Importación desde Stripe

Esta guía abarca la importación de archivos de pagos de Stripe mediante una plantilla de importación: qué exportar, cómo configurar la plantilla y qué crea la importación. Los detalles de la API se encuentran en Importaciones de bancos y pagos.

1. Exporte el archivo de pagos desde Stripe

En el panel de control de Stripe, abra Payments → Export, elija el intervalo de fechas, mantenga All columns e incluya las columnas de metadatos que utilice (Stripe exporta cada clave de metadatos como una columna llamada <key> (metadata), por ejemplo, orderNo (metadata)). Descargue el archivo CSV. Las exportaciones tanto en modo activo (live) como de prueba (test) funcionan.

Las filas que no movieron dinero se omiten en la importación: los intentos de pago que fallaron, se cancelaron o aún requieren un método de pago, y los cargos que nunca se cobraron (captured).

2. Cree una cuenta bancaria para Stripe

Cada importación se registra en una cuenta bancaria. En Bank, presione New bank account, elija Type: Stripe (una cuenta de Stripe no tiene IBAN), asígnele un nombre como por ejemplo "Stripe", elija la moneda en la que cobra y su cuenta contable. El saldo de Stripe se comporta como una cuenta bancaria: los cargos ingresan, las comisiones salen y las liquidaciones (payouts) trasladan el saldo a su banco real.

3. Cree la plantilla de importación

En Bank → Import templates, presione New import template, elija el tipo Stripe y asígnele un nombre.

Campos. Cada columna de la exportación de Stripe es una fila. La casilla Required in file indica que la columna debe estar presente en el archivo cargado; un archivo al que le falte una columna obligatoria es rechazado y se muestran los nombres faltantes. Las 19 columnas Card … están desmarcadas por defecto porque Stripe las omite en algunas cuentas.

Cuenta contable. Las filas que transportan dinero (Amount, Fee, Amount Refunded) se pueden asignar a una cuenta contable, ya sea una existente o una nueva creada a partir de la misma fila. Cada movimiento producido a partir de un campo asignado se contabiliza en el momento de la importación: el dinero de entrada debita la cuenta bancaria de Stripe y acredita la cuenta asignada, el dinero de salida hace lo contrario, y la transacción bancaria se marca como conciliada con dicho asiento contable. La configuración habitual es:

Campo	Cuenta	Efecto
Fee	una cuenta de gastos por comisiones de pasarela de pago (6800 en el plan de cuentas estándar)	Cada comisión de Stripe se contabiliza como un gasto
Amount	dejar en "Not posted"	Los cargos quedan abiertos para la conciliación de facturas (consulte el paso 5)
Amount Refunded	dejar en "Not posted"	Los reembolsos se gestionan mediante abonos (notas de crédito) (consulte el paso 5)

Crear clientes faltantes (Create missing customers). Marque esta opción en la fila Customer Email. Por cada correo electrónico en el archivo que aún no tenga un tercero (partner), se crea un cliente: el nombre proviene de Customer Description (el correo electrónico si está vacío) y la dirección de las columnas Card Address … cuando están presentes. Los terceros existentes se reconocen por correo electrónico, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, de modo que no se crea nada por duplicado.

Crear tercero Stripe (Create partner Stripe). Marque esta opción en la fila Fee. La importación crea un tercero proveedor llamado Stripe una sola vez (se reutiliza un tercero existente con ese nombre) y registra cada asiento de comisión en el libro diario con Stripe como tercero, de modo que las contabilizaciones de comisiones muestren a quién se le pagó.

Campos de metadatos (Metadata fields). Agregue una fila por cada clave de metadatos que desee que la importación lea, por ejemplo, orderNo. Se pueden establecer dos indicadores en estas filas:

• Crear o vincular facturas (Create or link invoices): marca la clave que identifica un pedido (paso 5). Solo una fila puede llevar este indicador. Aparece un tipo de IVA para las facturas creadas junto a él, y un Artículo del catálogo (Catalog item) opcional: cuando se selecciona, cada línea de factura que crea la importación hace referencia a ese producto o servicio, por lo que los ingresos se contabilizan en la cuenta del artículo; el texto de la línea sigue proviniendo del cargo.
• Indicador de empresa (Company flag): marca una clave cuyo valor indica que el comprador es una empresa (true, 1, yes, company, business o b2b). Los clientes creados a partir de dichos cargos son terceros de tipo empresa; todos los demás son particulares (persons).

