Mitä on dunning? Maksumuistutustasot, joilla laskut saadaan todella maksettua

Dunning (maksumuistutusprosessi) tarkoittaa järjestelmällistä erääntyneiden laskujen perintää: ennalta määritettyä muistutusten sarjaa, jossa viestit tiukkenevat vaihe vaiheelta sen mukaan, kuinka monta päivää maksu on myöhässä, sen sijaan että reagoitaisiin tunteiden pohjalta. Termi on vanha (englannin sanasta to dun, vaatia maksua) ja käytäntö vielä vanhempi, mutta olemassaolonsa syy on nykyaikainen - useimmat laskut maksetaan myöhässä siksi, että kukaan ei ole pyytänyt maksua, ja aikataulun mukaan pyytäminen kerää enemmän rahaa kuin satunnainen muistuttaminen.

Arvo syntyy nimenomaan järjestelmällisyydestä. Tapauskohtaisessa prosessissa jahdataan äänekkäimmät ongelmat, unohdetaan hiljaiset tapaukset ja annetaan kaikkien välttää kiusalliset keskustelut.

Miksi laskut jäävät maksamatta

Ennen perintäportaiden suunnittelua kannattaa tietää, mitä vastaan olet oikeastaan toimimassa. Myöhästyneellä maksulla on neljä syytä, ja vain yksi niistä liittyy muistutusten puutteeseen:

1. Hallinnollinen syy - laskua ei ole koskaan hyväksytty, se meni väärälle henkilölle tai ohi maksuajon. Ylivoimaisesti yleisin syy, jonka yksi muistutus korjaa.
2. Erimielisyys - asiakas on eri mieltä summasta, toimituksesta tai ehdoista. Mikään määrä muistutuksia ei auta; tämä vaatii ratkaisun, ei painostusta.
3. Tahallisuus - asiakas hallitse omaa kassavirtaansa venyttämällä toimittajamaksuja. Eskalointi eli portaikko toimii, koska he priorisoimivat sen, joka painostaa eniten.
4. Maksukyvyttömyys - he eivät kykene maksamaan. Tässä nopeus on valttia, sillä kilpailet jokaisen muun velkojan kanssa. Tämä kuuluu luottotappioiden piiriin.

Hyvä perintäprosessi erottelee nämä nopeasti. Sen ensisijainen tehtävä ei ole periä rahaa, vaan selvittää, kenen kanssa neljästä ryhmästä olet tekemisissä.

Nelitasoinen malli

Aikataulut olettavat 30 päivän maksuehdon; säädä niitä omien ehtojesi mukaan.

Taso 0 - Ennen eräpäivää (5 päivää ennen). Koelias viesti tyyliin "tämä erääntyy ensi viikolla". Ei ole varsinainen muistutus, ja se kattaa koko hallinnollisen ryhmän ennen kuin lasku edes ehtii erääntyä. Sarjan tuottoisin yksittäinen viesti, jota useimmat yritykset eivät koskaan lähetä.

Taso 1 - Heti eräpäivän jälkeen (3–7 päivää myöhässä). Ystävällinen, toteava viesti, joka olettaa kyseessä olevan unohdus: laskun numero, summa, eräpäivä, maksutiedot ja liitteenä oleva lasku. Ei uhkauksia, koska mitään uhattavaa ei vielä ole.

Taso 2 - Kaksi tai kolme viikkoa myöhässä (21 päivää myöhässä). Tiukempi ja yksityiskohtaisempi. Palauta ehdot mieliin, kysy suoraan, onko laskussa ongelmia, ja ilmoita päivämäärä, johon mennessä odotat maksua. Tässä vaiheessa mahdolliset erimielisyydet on kaivettava esiin - jos asiakkaalla on vastustettavaa, tarvitset tiedon nyt, et 90 päivän kuluttua.

Taso 3 - Noin 45 päivää myöhässä. Virallinen huomautus. Ilmoittaa seuraukset selvästi: lakisääteinen viivästyskorko, toimitusten keskeyttäminen ja siirto perintätoimistolle. Usein ensimmäinen viesti, jonka joku asiakasorganisaatiossa todella lukee.

Taso 4 - Yli 60 päivää myöhässä. Viimeinen vaatimus ennen toimia, minkä jälkeen toimitaan: oikeustoimet, perintätoimisto tai kirjaus luottotappioiksi. Koko prosessin uskottavuus perustuu sille, että tämä vaihe on todellinen. Prosessi, joka eskaloituu viimeiseen vaatimukseen eikä sitten tee mitään, opettaa asiakkaille tarkalleen, mitä muistutuksenne ovat arvoisia.

Kaiken kaikkiaan: lopeta toimitukset siinä vaiheessa, kun jatkaminen muuttaa maksuvaikeudet suuremmaksi ongelmaksi. Tämä on kaupallinen päätös, joka taloushallinnon tulisi vaatia eikä tehdä yksinään.

Mitä laki antaa sinulle EU:ssa

Et vain pyydä kohteliaasti. Kaupallisissa toimenpiteissä esiintyvien viivästyneiden maksujen torjumisesta annettu direktiivi 2011/7/EU antaa B2B-velkojille oikeuden heti maksun eräännyttyä seuraaviin:

• Lakisääteinen viivästyskorko EKP:n viitekoron ja vähintään kahdeksan prosenttiyksikön summan mukaan ilman tarvetta lähettää ensin muistutusta;
• Kiinteä vähintään 40 euron perintäkulukorvaus automaattisesti koron lisäksi;
• Korvaus kohtuullisista perintäkuluista, jotka ylittävät kyseisen kiinteän summan.

