Mikä on saldotase (trial balance)? Mitä virheitä se paljastaa ja mitä ei

Saldotase (trial balance) on luettelo pääkirjan kaikista tileistä ja niiden senhetkisistä saldoista, joiden debetsaldot ovat toisessa sarakteessa ja kreditsaldot toisessa. Näiden kahden sarakkeen summien on oltava tasan yhtä suuret – kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen kirjaus sisältää yhtä suuret debet- ja kredit-kirjaukset, joten myös tilitason summien on vastattava toisiaan. Saldotase on silta raakakirjanpidon ja tilinpäätöksen välillä: tase ja tuloslaskelma muodostetaan sijoittamalla saldotaseen tilit lakisääteisiin kaavoihin.

Miltä saldotase näyttää

Pieni yritys tilikauden puolivälissä, euroina, liettualaisilla tilikarttakoodeilla:

Tili	Debet	Kredit
1220 Koneet ja kalusto	24 000
1229 Kertyneet poistot		6 000
2040 Myytävät tavarat	12 500
2410 Myyntisaamiset	9 300
2710 Pankkitili	6 200
3010 Osakepääoma		2 500
3410 Edellisten tilikausien voitto/tappio		9 900
4010 Pitkäaikaiset lainat		12 000
4430 Ostovelat		8 400
4492 Arvonlisäverovelka		2 100
5001 Palvelutuotot		38 000
6204 Palkkakulut	21 300
6209 Hallintokulut	5 600
Yhteensä	78 900	78 900

Kolme asiaa, jotka on syytä panna merkille. Tase- ja tuloslaskelmatilit ovat rinnakkain – saldotase on peräisin ajalta ennen niiden eriyttämistä omiksi raporteikseen. Vastatilit (1229) näkyvät luonnollisella kredit-puolellaan huolimatta siitä, että ne kuuluvat vastaavien (vastaavaa) ryhmään. Lisäksi loppusummat täsmäävät, minkä mukaan raportti on saanut nimensäkin.

Mitä saldotase paljastaa

Historiallisesti saldotase oli käsin pidetyn kirjanpidon virheenpaljastin. Epätasapainossa oleva saldotase todistaa, että kirjanpito sisältää vähintään jonkin seuraavista:

• kirjauksen, joka on tehty vain toiselle puolelle (kesken jäänyt kirjaus);
• erisuuruiset summat kummallakin puolella – esimerkiksi kirjoitusvirheen, jossa 1 210 on kirjattu debetiin, mutta 1 120 kreditiin;
• laskuvirheen tilin juoksevassa saldossa.

Kirjanpitäjät kehittivät sääntöjä erotuksen metsästykseen: luvulla 9 jaollisuus viittaa numeroiden vaihtumiseen keskenään; luvulla 2 jaollisuus viittaa summaan, joka on kirjattu väärälle puolelle. Kokonaisia uria viettiin iltoja näitä selvitellessä.

Mitä saldotase ei näe

Saldotaseen katvealueeseen kuuluu kaikki se, mikä on tasapainossa. Se ei havaitse:

• Unohdettuja tapahtumia. Laskua, jota ei koskaan kirjattu, ei näy kummassakaan sarakkeessa.
• Kahdennettuja tapahtumia. Kahdesti kirjattu on tasapainossa kahdesti.
• Vääriä tilejä. Palkkakulujen debetiksi kirjattu vuokra on täydellisessä tasapainossa, vaikka tuloslaskelma on silti väärin.
• Vääriä summia kummallakin puolella. 210 lukijan 2 100 sijaan kummallakin puolella täsmää.
• Väärää suuntaa. Debet ja kredit menivät sekaisin kirjausparin molemmilla riveillä.
• Toisensa kumoavia virheitä. Kahta erehdystä, jotka kumoavat toisensa numeroiden tasolla.

Tasapainossa oleva saldotase on välttämätön ehto oikealle kirjanpidolle, mutta se ei ole lähelläkään riittävää ehtoa. Sen ohittamat virheet löydetään muiden menetelmien avulla: pankkitäsmäyksellä (vastaako kirjanpidon pankkisaldo pankin tiliotetta?), pääkirjan ja alarekistereiden täsmäyksellä (vastaavathan asiakaskohtaiset laskut myyntisaamisten pääkirjatiliä?) sekä tilikauden lopun tarkastuksella, jossa käydään läpi epätavalliset saldot – kuten tulostilin kredit-saldo tai negatiiviseksi menneet saamiset.

