Kas yra sąskaitų planas? ES ir Lietuvos šablonų pavyzdžiai

Sąskaitų planas – tai visų sąskaitų, į kurias galima registruoti įmonės apskaitos operacijas, sąrašas; tai savotiškas didžiosios knygos žodynas. Kiekvienas dvejybinio įrašo įrašas nurodo sąskaitas tik iš šio sąrašo ir jokių kitų, todėl būtent sąskaitų planas nulemia, į kokius klausimus apskaita apskritai galės atsakyti. Jei jis per daug apibendrintas, „administracinės sąnaudos“ paslėps viską; jei per daug smulkus, buhalteriai ištisas dienas rinksis iš beveik vienodų sąskaitų.

Struktūra: kodai, tipai, hierarchija

Sąskaitų planas turi tris struktūrinius elementus:

• Kodai. Kiekvienai sąskaitai priskiriamas numeris, kurio skaitmenys nurodo jos vietą: Lietuvos sąskaitų plane 2410 prasideda skaitmeniu 2 (trumpalaikis turtas), priklauso 24 grupei (per vienus metus gautinos sumos) ir yra pirkėjų įsiskolinimų sąskaita. Kodai leidžia sąskaitas rūšiuoti, grupuoti ir vienareikšmiškai atpažinti skirtingose sistemose bei kalbose.
• Tipai. Kiekviena sąskaita yra turto, įsipareigojimų, nuosavo kapitalo, pajamų arba sąnaudų sąskaita. Tipas nustato jos įprastą likutį (angl. normal balance, žr. debetas ir kreditas) ir tai, kurioje ataskaitoje ji bus atvaizduojama: pirmieji trys formuoja balansą, paskutiniai du – pelno (nuostolių) ataskaitą.
• Hierarchija. Sąskaitos sudaro medžio struktūrą. Apibendrinamosios sąskaitos (angl. summary accounts) (2 trumpalaikis turtas, 24 gautinos sumos) skirtos grupavimui ir atskaitomybei; registruoti operacijas galima tik į žemiausio lygio, detalizuojančias (angl. leaf) sąskaitas, kurios yra registruojamosios (angl. postable). Įrašo registravimas į apibendrinamąją sąskaitą yra klasikinė duomenų kokybės klaida – gera sistema tai griežtai atmeta.

Vienas planas, daug šalių

Nėra vieno bendro visoje ES galiojančio sąskaitų plano. ES apskaitos direktyva (2013/34/ES) nustato ataskaitų formas – ką turi atspindėti balansas ir pelno (nuostolių) ataskaita, – tačiau kiekviena valstybė narė sprendžia pati, kaip sąskaitų planai padeda tai pasiekti:

• Prancūzijoje privalomas nacionalinis planas (Plan Comptable Général) – sąskaitų numeriai nustatyti teisės aktais.
• Vokietijoje nėra teisiškai įtvirtinto plano, bet beveik visi naudoja vieną iš standartinių sistemų (SKR03 arba SKR04), kurias išpopuliarino DATEV ekosistema.
• Lietuva skelbia rekomenduojamą pavyzdinį planą, suderintą su Verslo apskaitos standartais (VAS). Nėra privalomo reikalavimo naudoti jį sąskaita į sąskaitą, tačiau praktikoje rinka prie jo prisitaikė: buhalteriai, auditoriai ir VMI puikiai atpažįsta šiuos kodus.
• Kitose šalyse modelis kartojasi: naudojamas nacionalinis susitarimas, kuris kartais būna privalomas, o kartais tampa de facto standartu.

Praktinė pasekmė: sąskaitų planai yra lokalizacijos (angl. localization) klausimas. Programinė įranga, kurioje kietai įkoduotas (angl. hard-coded) vienos šalies sąskaitų planas, visur kitur eksportuos netinkamą terminologiją.

Pavyzdinis Lietuvos sąskaitų planas trumpai

Šešios klasės, po vieną skaitmenį:

Klasė	Turinys	Tipas
1	Ilgalaikis turtas	Turtas
2	Trumpalaikis turtas	Turtas
3	Nuosavas kapitalas	Nuosavas kapitalas
4	Mokėtinos sumos ir įsipareigojimai	Įsipareigojimas
5	Pajamos	Pajamos
6	Sąnaudos	Sąnaudos

Kelios darbinės sąskaitos iš plano vidurio:

Kodas	Pavadinimas	Kas čia registruojama
1220	Mašinos ir įranga	Įranga įsigijimo savikaina
1229	Mašinų ir įrangos nusidėvėjimas (−)	Sukauptas nusidėvėjimas (kontrarinė sąskaita)
2410	Pirkėjų skolos	Pirkėjų sąskaitos faktūros (gautinos prekybos skolos)
2441	Gautinas PVM	Pirkimo PVM
2710	Sąskaitos bankuose	Banko sąskaitos
3420	Ataskaitinių metų pelnas (nuostoliai)	Einamųjų metų pelnas arba nuostolis
4430	Skolos tiekėjams	Tiekėjų sąskaitos faktūros (mokėtinos prekybos skolos)
4460	Mokėtinas darbo užmokestis	Mokėtinas grynasis darbo užmokestis
4492	Mokėtinas PVM	VMI mokėtinas pardavimo PVM
5001	Paslaugų pardavimo pajamos	Pajamos už suteiktas paslaugas
6204	Darbo užmokesčio sąnaudos	Darbo užmokesčio sąnaudos

Pažvelgę į kodą, žinote, kurią ataskaitos eilutę jis papildo: viskas, kas prasideda 1 ir 2, yra turto eilutės, 5 minus 6 atspindi laikotarpio pelną prieš jį perkeliant į 3420. Būtent šią savybę geras sąskaitų planas optimizuoja geriausiai – duomenų susiejimas iš didžiosios knygos su finansinėmis ataskaitomis tampa mechaniškas.

