Hvað er innheimta og áminningaferli? Greiðsluáskoranir sem skila innheimtu reikninga

Innheimta er kerfisbundið ferli við að innheimta gjaldfallaða reikninga: skilgreind röð áminninga, þar sem hver um sig er þyngri í vptum en sú fyrri, sem ræsast út frá því hversu lengi greiðslan hefur dregist í stað þess að fara eftir því hversu pirraður einhver er. Hugtakið er gamalt og starfsemin enn eldri, en ástæðan fyrir því að það er til staðar er nútímaleg - flestir reikningar eru greiddir of sent vegna þess að enginn bað um það, og að biðja um greiðslu samkvæmt áætlun skilar meiri peningum en að biðja um hana af handahófi.

Gildið felst í kerfisbundna þættinum. Handahófskennt ferli eltir uppi stærsta vandamálið, gleymir þeim þögulu og leyfir öllum að komast hjá vandræðalegu samtalinu.

Af hverju reikningar eru greiddir of sent

Áður en stigskipting er hönnuð er gott að vita við hvað er verið að glíma. Seinkun á greiðslu á fjórar orsökum og aðeins ein þeirra tengist áminningum:

1. Stjórnsýslulegar ástæður - reikningurinn var aldrei samþykktur, fór til rangfns aðila eða missti af greiðslutímabili. Langalgengasta ástæðan og ein áminning leysir málið.
2. Ágreiningur - viðskiptavinurinn er óánægður með upphæðina, afhendinguna eða skilmálana. Enginn fjöldi áminninga hjálpar; þetta kallar á lausn, ekki þrýsting.
3. Meðvituð seinkun - viðskiptavinurinn stýrir eigin sjóðstreymi með því að tefja greiðslur til birgja. Stigskipting virkar því þeir setja þann aðila í fyrsta sæti sem þrýstir fastast.
4. Gjaldfall / þrot - þeir geta ekki borgað. Hraði skiptir máli hér því þú ert í samkeppni við alla aðra lánadrottna. Þetta er svið tapaðra krafna.

Gott innheimtuferli skilur þetta að fljótt. Fyrsta verkefni þess er ekki að innheimta heldur að komast að því hvoru af tvennu þú ert að glíma við.

Fjögurra þrepa stigskipting

Tímasetningar miðast við 30 daga greiðslufrest; aðlagið að ykkar skilmálum.

Þrep 0 - Fyrir gjalddaga (dagur −5). Kurteis áminning þess eðlis að „þetta gjaldfaller í næstu viku“. Ekki áminning í hefðbundnum skilningi og hún grípur alla stjórnsýslufyrirkomulagið áður en það verður yfirleitt gjaldfallið. Skilaboðin sem skila mestu í öllu ferlinu og flest fyrirtæki senda þau aldrei.

Þrep 1 - Strax eftir gjalddaga (dagur +3 til +7). Vinaleg, málefnaleg og gerir ráð fyrir yfirsjón: reikningsnúmer, upphæð, gjalddagi, greiðsluupplýsingar og afrit af reikningnum fylgir með. Engin hótun þar sem það er ekkert til að hóta vegna enn þá.

Þrep 2 - Tveimur til þremur vikum eftir gjalddaga (dagur +21). Þyngri og nákvæmari. Rifjið upp skilmálana, spyrjið beint hvort vandamál sé með reikninginn og gefið upp dagsetningu sem þið búist við greiðslu á. Hér þarf að uppgötva ágreining - ef viðskiptavinurinn hefur athugasemd þá þurfið þið hana núna en ekki á degi 90.

Þrep 3 - Um 45 dögum eftir gjalddaga. Formleg tilkynning. Tilgreinir afleiðingar skýrt: lögbundna dráttarvexti, stöðvun afhendingar og sendingu til innheimtustofnunar. Oft fyrstu skilaboðin sem raunverulegur einstaklingur hjá viðskiptavininum les.

Þrep 4 - 60+ dagar. Lokakrafa áður en gripið er til aðgerða, og látið það eftir það verða að veruleika: lagaleg krafa, innheimtustofnun eða afskrift. Trúverðugleiki alls ferlisins hvílir á því að þetta skref sé raunverulegt. Ferli sem stigmagnast í lokakröfu en gerir svo ekkert kennir viðskiptavinum nákvæmlega hvers virði áminningar ykkar eru.

Í öllu þessu gildir: hættið að afhenda vörur/þjónustu á þeim punkti þegar áframhaldandi viðskipti breyta innheimtuvandamáli í stærra vandamál. Það er viðskiptaleg ákvörðun sem fjármáladeildin ætti að knýja fram, ekki taka ein ákvarðanir um.

Hvað lögin veita ykkur í ESB

Þið eruð ekki eingöngu að biðja kurteislega. Tilskipun 2011/7/ESB um baráttu gegn vanskilum í viðskiptatengslum veitir B2B lánadrottnum, þegar greiðsla er gjaldföllin:

• Lögbundna vexti miðað við viðmiðunarvext Seðlabanka Evrópu að viðbættum að minnsta kosti átta prósentum, án þess að þörf sé á að senda áminningu fyrst;
• Fast innheimtugjald að lágmarki 40 evrur, sjálfkrafa, til viðbótar við vexti;
• Bætur for innan ramma sanngjarnan kostnað við innheimtu umfram þá föstu upphæð.

