Proforma sąskaita ar sąskaita faktūra: kada kurią naudoti
Kas yra ir kas nėra proforma sąskaita, kodėl ji nesukuria PVM prievolės ir įrašo didžiojoje knygoje, ir kada ją naudoti vietoj įprastos ar avansinės sąskaitos faktūros.
Proforma sąskaita atrodo kaip sąskaita faktūra, tačiau neatlieka nė vienos sąskaitos faktūros funkcijos. Tai lyg komercinis pasiūlymas, apipavidalintas kaip sąskaita: štai kiek tai kainuos, štai kiek reikia sumokėti, štai mūsų banko rekvizitai. Ji nesukuria gautinos sumos, nefiksuoja pajamų, nesukuria PVM prievolės ir nepalieka jokio įrašo didžiojoje knygoje.
Tai nėra trūkumas – tai visa šio dokumento esmė. Proforma leidžia tiksliai informuoti pirkėją apie būsimą mokėtiną sumą, nesukeliant jokių mokestinių ar apskaitos pasekmių, kurios atsiranda išrašius tikrą sąskaitą faktūrą.
Svarbiausi skirtumai
| Proforma sąskaita | Sąskaita faktūra | |
|---|---|---|
| Teisinis statusas | Komercinis pasiūlymas | Apskaitos dokumentas pagal PVM įstatymą |
| Sukuria gautiną sumą | Ne | Taip |
| Pripažįsta pajamas | Ne | Taip (kai uždirbamos) |
| Sukuria PVM prievolę | Ne | Taip — atsiranda prievolė mokėti pardavimo PVM |
| Nuosekli numeracija | Neprivaloma | Privaloma |
| Registruojama didžiojoje knygoje | Ne | Taip |
| Pirkėjas gali atskaityti PVM | Ne | Taip |
PVM eilutė čia turi didžiausias pasekmes. Išrašius dokumentą, kuris atitinka sąskaitos faktūros reikalavimus, to laikotarpio PVM deklaracijoje atsiranda prievolė valstybei sumokėti pardavimo PVM, nepriklausomai nuo to, ar pirkėjas jums sumokėjo. Proforma to nepadaro, nes ji nėra sąskaita faktūra pagal PVM direktyvos apibrėžimą – atitinkamai, jūsų pirkėjas negali atskaityti pirkimo PVM iš šio dokumento, kad ir kaip to norėtų.
Tai galioja abiem pusėms. Priimti proforma sąskaitą iš tiekėjo ir deklaruoti iš jos atskaitomą PVM yra klaida, kuri nebus pripažinta; jums reikia tikros sąskaitos faktūros.
Kada proforma sąskaita yra tinkamas dokumentas
- Prašymai sumokėti iš anksto, kai dar niekas nepristatyta. Dažna praktika eksporto, gamybos pagal užsakymą ir naujų ryšių su klientais atvejais: pirma sumokate, tada gaminame.
- Komerciniai pasiūlymai, kurių pirkėjui reikia sąskaitos formatu, siekiant atidaryti pirkimo užsakymą arba pradėti vidinį patvirtinimo procesą.
- Muitinės ir siuntimo dokumentai siunčiamoms prekėms, kai komercinė sąskaita faktūra dar nėra tinkama — pavyzdžiams, pakaitalams, prekėms remontui.
- Sumų patvirtinimas prieš sudarant sandorį, kai tikros sąskaitos faktūros išrašymas sukurtų PVM prievolę dėl pardavimo, kuris dar gali ir neįvykti.
Kada ji yra netinkama
Klaida yra naudoti proforma sąskaitą norint atidėti PVM prievolę pardavimui, kuris jau įvyko. Jei prekės pristatytos ar paslauga suteikta, prievolė išrašyti sąskaitą egzistuoja ir apmokestinimo momentas jau pasiektas — proformos išsiuntimas vietoje tikros sąskaitos PVM neatideda, o tiesiog reiškia, kad nebuvo išrašyta privaloma sąskaita faktūra. Valstybės narės nustato terminus sąskaitoms išrašyti, ir prievolė vis tiek atsiranda.
Kita klaida yra subtilesnė: proformų traktavimas kaip numeracijos serijos, pagal kurią pirkėjai atlieka mokėjimus, bet tikros sąskaitos faktūros taip ir neišrašomos. Pinigai gaunami, niekas neįregistruojama apskaitoje, o ataskaitinis laikotarpis uždaromas neapskaitytomis pajamomis.
Avansinės sąskaitos faktūros alternatyva
Jei norite gauti mokėjimą prieš pristatymą ir užtikrinti teisingą apskaitą, tinkamas instrumentas daugelyje ES jurisdikcijų yra avansinė sąskaita faktūra, o ne proforma.
