Che cos'è il dunning? I livelli di sollecito di pagamento che portano davvero a incassare le fatture

Il dunning è il processo sistematico di riscossione delle fatture scadute: una sequenza definita di solleciti, ciascuno più rigoroso del precedente, attivata in base ai giorni di ritardo di un pagamento piuttosto che al livello di irritazione del momento. Il termine è antico (dal verbo inglese to dun, richiedere il pagamento) e la pratica è ancora più antica, ma la ragione della sua esistenza è moderna: la maggior parte delle fatture viene pagata in ritardo semplicemente perché nessuno ne ha fatto richiesta, e richiederle secondo una pianificazione temporale permette di incassare più denaro rispetto a farlo in modo estemporaneo.

Il valore risiede proprio nella parte sistematica. Un processo estemporaneo rincorre il problema più rumoroso, dimentica quelli silenziosi e permette a tutti di evitare la conversazione imbarazzante.

Perché le fatture rimangono non pagate

Prima di progettare una scala di escalation, vale la pena comprendere contro cosa state effettuando l'escalation. I ritardi di pagamento hanno quattro cause, e solo una di queste rappresenta un problema di sollecito:

1. Amministrativa - la fattura non è mai stata approvata, è stata inviata alla persona sbagliata o ha perso il ciclo di pagamento (payment run). È di gran lunga la causa più comune, e un singolo sollecito la risolve.
2. Contestata - il cliente non concorda con l'importo, la fornitura o le condizioni. Nessuna quantità di solleciti servirà; questa situazione richiede una risoluzione, non pressione.
3. Deliberata - il cliente gestisce la propria liquidità tirando lungo con i fornitori. L'escalation funziona, perché tali soggetti danno priorità a chi preme di più.
4. Insolvenza - il cliente non può pagare. In questo caso la velocità è fondamentale, poiché state competendo con ogni altro creditore. Questo è il terreno dei crediti inesigibili (bad debt).

Un buon processo di dunning separa rapidamente queste casistiche. Il suo primo compito non è riscuotere, bensì scoprire con quale delle quattro vi state confrontando.

Una scala a quattro livelli

Le tempistiche presuppongono termini a 30 giorni; adeguatele alle vostre esigenze.

Livello 0 - Prima della scadenza (giorno −5). Una cortese nota del tipo "questa scadenza è prevista per la settimana prossima". Non è un sollecito e intercetta l'intera categoria amministrativa prima ancora che la fattura diventi scaduta. È il messaggio a più alto rendimento dell'intera sequenza, e la maggior parte delle aziende non lo invia mai.

Livello 1 - Subito dopo la scadenza (dal giorno +3 al +7). Amichevole, fattuale, presuppone una mera dimenticanza: numero di fattura, importo, data di scadenza, coordinate di pagamento e copia della fattura in allegato. Nessuna minaccia, poiché non c'è ancora nulla da minacciare.

Livello 2 - Da due a tre settimane di ritardo (giorno +21). Più fermo e specifico. Ribadite i termini, chiedete direttamente se vi sia un problema con la fattura e indicate una data entro cui vi aspettate il pagamento. È qui che un'eventuale contestazione deve emergere allo scoperto: se il cliente ha un'obiezione, vi serve adesso, non al novantesimo giorno.

Livello 3 - Intorno a 45 giorni di ritardo. Avviso formale. Esplicita chiaramente le conseguenze: interessi di mora legali, blocco delle forniture e deferimento al servizio di recupero crediti. Spesso è il primo messaggio che una persona fisica presso il cliente legge effettivamente.

Livello 4 - Oltre 60 giorni. Ultima richiesta prima di procedere per vie legali, seguita dall'azione concreta: azione legale, agenzia di recupero crediti o svalutazione. La credibilità dell'intera scala si fonda sulla concretezza di questo passaggio. Un processo che arriva a un'ultima richiesta per poi non fare nulla insegna esattamente ai clienti quanto valgono i vostri solleciti.

In tutto questo: interrompete le forniture nel momento in cui il loro proseguimento trasforma un problema di riscossione in uno più grave. Si tratta di una decisione commerciale che la funzione finanziaria dovrebbe imporre, non prendere da sola.

Cosa vi riconosce la legge nell'Unione Europea

Non state semplicemente chiedendo un favore con cortesia. La Direttiva 2011/7/UE sulla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali riconosce ai creditori B2B, una volta che il pagamento è scaduto:

• Interessi legali di mora calcolati al tasso di riferimento della BCE maggiorato di almeno otto punti percentuali, senza che sia necessario inviare preventivamente un sollecito;
• Una somma fissa di recupero di almeno 40 €, in via automatica, oltre agli interessi;
• Il risarcimento dei costi ragionevoli di recupero sostenuti oltre tale somma fissa.

I termini di pagamento predefiniti sono limitati (in linea generale 30 giorni, estendibili a 60 per accordo tra le parti, ammettendo termini più lunghi solo laddove non risultino gravemente iniqui). Gli Stati membri recepiscono i dettagli in modo diverso, quindi verificate il recepimento nazionale prima di citare cifre specifiche, ma il diritto in sé non è oggetto di negoziazione e menzionarlo al livello 3 è legittimo anziché aggressivo.

