Τι είναι το ισοζύγιο; Τι εντοπίζει και τι του διαφεύγει

Το ισοζύγιο (trial balance) είναι η λίστα όλων των λογαριασμών στο γενικό καθολικό με το τρέχον υπόλοιπό τους, όπου οι χρεωστικές στήλες βρίσκονται στη μία πλευρά και οι πιστωτικές στην άλλη. Οι δύο στήλες πρέπει να αθροίζουν στο ίδιο ποσό, διότι στην διπλογραφική μέθοδο κάθε συναλλαγή καταχωρίζει ίσες χρεώσεις και πιστεύσεις, οπότε τα αθροίσματά τους σε επίπεδο λογαριασμού πρέπει επίσης να είναι ίσα. Αποτελεί τη γέφυρα μεταξύ του πρωτογενούς καθολικού και των οικονομικών καταστάσεων: ο ισολογισμός και η κατάσταση αποτελεσμάτων (P&L) προκύπτουν από την αντιστοίχιση των λογαριασμών του ισοζυγίου σε τυπικά διαγράμματα.

Πώς δείχνει

Μια μικρή εταιρεία στα μέσα του έτους, σε ευρώ, με ελληνικούς κωδικούς σχεδίου λογαριασμών:

Λογαριασμός	Χρέωση	Πίστωση
1220 Μηχανήματα και εξοπλισμός	24.000
1229 Συσσωρευμένες αποσβέσεις		6.000
2040 Εμπορεύματα	12.500
2410 Απαιτήσεις από πελάτες	9.300
2710 Ταμείο και τράπεζες	6.200
3010 Μετοχικό κεφάλαιο		2.500
3410 Αποτελέσματα εις νέον		9.900
4010 Μακροπρόθεσμα δάνεια		12.000
4430 Προμηθευτές		8.400
4492 Υποχρεώσεις από ΦΠΑ		2.100
5001 Έσοδα από υπηρεσίες		38.000
6204 Έξοδα αμοιβών προσωπικού	21.300
6209 Διάφορα έξοδα διοικητικής λειτουργίας	5.600
Σύνολο	78.900	78.900

Τρία σημεία αξίζει να προσέξετε. Οι λογαριασμοί ισολογισμού και αποτελεσμάτων βρίσκονται δίπλα-δίπλα, καθώς το ισοζύγιο προηγείται του διαχωρισμού τους σε καταστάσεις. Οι αντιλογιστικοί λογαριασμοί (1229) εμφανίζονται στη φυσική τους πιστωτική πλευρά, ακόμη κι αν ανήκουν στην κατηγορία ενεργητικού. Τέλος, τα σύνολα συμφωνούν, γεγονός από το οποίο πήρε το όνομά του η αναφορά.

Τι εντοπίζει το ισοζύγιο

Ιστορικά, το ισοζύγιο λειτουργούσε ως ο ανιχνευτής σφαλμάτων στα χειρόγραφα βιβλία. Ένα μη ισοσκελισμένο ισοζύγιο αποδεικνύει ότι το καθολικό περιέχει τουλάχιστον ένα από τα εξής:

• καταχώριση που έγινε μόνο στη μία πλευρά και όχι στην άλλη (διακοπή καταχώρισης στα μισά)·
• ανισοσκελή ποσά στις δύο πλευρές, όπως ένα τυπογραφικό λάθος, π.χ. χρέωση 1.210 αντί πίστωσης 1.120·
• αριθμητικό λάθος στον τρέχοντα υπολογισμό του υπολοίπου ενός λογαριασμού.

Οι λογιστές είχαν αναπτύξει μεθόδους για τον εντοπισμό της διαφοράς: η διαίρεση του ποσού με το 9 υποδηλώνει αντιστροφή ψηφίων, ενώ η διαίρεση με το 2 υποδηλώνει ποσό που καταχωρίστηκε σε λάθος πλευρά. Ολόκληρες καριέρες περιελάμβαναν βράδια αφιερωμένα σε αυτή τη διαδικασία.

Τι του διαφεύγει

Το τυφλό σημείο του ισοζυγίου είναι οτιδήποτε ισσοροπεί αριθμητικά. Δεν μπορεί να εντοπίσει:

• Παραλειπόμενες συναλλαγές. Ένα τιμολόγιο που δεν καταχωρίστηκε ποτέ δεν επηρεάζει καμία στήλη.
• Διπλές συναλλαγές. Καταχωρίστηκαν δύο φορές, ισσορόπησαν δύο φορές.
• Λάθος λογαριασμούς. Τα ενοίκια που χρεώνονται στα έξοδα μισθών ισσοροπούν τέλεια, ωστόσο η κατάσταση αποτελεσμάτων είναι λανθασμένη.
• Λάθος ποσά και στις δύο πλευρές. 210 αντί για 2.100 και στις δύο πλευρές ισσοροπεί.
• Λάθος κατεύθυνση. Χρέωση και πίστωση αντιστράφηκαν και στις δύο γραμμές μιας καταχώρισης.
• Αντισταθμιστικά λάθη. Δύο λάθη που αλληλοαναιρούνται αριθμητικά.

Ένα ισοσκελισμένο ισοζύγιο αποτελεί αναγκαία συνθήκη για σωστά βιβλία, αλλά σε καμία περίπτωση επαρκή. Τα λάθη που του διαφεύγουν εντοπίζονται με άλλες διαδικασίες: συμφωνία τραπεζών (συμφωνεί το υπόλοιπο τράπεζας του καθολικού με αυτό της τράπεζας;), συμφωνία υποκαθολικών (συμφωνούν τα τιμολόγια ανά πελάτη με τον λογαριασμό ελέγχου απαιτήσεων;) και ανασκόπηση ασυνήθιστων υπολοίπων στο τέλος της περιόδου, όπως ένας λογαριασμός εξόδων με πιστωτικό υπόλοιπο ή αρνητικές απαιτήσεις.