Sąskaitų plano kūrimas ir pildymas

Pagrindinės taisyklės, galiojančios visose šalyse:

1. Pradėkite nuo nacionalinio šablono, o ne nuo nulio. Šablonas jau atitinka teisės aktų nustatytą ataskaitų struktūrą ir jūsų buhalterio lūkesčius. Naujų sąskaitų kurkite tik tada, kai jūsų verslo specifika išties skiriasi.
2. Pridėkite sąskaitas skirtumams, kuriuos rodote ataskaitose, o visa kita priskirkite dimensijoms. Pajamos pagal šalį ar produktų liniją paprastai priklauso analitinėms dimensijoms (sąnaudų centrams, projektams), o ne dvidešimčiai beveik identiškų pajamų sąskaitų.
3. Palikite tarpus numeracijoje. 5000, 5001, 5200 – taip paliekama erdvės naujoms sąskaitoms įterpti, nekeičiant esamų numerių.
4. Niekada nekeiskite sąskaitos paskirties. Jei sąskaita iki kovo mėnesio reiškė „programinės įrangos prenumeratos“, o vėliau – „konsultacijos“, tai nepastebimai iškraipo visus tarpmetinius palyginimus. Pridėkite naują sąskaitą ir nustokite registruoti įrašus į senąją.

Sąskaitų planas kaip API objektas

Nordlet sistemoje sąskaitų planas yra duomenys, o ne konfigūracijos failai. Nauja įmonė iškviečia POST /v1/ledger/accounts/apply-template ir gauna pavyzdinį Lietuvos sąskaitų planą – kodus, pavadinimus lietuvių kalba, tipus, hierarchiją bei registravimo požymius – paruoštą įrašų registravimui; POST /v1/ledger/accounts/create ir /accounts/update jį išplečia. Kiekviena sąskaita turi savo tipą ir isPostable požymį, o didžiosios knygos API užtikrina jų abiejų laikymąsi: įrašai, nurodantys neregistruojamą (angl. non-postable) apibendrinamąją sąskaitą arba nežinomą kodą, yra atmetami. Ataskaitos – bandomasis balansas, finansinės ataskaitos – grupuojamos pagal tą patį medį, todėl susiejimas su teisės aktais išlieka mechaniškas. Apie tai, kur šablono pritaikymas įsilieja į įmonės sąrankos procesą, skaitykite skiltyje nuo ko pradėti.

D.U.K.

Kas yra sąskaitų planas paprastais žodžiais?

Tai išsamus visų sąskaitų, į kurias įmonės apskaitoje galima registruoti įrašus, sąrašas – kiekviena turi kodą, pavadinimą ir tipą. Jis apibrėžia didžiosios knygos žodyną: jei skirtumo nėra sąskaitų plane (arba analitinėje dimensijoje), apskaita negalės jo išreikšti.

Ar ES yra vienas bendras sąskaitų planas?

Ne. ES harmonizuoja finansinių ataskaitų formas, bet ne sąskaitų numeraciją. Prancūzijoje privalomas nacionalinis planas, Vokietija vadovaujasi de facto standartais (SKR03/04), o Lietuva skelbia rekomenduojamą su VAS suderintą planą, kuris praktikoje naudojamas kaip standartas.

Kuo skiriasi registruojamosios ir apibendrinamosios sąskaitos?

Apibendrinamosios sąskaitos skirtos grupavimui ir tarpinių sumų apskaičiavimui (2 klasė, 24 grupė), įrašai tiesiai į jas niekada neregistruojami. Registruojamosios sąskaitos (angl. postable) yra žemiausio lygio medžio šakos, kuriose atsiduria realūs debetai ir kreditai. Šio principo užtikrinimas programinėje įrangoje apsaugo ataskaitas ir apskaitos įrašus nuo neatitikimų.

Kiek sąskaitų turėtų turėti nedidelė įmonė?

Mažiau nei manote – mažos paslaugų įmonės darbinį rinkinį dažnai sudaro 30–60 sąskaitų. Pridėkite sąskaitą tada, kai to detalizavimo reikia ataskaitose ar mokesčių deklaracijose; vadybinės apskaitos detalizavimui naudokite sąnaudų centrus (angl. cost centers) arba projektus.

Ar galiu vėliau pakeisti sąskaitų planą?

Galite laisvai pridėti naujas sąskaitas ir nustoti naudoti senas. Klaida, kurios reikėtų išvengti – sąskaitos pavadinimo arba paskirties pakeitimas eigoje: ankstesnių laikotarpių palyginimuose išliks sąskaitos likutis, bet dings jos prasmė. Pridėkite naujas, nebenaudokite senų.