Progettare un processo che funzioni

• Attivate i solleciti in base ai giorni di ritardo, mai alla data della fattura. Le condizioni differiscono da cliente a cliente; la scala deve rispettarle, altrimenti genererà solo confusione.
• Segmentate per valore e rischio. Una fattura da 90 € non merita una telefonata; una da 9.000 € la richiede già al livello 2. Eseguite i solleciti in base all'esposizione, non alla cronologia.
• Escludete automaticamente le fatture contestate. Una fattura contrassegnata come contestata deve uscire dalla scala, altrimenti invierete un'ultima richiesta per una fattura che sapete già essere oggetto di controversia: il modo più rapido per distruggere una relazione commerciale a causa di un vostro errore.
• Inviate i messaggi da una persona fisica, non da un indirizzo di sistema. I tassi di risposta variano enormemente tra un indirizzo noreply@ e un mittente nominale, e l'obiettivo è ottenere una risposta.
• Includete tutto il necessario per pagare. PDF della fattura, importo, causale, IBAN. Ogni passaggio supplementare aggiunge un'altra settimana di ritardo.
• Fate un'escalation del canale, non solo del tono. Email -> email più telefono -> lettera raccomandata. Una telefonata al livello 2 produce risultati di gran lunga superiori ad altre tre email.

Gestione direttamente dal mastro

I solleciti di pagamento non sono attualmente implementati in Nordlet: la scala automatizzata descritta in precedenza è una funzionalità pianificata, e questo articolo descrive la pratica piuttosto che un prodotto già rilasciato. Dichiararlo apertamente è più importante che lasciar intendere il contrario.

Ciò che esiste già sono i dati su cui il processo si fonda:

• POST /v1/reports/debt-aging { side: 'receivables' } - scadenze per partner (correnti, 1–30, 31–60, 61–90, oltre 90 giorni) che si mappano direttamente sui livelli della scala; si veda la sezione report di anzianità dei crediti.
• POST /v1/sales/invoices/list filtrato per stato di pagamento - le singole partite aperte, complete di date di scadenza.
• L'evento webhook sale_invoice.paid - che consente a una piattaforma che gestisce autonomamente la propria logica di sollecito di sapere immediatamente quando interrompere l'azione di recupero, ovvero l'aspetto che la maggior parte delle implementazioni fatte in casa sbaglia.
• POST /v1/sales/invoices/send - per l'invio via email del PDF della fattura al cliente.

In altre parole, una piattaforma può implementare la scala basandosi sulle API odierne reagendo agli eventi anziché tramite polling, mentre il livello di schedulazione è ciò che Nordlet prevede di aggiungere.

FAQ

Che cosa significa dunning nella contabilità?

È il processo sistematico di riscossione delle fatture scadute mediante solleciti a escalation progressiva: una sequenza definita attivata dai giorni di ritardo rispetto alla scadenza, anziché un recupero estemporaneo. I termini "lettera di sollecito" (dunning letter) e "sollecito di pagamento" descrivono i singoli messaggi all'interno di tale sequenza.

Quanti solleciti di pagamento dovrebbero essere inviati?

Da tre a quattro livelli coprono la maggior parte delle esigenze aziendali: una nota di cortesia pre-scadenza, un sollecito amichevole, uno fermo che faccia emergere eventuali contestazioni e un'ultima richiesta formale. Un numero maggiore di livelli finisce principalmente per ritardare il momento in cui si passa all'azione, indebolendo l'intero processo.

Posso applicare interessi sui pagamenti in ritardo nell'Unione Europea?

Per le transazioni B2B, sì: la Direttiva 2011/7/UE riconosce ai creditori il diritto agli interessi legali di mora (tasso di riferimento della BCE maggiorato di almeno otto punti) e a una somma fissa di recupero di almeno 40 €, senza che sia richiesto un sollecito preventivo. Le normative nazionali di recepimento variano, pertanto è opportuno verificare le regole locali prima di comunicare cifre specifiche a un cliente.

Quando si dovrebbe interrompere il dunning e avviare il recupero crediti?

Quando la scala è esaurita e il cliente non ha né pagato né dato riscontro, solitamente intorno ai 60–90 giorni di scadenza. Il discrimine è rappresentato dal livello di interlocuzione, non solo dall'anzianità del credito: un cliente che discute un piano di rientro sta progredendo, mentre uno che rimane in silenzio al sessantesimo giorno difficilmente migliorerà la situazione a seguito di una quinta email.

L'invio di solleciti influisce sulla contabilità?

No. I solleciti non modificano il credito, i ricavi o l'IVA: si tratta di mere comunicazioni. Ciò che modifica i conti è un fondo svalutazione crediti (provision for doubtful debts) o, in ultima istanza, lo storno (write-off); entrambi gli argomenti sono trattati nella sezione sui crediti inesigibili.