Το ισοζύγιο στο σύγχρονο λογισμικό

Σε ένα σύστημα όπου το ίδιο το καθολικό απορρίπτει μη ισοσκελισμένες καταχωρίσεις, το ισοζύγιο δεν μπορεί ποτέ να είναι ανισοσκελές. Η διασύνδεση POST /v1/ledger/journal/transactions/create του Nordlet επικυρώνει τις χρεώσεις έναντι των πιστώσεων πριν αποθηκεύσει οτιδήποτε, καθιστώντας δομικά αδύνατη την αποτυχία για την οποία επινοήθηκε η αναφορά. Αυτό δεν καθιστά την αναφορά παρωχημένη, αλλά αλλάζει τον ρόλο της. Το ισοζύγιο γίνεται η λίστα ελέγχου για το κλείσιμο της περιόδου: σάρωση για λανθασμένα υπολοίπου, σύγκριση με την προηγούμενη περίοδο για λογαριασμούς που παρουσίασαν απρόσμενες μεταβολές, επιβεβαίωση ότι οι λογαριασμοί ΦΠΑ συμφωνούν με τη δήλωση και, μόνο τότε, κλείδωμα της λογιστικής περιόδου. Στο Nordlet πρόκειται για μία κλήση, POST /v1/reports/trial-balance, η οποία τροφοδοτεί απευθείας το POST /v1/reports/financial-statements, το οποίο αντιστοιχίζει τα ίδια υπολοίπους στις νόμιμες μορφές ισολογισμού και κατάστασης αποτελεσμάτων.

Προσωρινό, διορθωμένο, μετά το κλείσιμο

Τα εγχειρίδια διακρίνουν τρία στιγμιότυπα: το προσωρινό (unadjusted) ισοζύγιο (πριν τις προσαρμοστικές εγγραφές τέλους περιόδου), το διορθωμένο (adjusted) (μετά από αυτές, το οποίο αποτελεί τη βάση για τις καταστάσεις) και το ισοζύγιο μετά το κλείσιμο (post-closing) (μετά τη μεταφορά εσόδων και εξόδων στα ίδια κεφάλαια, αφήνοντας μόνο τους λογαριασμούς ισολογισμού). Στο λογισμικό πρόκειται για την ίδια αναφορά που εκτελείται σε διαφορετικές χρονικές στιγμές, ενώ τα ονόματα διατηρούνται ως ορολογία για να δείξουν πότε ακριβώς βρίσκεστε κατά το κλείσιμο.

FAQ

Τι είναι το ισοζύγιο με απλά λόγια;

Μια δίστηλη λίστα κάθε λογαριασμού του καθολικού και του υπολοίπου του, με τις χρεώσεις αριστερά και τις πιστώσεις δεξιά. Τα ίσα σύνολα επιβεβαιώνουν ότι οι καταχωρίσεις του καθολικού ισσοροπούν, ενώ η αναφορά αποτελεί το τυπικό σημείο εκκίνησης για την ανασκόπηση τέλους περιόδου και την προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ισοζυγίου και ισολογισμού;

Το ισοζύγιο είναι ένα εσωτερικό έγγραφο εργασίας που παραθέτει όλους τους λογαριασμούς, συμπεριλαμβανομένων των εσόδων και των εξόδων, σε πρωτογενή μορφή. Ο ισολογισμός λαμβάνει υπόψη μόνο τα υπολοίπα ενεργητικού, παθητικού και ιδίων κεφαλαίων και τα παρουσιάζει σύμφωνα με τη δομή που ορίζει η λογιστική νομοθεσία. Το ένα είναι ένα ερώτημα, ενώ το άλλο αποτελεί κατάσταση.

Μπορεί ένα ισοζύγιο να είναι λανθασμένο παρόλο που ισσοροπεί;

Ναι, αυτό αποτελεί τον βασικό του περιορισμό. Παραλειπόμενες, διπλές, λανθασμένα ταξινομημένες ή εσφαλμένα μετρημένες συναλλαγές ισσοροπούν πλήρως. Τα ίσα σύνολα αποκλείουν αποκλειστικά τα σφάλματα μονόπλευρης καταχώρισης και τίποτα άλλο, ενώ οι συμφωνίες και οι έλεγχοι καλύπτουν τα υπόλοιπα.

Γιατί το ισοζύγιο του λογισμικού μου ισσοροπεί πάντα;

Επειδή το λογισμικό απορρίπτει τις μη ισοσκελισμένες καταχωρίσεις κατά τη στιγμή της καταχώρισης, η ανισορροπία δεν μπορεί ποτέ να συσσωρευτεί στο καθολικό. Ο ιστορικός ρόλος εντοπισμού σφαλμάτων της αναφοράς έχει εκλείψει, ωστόσο ο ρόλος ελέγχου της - ο εντοπισμός λανθασμένων και απρόσμενων υπολοίπων πριν από το κλείσιμο - παραμένει.

Τι σημαίνει διορθωμένο ισοζύγιο (adjusted trial balance);

Είναι το ισοζύγιο που εκτελείται αφού έχουν καταχωριστεί οι προσαρμοστικές εγγραφές τέλους περιόδου, όπως αποσβέσεις, δεδουλευμένα και μεταβατικοί λογαριασμοί. Αποτελεί την έκδοση βάσει της οποίας καταρτίζονται οι οικονομικές καταστάσεις, ενώ το "προσωρινό" (unadjusted) είναι η ίδια αναφορά πριν από αυτές τις καταχωρίσεις.