Mis on maksemeeldetuletus? Maksemeeldetuletuste tasemed, mis panevad arved tegelikult tasuma

Maksemeeldetuletuste süsteem (dunning) on aegunud arvede süstemaatilise sissenõudmise protsess ehk kindel meeldetuletuste jada, millest iga järgmine on eelmisest rangem ja mis käivitub maksetähtaja ületamise päevade, mitte kellegi isikliku pahameele alusel. Mõiste ise on vana (inglise keelest to dun ehk makset nõudma) ja tava veelgi vanem, kuid selle olemasolu põhjus on kaasaegne - enamik arveid tasutakse hilja seetõttu, et keegi ei küsinud, ning graafiku alusel küsimine toob sisse rohkem raha kui juhuslik küsimine.

Väärtus peitub sõnas süstemaatiline. Ad-hoc protsess ajab taga kõige valjemat probleemi, unustab vaiksed ja võimaldab kõigil ebamugavat vestlust vältida.

Miks arveid ei tasuta

Enne eskalatsiooniredeli kavandamist tasub teada, mille vastu te eskalatsiooni rakendate. Viivitatud maksel on neli põhjust ja neist ainult üks on meeldetuletuse probleem:

1. Administratiivne - arvet ei kinnitatud kunagi, see läks valele inimesele või jäi maksekorraldusest välja. See on ülekaalukalt kõige levinum põhjus ja üksainus meeldetuletus lahendab selle.
2. Vaidlusalune - klient ei nõustu summa, tarne või tingimustega. Ükski meeldetuletuste hulk ei aita, siin on vaja lahendust, mitte survet.
3. Tahtlik - klient haldab oma rahavooge tarnijate venitamise arvelt. Eskalatsioon toimib, sest nad seavad prioriteediks selle, kes kõige tugevamini survestab.
4. Maksejõuetu - nad ei saa maksta. Siin on kiirus oluline, sest te konkureerite iga teise võlausaldajaga. See on lootusetute nõuete valdkond.

Hea meeldetuletuste protsess eristab need kiiresti. Selle esimene ülesanne ei ole raha sissenõudmine, vaid välja selgitamine, millisega neist neljast te tegelete.

Neljatasemeline redel

Ajakava eeldab 30-päevaseid maksetingimusi, kohandage need oma ettevõttele sobivaks.

Tase 0 - enne maksetähtaega (5 päeva enne). Viisakas teade „see aegub järgmisel nädalal“. See ei ole meeldetuletus ja see püüab kinni kogu administratiivse kategooria enne, kui see üldse tähtaja ületab. See on jada kõige suurema tootlusega sõnum ja enamik ettevõtteid ei saada seda kunagi.

Tase 1 - vahetult pärast tähtaega (3 kuni 7 päeva pärast). Sõbralik, faktipõhine, eeldab tähelepanematust: arve number, summa, maksetähtaeg, makseandmed ja arve koopia lisas. Ei mingeid ähvardusi, sest midagi pole veel vaja ähvardada.

Tase 2 - kaks kuni kolm nädalat viivituses (21 päeva pärast). Rangem ja konkreetsem. Tuletage tingimusi meelde, küsige otse, kas arvega on probleeme, ja märkige kuupäev, mil makset ootate. Siin tuleb vaidlus välja selgitada - kui kliendil on vastuväiteid, vajate neid praegu, mitte 90. päeval.

Tase 3 - umbes 45 päeva viivituses. Ametlik teade. Esitab tagajärjed selgelt: seadusjärgne viivis, tarnete peatamist ja inkassole suunamist. Sageli esimene sõnum, mida klient tegelikult loeb.

Tase 4 - 60+ päeva. Viimane nõue enne meetmete rakendamist, seejärel tegutsege: kohtuhagi, inkassoettevõte või mahakandmine. Kogu redeli usaldusväärsus sõltub sellest, kas see samm on reaalne. Protsess, mis eskaleerub viimase nõudeni ja ei tee siis midagi, õpetab klientidele täpselt seda, mida teie meeldetuletused väärt on.

Kogu selle protsessi vältel: peatage tarnimine hetkel, mil jätkamine muudab sissenõudlemisprobleemi suuremaks. See on äriotsus, mida finantsosakond peab nõudma, mitte üksi tegema.

Mida seadus teile EL-is annab

Te ei palu pelgalt viisakalt. Äritehingutes viivitatud maksete vastu võitlemise direktiiv 2011/7/EL annab B2B võlausaldajatele pärast maksetähtaja möödumist õiguse nõuda järgmist:

• Seadusjärgne viivis EKP baasperioodi intressimäära pluss vähemalt kaheksa protsendipunkti võrra, ilma et oleks vaja kõigepealt meeldetuletust saata;
• Fikseeritud sissenõudmiskulude hüvitis vähemalt 40 € automaatselt lisaks intressile;
• Hüvitis mõistlike sissenõudmiskulude eest, mis ületavad seda fikseeritud summat.

