Kas yra koreguojantieji įrašai? Kaupimai, būsimųjų laikotarpių sumos ir atkirta

Koreguojantieji įrašai – tai laikotarpio pabaigoje registruojami žurnalo įrašai, užtikrinantys, kad apskaita atspindėtų tikrąją to laikotarpio situaciją. Kasdienėje sąskaitininkystėje dokumentai (sąskaitos faktūros, išrašai, algalapiai) registruojami tada, kai jie gaunami. Tačiau kai kurie ekonominiai faktai laiku netampa dokumentais: atlikti, bet dar nefaktūruoti darbai, praėjusią liepą sumokėtas ir tebegaliojantis draudimas, tyliai nusidėvinti įranga. Koreguojantieji įrašai užfiksuoja šiuos faktus; būtent jie paverčia kaupimo principu sudarytą pelno ir nuostolių ataskaitą prasmingu dokumentu, o ne tiesiog popierių sąrašu.

Visi jie tarnauja vienam principui: atkirtai (cut-off) – kiekvienam laikotarpiui priskiriamos tiksliai tos pajamos, kurios buvo uždirbtos, ir tos sąnaudos, kurios buvo patirtos, nei daugiau, nei mažiau, nepriklausomai nuo to, kada judėjo pinigai ar popieriai.

Keturios įrašų grupės

1. Sukauptos sąnaudos – patirtos, bet dar nefaktūruotos

Gruodžio mėnesio elektra suvartojama gruodį; komunalinių paslaugų teikėjas sąskaitą išrašo sausį. Be koregavimo, gruodžio rezultatai būtų dirbtinai pagerinti, o sausio – pabloginti. Sukaupimo įrašas eurais:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6209 Administracinės sąnaudos	400
49 Sukauptos sąnaudos		400

Sausį gavus sąskaitą faktūrą, ji registruojama dengiant sukauptą sumą, o ne kaip sausio mėnesio sąnaudos. Paskolų palūkanų kaupimas ir neįforminti subrangovų darbai registruojami lygiai taip pat.

2. Sukauptos pajamos – uždirbtos, bet dar neišrašyta sąskaita

Konsultacijų įmonė kovą užbaigia sutartų darbų už 5 000 €; sąskaita faktūra išsiunčiama balandį. Šias pajamas uždirbo kovo mėnuo, todėl jos registruojamos kovą:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
2910 Sukauptos pajamos	5,000
5001 Paslaugų pajamos		5,000

Balandį išrašyta sąskaita faktūra sudengia sukauptų pajamų turtą ir neleidžia pajamų apskaityti du kartus.

3. Būsimųjų laikotarpių sumos (deferrals) – pinigai juda, ekonominė nauda atidedama

Tai visiškas kaupimų atspindys. Galimos dvi kryptys:

Būsimųjų laikotarpių sąnaudos (Prepaid expense) – 1 200 € už metus į priekį sumokėtas draudimas apskaitomas kaip turtas ir į sąnaudas perkeliamas kas mėnesį (D 6209 / K Būsimųjų laikotarpių sąnaudos, po 100 € kas mėnesį).

Būsimųjų laikotarpių pajamos (Deferred income) – klientas sausį sumoka 2 400 € už 12 mėnesių prenumeratą. Sausio mėnuo negali to vadinti pajamomis; tai yra įsipareigojimas – pareiga teikti paslaugas dar vienuolika mėnesių:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
2710 Bankas	2,400
4440 Gauti avansai		2,400

Kiekvieną mėnesį koreguojančiuoju įrašu pripažįstama po 200 € pajamų (D 4440 / K 5001), faktiškai suteikus paslaugą. Šis atidėjimo modelis yra visas prenumeratų ir SaaS apskaitos pagrindas – sistemingai aprašytas pajamų pripažinimo skirsnyje.

4. Įvertinimai – nusidėvėjimas ir atidėjiniai

Kai kuriais koregavimais registruojamas sunaudojimas ar rizika, kurių joks ateities dokumentas niekada tiksliai nepatvirtins. 6 000 € vertės įrenginio kasmėnesinis nusidėvėjimas per penkerius metus:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6206 Nusidėvėjimo sąnaudos	100
1229 Sukauptas nusidėvėjimas		100

Atidėjiniai (provisions) – abejotinos gautinos sumos, garantiniai įsipareigojimai – vadovaujasi ta pačia logika: dabar apskaičiuojamos numatomos sąnaudos, naudojant priešpriešinę turto (kontrarinę) arba įsipareigojimų sąskaitą, o vėliau, paaiškėjus realybei, jos koreguojamos. Šie įrašai apima įvertinimą (naudingo tarnavimo laikas, gautinų sumų atgavimo tikimybė), todėl jie priskiriami apskaitos peržiūros, o ne pirminio duomenų įvedimo etapui – šis skirtumas aptariamas skyriuje sąskaitininkystė ir apskaita.

