Mis on proovibilanss? Mida see tuvastab ja mida mitte

Proovibilanss on pearaamatu kõigi kontode loend koos nende praeguse saldoga, kus deebetsaldod on ühes ja kreeditsaldod teises veerus. Need kaks veergu peavad andma kokku sama summa, sest kahekordse kirjendamise korral on igal tehingul võrdsed deebet- ja kreeditkanded, mistõttu peavad ka nende kontode summad olema võrdsed. See on sild töötlemata pearamatu ja finantsaruannete vahel: bilanss ja kasumiaruanne on proovibilansi kontod, mis on paigutatud seadusest tulenevatesse vormidesse.

Kuidas see välja näeb

Väike ettevõte aasta keskel, eurodes, Leedu kontoplaani koodidega:

Konto	Deebet	Kreedit
1220 Masinad ja seadmed	24 000
1229 Kogunenud kulum		6 000
2040 Müügiks ostetud kaubad	12 500
2410 Nõuded ostjate vastu	9 300
2710 Pank	6 200
3010 Aktsiakapital		2 500
3410 Eelmiste perioodide jaotamata kasum		9 900
4010 Pikaajalised laenud		12 000
4430 Võlad tarnijatele		8 400
4492 Käibemaksukohustus		2 100
5001 Teenuste müügitulu		38 000
6204 Palgakulud	21 300
6209 Administratiivkulud	5 600
Kokku	78 900	78 900

Kolm asja, mida tasub tähele panna. Bilansi- ja kasumiaruanne kontod paiknevad kõrvuti, kuna proovibilanss loodi enne nende eraldamist aruanneteks. Vastukontod (1229) esinevad neile omases kreeditpoolt, kuigi nad kuuluvad varade klassi. Summad on võrdsed, millest ka aruanne on saanud oma nime.

Mida proovibilanss tuvastab

Ajalooliselt oli proovibilanss käsitsi peetud raamatupidamise veatuvastaja. Tasakaalust väljas proovibilanss tõestab, et pearaamat sisaldab vähemalt ühte järgmistest:

• kanne on tehtud ühele poole, kuid mitte teisele (kirjendamine jäi pooleli);
• kahe poole summad on erinevad – näiteks ümberkirjutamise viga, kus deebetisse kanti 1 210, aga kreeditisse 1 120;
• arvestusviga konto jooksvas saldos.

Raamatupidajad töötasid välja meetodid vahe otsimiseks: 9-ga jaguv vahe viitab numbrite äravahetamisele; 2-ga jaguv vahe viitab summale, mis kanti valele poole. Terved karjäärid möödusid sel viisil õhtuid veetes.

Mida see ei näe

Proovibilansi pimeala on kõik see, mis on tasakaalus. See ei tuvasta:

• Vahelejäetud tehinguid. Arvet, mida pole kordagi sisestatud, ei kajastu kummaski veerus.
• Kahekordseid tehinguid. Kahekordselt sisestatud tehing on kahekordselt tasakaalus.
• Välimisi kontosid. Rendikulu kirjendamine palgakulude deebetisse on ideaalselt tasakaalus, kuid kasumiaruanne on siiski vale.
• Valesid summasid mõlemal poolel. Mõlemal poolel olev summa 210 asemel 2 100 on tasakaalus.
• Valet suunda. Deebet ja kreedit on kande mõlemal real omavahel vahetatud.
• Kompenseerivaid vigu. Kaks viga, mis numbriliselt teineteist nullivad.

Tasakaalus proovibilanss on korrektse raamatupidamise vajalik, kuid mitte piisav tingimus. Vead, mida see ei näe, leitakse teiste protseduuride käigus: panga võrdlus (kas pearaamatu pangasaldo ühtib panga omaga?), alampaaratu võrdlus (kas kliendipõhised arved summeeruvad nõuete kontrollkontole?) ja ebatavaliste saldode perioodilõpu ülevaatus – näiteks kreeditsaldoga kuluandmik või negatiivseks muutunud nõuded.

Proovibilanss kaasaegses tarkvaras

Süsteemis, kus pearaamat ise keeleldub tasakaalust väljas kannetest, ei saa proovibilanss kunagi tasakaalust väljas olla – Nordlet POST /v1/ledger/journal/transactions/create valideerib deebeteid kreeditite vastu enne millegi kirjutamist, mistõttu tõrge, mille jaoks see aruanne leiutati, on struktuurselt võimatu. See ei muuda aruannet aegunuks, vaid muudab selle ülesannet. Proovibilansist saab sulgemise kontroll-leht: otsige valepoolseid saldosid, võrrelge eelmise perioodiga ootamatult muutunud kontosid, kinnitage, et käibemaksukontod vastavad deklaratsioonile, ning alles siis lukustage arvestusperiood. Nordletis on see üks päring – POST /v1/reports/trial-balance – ja see toidab otse endpointi POST /v1/reports/financial-statements, mis kaardistab samad saldod seadusjärgse bilansi ja kasumiaruande vormidesse.

Korrigeerimata, korrigeeritud ja sulgemisjärgne

Õpikud eristavad kolme vaadet: korrigeerimata proovibilanss (enne perioodilõpu korrigeerimiskandeid), korrigeeritud proovibilanss (pärast neid, mis on aruannete aluseks) ja sulgemisjärgne proovibilanss (pärast tulude ja kulude kandmist omakapitali, nii et alles jäävad vaid bilansikontod). Tarkvaras on need sama aruanne, mis on käivitatud eri hetkedel; nimetused on säilinud terminoloogiana, et näidata, millises sulgemisetapis te parasjagu viibite.

FAQ

Mis on proovibilanss lihtsas keeles?

Kaheveeruline loend kõigist pearaamatu kontodest ja nende saldodest, kus deebetid on vasakul ja kreeditid paremal. Võrdsed summad kinnitavad, et pearaamatu kanded on tasakaalus; aruanne on standardne lähtepunkt perioodilõpu ülevaatuseks ja aruannete koostamiseks.

Mis vahe on proovibilansil ja bilansil?

Proovibilanss on sisemine töödokument, mis loetleb kõik kontod, sealhulgas tulud ja kulud töötlemata kujul. Bilanss võtab ainult vara, kohustuste ja omakapitali saldod ning esitab need raamatupidamisseadusega määratletud vormis. Üks on päring, teine on aruanne.

Kas proovibilanss võib olla vale isegi siis, kui see on tasakaalus?

Jah, see on selle peamine piirang. Vahele jätetud, dubleeritud, valesti liigitatud või valesti mõõdetud tehingud on kõik tasakaalus. Võrdsed summad välistavad ühekülgsed kirjendamisvead ja mitte midagi muud; lepitused ja ülevaatus teevad ülejäänu.

Miks minu raamatupidamistarkvara proovibilanss on alati tasakaalus?

Kuna tarkvara keeldub kirjendamise ajal tasakaalust väljas kannetest, ei saa tasakaalustamatus pearaamatusse koguneda. Aruande ajalooline veatuvastusülesanne on kadunud, kuid selle ülevaastusülesanne – valepoolsete ja ootamatute saldode märkamine enne sulgemist – jääb alles.

Mida tähendab korrigeeritud proovibilanss?

Proovibilanss, mis on koostatud pärast perioodilõpu korrigeerimiskannete – kulum, viitvõlad, ettemaksed – kirjendamist. See on versioon, mille alusel koostatakse finantsaruanded; „korrigeerimata“ on sama aruanne enne neid kandeid.