Sjálfgefnir greiðslutímar eru takmarkaðir (almennt 30 dagar, hægt að framlengja í 60 daga með samkomulagi, og lengri frestir eingöngu þegar það er ekki gróflega óréttlætt). Aðildarríki útfæra smáatriðin á mismunandi hátt svo kannið landsbundna innleiðingu áður en tölur eru gefnar upp - en rétturinn sjálfur er ekki eitthvað sem þið þurfið að semja um, og að nefna hann á þrepi 3 er lögmætt frekar en árásargjarnt.

Að hanna ferli sem virkar

• Ræsið út frá dögum í vanskilum, aldrei frá útgáfudegi reiknings. Skilmálar eru mismunandi eftir viðskiptavinum; ferlið verður að virða það eða það skapar aðeins hávaða.
• Flokkið eftir upphæð og áhættu. Reikningur upp á 90 evrur verðskuldar ekki símtal; reikningur upp á 9.000 evrur verðskuldar símtal á þrepi 2. Innheimtið eftir áhættu, ekki tímaröð.
• Eyðið ágreiningi sjálfkrafa út. Reikningur sem hefur verið merktur sem ágreiningsefni verður að detta út úr ferlinu, annars sendið þið lokakröfu um reikning sem þið vitið nú þegar að er í deilu - fljótlegasta leiðin til að eyðileggja viðskiptasamband vegna ykkar eigin mistaka.
• Sendið frá einstaklingi, ekki úr kerfisnetvangi. Svörunarmunurinn er gríðarlegur á milli noreply@ og nafngreinds sendanda, og markmiðið er svar.
• Hafðu allt sem þarf til að borga með. PDF reikningur, upphæð, tilvísun, IBAN. Hvert aukaskref er ein vika í viðbót.
• Stigstýrið samskiptaleiðinni, ekki bara tóninum. Tölvupóstur -> tölvupóstur auk símtals -> bréf. Símtal á þrepi 2 skilar betri árangri en þrír tölvupóstar til viðbótar.

Rekstur ferlisins úr fjárhagsbókinni

Greiðsluáminningar eru ekki útfærðar í Nordlet í dag - sjálfvirka stigskiptingakerfið hér að ofan er skipulagður eiginleiki og þessi grein lýsir framkvæmdinni frekar en vöru sem komin er á markað. Það að taka það fram skýrt skiptir meira máli en gefa annað í skyn.

Það sem er til staðar núna eru gögnin sem ferlið byggir á:

• POST /v1/reports/debt-aging { side: 'receivables' } - aldursgreining eftir viðskiptavinum (current, 1–30, 31–60, 61–90, over 90) sem passa beint við þrepin; sjá aldursgreiningarskýrslur.
• POST /v1/sales/invoices/list síað eftir greiðslustöðu - opnu kröfurnar sjálfar með gjalddögum.
• Vefboðaviðburðurinn sale_invoice.paid - þannig að kerfi sem rekur eigin áminningarvirkni veit strax hvenær á að hætta að innheimta, sem er það atriði sem flest sjálfsmíðuð kerfi gera rangt.
• POST /v1/sales/invoices/send - að senda PDF reikning í tölvupósti til viðskiptavinarins.

Með öðrum orðum, kerfi getur útfært stigskiptinguna ofan á API í dag með því að bregðast við atburðum í stað þess að sækja upplýsingar stöðugt (polling), og tímasetningarlagið er það sem Nordlet hyggst bæta við.

FAQ

Hvað þýðir innheimta (dunning) í bókhaldi?

Kerfisbundið ferli við að fylgja eftir gjaldföllnum reikningum með vaxandi áminningum - skilgreind röð sem ræsist út frá dögum í vanskilum í stað þess að fylgja eftir af handahófi. „Innheimtubréf“ og „greiðsluáminning“ lýsa einstökum skilaboðum í þeirri röð.

Hve margar greiðsluáminningar ætti að senda?

Þrjú til fjögur þrep duga fyrir flest fyrirtæki: kurteis áminning fyrir gjalddaga, vinaleg áminning, föst áminning sem greinir ágreining og formleg lokakrafa. Fleiri þrep tefja aðallega þann punkt þar sem þið grípið til aðgerða, sem veikir allt ferlið.

Get ég innheimt vexti vegna vanskilareikninga í ESB?

Fyrir B2B viðskipti, já - tilskipun 2011/7/ESB veitir lánadrottnum rétt til lögbundinna vaxta (viðmiðunarvextir Seðlabanka Evrópu plús að minnsta kosti átta prósentustig) og fasts innheimtugjalds að lágmarki 40 evrur, án þess að krafist sé fyrri áminningar. Landsbundin útfærsla er breytileg, svo staðfestið staðbundnar reglur áður en sérstakar tölur eru gefnar upp við viðskiptavin.

Hvenær á innheimtuferli að hætta og lögfræðileg innheimta að hefjast?

Þegar þrepin eru kláruð og viðskiptavinurinn hefur hvorki borgað né svarað - venjulega um 60–90 dögum eftir gjalddaga. Ákvörðunarstaðurinn er samskipti, ekki eingöngu aldur kröfunnar: viðskiptavinur sem ræðir um greiðsluáætlun er á réttri leið, á meðan sá þöguli á degi 60 batnar sjaldan við fimmta tölvupóstinn.

Hefur sending áminninga áhrif á bókhaldið?

Nei. Áminningar breyta ekki kröfunni, tekjunum eða virðisaukaskattinum - þetta eru samskipti. Það sem breytir bókhaldinu er niðurfærsla á viðskiptakröfum vegna óvissra eigna, eða að lokum afskrift; hvort tveggja er fjallað um í töpuðum kröfum.