Oletusmaksukaudet on katettu (pääsääntöisesti 30 päivää, pidennettävissä 60 päivään sopimuksella, ja pidemmät ehdot vain silloin, kun ne eivät ole törkeän kohtuuttomia). Jäsenvaltiot panevat yksityiskohdat täytäntöön eri tavoin, joten tarkista kansallinen lainsäädäntö ennen lukujen mainitsemista - mutta itse oikeus ei ole asia, josta sinun tarvitse neuvotella, ja sen mainitseminen tasolla 3 on perusteltua eikä aggressiivista.

Toimivan prosessin suunnittelu

• Laukaise muistutus myöhässä olevien päivien, ei laskupäivän perusteella. Maksuehdot vaihtelevat asiakaskohtaisesti; portaiden on otettava ne huomioon, tai muuten prosessi tuottaa turhaa melua.
• Segmentoi arvon ja riskin mukaan. 90 euron lasku ei ansaitse puhelua; 9 000 euron lasku ansaitsee sen tasolla 2. Peri saatavia riskialttiuden, älä kronologian mukaan.
• Poista kiistatut laskut automaattisesti. Riitautetuksi merkityn laskun on pudottava pois portaista, tai muuten lähetät viimeisen vaatimuksen laskusta, jonka tiedät jo olevan riitautettu - varmin tapa tuhota asiakassuhde oman virheen vuoksi.
• Lähetä viesti ihmiseltä, älä järjestelmäosoitteesta. Vastausprosentit eroavat valtavasti osoitteen noreply@ ja nimetyn lähettäjän välillä, ja tavoitteena on vastaus.
• Sisällytä kaikki maksamiseen tarvittava. Laskun PDF-tiedosto, summa, viite, IBAN. Jokainen ylimääräinen vaihe tarkoittaa uutta viikkoa.
• Eskaloi kanavaa, älä pelkkää sävyä. Sähköposti -> sähköposti ja puhelin -> kirje. Puhelu tasolla 2 tuottaa paremman tuloksen kuin kolme uutta sähköpostia.

Prosessin pyörittäminen kirjanpidosta käsin

Maksumuistutuksia ei ole tällä hetkellä toteutettu Nordletissa - edellä kuvattu automatisoitu portaikko on suunnitteilla oleva ominaisuus, ja tämä artikkeli kuvaa toimintatapaa eikä vielä valmista tuotetta. Tämän asian toteuttaminen avoimesti on tärkeämpää kuin sen vihjaileminen, että ominaisuus olisi jo olemassa.

Se, mikä on olemassa nyt, on data, jolla prosessi pyörii:

• POST /v1/reports/debt-aging { side: 'receivables' } - kumppanikohtaiset ikäjakaumat (avoimet, 1–30, 31–60, 61–90, yli 90 päivää), jotka vastaavat suoraan portaan tasoja; katso ikääntymisraportit.
• POST /v1/sales/invoices/list suodatettuna maksutilan mukaan - itse avoimet erät eräpäivineen.
• sale_invoice.paid -verkkopalvelintapahtuma (webhook) - jotta omaa muistutuslogiikkaansa pyörittävä alusta tietää heti, milloin perintä pitää lopettaa, minkä moni itse tehty toteutus tekee väärin.
• POST /v1/sales/invoices/send - laskun PDF-tiedoston lähettäminen asiakkaalle sähköpostitse.

Toisin sanoen alusta voi toteuttaa portaat API:n päälle jo nyt reagoimalla tapahtumiin sen sijaan, että se kyselisi tietoja jatkuvasti, ja ajoituskerros on se, jonka Nordlet aikoo lisätä.

FAQ

Mitä dunning tarkoittaa kirjanpidossa?

Järjestelmällistä prosessia, jossa erääntyneitä laskuja peritään eskaloituvien muistutusten avulla - määritettyä sarjaa, joka käynnistyy eräpäivän ylittäneiden päivien perusteella satunnaisen perinnän sijasta. "Maksumuistutuskirje" ja "maksumuistutus" kuvaavat kyseisen sarjan yksittäisiä viestejä.

Montako maksumuistutusta tulisi lähettää?

Kolme tai neljä tasoa kattaa useimmat yritykset: ennakkoon lähetettävä huomautus, ystävällinen muistutus, tiukka muistutus, joka paljastaa riidat, sekä virallinen viimeinen vaatimus. Useammat tasot vain viivästyttävät hetkeä, jolloin ryhdyt toimiin, mikä heikentää koko prosessia.

Voinko periä viivästyskorkoa myöhästyneistä maksuista EU:ssa?

B2B-liiketoiminnassa kyllä - direktiivi 2011/7/EU antaa velkojille oikeuden lakisääteiseen viivästyskorkoon (EKP:n viitekorko plus vähintään kahdeksan prosenttiyksikköä) ja kiinteään vähintään 40 euron perintäkulukorvaukseen ilman ennalta lähetettävää muistutusta. Kansalliset toteutukset vaihtelevat, joten tarkista paikalliset säännöt ennen tiettyjen lukujen mainitsemista asiakkaalle.

Milloin muistuttaminen pitää lopettaa ja perintä aloittaa?

Kun portaat on käyty läpi eikä asiakas ole maksanut tai reagoinut - tyypillisesti noin 60–90 päivää eräpäivän jälkeen. Päätöspisteenä on reagointi, ei pelkkä ikä: maksusuunnitelmasta neuvotteleva asiakas etenee asiassa, kun taas hiljainen asiakas 60. päivänä harvemmin parantaa tapojaan viidennellä sähköpostilla.

Vaikuttaako muistutusten lähettäminen kirjanpitoon?

Ei. Muistutukset eivät muuta myyntisaamista, liikevaihtoa tai arvonlisäveroa - ne ovat viestintää. Se, mikä muuttaa tilejä, on luottotappiovaraus tai lopulta luottotappion kirjaaminen; molemmat käsitellään luottotappioiden kohdalla.