Atvirkštiniai įrašai: kitas rytas

Kaupimai įvertina; dokumentai patvirtina. Švari mechanika – tai atvirkštinis įrašas (reversing entry): pirmąją naujo laikotarpio dieną kaupimo įrašas užregistruojamas atvirkščiai (stornuojamas), todėl gavus tikrąją sąskaitą faktūrą ji apskaitoma įprastai, o grynasis poveikis tampa visiškai tikslus. Bet koks skirtumas tarp 400 € įvertinimo ir 412 € sąskaitos automatiškai patenka į naująjį laikotarpį. Nekeičiamų įrašų (append-only) didžiojoje knygoje registruojami visi – kaupimo, stornavimo ir sąskaitos faktūros – įrašai; niekas nėra redaguojama, o audito seka primena nuoseklų pasakojimą.

Atkirta praktikoje

Koregavimų etapas yra trečiasis apskaitos laikotarpio uždarymo žingsnis: po duomenų įvedimo ir suderinimo, bet prieš peržiūrą ir užrakinimą. Praktinis kontrolinis sąrašas:

• suteiktos paslaugos ar prekės, už kurias dar neišrašytos sąskaitos (kaupiamos pajamos), ir gautos paslaugos (kaupiamos sąnaudos);
• per šį laikotarpį sunaudoti išankstiniai mokėjimai (abiem kryptimis);
• pripažintos būsimųjų laikotarpių pajamos už suteiktas paslaugas;
• užregistruotas ilgalaikio turto nusidėvėjimas ir amortizacija;
• atidėjiniai peržiūrėti atsižvelgiant į naują informaciją.

Tada sudaromas pakoreguotas bandomasis balansas, iš jo formuojamos ataskaitos, o laikotarpis užrakinamas – tuomet atkirta tampa privaloma, o ne tik siektina: į uždarytą mėnesį nebegalima įvesti jokių papildomų įrašų.

Sistemoje Nordlet pasikartojantys koregavimai atliekami automatiškai: pajamų pripažinimo modulis pagal tvarkaraštį atideda ir pripažįsta prenumeratos pajamas ir suveikia automatiškai, kai laikotarpis užrakinamas per POST /v1/ledger/periods/lock, o turto nusidėvėjimas apskaitomas per ilgalaikio turto modulį. Kas lieka atlikti rankiniu būdu – vienkartinius kaupimus, atidėjinius – atliekama iškviečiant POST /v1/ledger/journal/transactions/create, kuriam taikomas toks pats balanso lygybės ir atviro laikotarpio patikrinimas kaip ir visiems kitiems įrašams.

D.U.K.

Kas paprastais žodžiais yra koreguojantieji įrašai?

Laikotarpio pabaigos žurnalo įrašai, kuriais užfiksuojami ekonominiai faktai, kurių dar nepatvirtina joks dokumentas – patirtos, bet nefaktūruotos sąnaudos, uždirbtos pajamos, už kurias dar neišrašyta sąskaita, sunaudoti išankstiniai mokėjimai, nusidėvintis turtas – taip užtikrinant, kad laikotarpio skaičiai atspindėtų tai, kas iš tikrųjų įvyko.

Koks skirtumas tarp kaupimo (accrual) ir atidėjimo (deferral)?

Laiko kryptis. Kaupimas užregistruoja pajamas ar sąnaudas prieš pajudant pinigams ar gaunant sąskaitą (uždirbta / patirta dabar, popieriai – vėliau). Būsimųjų laikotarpių sumos (atidėjimai) paskirsto jau gautus ar sumokėtus pinigus į tuos laikotarpius, kuriems jie ekonomiškai priklauso (sumokėta dabar, suvartota vėliau).

Kodėl būsimųjų laikotarpių pajamos yra įsipareigojimas, o ne pajamos?

Todėl, kad šie pinigai reiškia dar neįvykdytą prievolę. Iš anksto apmokėta metinė prenumerata yra vienuolikos mėnesių skola paslaugomis; ji paverčiama pajamomis kas mėnesį, faktiškai teikiant paslaugas. Jos pripažinimas pajamomis gavimo momentu dirbtinai padidintų laikotarpio rezultatus ir nuslėptų įsipareigojimą.

Kas yra atvirkštinis (stornuojantysis) įrašas?

Tai tikslus kaupimo įrašo atspindys, registruojamas kito laikotarpio pradžioje. Tai leidžia įprastai apskaityti vėliau gautą tikrąją sąskaitą faktūrą, o grynosios sąnaudos lieka tame laikotarpyje, kuriame buvo patirtos – taip išlaikant visą seką matomą didžiojoje knygoje, o ne tiesiog redaguojant pradinius duomenis.

Kuriuos koreguojančiuosius įrašus galima automatizuoti?

Pasikartojančius ir taisyklėmis grįstus įrašus: nusidėvėjimo grafikus, prenumeratos pajamų atidėjimą ir pripažinimą, pasikartojančius kaupimus. Žmogaus atsakomybėje lieka vertinimo reikalaujantys sprendimai – naudingo tarnavimo laikas, gautinų sumų atgavimo tikimybė, atidėjinių dydžio nustatymas – ir vienkartiniai kaupimai, kuriuos gali numatyti tik verslą gerai išmanantis asmuo.