Guarde la plantilla.

4. Importe el archivo

En Bank, elija la cuenta bancaria de Stripe, la plantilla y el archivo, y luego presione Import. El botón muestra un indicador de carga (spinner) hasta que la importación haya finalizado; un archivo grande puede tardar unos minutos porque las facturas se emiten una por una. La línea de resultado informa cuántas transacciones se importaron, cuántas ya existían, cuántos movimientos se contabilizaron y cuántos clientes, facturas y abonos se crearon. Las advertencias enumeran los pedidos que no se pudieron procesar y el motivo.

Volver a importar el mismo archivo es seguro: las transacciones se reconocen por el ID de cargo de Stripe, los clientes por correo electrónico y los pedidos por su valor de metadatos.

5. Qué hace "Crear o vincular facturas" (Create or link invoices)

Los cargos y reembolsos se agrupan por el valor del campo de metadatos elegido (el número de pedido).

• Si ya existe una factura de venta para ese valor (un pedido de venta cuya referencia externa es ese valor, o una factura cuyo número es ese valor), los cargos se concilian con ella como pagos.
• De lo contrario, se crea una factura de venta para el cliente: una línea por cargo, con el texto de la línea del cargo y el importe del cargo como precio con IVA incluido al tipo de IVA de la plantilla, con fecha del primer cargo. Se emite y contabiliza de inmediato, y los cargos se concilian con ella, por lo que aparece como pagada. Se registra un pedido de venta con el canal stripe y el número de pedido, de modo que la próxima importación se vincule en lugar de crear uno nuevo.
• Cada reembolso en el grupo se convierte en un abono (nota de crédito) emitido contra esa factura por el importe reembolsado, y la transacción de reembolso se concilia con él.

Los grupos sin correo electrónico de cliente, con cargos en diferentes monedas o cuya factura existente siga en borrador o ya esté pagada se omiten y se enumeran en las advertencias. Sus transacciones permanecen sin conciliar en Bank → Transactions.

Los números de factura provienen de la serie del año en curso, incluso para los cargos con fecha de años anteriores, de modo que las importaciones históricas no colisionen con los números existentes.

6. Los seis campos opcionales en la parte inferior de la plantilla

La mayoría de las empresas dejan los seis vacíos y la importación funciona exactamente igual. Existen para dos situaciones muy específicas: desea que las autorizaciones de tarjeta se registren como documentos, o recauda dinero que pertenece parcialmente a otra persona.

Por qué los menús desplegables aparecen vacíos

Los tres menús desplegables de "tipo de operación" enumeran los tipos de operación que su empresa ha creado en Account → Operation types. Si no ha creado ninguno, el menú desplegable estará vacío. Eso no es un error; cree primero un tipo de operación o deje el campo vacío.

El menú desplegable Campo de metadatos del prestamista (Lender metadata field) enumera los nombres de las columnas de metadatos que escribió en la lista de Campos de metadatos más arriba en este mismo formulario. Agregue un campo de metadatos allí primero y aparecerá aquí.

Etiqueta de reembolso parcial y Etiqueta de reembolso total (Partial refund label y Full refund label)

Cuando la importación crea un abono para un reembolso, estos campos proporcionan la palabra impresa en la parte superior del PDF de ese abono.

Situación	Palabra utilizada	Valor predeterminado
El reembolso es menor que el total de la factura	Etiqueta de reembolso parcial	DEPOZITAS
El reembolso es igual al total de la factura	Etiqueta de reembolso total	ANULIAVIMAS

Cámbielos solo si su empresa imprime palabras diferentes en dichos documentos. No afectan la numeración ni la contabilidad.

Tipo de operación de autorización (Authorization operation type)

Una autorización de tarjeta es dinero retenido en la tarjeta de un cliente que todavía no ha cobrado. En la exportación de Stripe, estas filas tienen el campo Captured establecido en false. La importación normalmente las ignora, ya que no se ha movido dinero.

Complete este campo y cada una de esas filas se convertirá en un documento de venta emitido, utilizando este tipo de operación y la serie de documentos a la que apunta dicho tipo de operación. Déjelo vacío y esas filas se omitirán, y el resultado de la importación mostrará la advertencia "authorization(s) skipped: template has no authorization operation type".

