на сторінці цін.
  • Чесні обмеження: інтерфейс доступний лише литовською та англійською мовами, а продукт є новим – він перебуває на етапі раннього доступу (early access) у 2026 році та залучає партнерів для тестування. ФОП, чий бухгалтер працює в Xero або DATEV і який взагалі не стикається з API, не має жодних причин для переходу. Бізнес, чий продукт сам створює транзакції або який здійснює продаж через кордони ЄС та прагне керувати ПДВ і звітністю безпосередньо з облікових даних, – це саме те, для чого створено нашу платформу.

Як зробити вибір

  1. Запишіть вашу країну, статус платника ПДВ, особу, яка веде ваші книги, та джерело надходження транзакцій.
  2. Відкиньте кожен продукт, який не формує національну звітність для вашої країни. Перевіряйте за назвою країни, а не за розпливчастим твердженням "підтримка ЄС".
  3. Серед решти оберіть модель ціноутворення, яка вам підходить: за організацію (для однієї юридичної особи та невеликої кількості людей) або за кількістю запитів (для великих обсягів та автоматизації). Наш посібник із ціноутворення детально розглядає ці моделі.
  4. Протестуйте двох фіналістів на реальних даних за один місяць у тестовому режимі або песочниці (sandbox): виставте рахунок-фактуру, імпортуйте виписку, здійсніть згорку платежу, сформуйте декларацію з ПДВ, закрийте період, експортуйте головну книгу.
  5. Запитайте свого бухгалтера, від якого з двох кандидатів йому було б зручніше отримувати файли. Його відповідь – це вирішальний аргумент при рівності інших умов, а не право вето.

FAQ

Чи існує одне найкраще бухгалтерське програмне забезпечення для всіх країн ЄС?

Ні. Звітність, декларації з ПДВ, системи електронного виставлення рахунків та формати річної фінансової звітності є національними. Продукт може охоплювати багато країн, але статус "найкращого" визначається тим, чи підтримує він саме вашу країну.

Чи потрібне мені бухгалтерське програмне забезпечення, якщо в мене є бухгалтер?

Вам потрібен інструмент, який фіксує продажі та закупівлі й передає бухгалтеру дані. Для дуже малого бізнесу цим інструментом може бути власна система бухгалтера. Щойно у вас з'являються банківські виписки для звірки, постійні клієнти для виставлення рахунків або необхідність звітувати з ПДВ, ваша власна система почне заощаджувати час вам обом.

Чим насамперед повинен керуватися продавець у сфері e-commerce в ЄС при виборі ПЗ?

Правилами оподаткування ПДВ за країною призначення та типом поставки, а також формуванням звітів OSS та IOSS безпосередньо з рахунків-фактур. Продавці, чий обіг перевищує загальноєвропейський поріг у 10 000 євро, зобов'язані сплачувати ПДВ країни призначення за продажами споживачам, і програма має знати це самостійно, без необхідності нагадувати їй про це в кожному рахунку.

Чи є бухгалтерське програмне забезпечення з відкритим кодом (open-source) гарним вибором для малого бізнесу в ЄС?

Може бути, якщо хтось у команді готовий узяти на себе встановлення, оновлення, модулі локалізації та резервне копіювання. Ліцензія безплатна, але витрачений час – ні. Читайте нашу статтю про безплатне бухгалтерське програмне забезпечення.

Коли продукт з першочерговою орієнтацією на API (API-first) є хибним вибором?

Коли жодна ваша програма не створює транзакції і ніхто в команді не буде звертатися до API. У такому разі краще підійде звичайний додаток для бухгалтерів, а переваги продукту, орієнтованого на API, залишаться невикористаними.

Додаткові матеріали