Avansinė sąskaita faktūra yra tikra sąskaita faktūra: ji yra numeruojama, nuo gauto avanso sukuriama PVM prievolė, ir ji yra registruojama didžiojoje knygoje. Gauti pinigai pagal ją nėra pajamos — tai yra įsipareigojimas, nes jūs esate skolingi pirkėjui prekes arba paslaugas. Lietuvos sąskaitų plane tai patenka į 4440 sąskaitą, gauti avansai:
| Sąskaita | Debetas | Kreditas |
|---|---|---|
| 2410 Pirkėjų įsiskolinimai | 1,210 | |
| 4440 Gauti avansai | 1,000 | |
| 4492 Mokėtinas PVM | 210 |
Kai prekės pagaliau pristatomos, avansas sudengiamas su galutine sąskaita faktūra ir įsipareigojimas tampa pajamomis. Tai tas pats atidėjimo principas kaip ir koreguojamuosiuose įrašuose: pinigai, gauti už nepristatytus darbus, yra skola, o ne pajamos.
Taigi realiai renkamasi iš trijų variantų:
- Proforma sąskaita — pirkėjui reikia dokumento, bet jūs dar nenorite jokių mokestinių ar apskaitos pasekmių.
- Avansinė sąskaita faktūra — norite gauti apmokėjimą prieš pristatymą, su teisingu PVM pritaikymu ir registravimu didžiojoje knygoje.
- Sąskaita faktūra — prekių ar paslaugų tiekimas jau įvyko.
Kaip tai apdoroja Nordlet
Pardavimo sąskaita turi tipą: invoice, credit_note, advance arba proforma. Šis tipas nulemia, kas įvyksta ją išrašius.
Sąskaitos faktūros, kreditinės sąskaitos ir avansinės sąskaitos faktūros registruojamos didžiojoje knygoje — joms priskiriamas numeris iš atitinkamos serijos, sukuriami dvejybiniai įrašai, sukuriama gautina suma ir jos patenka į PVM deklaraciją. Proformos apskaitoje apskritai neregistruojamos: jos yra išrašomos, sunumeruojamos atskiroje serijoje ir gali būti siunčiamos kaip PDF, bet nesukuriama jokia operacija didžiojoje knygoje, neatsiranda gautina suma ir jos niekada nepatenka į PVM deklaraciją ar i.SAF registrus.
Kadangi jos nėra registruojamos, proformos taip pat neįtraukiamos į gautinų sumų ataskaitas — jos neatsispindės skolų senėjimo ataskaitose ar partnerių likučiuose, ir tai visiškai teisinga: kol kas jums niekas nieko neskolingas.
Praktikoje procesas atrodo taip: išrašote proformą, o kai pirkėjas patvirtina sandorį, išrašote tikrą sąskaitą faktūrą (arba avansinę sąskaitą faktūrą, jei jis moka iš anksto) kaip atskirą dokumentą. Nordlet nekonvertuoja proformos į sąskaitą faktūrą pakeičiant esamą dokumentą, būtent dėl to, kad tai du skirtingi dokumentai su skirtinga numeracija.
D.U.K.
Ar proforma sąskaita yra teisinis dokumentas?
Tai yra komercinis pasiūlymas, o ne apskaitos dokumentas. Ji gali būti sutarties dalis ir yra plačiai priimama muitinės bei vidiniams tvirtinimo procesams, tačiau pagal PVM įstatymą tai nėra sąskaita faktūra, ji nesukuria prievolės mokėti ir negali būti naudojama PVM atskaitai.
Ar reikia mokėti PVM nuo proforma sąskaitos?
Ne. Proforma nesukuria prievolės mokėti pardavimo PVM, o jos gavėjas negali atskaityti pirkimo PVM. Tačiau, jei tiekimas jau įvyko, PVM prievolė kyla iš paties tiekimo fakto — proformos išrašymas vietoje privalomos sąskaitos faktūros jos neatideda.
Ar pirkėjas gali apmokėti proforma sąskaitą?
Taip, ir tai vyksta nuolat — tam ir skirtos proformos išankstiniam mokėjimui. Tačiau gavus pinigus operacijai pagrįsti reikės tikro dokumento: arba avansinės sąskaitos faktūros, arba galutinės sąskaitos faktūros, priklausomai nuo to, ar pristatymas jau įvyko.
Kuo skiriasi proforma nuo avansinės sąskaitos faktūros?
Avansinė sąskaita faktūra yra tikra sąskaita faktūra — ji numeruojama, nuo jos atsiranda PVM prievolė ir ji registruojama didžiojoje knygoje, o gautas išankstinis apmokėjimas fiksuojamas kaip įsipareigojimas iki pristatymo momento. Proformai nebūdingas nė vienas iš šių dalykų. Naudokite avansinę sąskaitą faktūrą, kai norite gauti apmokėjimą prieš pristatymą ir tai tinkamai apskaityti.
Ar proforma sąskaitai reikalinga nuosekli numeracija?
Pagal PVM įstatymą neprivaloma, nes tai nėra PVM sąskaita faktūra. Tačiau praktikoje vis tiek verta naudoti atskirą numeracijos seriją — dėl atsekamumo įmonės viduje ir siekiant užtikrinti, kad proformos nebūtų galima supainioti su tikra sąskaita faktūra nei jūsų, nei pirkėjo apskaitoje.