Si aún no sabe que su negocio debe mostrar las retenciones (reservas) como documentos, déjelo vacío.

Tipo de operación de liquidación, Tipo de operación de comisión y Campo de metadatos del prestamista (Payout operation type, Commission operation type y Lender metadata field)

Omita esta parte por completo a menos que su negocio recaude dinero que pertenece a otra persona (un mercado [marketplace] que paga a los vendedores, o una plataforma que paga a los prestamistas). Una tienda común nunca completa estos campos.

Stripe cuenta esta historia en dos archivos. La exportación de pagos (payments) indica lo que pagó cada cliente. Una exportación de transferencias (transfers) separada indica cuánto de eso envió a la otra parte. La importación necesita ambos para calcular lo que usted se quedó.

En Bank, el formulario de importación muestra un cuadro de archivo Stripe transfers export cuando existe al menos una plantilla de Stripe; elija el archivo de transferencias allí, junto al archivo de pagos. A través de la API, es el campo transfersCsv de bank/statements/import.

Cuando ambos archivos están presentes:

Campo	Qué hace
Tipo de operación de liquidación (Payout operation type)	Para cada transferencia a la otra parte, se escribe un asiento contable por el importe transferido. Las cuentas de débito y crédito provienen de este tipo de operación. Si se deja vacío, el asiento utiliza en su lugar las reglas de contabilización de cuentas a pagar de proveedores y cuentas a pagar de vendedores.
Tipo de operación de comisión (Commission operation type)	La parte que se queda usted, calculada como el importe del cargo menos la comisión de Stripe menos el importe transferido, y escrita solo cuando esto es superior a cero. Las cuentas provienen de este tipo de operación; de lo contrario, de las reglas de contabilización de cuentas a pagar de vendedores e ingresos por comisiones.
Campo de metadatos del prestamista (Lender metadata field)	El nombre de la columna de metadatos de Stripe que contiene a quién se destinó el dinero. Se crea un tercero con ese valor, o se reutiliza si ya existe, y se establece en ambos asientos anteriores. Si se deja vacío, o si hay una fila sin el valor, se genera la advertencia "lender not identified" y el asiento se escribe sin un tercero.

Si ambos campos de tipo de operación están vacíos, no se escriben asientos de transferencia ni de comisión, independientemente de lo demás que esté configurado.

7. Liquidaciones a su banco

La exportación de pagos no tiene filas de liquidación (payouts), por lo que el dinero que Stripe envía a su banco real se contabiliza a partir del informe de liquidaciones. En el panel de control de Stripe, abra Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, descárguelo e impórtelo en Bank → Settlements en su cuenta bancaria real, y luego contabilice cada liquidación.

Para cada línea de liquidación cuyo cargo, comisión o reembolso esta importación ya haya colocado en la cuenta bancaria de Stripe, la contabilización traslada el importe neto de la línea de la cuenta bancaria de Stripe a la cuenta bancaria real. Las comisiones y los pagos de facturas no se contabilizan por segunda vez. Las líneas que Stripe liquidó y que esta importación nunca vio se contabilizan tal como se describe en Importaciones de bancos y pagos.

Cada liquidación muestra Diferencia con los pagos importados (Difference to imported payments): lo que movió la liquidación menos lo que la cuenta bancaria de Stripe contiene por los mismos cargos y reembolsos. Cero significa que la liquidación salda la cuenta de Stripe. Una línea con una diferencia, o con un movimiento en la cuenta de Stripe que aún no se ha contabilizado, se cuenta en Líneas a comprobar (Lines to check). La exportación de pagos solo contiene el total reembolsado por cargo, por lo que todas las líneas de reembolso de un cargo se comparan juntas contra ese total.

Si una liquidación se contabilizó antes de importar el archivo de pagos, la importación omite los cargos, comisiones y reembolsos de dicha liquidación y los menciona en las advertencias.

8. Dónde consultar después

• Bank → Transactions: cada movimiento importado; los conciliados se vinculan a la factura o asiento contable.
• Invoices: facturas y abonos (notas de crédito) creados, con el número de pedido en las notas.
• Partners: clientes creados.
• Ledger → Journal: las contabilizaciones de comisiones, pagos y facturas.

Facturación

Archivos de hasta 10 MB y 50 000 movimientos. Cada 10 movimientos importados cuentan como una solicitud de API.