Vaikimisi maksetähtajad on piiratud (laialt 30 päeva, kokkuleppel pikendatav 60 päevani, pikemad tähtajad ainult juhul, kui see pole ilmselgelt ebaõiglane). Liikmesriigid rakendavad detaile erinevalt, nii et enne summade tsiteerimist kontrollige riiklikku ülevõtmist, kuid õigus ise ei ole miski, mille üle peate tingima, ja selle mainimine 30. päeval on pigem õigustatud kui agressiivne.

Toimiva protsessi kavandamine

• Käivitage tähtaja ületanud päevade, mitte arve kuupäeva alusel. Tingimused on klientidel erinevad; redel peab neid arvesse võtma, vastasel juhul tekitab see asjatut müra.
• Segmenteerige väärtuse ja riski alusel. 90-eurone arve ei vääri telefonikõnet; 9000-eurone arve väärib seda juba teisel tasemel. Nõudke sisse riskipositsiooni, mitte kronoloogia alusel.
• Kõrvaldage vaidlused automaatselt. Vaidlusaluseks märgitud arve peab redelilt eemalduma, vastasel juhul saadate viimase nõude arve kohta, mis on juba teie teada vaidlustatud - see on kiireim viis kliendisuhte hävitamiseks teie enda vea tõttu.
• Saatke kiri konkreetse inimese, mitte süsteemi aadressilt. Vastuste määr noreply@ ja nimelise saatja vahel erineb tohutult ning eesmärk on saada vastus.
• Lisage kõik maksmiseks vajalik. Arve PDF, summa, viitenumber, IBAN. Iga lisasamm tähendab uut nädalat.
• Eskaleerige kanalit, mitte ainult tooni. E-post -> e-post ja telefon -> kiri. Telefonikõne teisel tasemel toimib paremini kui kolm täiendavat e-kirja.

Juhtimine pearaamatu kaudu

Maksemeeldetuletusi pole Nordletis praegu rakendatud - ülaltoodud automatiseeritud redel on plaanitav funktsioon ja see artikkel kirjeldab pigem praktikat kui valmis toodet. Selle selge esitamine on olulisem kui vastupidise vihjamine.

Praegu on olemas andmed, millel protsess põhineb:

• POST /v1/reports/debt-aging { side: 'receivables' } - partneripõhised vanusegrupid (kehtiv, 1–30, 31–60, 61–90, üle 90 päeva), mis vastavad otse redeli tasemetele; vt vananemisaruanded.
• POST /v1/sales/invoices/list filtreerituna maksekiatuse järgi - lahtised nõuded koos maksetähtaegadega.
• Veebisündmus sale_invoice.paid - et oma meeldetuletusloogikat käitav platvorm teaks kohe, millal nõudmine lõpetada, mis ongi aspekt, mida enamik kodumaiseid teostusi valesti teeb.
• POST /v1/sales/invoices/send - arve PDF-i saatmine kliendile e-postiga.

Teisisõnu, platvorm saab täna API peale redeli rakendada, reageerides sündmustele, mitte päringute tegemisele (polling), ning plaanib Nordlet lisada just ajastamiskihi.

FAQ

Mida tähendab dunning raamatupidamises?

Süstemaatiline protsess aegunud arvete menetlemiseks eskaleeruvate meeldetuletuste kaudu - kindel jada, mis käivitub maksetähtaja ületanud päevade, mitte juhusliku nõudmise alusel. „Maksemeeldetuletus“ kirjeldab üksikuid sõnumeid selles jadas.

Mitu maksemeeldetuletust tuleks saata?

Kolm kuni neli taset katab enamiku ettevõtteid: tähtaegne viisakusteade, sõbralik meeldetuletus, kindel meeldetuletus vaidluste tuvastamiseks ja ametlik viimane nõue. Rohkem tasemeid lükkab edasi hetke, mil te tegutsete, mis nõrgestab kogu protsessi.

Kas ma saan EL-is viivitatud maksetelt intressi nõuda?

B2B tehingute puhul jah - direktiiv 2011/7/EL annab võlausaldajatele õiguse nõuda seadusjärgset viivist (EKP baasperioodi intressimäär pluss vähemalt kaheksa punkti) ja fikseeritud sissenõudmiskulude hüvitist vähemalt 40 € ulatuses, ilma et eelnev meeldetuletus oleks nõutav. Riiklikud rakendused on erinevad, seega kontrollige kohalikke reegleid enne konkreetsete summade esitamist kliendile.

Millal peaks meeldetuletuste saatmise lõpetama ja sissenõudmisega alustama?

Kui redel on ammendatud ja klient pole ei maksnud ega suhelnud - tavaliselt umbes 60–90 päeva pärast tähtaega. Otsus tehakse kaasatuse, mitte ainult vanuse alusel: maksegraafikut arutav klient liigub edasi, samas kui vaikiv klient 60. päeval paraneb harva viienda e-kirja peale.

Kas meeldetuletuste saatmine mõjutab raamatupidamist?

Ei. Meeldetuletused ei muuda nõuet, tulu ega käibemaksu - need on suhtlus. See, mis kontosid muudab, on lootusetute nõuete eraldis või lõpuks mahakandmine; mõlemat käsitletakse lootusetute nõuete peatükis.