Saldotase nykyaikaisessa ohjelmistossa

Järjestelmässä, jossa kirjanpito itsessään estää epätasapainoiset kirjaukset, saldotase ei voi koskaan olla epätasapainossa – Nordletin POST /v1/ledger/journal/transactions/create tarkistaa debetit suhtehteesä krediteihin ennen tietojen tallennusta, joten virhetilanne, jota varten raportti alun perin keksittiin, on rakenteellisesti mahdoton. Tämä ei tee raportista vanhentunutta, vaan muuttaa sen tehtävää. Saldotaseesta tulee tilikauden päätöksen tarkistuslista: silmäile läpi väärille puolille kirjautuneet saldot, vertaa tilikauden vaihdoksia odottamattomasti liikkuneisiin tileihin, varmista alv-tilien täsmääminen kausiveroilmoitukseen ja vasta sitten lukitse tilikausi. Nordletissa tämä vaatii vain yhden kutsun – POST /v1/reports/trial-balance – joka syöttää tiedot suoraan rajapintaan POST /v1/reports/financial-statements, mikä puolestaan kartoittaa samat saldot lakisääteisen taseen ja tuloslaskelman kaavoihin.

Tilinpäätöstä edeltävä, tilinpäätöskorjattu ja tilinpäätöksen jälkeinen saldotase

Oppikirjat erottavat toisistaan kolme tilaa: tilinpäätöstä edeltävän saldotaseen (ennen tilikauden lopun jakso- ja oikaisukirjauksia), tilinpäätöskorjatun saldotaseen (niiden jälkeen – tilinpäätöksen pohja) sekä tilinpäätöksen jälkeisen saldotaseen (sen jälkeen, kun tuotot ja kulut on siirretty omaan pääomaan ja jäljelle jäävät vain tasetilit). Ohjelmistoissa nämä ovat sama raportti ajettuna eri hetkillä; nimitykset elävät omaa elämäänsä sanastona sille, missä vaiheessa tilinpäätösprosessia olet.

FAQ

Mikä on saldotase yksinkertaisesti selitettynä?

Kahdella sarakkeella varustettu luettelo jokaisesta pääkirjan tilistä ja sen saldosta – debetit vasemmalla, kreditit oikealla. Yhtä suuret loppusummat varmistavat kirjausten tasapainon, ja raportti toimii tilikauden päätöksen ja tilinpäätöksen laadinnan vakiintuneena lähtökohtana.

Mitä eroa on saldotaseella ja taseella?

Saldotase on sisäinen työasiakirja, joka listaa kaikki tilit raakamuodossaan, mukaan lukien tulot ja kulut. Tase ottaa vain vastaavien, vastattavien ja oman pääoman saldot ja esittää ne kirjanpitolain mukaisessa muodossa. Toinen on kysely; toinen on virallinen laskelma.

Voiko saldotase olla väärin, vaikka se on tasapainossa?

Kyllä – se on sen perustavanlaatuinen rajoitus. Ohitetut, kahdennetut, väärille tileille viedyt tai väärin mitatut tapahtumat ovat kaikki tasapainossa keskenään. Yhtä suuret loppusummat sulkevat pois vain yksipuoliset kirjausvirheet eivätkä mitään muuta; täsmäytykset ja tarkastukset hoitavat loput.

Miksi kirjanpito-ohjelmistoni saldotase on aina tasapainossa?

Koska ohjelmisto hylkää epätasapainoiset kirjaukset jo kirjausvaiheessa, epätasapaino ei voi koskaan kertyä pääkirjaan. Raportin historiallinen virheenpaljastustehtävä on poissa, mutta sen tarkastustehtävä – väärille puolille kirjautuneiden ja odottamattomien tasesaldojen havaitseminen ennen tilikauden sulkemista – on tallella.

Mitä tarkoitetaan tilinpäätöskorjatulla saldotaseella?

Saldotasetta, joka ajetaan sen jälkeen, kun tilikauden päättävät oikaisukirjaukset – kuten poistot, jaksotukset ja siirtosaamiset/-velat – on kirjattu. Se on se versio, jonka pohjalta tilinpäätös laaditaan; ”tilinpäätöstä edeltävä” tarkoittaa samaa raporttia ennen näitä kirjauksia.